Elektronische Pensenmeldung (SAP-ePM)

Während der Durchführung der Gehaltsverarbeitung sind in SAP gewisse Datensätze in SAP gesperrt. In dieser Zeit können keine ePM-Meldungen verbucht werden und es erscheint die Statusmeldung «Im Abrechnungskreis 10 ist die Online-Pflege gesperrt». Die Verbuchung kann nach Abschluss der Gehaltsverarbeitung vorgenommen werden. 

Anstellungen, die vollständig über die IPB abgerechnet werden und einen besoldeten Beschäftigungsgrad von 0% ergeben, können so nicht in der SAP-ePM erfasst werden. 

Erfassen Sie mindestens 0,5 Lektionen als besoldete Lektionen oder bilden Sie die IPB-Äufnung über eine andere geeignete Anstellung ab. 

Reichen die BOR-Werte nicht zur Erfassung erforderlicher Anstellungen, so kann dies nebst fehlenden bewilligten ordentlichen Ressourcen auch folgende im Zusammenhang mit der Umstellung auf SAP liegenden Gründe haben, die durch uns korrigiert werden müssen: 

• Anstellungen sind nicht als Stellvertretung gekennzeichnet 

• Anstellungen sind nicht mit einem VZE-Code gekennzeichnet 

• Anstellungen erscheinen doppelt 

• Der BOR-Wert ist falsch hinterlegt 

Melden Sie uns solche Fälle mit entsprechendem Printscreen aus der ePM. Diese werden rasch möglichst korrigiert. 

Erscheint bei einer Neuerfassung einer Lehrperson an der Schule die Meldung, dass die SV-Nr. mit einem anderen Namen bereits im SAP vorhanden ist, kann dies folgende Gründe haben: 

• Der Name der Lehrperson ist bei der Erfassung anders als in SAP eingegeben worden 

• Das Geburtsdatum ist fehlerhaft 

• Die eingegebene SV-Nummer ist fehlerhaft 

Prüfen Sie die erfassten Angaben und beachten Sie, dass im Normalfall der Name in SAP gemäss offiziellem Ausweisdokument geführt wird (Beispiel: Vreni -> Verena). Kontaktieren Sie bei Bedarf die für Sie zuständige Fachperson Gehaltsverarbeitung. 

Austrittsdatum Ende Schuljahr = 31. Juli 202X  

Bitte beachten Sie, dass bei Austritten per Ende Schuljahr nicht der letzte Tag vor den Sommerferien (unterrichtsfreie Zeit), sondern der 31. Juli als Austrittdatum erfasst wird. Es erfolgen keine manuellen Anpassungen des Austrittsdatums durch die APD, weshalb in SAP das gemeldete Enddatum einer Anstellung aus der SAP-ePM übernommen und verbucht wird. Dies ist relevant, weil der Versicherungsschutz 30 Tage nach Beendigung der Anstellung erlischt. Der Ferienanteil wird automatisch korrekt berechnet und berücksichtigt. 

Anstellungen mit Fachpatent führen zu einer Einstufung im Fach und ausserhalb der Fächer gemäss vorliegendem Fachpatent. Hierzu müssen in SAP separate Anstellungen erzeugt werden, damit die unterschiedlichen Einstufungen pro Fach abgebildet werden können. 

Schulleitungen können in der SAP-ePM lediglich eine identische Anstellung pro Schulstufe und Unterrichtsart erfassen (Doublettenprüfung). 

Handlungsanweisung: Die Schulleitungen und Personalverantwortlichen erfassen in der SAP-ePM eine Anstellung für Lehrpersonen mit Fachpatent. Pro Fach mit Fachpatent geben sie die Anzahl der erteilten Lektionen an. Die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) wird mit diesen Angaben die Einstufung festlegen und die Anstellungen in SAP abbilden. 

Sie helfen uns bei der Zuordnung der Arztzeugnissen, wenn Sie diese gemäss ePM Handbuch Kapitel 7.3 beschriften: 

• Krankheit → K 01012023 – 31012023 

• Krankheit infolge Schwangerschaft → S 14032024 – S 30042024 

• Unfall → U 01012023 – 31012023 

Prüfen Sie beim Hochladen von Dokumenten, ob das Dokument nach dem Upload in der Übersicht angezeigt wird.  

Wird eine Abwesenheit verbucht und das Arztzeugnis ist noch nicht verfügbar, muss dieses nachträglich erfasst werden. Dazu ist auf die erfasste und verbuchte Abwesenheit zu klicken. Mittels dem Bleistift-Symbol kann die Abwesenheit bearbeitet und das Arztzeugnis hochgeladen werden. 

Das Hochladen des Zeugnisses muss verbucht werden, ansonsten wird es nicht übermittelt und im Dossier der Lehrperson abgelegt. Nach der Verbuchung ist das Arztzeugnis in der SAP-ePM nicht mehr ersichtlich. 

Ein Arztzeugnis ist einmalig einzureichen und nur im Notfall per E-Mail an die APD zu senden. 

An Volksschulen können Stellvertretungen für Lehrpersonen, die wegen IPB-Bezug abwesend sind, neu über den VZE-Code 005033 «Übernahme Lektionen IPB-Kompensation» angestellt werden. 

Die für die Anstellung einer Stellvertretung notwendige Erfassung der Abwesenheit mit korrektem Abwesenheitsgrad bei der abwesenden Person entfällt. Allenfalls bereits als Stellvertretung erfasste Anstellungen können selbstverständlich bis zu deren Ablauf so weiterlaufen.  

Schulen der Sekundarstufe II dürfen den oben erwähnten VZE-Code nicht anwenden. Dies gilt auch für Anstellungen am ersten Gymnasialjahr (G1) sowie an Klassen der Sekundarstufe 1 von Mittelschulen. Die Erfassung erfolgt an den Schulen Sek II wie bisher bzw. für G1- und Sek I-Klassen über die oben beschriebene Stellvertretungslösung mit Erfassung der Abwesenheit.