Digitalisierung Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen (DiPGLe)
Die Bildungs- und Kulturdirektion des Kantons Bern verabschiedete im Jahr 2019 die Strategie zur Digitalisierung des Personal- und Gehaltswesens der Lehrpersonen im Kanton Bern. Sie umfasst sechs Handlungsfelder, welche die Stossrichtung der Strategie vorgeben. Für die Periode 2019 bis 2023 legt die Strategie innerhalb der Handlungsfelder insgesamt 17 Massnahmen mit entsprechenden Aktivitäten fest. Mit der Umsetzung der Strategie im gleichnamige Programm DiPGLe wurde 2019 begonnen. Die Umsetzungsorganisation besteht innerhalb der bernischen Kantonsverwaltung aus dem Steuergremium «Strategie DiPGLe» unter der Leitung des Leiters des Amts für Zentrale Dienste (AZD) und aus der Programmorganisation DiPGLe unter der Leitung des Leiters der Abteilung Personaldienstleistungen (APD).
Wichtige Links und Formulare
Programm Digitalisierung Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen
Strategische Zielsetzung
Die Geschäftsprozesse der Verbundaufgabe Personal- und Gehaltswesens Lehrpersonen sollen durch digitale Lösungen bis 2023 optimal unterstützt sein. Bisherige Prozesse, ICT-Architekturen und Strukturen sollen im Rahmen der digitalen Transformation im Personal- und Gehaltswesen in einem digitalen Geschäftsmodell konsolidiert werden. Dabei sollen Innovationen und Informationstechnologien berücksichtigt und mit den Anwender- und Kundenbedürfnissen abgeglichen werden. Die Dienstleistungen des Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen sollen sämtlichen Schulstufen, unter Einhaltung der relevanten rechtlichen Grundlagen, in der benötigten Ausprägung angeboten werden können.
Die strategischen Ziele des Programms DiPGLe zeichnen sich aus durch:
Konsolidierung der ICT-Systemlandschaft
Verbesserung der Wirtschaftlichkeit
Förderung der Effizienz
Erhöhung der Effektivität
Verbesserung des Systemzugangs
Verbesserung der Kundenorientierung
Gewährleistung von Informationssicherheit, Persönlichkeits- und Datenschutz
Steigerung der Reputation
Die Umsetzung des Programms DiPGLe erfolgt auf der Grundlage des nachfolgenden digitalen Geschäfts- und Betriebsmodells.
Digitales Geschäftsmodell
Die bestehenden Prozesse, ICT-Architekturen und Strukturen sind im neuen digitalen Geschäftsmodell Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen konsolidiert und mittels Innovationen sowie neuen Informationstechnologien ergänzt.
Digitales Betriebsmodell
Zur erfolgreichen Umsetzung der strategischen Zielsetzung und Etablierung des digitalen Geschäftsmodells im Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen soll ein digitales Betriebsmodell ausgearbeitet und umgesetzt werden. Das digitale Betriebsmodell legt das wesentliche Verständnis der Funktionsweise und Verantwortlichkeiten der digitalen Transformation fest.
Ziel-Architektur (ICT-Systemlandschaft 2023)
Das neue digitale Geschäftsmodell nimmt die Grundidee des ERP-Systems (SAP) auf und ergänzt diese zu einer ganzheitlichen Portallösung im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen:
Arbeitnehmer-Portal (ESS-Portal)
Nach erfolgtem Login via Internet in die gesicherte ICT-Umgebung des Kantons Bern (BEWAN) soll sich für Arbeitnehmer (Lehrpersonen, Schulleitungen und kantonales Verwaltungspersonal an Schulen) die Landing-Page für Arbeitnehmer des BE Portals öffnen. Dieser virtuelle Schreibtisch beinhaltet die nachfolgend beschriebenen Dienstleistungsangebote des Bereichs Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen. Auf dem virtuellen Schreibtisch sollen ebenfalls Dienstleistungsangebote aus anderen Bereichen (GS/Fachämter) verfügbar sein, diese sind jedoch nicht durch das vorliegende Geschäftsmodell abgedeckt. Der virtuelle Schreibtisch gleicht in Bezug auf die Funktionalität sehr stark einem Smartphone mit den dazugehörenden APPs. Auf der Oberfläche Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen sollen die bereits bestehenden oder geplanten Angebote der Grundversorgung sowie Konzern- und Fachapplikationen zur Prozessunterstützung, zusammengeführt und eingebunden werden.
Arbeitgeber-Portal (MSS-Portal)
Der virtuelle Schreibtisch der Arbeitgebervertreter und Aufsichtsbehörde (Schulleitungen, GS/Fachämter, Inspektorate, Gemeinden, weitere Anstellungsbehörden) soll in seiner Funktionsweise gleich agieren, zudem soll zwischen beiden Portal-Lösungen nach Bedarf eine workflowbasierte Interaktion stattfinden, wie bspw. die digitale Abrechnung von Einzellektionen von Lehrpersonen (ESS-Portal) über die Schulleitung (MSS-Portal) hin zur zentralen Gehaltsverarbeitung (SAP HCM).
Programmorganisation DiPGLe
Die Umsetzungsorganisation besteht innerhalb der bernischen Kantonsverwaltung aus dem Steuergremium «Strategie DiPGLe» unter der Leitung des Leiters des Amts für Zentrale Dienste (AZD) und aus der Programmorganisation DiPGLe unter der Leitung des Leiters der Abteilung Personaldienstleistungen (APD).
Steuerungsgremium
Aufgaben
Das Steuerungsgremium DiPGLe ist das oberste Organ für die Umsetzung der Strategie Digitalisierung Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen. Das Steuerungsgremium verfolgt die Ziele der Strategie DiPGLe und stimmt diese kontinuierlich mit den übergeordneten Strategien, Vorgaben und Ziele der Bildungs- und Kulturdirektion des Kantons Bern ab. Das Steuerungsgremium stellt den wirtschaftlichen Einsatz der bereitgestellten finanziellen und personellen Ressourcen im Rahmen der Umsetzung der definierten Massnahmen der Strategie DiPGLe sicher.
Aufbauorganisation
Die Leitung des Steuerungsgremiums obliegt dem Amtsleiter Amt für zentrale Dienste (AZD). Zur Unterstützung wird der Leiter Abteilung Personaldienstleistungen (APD) des AZD eingesetzt. Im Steuerungsgremium sind die gleichen Stellen als Partei einbezogen wie bei der Strategieentwicklung. Die involvierten Stellen aus GS/Fachämter BKD sowie der Sekundarstufe II (LA KBB, KSG) sind mit je einem Vertreter im Steuerungsgremium vertreten. Die Vertreter werden in den jeweiligen Organisationseinheiten bzw. den Schulleitungskonferenzen KBB und KSG bestimmt.
Sitzungstermine und -periodizität
Die Sitzungen des Steuerungsgremiums finden in der Regel einmal pro Halbjahr statt. Die Leitung des Steuerungsgremiums entscheidet über zusätzliche Sitzungen, wenn entsprechende Geschäfte anstehen. Die Terminkoordination wird durch die Leitung des Steuerungsgremiums mit den Mitgliedern des Steuerungsgremiums, im Voraus anlässlich einer Besprechung des Steuerungsgremiums, festgelegt.
Handlungsfelder und Massnahmen
Die angestrebte Digitalisierung des Personal- und Gehaltswesens Lehrpersonen wird in sechs Handlungsfeldern umgesetzt.
Ziele und Ergebnisse
Zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie und zur kontinuierlichen strategischen Abstimmung der Projekte wird ein Steuerungsgremium mit Vertretern GS/Fachämter BKD sowie Vertreterinnen und Vertreter der Schulstufen (LA KBB, KSG, VS) etabliert und regelmässig einberufen.
Ausgeprägte Ausrichtung der Aufbau- und Ablauforganisation auf das ERP-System und die definierten Umsysteme wird mittels Steuerungsinstrumenten und Quartalsberichterstattung sichergestellt.
Die Zusammenarbeit, innerhalb der BKD zwischen dem GS/Fachämtern und dem AZD (APD) sowie zwischen dem Personalamt und dem AZD (APD), wird optimiert, indem die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen in erneuerten Leistungsvereinbarungen geregelt sind.
An den Schulen Sek II ist neu das Modell «zentrales Gehaltswesen» flächendeckend angewandt. Die administrativen HR-Prozesse des Gehaltswesens inkl. Gehaltseinreihung sind auf Januar 2022 in der APD zentralisiert, die HR-Beratung an den Schulen beibehalten und wo nötig weiter professionalisiert. Die organisatorischen Anpassungen (Aufgaben- und Ressourcenverteilung) sind projektbezogen geklärt und bis Dezember 2021 umgesetzt.
Regelwerk gemäss Lehreranstellungs- und Personalgesetzgebung ist im ERP-System und den definierten Umsystemen hinterlegt. Die benötigten Steuerungs- und Kontrollmechanismen sind definiert und etabliert.
Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der ISDS-Vorgaben wird mit standardisierten Check-Ups bzw. Audits verifiziert.
Massnahmen
Steuerungsgremium und –Instrumente definieren und etablieren
Leistungsvereinbarungen erneuern
Organisationsmodell Gehaltswesen Sek II definieren und etablieren
LAG/PG und IKS-Regelwerk in Systemlandschaft integrieren
ICT-Security Check-Ups und Audits definieren und durchführen
Ziele und Ergebnisse
Die benötigten Geschäftsprozesse sind definiert, dokumentiert und im ERP-System sowie in den definierten Umsystemen abgebildet. Ein hoher Automatisierungsgrad wird angestrebt.
In der Verbundaufgabe des Personal- und Gehaltswesens Lehrpersonen sind Optimierungspotentiale in den Meldeprozessen mit den Volksschulen und den Schulen Sek II bestimmt, in der Konzeption der ERP-Workflows und weiteren Meldewegen berücksichtigt und umgesetzt.
Die benötigten Rollen und deren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sowie die erforderlichen Datenzugriffsrechte sind definiert und in den Organisationseinheiten sowohl bei den Leistungsbezügern wie auch bei den Leistungserbringern etabliert.
Die Evaluation der Prozessmaturität erfolgt nach einer standardisierten, praxiserprobten Methode und die Prozessverbesserung erfolgt systematisch.
Massnahmen
Geschäftsprozesse projektbezogen optimieren
Prozessaudits und KVP definieren und durchführen
Ziele und Ergebnisse
Die ICT-Infrastruktur im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen ist definiert, dokumentiert und auf die zukünftigen Anforderungen und Entwicklungen ausgerichtet und wird kontinuierlich weiterentwickelt.
Die involvierten Leistungserbringer müssen die geforderte Serviceerbringung verbindlich und wirtschaftlich, unter Einhaltung der kantonalen Vorgaben, gewährleisten.
Im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen ist mit den involvierten Leistungserbringern (Partner, Lieferanten) ein Kapazitätsmanagement in Bezug auf die ICT-Infrastruktur definiert und etabliert.
Der ortsunabhängige Systemzugang über marktübliche Endgeräte via BE-Login und Single-Sign-On auf das entsprechende Kantonsportal im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen ist mit den Leistungserbringern vereinbart und etabliert.
In Bezug auf die eingesetzten Technologien werden im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen Vorgaben definiert, welche durch die Leistungserbringer eingehalten werden müssen.
Massnahmen
ICT-Infrastruktur, Standards und Vorgaben definieren und etablieren
Systemzugang verbessern und virtuellen Schreibtisch (Portallösung) bereitstellen
Kapazitätenmanagement ist aufgebaut
Ziele und Ergebnisse
Die Mitarbeitenden APD sind in der Lage, agile Prinzipien im Projektmanagement in der Zusammenarbeit mit Leistungserbringern und Leistungsbezügern erfolgreich einzusetzen.
Die APD verfügt über die benötigte digitale Methoden- und Medienkompetenz mit den entsprechenden Kapazitäten zwecks Aufbaus, Betrieb und Weiterentwicklung der Systemlandschaft.
Der Aufbau der digitalen Fähigkeiten der Geschäftsleitung APD, der Projektleitenden, der Prozess- und Fachapplikationsverantwortlichen APD ist erfolgt und die Kernkompetenzen sind, wo zwingend nötig, redundant vorhanden.
Massnahmen
Schlüsselkompetenzen und Ressourcen zur Realisierung des digitalen Geschäfts- und Betriebsmodells sind bestimmt und bereitgestellt
IT-Projektmanagement nach agilen Prinzipien ist eingeführt und angewandt
Ziele und Ergebnisse
Partner und Lieferanten werden mittels eines etablierten und standardisierten Lieferantenmanagements systematisch gesteuert.
Die Professionalität (Effektivität und Effizienz) wird periodisch erfasst, rapportiert und kontinuierlich verbessert.
Massnahmen
Strategische Partnerschaften sind vereinbart und etabliert
Lieferantenmanagement ist aufgebaut und periodische Lieferantenmeetings sind durchgeführt
Ziele und Ergebnisse
Die umfassende Wissensplattform als Basis für die Dienstleistungserbringung im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen ist etabliert und steht den Zielgruppen vollumfänglich zur Verfügung.
Die Wissensplattform ist als digitales Service Portal für die IT-Prozessunterstützung etabliert und wird kontinuierlich den Anforderungen entsprechend weiterentwickelt.
Die Anwenderschulung und der Kundensupport sind professionell aufgebaut und als integrierender Bestandteil der Wissensplattform etabliert.
Massnahmen
Wissensplattform und Inhalte sind zur Informations- und Wissensvermittlung im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen etabliert
Wissensplattform ist als digitales Service Portal für IT-Prozessunterstützung ausgebaut und periodisch weiterentwickelt
Anwenderschulungen und Kundensupport sind professionell aufgebaut, in die Wissensplattform eingebunden und bereitgestellt