Gestion des dossiers personnels

Quand elle engage une personne, l’autorité d’engagement (direction d’école ou commission scolaire) relève toutes les données personnelles de la personne concernée qui sont importantes pour les rapports de travail. Les informations sur la vie privée, concernant par exemple la santé, la sexualité, la religion et l’orientation politique, ne font en général pas partie des données à saisir dans le dossier personnel. Les informations concernant la santé doivent être divulguées uniquement si l’état de santé de l’enseignante ou enseignant ne lui permet pas de remplir ses obligations contractuelles (le désir d’enfant ou une grossesse n’en font pas partie : il est interdit de demander ces informations).

Le dossier personnel d’une enseignante ou d’un enseignant contient tout ce qui concerne l’engagement, les rapports de travail et la fin de ces rapports. Il s’agit notamment des documents suivants :

• le dossier de candidature

• la décision d’engagement

• la décision de classement

• les résultats de l’évaluation des performances et du comportement donnés dans le formulaire EEP

• les nouveaux objectifs et mesures convenus durant l’entretien d’évaluation

• les documents relatifs à la gestion d’un conflit (p. ex. lettres des parents concernant l’enseignante ou enseignant)

• les accords

• les procès-verbaux d’entretien

• les avertissements/blâmes formels

• les certificats médicaux

• les certificats de travail intermédiaires

• toute la correspondance pertinente échangée avec l’enseignante ou l’enseignant ainsi que les procès-verbaux d’entretien importants (demandes de congé, demandes de formation, changement de degré d’occupation, RIH, etc.).

Certains documents (toutes les données de base sur le collaborateur ou la collaboratrice concernée) restent dans le dossier personnel pendant toute la durée de l’engagement. Les documents qui ne sont que temporairement nécessaires à des fins de droit du personnel ou d’organisation doivent être triés une fois tous les cinq ans et, à cette occasion, les documents qui ne sont plus actuels ou nécessaires (p. ex. les vieux certificats médicaux) doivent être détruits.

Les dossiers personnels non officiels tenus parallèlement et contenant des informations confidentielles non accessibles à la personne concernée sont totalement interdits. Ces dossiers sont appelés les dossiers « gris » ou « noirs ».

L’autorité d’engagement est chargée de conserver les dossiers personnels en lieu sûr. Ces derniers contiennent en effet des données personnelles « particulièrement dignes de protection » (notamment sur la capacité à travailler, éventuellement sur les maladies).

• En principe, seule l’autorité d’engagement elle-même peut consulter les dossiers personnels.

• Les directions d’école qui ne sont pas les autorités d’engagement ont également le droit de consulter les dossiers personnels dans la mesure nécessaire à l’accomplissement des obligations résultant des rapports de travail.

• La transmission des données à d’autres autorités doit reposer sur une base légale ou s’avérer nécessaire pour l’accomplissement des tâches d’une autre autorité (p. ex. dans le cadre d’une procédure pénale en cours).

• Si une enseignante ou un enseignant change d’engagement ou de lieu de travail, mais garde ses rapports d’engagement avec la même autorité, son dossier personnel continue à être géré par cette autorité.

• Si l’autorité d’engagement change, le dossier personnel est alors clôturé et n’est pas transmis à la nouvelle autorité d’engagement.

• Le dossier doit être détruit cinq ans après la fin de l’engagement. Les données relatives au personnel qui ne sont pas particulièrement dignes de protection peuvent être conservées durant une période plus longue dans l’intérêt des personnes concernées (art. 6, al. 3 OPers).

Changement de direction d’école

Si l’enseignante ou l’enseignant est engagée par une nouvelle direction d’école, son dossier personnel est transmis à cette direction qui le reprend et le gère.

Les enseignantes et enseignants ont le droit de consulter en tout temps leur dossier personnel.

À noter que ce droit s’applique à toutes les données personnelles qui ne constituent pas des documents de travail purement personnels des supérieures et supérieurs hiérarchiques (p. ex. des notes personnelles concernant certains événements). Les enseignantes et enseignants ont donc aussi un droit de regard sur des documents qui sont échangés, par exemple entre des supérieures et supérieurs hiérarchiques et leurs suppléantes et suppléants ou dans le cadre d’une codirection pour se faire une opinion sur leurs performances et leur comportement. Les documents de ce type ne sont pas considérés comme étant destinés « uniquement à un usage personnel ».

Les enseignantes et enseignants ont toujours la possibilité de donner leur point de vue sur les commentaires à leur encontre ou concernant leur comportement au travail et de le mettre par écrit. Leurs notes sont ensuite versées à leur dossier.