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Die Verwaltung des Kantons Bern befindet sich mit dem ERP-Projekt auf dem Weg zur «Digitalen Verwaltung». Mit dem strategischen Ziel, die Systeme PERSISKA (Lohnsystem) und FIS (Finanzsystem) der Kantonsverwaltung Bern per 1. Januar 2023 durch ein ERP-System (SAP) abzulösen, sollen die Prozesse und Strukturen dahingehend abgestimmt werden.

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Wichtige Links und Formulare

Informationsplattform ERP-Projekt (Intranet)

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Fakten

Die Verwaltung des Kantons Bern befindet sich mit dem ERP-Projekt auf dem Weg zur «Digitalen Verwaltung». Mit dem strategischen Ziel, die Systeme PERSISKA (Personalinformationssystem Kanton Bern) und FIS (Finanzinformationssystem Kanton Bern) der Kantonsverwaltung Bern per 1. Januar 2023 durch ein ERP-System (SAP) abzulösen, sollen die Prozesse und Strukturen dahingehend abgestimmt werden. Im Projekt Personal und Lehrkräfte werden die Prozesse Personal und Lehrkräfte sowie die Struktur der Organisation umfassend geprüft und optimal in der neuen SAP Lösung entwickelt.

Hauptziele

Überführung und Weiterentwicklung der Funktionalitäten aus der bisherigen Lösung PERSISKA in eine neue leistungsfähige, standardisierte IT-Plattform.
Optimierung, Vereinheitlichung und Standardisierung der Supportprozesse, Bündelungen von Aufgaben in Dienstleistungszentren.
Anpassen von Schnittstellen sowie Anbindung von Umsystemen an das neue System.
Erzielen von Einsparungen von jährlich rund CHF 10 Mio. durch Reduktion der Betriebs- und Wartungskosten der beiden bisherigen Lösungen PERSISKA und FIS.
Effiziente Organisation der Supportprozesse in Kompetenzzentren und Konzentration der Verwaltungseinheiten auf Kerngeschäfte

Mit SAP erreichen wir eine bessere Integration verschiedener Anwendungswelten und eine wesentlich höhere Automation.

Kosten Etappe 1

Rahmenkredit von rund 90 Mio CHF.

Kosteneinsparungen über das Gesamtprojekt von rund 10 Mio CHF pro Jahr.

Zielgruppen innerhalb TP Lehrkräfte

Projektverantwortung und Teilprojekte

Projektorganisation

Die in HERMES vorgesehenen Rollen wurden bei der Ausgestaltung des Organigramms als Grundlage verwendet. Grundsätzlich orientiert sich die vorgeschlagene Projektorganisation des ERP-Projekts an ähnlich gelagerten Vorhaben im Kanton und der SAP Best Practices (SAP Activate) für die Umsetzung und Einführung von SAP Projekten. Die heutige Form ist seit Juli 2018 in Kraft.

Die Projektleitung stellt den reibungslosen Ablauf des Projekts sicher und ist für die Einhaltung von Zeit, Qualität und Kosten verantwortlich. Sie wird aus Kundenprojektleiter (PL-BE, AWK Group AG) und Projektleitung des Implementierungspartners (PL-IP, Q_PERIOR AG) gebildet.

Erarbeitete Lösungen im TP Lehrkräfte

Personalbedarf Lehrkräfte planen
Personalkosten Lehrkräfte planen
Lektionen planen
Personaldaten auswerten und bereitstellen
Gehaltskosten simulieren
Soll-/Ist-Vergleiche Personalressourcen
Anstellung melden und erfassen
Stammdaten melden und erfassen
Beschäftigungsgrad berechnen
Gehaltsaufstieg vornehmen
Abwesenheiten melden und erfassen
IPB-/AE-Bewirtschaften
Entschädigungen/Spesen melden
Gehaltsverrechnung und Lastenverteilung
Personalaustritt verarbeiten

Zeitplan der verschiedenen Etappen

Etappe 1, Lehrkräfte

Fokus: Basisfunktionalitäten

Basisfunktionalität für Finanzen und Personal
Ablösung FIS und PERSISKA
Reporting HCM
Schnittstellen
Portal und Workflows für Massenprozesse

Info

title	Etappe 1: Optimiertes und Erreichtes

Systemzugang:

BE-Login für externe
Delegation in SAP

System:

Web-Applikation
Apps zusammengeführt (z.B. ePM, Reporting, Einstufung und so weiter)

IKS:

Voll automatisches Audit & ControllingWeitgehende Automatisierung durch systemgesteuerte Reports

Einzellektionen-Formulare:

Zwischenlösung mit JaxForms-Applikation (Anforderung aus Vorprojekt in Etappe 2 verschoben)Eine Zwischenlösung mit einem digitalen Abrechnungsformular wird angestrebt.

Strukturen:

Zentralisierte Zentrale Bewirtschaftung der Schulstrukturen durch APD

Unfall- / Krankheits-Bewirtschaftung:

Nur noch 1 System (UKA)
Keine Medienbrüche mehr

Info

title	Etappe 1: Optimiertes und Erreichtes

IPB-Bewirtschaftung:

Bleibt wie bisher in Etappe 1
Vollintegriert in SAP ab Etappe 2

Einstufung:

Bis zu 85 % automatische EinstufungOptimierte Systemunterstützung bei der Festlegung der Einstufung.

Personaldossier:

ePersonaldossier für alle Lehrpersonen
Zugriff ausschliesslich für Vorgesetzte

Gehaltsverarbeitung:

Zentralisierte Gehaltsverarbeitung für alle LAG-Anstellungen

Pensenmeldungen:

Tagesaktuelle Daten
Tägliche Workflows
Daten- und Mutations-Plausibilisierung durch das System

Projektteam Teilprojekt Lehrkräfte

Das 5-köpfige Spezialistenteam als Vertretung der Bedürfnisse der Lehrkräfte BKD unterstützt sich gegenseitig aktiv und die betroffenen Bereiche in der BKD zu den vielfältigsten Themen.

Ihr Credo

Für die Lehrpersonen BKD, erarbeiten einheitlicher und standardisierter Prozesse, Bündelung der Aufgaben im Dienstleistungsgedanke, reibungslose Ablösung der bestehenden Systeme FIS und PERSISKA und deren Überführung in eine standardisierte IT-Plattform SAP.

SmartBox

title	Kontakt Projektleitung ERP Teilprojekt LehrpersonenLehrkräfte

Renzo Bauen, Projektleiter
renzo.bauen@be.ch

Bildungs- und Kulturdirektion des Kantons Bern
Amt für zentrale Dienste
Sulgeneckstrasse 70, 3005 Bern

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Seiteneigenschaftenbericht

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