La fiche d’identité que l’enseignant ou l’enseignante doit remplir lors de son entrée en service ou lors de son réengagement est une condition indispensable pour l’établissement d’un classement correct, pour l’administration ultérieure des traitements et pour la prise en compte dans la prévoyance professionnelle. Toute modification ultérieure des données personnelles doit être annoncée sans délai auprès du service chargé de l’administration des traitements.

Première saisie des données personnelles lors de l’entrée en service

Une fois engagés par un établissement ou lors d’un réengagement, les enseignants et enseignantes doivent, tel que demandé par leur direction, dûment et correctement remplir la fiche d’identité (école obligatoire et gymnase) ou le formulaire d’engagement (école professionnelle) et remettre ce document au service chargé de l’administration des traitements avant la date du début de leur engagement. Les données contenues dans le formulaire et les annexes mentionnées (diplômes, certificats de travail, etc.) constituent des informations indispensables pour établir un classement correct, pour l’administration ultérieure des traitements et pour la prise en compte dans la prévoyance professionnelle. Les fichiers relatifs à un engagement peuvent télécharger directement dans la CdPe avec la notification d’un nouvelle engagement.

Si la personne engagée vient de l’étranger, elle doit remettre, en plus de la fiche d’identité, une copie de son titre de séjour ainsi que des données relatives à l’assujettissement à l’impôt à la source.

Lors d’un nouvel engagement, il convient aussi de vérifier les allocations familiales.

Modification des données personnelles

Toute modification des données personnelles doit être signalée au service chargé de l’administration des traitements par l’enseignant ou l’enseignante au moyen du formulaire correspondant et des annexes nécessaires. Il peut s’agir des modifications suivantes (liste non exhaustive) :

• changement de l’adresse bancaire
• changement d'adresse
• changement d’état civil ou de nom
• renoncement à la couverture des risques pendant
• un congé non payé
• accomplissement d’une formation ou d’une formation continue
• naissance d’un enfant
• justificatifs pour une allocation de formation

Protection des données

Quel que soit leur degré d’occupation, le degré scolaire auquel ils enseignent ou leur fonction, les membres du corps enseignant sont engagés séparément par l’autorité d’engagement au moyen d’une décision d’engagement à durée limitée ou illimitée. L’engagement nécessite la saisie et l’enregistrement des données personnelles dans un dossier personnel physique ainsi que dans le système salarial SAP. La gestion des données personnelles est soumise à la protection des données. Les données relatives au personnel sont détruites cinq ans après la fin des rapports de travail. Les données qui ne sont pas particulièrement dignes de protection peuvent être conservées durant une période plus longue dans l’intérêt des personnes concernées.

Tous les services chargés de l’administration des traitements sont légalement tenus de protéger les données relatives au personnel contre la consultation par des personnes non autorisées et contre la communication illicite à des tiers.

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