Ersterfassung und Änderung der Personaldaten

Bei Eintritt oder Wiedereintritt einer Lehrperson in den Schuldienst, wird diese von der Schulleitung aufgefordert, das persönliche Meldeblatt (Volksschule und Gymnasien) oder das Anstellungsformular (Berufsfachschulen) korrekt und vollständig auszufüllen und vor Beginn der Anstellung der gehaltsverarbeitenden Stelle einzureichen. Die Angaben auf dem Formular stellen, mitsamt den darin erwähnten Beilagen (Diplome, Arbeitsbestätigungen, etc.) eine zwingende Voraussetzung für die korrekte Einstufung und spätere Gehaltsverarbeitung sowie für die Aufnahme in der beruflichen Vorsorge dar. Das persönliche Meldeblatt oder das Anstellungsformular kann durch die Schulleitung direkt in der SAP ePM mit der Meldung der Anstellung eingereicht werden. 

Betrifft die Anstellung eine Lehrperson aus dem Ausland, sind zusätzlich zum persönlichen Meldeblatt auch eine Kopie des Ausländerausweises wie auch Angaben über die Quellensteuerpflicht erforderlich.

Im Zusammenhang mit einer Neuanstellung sind auch die Familienzulagen zu prüfen.

Bei Änderungen der Personaldaten meldet die Lehrperson die Mutation anhand des entsprechenden Formulars inkl. den erforderlichen Beilagen an die gehaltsverarbeitende Stelle. Mutationen können sein (Liste nicht abschliessend):

• Änderung der Auszahlungsadresse

• Adressänderung

• Änderung Zivilstand / Namensänderung

• Verzicht auf Risikoversicherung während unbezahltem Urlaub

• Abschluss einer Aus- oder Weiterbildung

• Geburt eines eigenen Kindes

• Nachweis für Ausbildungszulagen

Lehrpersonen werden unabhängig von Pensum, Schulstufe oder Funktion separat durch die jeweilige Anstellungsbehörde befristet oder unbefristet per Anstellungsverfügung angestellt. Die Einstellung erfordert die Erfassung und Speicherung persönlicher Daten in einem physischen Personaldossier sowie im Lohnsystem SAP. Die Personaldatenführung untersteht dem Datenschutz. Personaldaten werden fünf Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vernichtet. Nicht besonders schützenswerte Personaldaten können im Interesse der Betroffenen länger aufbewahrt werden.

Sämtliche gehaltsverarbeitenden Stellen sind rechtlich verpflichtet, die persönlichen Daten vor Einsichtnahme durch Unbefugte und gegen unzulässige Bekanntgabe an Dritte zu schützen.