Führen von Personaldossiers
Das Personaldossier stellt ein wichtiges Führungsinstrument für die Anstellungsbehörde (Schulleitungen oder Schulkommissionen) dar. Dabei hat die Anstellungsbehörde gewisse Vorgaben zu beachten, die zum einen dem Persönlichkeitsschutz der Lehrperson dienen, zum anderen aber auch die Interessen der Anstellungsbehörde schützen.
Wichtige Links und Formulare
Was gehört in ein Personaldossier?
Die Anstellungsbehörde (Schulkommission oder Schulleitung) erhebt bei der Einstellung alle Personendaten der betreffenden Lehrperson, welche für das Anstellungsverhältnis von Bedeutung sind. Informationen zum Privatleben, wie etwa zu Gesundheit, Sexualität, Religion und politischer Ausrichtung, fallen in der Regel nicht darunter und gehören nicht in ein Personaldossier. Informationen über die Gesundheit müssen nur dann bekannt gegeben werden, wenn sie der Lehrperson verunmöglichen, ihren vertraglichen Pflichten nachzukommen (Kinderwunsch und Schwangerschaft müssen nicht bekannt gegeben werden).
Ins Personaldossier einer Lehrperson gehört alles, was über sie bezüglich Anstellung, Verlauf und Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgezeichnet wird. Dies sind insbesondere:
das Bewerbungsdossier
die Anstellungsverfügung
die Einstufungsverfügung
die Ergebnisse der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung gemäss MAG-Gesprächsbogen
die neu vereinbarten Ziele und Massnahmen des Mitarbeitergesprächs
Aufzeichnungen aus Konfliktbearbeitungen (z.B. Briefe von Eltern, welche die Lehrperson betreffen)
Abmachungen
Gesprächsprotokolle
formelle Abmahnungen/Verweise
Arztzeugnisse
Zwischenzeugnisse
Jegliche relevante Korrespondenz mit der Lehrperson sowie wesentliche Gesprächsprotokolle können ebenfalls Teil des Dossiers sein (Urlaubsgesuche, Fortbildung, Änderung des Beschäftigungsgrades, IPB etc.).
Gewisse Unterlagen (alle grundlegenden Mitarbeiterdaten) verbleiben während der ganzen Anstellungsdauer im Personaldossier. Unterlagen, die für die personalrechtlichen oder organisatorischen Zwecke nur temporär benötigt werden, müssen etwa alle 5 Jahre einer Triage unterzogen werden, wobei nicht mehr aktuelle oder nicht mehr benötigte Unterlagen (z.B. alte Arztzeugnisse) zu vernichten sind.
Absolut unzulässig sind inoffizielle, parallele Personaldossiers mit vertraulichen Informationen, welche der betroffenen Lehrperson nicht zugänglich gemacht werden. Diese werden als «graue Dossiers» oder «Schattendossiers» bezeichnet.
Aufbewahrung / Einsicht und Herausgabe
Das Personaldossier ist von der Anstellungsbehörde sicher aufzubewahren. Es enthält diverse «besonders schützenswerte» Personendaten (insbesondere über die Leistungsfähigkeit, allenfalls über Krankheiten).
Grundsätzlich hat nur die Anstellungsbehörde selbst Einsicht in das Personaldossier.
Die Schulleitung, welche nicht Anstellungsbehörde ist, ist insoweit zur Einsichtnahme berechtigt, als dies für die Erfüllung der Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis notwendig ist.
Die Bekanntgabe an andere Behörden setzt eine gesetzliche Grundlage oder eine Notwendigkeit zur Aufgabenerfüllung einer anderen Behörde voraus. Dabei ist beispielsweise an ein laufendes Strafverfahren zu denken.
Wechsel der Anstellung / Arbeitsort – Wechsel der Anstellungsbehörde
Wechselt die Lehrperson die Anstellung oder den Arbeitsort, hält aber das Anstellungsverhältnis mit derselben Behörde aufrecht, so wird das Personaldossier weitergeführt.
Wechselt die Anstellungsbehörde, so wird das Personaldossier geschlossen und nicht an eine andere Anstellungsbehörde weitergeleitet.
Das Dossier ist fünf Jahre nach Beendigung der Anstellung zu vernichten. Nicht besonders schützenswerte Personaldaten können im Interesse der Betroffenen länger aufbewahrt werden (Art. 6 Abs. 3 PV).
Wechsel der Schulleitung
Wechselt die Schulleitung, so wird das Personaldossier an die neue Schulleitung übergeben und von dieser weitergeführt und verwaltet.
Rechte der Lehrperson
Die Lehrperson hat jederzeit das Recht, in ihr Personaldossier Einsicht zu nehmen.
Zu beachten ist, dass sich dieses Einsichtsrecht auf alle Personaldaten bezieht, die nicht rein persönliche Arbeitshilfen der/des Vorgesetzten sind (z.B. rein persönliche Notizen zu besonderen Ereignissen). Die Lehrperson hat somit auch ein Einsichtsrecht in Unterlagen, die zur Meinungsbildung über deren Leistung und Verhalten unter Vorgesetzten und Stellvertretern oder im Rahmen einer Co-Leitung ausgetauscht werden. Solche Unterlagen gelten nicht als «ausschliesslich zum persönlichen Gebrauch».
Die Lehrperson hat immer die Möglichkeit, Aussagen über ihre Person oder ihr Arbeitsverhalten aus ihrer Sicht zu schildern und ebenfalls schriftlich festzuhalten. Ihre Notizen werden dann dem Dossier beigelegt.
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FAQ
Nein. Die Lehrperson hat zwar immer die Möglichkeit, Aussagen über ihre Person oder ihr Arbeitsverhalten aus ihrer Sicht zu schildern und ebenfalls schriftlich festzuhalten. Ihre Notizen werden dann dem Personaldossier beigelegt. Einen weitergehenden gesetzlichen Anspruch der Lehrperson bspw. auf einen Rückzug bzw. eine Löschung der ursprünglichen Aktennotiz der Anstellungsbehörde aus dem Personaldossier besteht allerdings nicht.