Programme de numérisation des processus
La Direction de l’instruction publique et de la culture du canton de Berne a adopté en 2019 la stratégie de numérisation des processus dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Cette stratégie comprend six champs d’action. Pour la période 2019-2023, elle fixe, dans ces champs d’action, au total 17 mesures comprenant des activités. La mise en œuvre de la stratégie dans le programme du même nom a débuté en 2019. Au sein de l’administration cantonale bernoise, l’organisation de la mise en œuvre se compose d’une part du comité de pilotage « Stratégie de numérisation » sous la direction du chef de l’Office des services centralisés (OSC) et d’autre part de l’organisation du programme de numérisation des processus sous la direction du responsable de la Section du personnel (SPe).
Liens et formulaires importants
Programme de numérisation des processus
Objectifs stratégiques
Des solutions numériques doivent être mises en place d’ici à 2023 afin de soutenir de manière optimale les processus découlant du mandat conjoint de gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Pour ce faire, il est essentiel que les processus actuels ainsi que les architectures et structures TIC soient consolidés dans le cadre d’un modèle d’affaires numérique. Il s’agit de prendre en compte les innovations et les TIC et de les aligner sur les besoins des utilisateurs et utilisatrices et sur ceux de la clientèle. Les prestations liées à la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant doivent être proposées à l’ensemble des degrés d’enseignement, dans le volume nécessaire et dans le respect des bases légales applicables.
Les objectifs stratégiques du programme de numérisation des processus s’articulent autour des axes suivants :
Consolidation du paysage des TIC
Amélioration de la rentabilité
Progression de l’efficience
Optimisation de l’accès aux systèmes
Renforcement de l’orientation clients
Garantie de la sûreté de l’information et de la protection des données et de la personnalité
Amélioration de la réputation du canton de Berne
La mise en œuvre du programme de numérisation des processus repose sur les modèles d’affaires et d’exploitation numériques suivants.
Modèle d’affaires numérique
Le développement et la réalisation d’un modèle d’exploitation numérique sont indispensables pour assurer avec succès la mise en œuvre des objectifs stratégiques et l’établissement du modèle d’affaires numérique au sein du domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Le modèle d’exploitation numérique définit les bases du fonctionnement et des responsabilités de la transformation numérique.
Modèle d’exploitation numérique
Le développement et la réalisation d’un modèle d’exploitation numérique sont indispensables pour assurer avec succès la mise en œuvre des objectifs stratégiques et l’établissement du modèle d’affaires numérique au sein du domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Le modèle d’exploitation numérique définit les bases du fonctionnement et des responsabilités de la transformation numérique.
Architecture visée (paysage des TIC 2023)
Le nouveau modèle d’affaires numérique reprend l’idée de base du système ERP (SAP) et la complète en un portail global dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant.
Portail de l’employé·e (ESS)
Après s’être connectés sur Internet à l’environnement TIC sécurisé du canton de Berne (BEWAN), les collaboratrices et collaborateurs (enseignant·e·s, directions d’école et personnel administratif cantonal dans les écoles) devraient accéder à la page d’accueil des collaboratrices et collaborateurs du portail BE. Ce bureau virtuel comprend l’offre de prestations décrite ci-après dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Le bureau virtuel contient également des prestations d’autres secteurs (SG/offices spécialisés) mais celles-ci ne font pas partie du modèle d’affaires élaboré dans le cadre de la stratégie de numérisation des processus dans le domaine de la gestion et des traitements du corps enseignant. Pour ce qui est des fonctionnalités, le bureau virtuel ressemble très fortement à un smartphone et aux applications qu’il héberge. La surface dédiée à la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant devrait regrouper les offres déjà existantes ou planifiées des prestations de base ainsi que les applications propres au canton et les applications spécialisées d’assistance aux processus.
Portail de l’employeur (MSS)
Le bureau virtuel des représentants des employeurs et de l’autorité de surveillance (directions d’école, SG/offices spécialisés, inspectorats, communes, autres autorités d’engagement) doit avoir un mode de fonctionnement semblable à celui des collaboratrices et collaborateurs ; de plus, une interaction basée sur les flux de travail devrait avoir lieu si nécessaire entre les deux portails comme le décompte numérique des leçons individuelles dispensées par des enseignant·e·s (portail ESS) au traitement centralisé des salaires (SAP HCM) en passant par la direction d’école (portail MSS).
Organisation du programme de numérisation des processus
Au sein de l’administration cantonale bernoise, l’organisation de la mise en œuvre se compose d’une part du comité de pilotage « Stratégie de numérisation » sous la direction du chef de l’Office des services centralisés (OSC) et d’autre part de l’organisation du programme de numérisation des processus sous la direction du responsable de la Section du personnel (SPe).
Comité de pilotage
Tâches
Le comité de pilotage constitue l’organe supérieur pour la mise en œuvre de la stratégie de numérisation des processus dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Il poursuit les objectifs fixés dans la stratégie tout en assurant leur concordance permanente avec les stratégies, prescriptions et objectifs supérieurs de l’INC. Il garantit un emploi efficace des ressources financières et humaines disponibles dans le cadre de la réalisation des mesures définies dans la stratégie.
Organisation
La direction du comité de pilotage est confiée au chef de l’Office des services centralisés (OSC), assisté par le chef de la Section du personnel (SPe). Les organes siégeant au comité de pilotage sont les mêmes que ceux ayant participé à l’élaboration de la stratégie. Il s’agit du SG/des offices de l’INC et d’organes du degré secondaire II (CD CEPB, CDG), représentés chacun par une personne au sein du comité de pilotage. Ces représentantes et représentants sont nommés par les différents organes eux-mêmes.
Fréquence et dates des séances
Les séances du comité de pilotage ont généralement lieu chaque semestre. La direction du comité peut organiser des séances supplémentaires lorsque les travaux en cours l’exigent. Les dates des séances sont fixées par la direction du comité après concertation avec les membres.
Champs d’action et mesures
La numérisation des processus dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant fait l’objet des six champs d’action.
Objectives et résultats
Un comité de pilotage rassemblant des représentantes et représentants du SG et des offices de l’INC ainsi que des divers degrés d’enseignement (CD CEPB, CDG, école obligatoire) est institué et se réunit régulièrement afin d’assurer la mise en œuvre de la stratégie de numérisation des processus ainsi que la coordination stratégique permanente des projets.
Des instruments de pilotage et des comptes rendus trimestriels permettent d’assurer l’alignement de la structure et des processus sur le système ERP et les systèmes périphériques.
La collaboration au sein de l’INC entre le SG/les offices et l’OSC (SPe) ainsi qu’entre l’Office du personnel et l’OSC (SPe) est améliorée grâce à des conventions de prestations remaniées redéfinissant les tâches, responsabilités et compétences.
Le modèle « Gestion centralisée des traitements » est mis en place de façon généralisée dans les écoles du degré secondaire II. Les processus administratifs de gestion des ressources humaines, y compris l’établissement des classements du corps enseignant, sont centralisés au sein de la SPe à compter de janvier 2022. Le conseil RH reste associé aux écoles et est professionnalisé si nécessaire. Les modifications organisationnelles (répartition des tâches et des ressources) sont décidées dans le cadre d’un projet spécifique et mises en œuvre jusqu’en décembre 2021.
La réglementation découlant de la législation sur le corps enseignant et de la législation sur le personnel est intégrée au système ERP et aux systèmes périphériques définis. Les mécanismes de conduite et de contrôle nécessaires sont définis et établis.
Le respect des dispositions légales et des instructions SIPD est vérifié par le biais de contrôles et d’audits standardisés.
Mesures
Définir et instituer le comité et les instruments de pilotage
Renouveler les conventions de prestations
Définir et mettre en place le modèle de gestion des traitements au degré secondaire II
Intégrer la LSE/LPers et la réglementation relative au SCI au paysage des TIC
Définir et réaliser des contrôles et des audits de sécurité TIC
Objectifs et résultats
Les processus de travail nécessaires sont définis, documentés et intégrés dans le système ERP et les systèmes périphériques avec pour objectif d’atteindre un degré élevé d’automatisation.
Les potentiels d’optimisation dans le domaine des processus d’annonce sont identifiés en partenariat avec les représentantes et représentants de la scolarité obligatoire et des écoles du degré secondaire II s’agissant des tâches conjointes liées à la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Ces potentiels sont pris en compte dans la conception des flux de travail ERP et de nouveaux circuits d’annonce.
Les rôles nécessaires et les tâches, compétences et responsabilités qui y sont associées ainsi que les droits d’accès aux données sont définis et établis au sein des unités organisationnelles aussi bien pour les bénéficiaires que pour les fournisseurs des prestations.
L’évaluation de la maturité des processus a lieu selon une méthode standardisée et éprouvée et les améliorations sont apportées de manière systématique.
Mesures
Optimiser les processus de travail dans le cadre de projets spécifiques
Définir et réaliser des audits de processus et engager un processus d’amélioration continue
Objectifs et résultats
L’infrastructure TIC dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant est définie, documentée et axée sur les besoins et évolutions à venir. Elle est sans cesse développée.
Les prestataires impliqués fournissent les prestations convenues de manière fiable et rentable, dans le respect des prescriptions cantonales.
Dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant, un système de gestion des capacités relatif à l’infrastructure TIC est défini et mis en place avec les prestataires impliqués (partenaires, fournisseurs).
Indépendant du lieu, l’accès au système avec des terminaux usuels via BE-Login et la plateforme à authentification unique depuis le portail cantonal mis en place dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant est déterminé et instauré avec les prestataires.
Des directives sont définies dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant en tenant compte des technologies utilisées.
Mesures
Définir et instituer une infrastructure TIC, des normes et des directives
Améliorer l’accès au système et mettre à disposition un bureau virtuel (solution de portail)
Mettre en place un système de gestion des capacités
Objectifs et résultats
Les collaboratrices et collaborateurs de la SPe sont capables de gérer de façon souple des projets en collaboration avec les prestataires et les bénéficiaires des prestations.
La SPe dispose des compétences méthodologiques et médiatiques numériques nécessaires et des capacités correspondantes pour mettre en place, exploiter et développer le paysage des TIC.
Les membres du comité directeur, les chefs et cheffes de projet ainsi que les responsables de processus et d’applications de la SPe développent des compétences dans le domaine du numérique et plusieurs personnes disposent des compétences clés dans les secteurs où cela est indispensable.
Mesures
Définir et mettre à disposition les compétences-clés et les ressources permettant le déploiement du modèle d’affaires et du modèle d’exploitation numériques
Mettre en place et appliquer une gestion de projet TIC souple
Objectifs et résultats
La gestion systématique des partenaires et des fournisseurs se fait au moyen d’un système de gestion des fournisseurs éprouvé et normé.
Le professionnalisme (efficacité et efficience) est régulièrement documenté et continuellement amélioré.
Mesures
Établir et instituer des partenariats stratégiques
Mettre en place et établir le système de gestion des fournisseurs ; organiser des rencontres régulières avec les fournisseurs
Objectifs et résultats
La plateforme de connaissances, qui sert de base pour les prestations dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant, est développée et est entièrement disponible pour les groupes cibles.
La plateforme de connaissances constitue aussi un portail de services numériques qui accompagne les processus informatiques.
Les supports de formation pour les utilisateurs et utilisatrices ainsi que le soutien à la clientèle sont conçus de manière professionnelle.
Mesures
Établir la plateforme de connaissances et ses contenus comme un véritable outil d’information et de transfert du savoir dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant
Étendre la plateforme de connaissances pour en faire un portail de services numériques qui accompagne les processus informatiques et la développer en continu pour prendre en compte les nouvelles exigences
Concevoir les supports de formation pour les utilisateurs et utilisatrices ainsi que le soutien à la clientèle de manière professionnelle, les intégrer à la plateforme de connaissances et les mettre à disposition