Als Hauptschulleitung ermittelte Personen der Volksschulen erhalten Mitte November 2022 einen Brief mit einem persönlichen Zugangscode zur Registrierung für die neue elektronische Pensenmeldung in SAP (SAP-ePM). Die Hauptschulleitungen werden darin zudem aufgefordert, bis 30. November 2022 weitere zugriffsberechtigte Personen (Delegierte) zu melden. Bei der Registrierung wird das persönliche BE-Login Konto mit den Stammdaten in SAP verknüpft.
Alle rechtzeitig registrierten oder gemeldeten Personen können ab dem 6. Januar 2023 die neue SAP-ePM nutzen.
Das Einrichten des Zugangs zur neuen SAP-ePM erfolgt unterschiedlich je Nutzergruppe:
| Hauptschulleitung | Interne Delegierte | Externe Delegierte |
|---|---|---|---|
Beschreibung | Als Hauptschulleitungen werden Personen bezeichnet, die innerhalb einer Schule die Zugriffe auf die SAP-ePM verwalten. Die Hauptschulleitungen wurden vom SAP-Projektteam ermittelt. Pro Schule kann nur eine Person in der Rolle als Hauptschulleitung definiert werden (auch bei Co-Schulleitungen). Die Hauptschulleitung ist in jedem Fall an der betroffenen Schule angestellt. | Interne Delegierte sind in einer Leitungsfunktion an der Schule angestellt, für die sie von der Hauptschulleitung in der SAP-ePM berechtigt werden sollen. Pro Schule können mehrere Personen als Delegierte definiert werden (z. B. Co-Schulleitung). | Externe Delegierte sind nicht in einer Leitungsfunktion oder gar nicht an der Schule angestellt, für die sie von der Hauptschulleitung in der SAP-ePM berechtigt werden sollen. Pro Schule können mehrere Personen als externe Delegierte definiert werden (z. B. Schulsekretariat). |
Registrierungsprozess | Die Hauptschulleitungen erhalten Mitte November 2022 einen Brief an die Privatadresse mit folgenden Handlungsanweisungen:
| Interne Delegierte werden durch die Hauptschulleitung via Online-Formular gemeldet. Anschliessend erhalten interne Delegierte Anfangs Dezember 2022 einen Brief an die Privatadresse mit folgenden Handlungsanweisungen:
| Externe Delegierte gehen in Absprache mit der Hauptschulleitung wie folgt vor:
|
Sobald der Zugang am 6. Januar 2023 möglich ist, wird allen Schulleitungen und registrierten Delegierten der Zugriffslink auf die neue SAP-ePM per Newsletter e-ducation Flash mitgeteilt.
Der Zugang zur SAP-ePM erfolgt zwingend mit Ihrem persönlichen BE-Login Konto. Falls noch nicht vorhanden, richten Sie bitte eine persönliche E-Mail-Adresse für Ihr BE-Login Konto ein. Diese E-Mail-Adresse wird zukünftig in SAP als Kommunikationsadresse hinterlegt.
"Hauptschulleitende" mit bestehendem BE-Login
Mitte November erhalten Sie einen Brief an Ihre Privatadresse mit Ihrem persönlichen Zugangscode, den Sie in unserem Online-Registrierungsformular eingeben können.
Wenn Sie bisher ein BE-Login Konto mit einer Funktionsadresse (z.B. schulleitung@schule-xy.ch) verwendet haben, ändern Sie über www.belogin.directories.be.ch die E-Mail-Adresse ihres aktuell für die ePM verwendeten BE-Login Kontos:
Meine Daten > Profil > E-Mail-Adresse ändern.
Dieses BE-Login Konto bleibt mit der neuen E-Mail-Adresse für andere BKD-Applikationen wie z. B. den KSML und AZMS LP gültig. Allfällige Delegationen bleiben erhalten.
Auswirkungen auf das Login für die Applikationen KSML und AZMS LP
Die bisherigen Hauptschulleitenden melden sich im KSML oder im AZMS LP mit ihrem bisherigen, allenfalls angepassten BE-Login Konto an.
Für Delegierte erfolgt der Zugriff auf den KSML und das AZMS LP – unabhängig vom neu eingerichteten persönlichen BE-Login Konto für die SAP-ePM – weiterhin mit dem durch die Hauptschulleitung bereitgestellten Login (z.B. Präfix:vorname.name).
Hauptschulleitung
Vom Projektteam definierte Hauptschulleitungen erhalten Mitte November 2022 einen Registrierungsbrief an ihre Privatadresse. Als Briefempfänger/in befolgen Sie bitte die darin aufgeführten Handlungsanweisungen und registrieren Sie sich bis am 30. November 2022 via Online-Formular. Dafür benötigen Sie ein persönliches BE-Login Konto (vgl. Persönliches BE-Login Konto einrichten oder anpassen) sowie den im Brief aufgeführten persönlichen Zugangscode.
Nach dem Login mit dem persönlichen BE-Login Konto im Online-Formular wird die E-Mail-Adresse automatisch aus BE-Login Konto übernommen und Sie können die Berechtigung für weitere interne Delegierte (in einer Leitungsfunktion an der Schule angestellte Personen) bestellen.
Wer für mehrere Schulen als «Hauptschulleitung» definiert wurde, erhält mehrere Briefe und muss sich für jede Schule separat registrieren. Allerdings kann das gleiche BE-Login mehrmals genutzt werden.
Interne Delegierte
Von der Hauptschulleitung via Online-Formular definierte interne Delegierte erhalten Anfangs Dezember 2022 einen Registrierungsbrief an ihre Privatadresse. Als Briefempfänger/in befolgen Sie bitte die darin aufgeführten Handlungsanweisungen und registrieren sich bis am 12. Dezember 2022 via Online-Formular. Dafür benötigen Sie ein persönliches BE-Login Konto (vgl. Persönliches BE-Login Konto einrichten oder anpassen) sowie den im Brief aufgeführten persönlichen Zugangscode.
Nach dem Login mit dem persönlichen BE-Login im Online-Formular wird die E-Mail-Adresse automatisch aus BE-Login übernommen.
Wer für mehrere Schulen als interne/r Delegierte/r definiert wurde, erhält mehrere Briefe und muss sich für jede Schule separat registrieren. Allerdings kann das gleiche BE-Login Konto mehrmals genutzt werden.
Grundsätzlich meldet die Hauptschulleitung die Delegierten via Online-Formular. Sollten jedoch für die SAP-ePM zu berechtigende Personen nicht im Online-Formular ersichtlich sein, meldet die Hauptschulleitung diese Personen via Meldeblatt für Berechtigungen SAP-ePM. Es handelt sich hierbei um ePM-verantwortliche Personen, die keinen Lohn vom Kanton beziehen (z. B. Gemeindeangestellte im Sekretariat), keine Schulleitungs-Funktion an dieser Schule wahrnehmen oder an einer anderen Schule angestellt sind (z.B. Schulleitende für eine angeschlossene Tagesschule). Diese Personen müssen vorgängig als ePM-verantwortliche Person der entsprechenden Schule in SAP erfasst werden.
Das Meldeblatt ist in Abstimmung mit der Hauptschulleitung auszufüllen und gemäss Angaben auf dem Formular einzureichen.
Bitte beachten Sie, dass die im Meldeblatt anzugebende E-Mail-Adresse der delegierten Person zwingend ein persönliches BE-Login-Konto voraussetzt (vgl. Persönliches BE-Login Konto einrichten oder anpassen).
Konkrete Fragen können Sie über die E-Mail-Adresse sap.apd@be.ch einbringen. Das Projektteam wird so rasch wie möglich antworten.
| Title | Frage | Antwort |
|---|---|---|
| Soll ich mein berufliches BE-Login mit SwissID verknüpfen? | Soll ich mein berufliches BE-Login mit SwissID verknüpfen? | Nein. Wir empfehlen Ihnen, die SwissID lediglich privat einzusetzen. Für berufliche Zwecke hat die SwissID als elektronische, persönliche Identitätskarte keinen Mehrwert. |
| Ich habe keinen Brief erhalten, wie erhalte ich Zugriff auf die neue SAP-ePM? | Ich habe keinen Brief erhalten, wie erhalte ich Zugriff auf die neue SAP-ePM? | Sprechen Sie sich zuerst mit anderen an Ihrer Schule angestellten Personen mit Leitungsfunktion ab und beachten Sie, dass Mitte November lediglich die ermittelten Hauptschulleitungen einen Brief erhalten haben. Weitere berechtigte interne Personen erhalten den persönlichen Zugangscode erst Anfang Dezember 2022. Sind Sie für die ePM einer Schule zuständig, an der sie jedoch keine Anstellung haben (z.B. Schulsekretariate oder Schul-übergreifende Pensenverantwortung), so füllen Sie bitte das Meldeblatt für Berechtigungen SAP-ePM aus und reichen es über die zuständige Schulleitung ein. |
| Warum wurde ich (nicht) als Hauptschulleitung angeschrieben? | Warum wurde ich (nicht) als Hauptschulleitung angeschrieben? | Die Hauptschulleitung in der neuen SAP-ePM ist nicht unbedingt identisch mit jener im alten System. Anhand der bisherigen Berechtigungen wurde pro Schule eine Person für die Rolle der «Hauptschulleitung» ermittelt. Personen ohne Schulleitungs-Funktion an der Schule (z.B. Schulsekretariate) mussten wegen fehlender Stammdaten in SAP von dieser Rolle ausgeschlossen werden. |
| Ich habe mich mit der falschen E-Mail-Adresse registriert. Wie kann ich sie noch ändern? | Ich habe mich mit der falschen E-Mail-Adresse registriert. Wie kann ich sie noch ändern? | Bis zum 12. Dezember 2022 können Sie die in BE-Login hinterlegte E-Mail-Adresse selbständig ändern. Befolgen Sie dazu folgende Schritte (gilt nur für Personen, die einen Brief an die Privatadresse erhalten haben):
Danach sind bis zum 6. Januar 2023 keine Änderungen möglich, weil die E-Mail-Adressen in SAP und dem BE-Login Konto übereinstimmen müssen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Login in der SAP-ePM können Sie die E-Mail-Adresse in BE-Login ändern. Zusätzlich müssen Sie zur Anpassung der Personalstammdaten eine Mitteilung mit der neuen E-Mail-Adresse an sap.apd@be.ch senden. |
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