Ausgangslage

Das Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen basiert auf der Lehreranstellungsgesetzgebung, wobei subsidiär die Personalgesetzgebung zur Anwendung kommt. Die Zuständigkeit für die Personal- und Lohnpolitik der Lehrpersonen liegt bei der Bildungsdirektorin bzw. dem Bildungsdirektor. Strategische Führungsunterstützung und juristische Beratung bietet das Personalmanagement Lehrpersonen (PML), das dem Generalsekretariat der Bildungs- und Kulturdirektion (BDK) angehört.

Erste Ansprechstelle im Sinne eines Gehaltswesens ist immer die Schulleitung, das Schulsekretariat oder der Personaldienst vor Ort. Hier werden auch die Personaldossiers der Lehrpersonen geführt. Die Schulinspektorate oder die zuständige Aufsichtsbehörde haben als Aufsichtsbehörde, nebst der Aufsichtsverantwortung, ebenfalls eine beratende Rolle zu Personal- und Gehaltsfragen der Schulleitungen inne.

Die Abteilung Personaldienstleistungen verarbeitet die Gehälter und legt die Einstufungen von rund 16'500 Lehrpersonen (44'000 Teilanstellungen) der Volks-, Mittel- und Berufsfachschulen im Kanton Bern fest. Die APD verarbeitet in Form eines treuhänderischen Auftrags der Gemeinden die Gehälter von rund 1’000 Lehrpersonen an Tagesschulen sowie an Schulen der GSI und SID. Sämtliche Unterlagen der Lehrpersonen werden in Lohndossiers durch die APD geführt. Zudem bietet die APD weitere Personaldienstleistungen (z. B. Stellenmarkt, Stellvertretungszentrale, Personalkennzahlen und Auswertungen, etc.) als zentral geführte Angebote für die Schulen an. Die Aufbau- und Ablauforganisation im Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen innerhalb der BKD zeichnet sich bereits heute durch einen hohen Grad an Zentralisierung und Standardisierung aus.

Die Prozesse des Personal- und Gehaltswesens Lehrpersonen sind nicht optimal durch die heutigen Systeme PERSISKA und FIS unterstützt. Meldeprozesse (z.B. elektronische Pensenmeldung) müssen über eigens entwickelte Fachapplikationen mit definierter Schnittstelle zum Lohnsystem PERSISKA zwecks automatischer Verarbeitung der Datensätze abgedeckt werden. Die Buchhaltung der individuellen Pensen und der nicht ausbezahlten Altersentlastung findet auf dem Excel-Formular der APD, in EVENTO sowie auf geprüften und bewilligten Eigenlösungen statt. Das Formularwesen oder die Personal- und Lohndossiers sind noch in Papierform geführt. Aufgrund der zahlreichen Systeme ist die ganzheitliche Abbildung von Prozessen innerhalb der Systeme sowie die Vergleichbarkeit von Daten zwecks Planung und Controlling erschwert.

Strategische Zielsetzung

Die Geschäftsprozesse der Verbundaufgabe Personal- und Gehaltswesens Lehrpersonen sollen durch digitale Lösungen bis 2023 optimal unterstützt sein. Bisherige Prozesse, ICT-Architekturen und Strukturen sollen im Rahmen der digitalen Transformation im Personal- und Gehaltswesen in einem digitalen Geschäftsmodell konsolidiert werden. Dabei sollen Innovationen und Informationstechnologien berücksichtigt und mit den Anwender- und Kundenbedürfnissen abgeglichen werden. Die Dienstleistungen des Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen sollen sämtlichen Schulstufen, unter Einhaltung der relevanten rechtlichen Grundlagen, in der benötigten Ausprägung angeboten werden können.

Die strategischen Ziele des Programms DiPGLe zeichnen sich aus durch:

• Konsolidierung der ICT-Systemlandschaft
• Verbesserung der Wirtschaftlichkeit
• Förderung der Effizienz
• Erhöhung der Effektivität
• Verbesserung des Systemzugangs
• Verbesserung der Kundenorientierung
• Gewährleistung von Informationssicherheit, Persönlichkeits- und Datenschutz
• Steigerung der Reputation

Die Umsetzung des Programms DiPGLe erfolgt auf der Grundlage des nachfolgenden digitalen Geschäfts- und Betriebsmodells.

Digitales Geschäftsmodell

Die bestehenden Prozesse, ICT-Architekturen und Strukturen sind im neuen digitalen Geschäftsmodell Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen konsolidiert und mittels Innovationen sowie neuen Informationstechnologien ergänzt.

Digitales Betriebsmodell

Zur erfolgreichen Umsetzung der strategischen Zielsetzung und Etablierung des digitalen Geschäftsmodells im Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen soll ein digitales Betriebsmodell ausgearbeitet und umgesetzt werden. Das digitale Betriebsmodell legt das wesentliche Verständnis der Funktionsweise und Verantwortlichkeiten der digitalen Transformation fest:

Ziel-Architektur (ICT-Systemlandschaft 2023)

Das neue digitale Geschäftsmodell nimmt die Grundidee des ERP-Systems (SAP) auf und ergänzt diese zu einer ganzheitlichen Portallösung im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen:

Arbeitnehmer-Portal (ESS-Portal)

Nach erfolgtem Login via Internet in die gesicherte ICT-Umgebung des Kantons Bern (BEWAN) soll sich für Arbeitnehmer (Lehrpersonen, Schulleitungen und kantonales Verwaltungspersonal an Schulen) die Landing-Page für Arbeitnehmer des BE Portals öffnen. Dieser virtuelle Schreibtisch beinhaltet die nachfolgend beschriebenen Dienstleistungsangebote des Bereichs Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen. Auf dem virtuellen Schreibtisch sollen ebenfalls Dienstleistungsangebote aus anderen Bereichen (GS/Fachämter) verfügbar sein, diese sind jedoch nicht durch das vorliegende Geschäftsmodell abgedeckt. Der virtuelle Schreibtisch gleicht in Bezug auf die Funktionalität sehr stark einem Smartphone mit den dazugehörenden APPs. Auf der Oberfläche Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen sollen die bereits bestehenden oder geplanten Angebote der Grundversorgung sowie Konzern- und Fachapplikationen zur Prozessunterstützung, zusammengeführt und eingebunden werden.

Arbeitgeber-Portal (MSS-Portal)

Der virtuelle Schreibtisch der Arbeitgebervertreter und Aufsichtsbehörde (Schulleitungen, GS/Fachämter, Inspektorate, Gemeinden, weitere Anstellungsbehörden) soll in seiner Funktionsweise gleich agieren, zudem soll zwischen beiden Portal-Lösungen nach Bedarf eine workflowbasierte Interaktion stattfinden, wie bspw. die digitale Abrechnung von Einzellektionen von Lehrpersonen (ESS-Portal) über die Schulleitung (MSS-Portal) hin zur zentralen Gehaltsverarbeitung (SAP HCM).

Programmorganisation DiPGLe

Die Umsetzungsorganisation besteht innerhalb der bernischen Kantonsverwaltung aus dem Steuergremium «Strategie DiPGLe» unter der Leitung des Leiters des Amts für Zentrale Dienste (AZD) und aus der Programmorganisation DiPGLe unter der Leitung des Leiters der Abteilung Personaldienstleistungen (APD).