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Die Verwaltung des Kantons Bern befindet sich mit dem ERP-Projekt auf dem Weg zur «Digitalen Verwaltung». Mit dem strategischen Ziel, die Systeme PERSISKA (Lohnsystem) und FIS (Finanzsystem) der Kantonsverwaltung Bern per 1. Januar 2023 durch ein ERP-System (SAP) abzulösen, sollen die Prozesse und Strukturen dahingehend abgestimmt werden.

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Wichtige Links und Formulare

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ERP-Projekt - Teilprojekt Lehrkräfte


Fakten

Die Verwaltung des Kantons Bern befindet sich mit dem ERP-Projekt auf dem Weg zur «Digitalen Verwaltung». Mit dem strategischen Ziel, die Systeme PERSISKA (Personalinformationssystem Kanton Bern) und FIS (Finanzinformationssystem Kanton Bern) der Kantonsverwaltung Bern per 1. Januar 2023 durch ein ERP-System (SAP) abzulösen, sollen die Prozesse und Strukturen dahingehend abgestimmt werden. Im Projekt Personal und Lehrkräfte werden die Prozesse Personal und Lehrkräfte sowie die Struktur der Organisation umfassend geprüft und optimal in der neuen SAP Lösung entwickelt.

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Hauptziele

  • Überführung und Weiterentwicklung der Funktionalitäten aus der bisherigen Lösung PERSISKA in eine neue leistungsfähige, standardisierte IT-Plattform.
  • Optimierung, Vereinheitlichung und Standardisierung der Supportprozesse, Bündelungen von Aufgaben in Dienstleistungszentren.
  • Anpassen von Schnittstellen sowie Anbindung von Umsystemen an das neue System.
  • Erzielen von Einsparungen von jährlich rund CHF 10 Mio. durch Reduktion der Betriebs- und Wartungskosten der beiden bisherigen Lösungen PERSISKA und FIS.
  • Effiziente Organisation der Supportprozesse in Kompetenzzentren und Konzentration der Verwaltungseinheiten auf Kerngeschäfte

Mit SAP erreichen wir eine bessere Integration verschiedener Anwendungswelten und eine wesentlich höhere Automation. 



Zielgruppen innerhalb TP Lehrkräfte

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Projektverantwortung und Teilprojekte

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Projektorganisation

Die in HERMES vorgesehenen Rollen wurden bei der Ausgestaltung des Organigramms als Grundlage verwendet. Grundsätzlich orientiert sich die vorgeschlagene Projektorganisation des ERP-Projekts an ähnlich gelagerten Vorhaben im Kanton und der SAP Best Practices (SAP Activate) für die Umsetzung und Einführung von SAP Projekten. Die heutige Form ist seit Juli 2018 in Kraft.

Die Projektleitung stellt den reibungslosen Ablauf des Projekts sicher und ist für die Einhaltung von Zeit, Qualität und Kosten verantwortlich. Sie wird aus Kundenprojektleiter (PL-BE, AWK Group AG) und Projektleitung des Implementierungspartners (PL-IP, Q_PERIOR AG) gebildet.

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Erarbeitete Lösungen im TP Lehrkräfte

  • Personalbedarf Lehrkräfte planen
  • Personalkosten Lehrkräfte planen
  • Pensenplanung
  • Personaldaten auswerten und bereitstellen
  • Gehaltskosten simulieren
  • Soll-/Ist-Vergleiche Personalressourcen
  • Anstellung melden und erfassen
  • Stammdaten melden und erfassen
  • Beschäftigungsgrad berechnen
  • Gehaltsaufstieg vornehmen
  • Abwesenheiten melden und erfassen
  • Entschädigungen/Spesen melden
  • Gehaltsverrechnung und Lastenverteilung
  • Personalaustritt verarbeiten




Zeitplan der verschiedenen Etappen

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Etappe 1, Lehrkräfte

Fokus: Basisfunktionalitäten

  • Basisfunktionalität für Finanzen und Personal
  • Ablösung FIS und PERSISKA
  • Reporting HCM
  • Schnittstellen
  • Portal und Workflows für Massenprozesse
Info
titleEtappe 1: Optimiertes und Erreichtes
Systemzugang:
  • BE-Login für Schulleitungen und Lehrpersonen Sek II
  • Delegation in SAP
System:
  • Web-Applikation
  • Apps zusammengeführt (z.B. ePM, Reporting, Einstufung und so weiter)
IKS:
  • Weitgehende Automatisierung durch systemgesteuerte Reports
Einzellektionen-Formulare:
  • Eine Zwischenlösung mit einem digitalen Abrechnungsformular wird angestrebt.
Strukturen:
  • Zentrale Bewirtschaftung der Schulstrukturen durch APD
Unfall- / Krankheits-Bewirtschaftung:
  • Nur noch 1 System (UKA)
  • Keine Medienbrüche mehr
Info
titleEtappe 1: Optimiertes und Erreichtes
Einstufung:
  • Optimierte Systemunterstützung bei der Festlegung der Einstufung. 
Personaldossier:
  • Bereitstellung des elektronischen Personaldossiers für die Gehaltsverarbeitung Lehrpersonen
  • Zugriff ausschliesslich für Vorgesetzte
Gehaltsverarbeitung:
  • Zentralisierte Gehaltsverarbeitung für alle LAG-Anstellungen
Pensenmeldungen:
  • Tagesaktuelle Daten
  • Tägliche Workflows
  • Daten- und Mutations-Plausibilisierung durch das System



Projektteam Teilprojekt Lehrkräfte

Das 5-köpfige Spezialistenteam als Vertretung der Bedürfnisse der Lehrkräfte BKD unterstützt sich gegenseitig aktiv und die betroffenen Bereiche in der BKD zu den vielfältigsten Themen.

Ihr Credo 

Für die Lehrpersonen BKD, erarbeiten einheitlicher und standardisierter Prozesse, Bündelung der Aufgaben im Dienstleistungsgedanke, reibungslose Ablösung der bestehenden Systeme FIS und PERSISKA und deren Überführung in eine standardisierte IT-Plattform SAP. 

SmartBox
titleKontakt Projektleitung ERP Teilprojekt Lehrkräfte

Renzo Bauen, Projektleiter
sap.apd@be.ch 

Bildungs- und Kulturdirektion des Kantons Bern
Amt für zentrale Dienste
Sulgeneckstrasse 70, 3005 Bern

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Prozess

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Link auf Prozesse im QM-PilotBemerkungen




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Avec le projet ERP, l’administration du canton de Berne est en passe de devenir une administration numérique. Ce projet ayant pour objectif stratégique de remplacer, au 1er janvier 2023, les systèmes PERSISKA (système salarial) et FIS (système financier) utilisés par l’administration bernoise par un système ERP (SAP), les processus et les structures qui en dépendent doivent nécessairement être adaptés.


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Liens et formulaires importants

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Sous-projet ERP Corps enseignant


Faits

Avec le projet ERP, l’administration du canton de Berne est en passe de devenir une administration numérique. Ce projet ayant pour objectif stratégique de remplacer, au 1er janvier 2023, les systèmes PERSISKA (système cantonal d’information sur le personnel) et FIS (système cantonal d’informations financières) utilisés par l’administration bernoise par un système ERP (SAP), les processus et les structures qui en dépendent doivent nécessairement être adaptés. Le projet « Personnel et corps enseignant » a pour but d’examiner en profondeur les processus liés au personnel et au corps enseignant ainsi que la structure organisationnelle et de les intégrer de manière optimale dans la nouvelle solution SAP.



Objectifs principaux

  • Transférer PERSISKA vers une nouvelle plateforme informatique performante et standardisée et développer ses fonctionnalités
  • Optimiser, uniformiser et standardiser les processus d’assistance informatique, regrouper les tâches dans des centres de prestations
  • Adapter les interfaces et raccorder les systèmes auxiliaires au nouveau système SAP
  • Réaliser des économies annuelles d’environ CHF 10 mio en réduisant les frais d’exploitation et de maintenance pour les solutions PERSISKA et FIS
  • Organiser efficacement les processus d’assistance informatique dans des centres de compétences et recentrer les unités administratives sur leurs activités principales

SAP permet d’obtenir une meilleure intégration des différents univers d’application et un degré d’automatisation bien plus élevé 



Groupes cibles au sein du sous-projet Corps enseignant 


Responsables du projet et sous-projets




Organisation du projet

Les rôles prévus dans le cadre de la méthode de gestion de projets HERMES ont servi de base à l’élaboration de l’organigramme. L’organisation proposée pour le projet ERP s’inspire de projets similaires dans le canton et des meilleures pratiques SAP (SAP Activate) pour la mise en œuvre et l’introduction de projets SAP. La forme actuelle est en vigueur depuis juillet 2018.

La direction du projet assure le bon déroulement du projet et veille au respect des délais, de la qualité et des coûts. Elle se compose du chef de projet client (PL-BE, AWK Group AG) et du chef de projet du partenaire d'implémentation (PL-IP, Q_PERIOR AG).

Solutions élaborées dans le cadre du sous-projet Corps enseignant

  • Planifier les besoins en personnel enseignant
  • Planifier les coûts liés au corps enseignant
  • Planifier les programmes d’enseignement
  • Évaluer et publier les données relatives au personnel
  • Simuler les coûts salariaux
  • Comparer l’état actuel et l’état visé des ressources en personnel
  • Annoncer et saisir les engagements
  • Annoncer et saisir les données de base
  • Calculer les degrés d’occupation
  • Réaliser la progression salariale
  • Annoncer et saisir les absences
  • Annoncer les indemnités/frais
  • Effectuer l’imputation des traitements et la répartition des charges
  • Traiter les départs de membres du personnel




Calendrier des différentes étapes


Étape 1, corps enseignant

Priorité : fonctionnalités de base

  • Fonctionnalité de base liée aux finances et au personnel
  • Remplacement de FIS et de PERSISKA
  • Reporting HCM
  • Interfaces
  • Portail et flux de travail pour les processus d’envergure
Info
titleÉtape 1 : objectifs réalisés
Accès au système:
  • BE-Login pour les directions d’école et le corps enseignant du secondaire II
  • Délégation dans SAP
Système :
  • Application web
  • Regroupement des applications (p. ex. CdPe, reporting, classement)
SCI :
  • Automatisation largement réalisée grâce à des rapports gérés par le système
Formulaires sur les leçons ponctuelles :
  • Une solution intermédiaire prévoyant un formulaire de facturation numérique est envisagée.
Structures :
  • Gestion centralisée des structures scolaires par la SPe
Gestion des accidents/maladies
  • Plus qu’un seul système (UKA)
  • Plus de ruptures de support
Info
titleÉtape 1 : objectifs réalisés

Classements :

  • Soutien optimisé par le système lors des classements 
Dossier personnel :
  • Mise à disposition du dossier personnel électronique pour le traitement des salaires du corps enseignant
  • Accès réservé aux supérieures et supérieurs hiérarchiques
Gestion des traitements :
  • Gestion centralisée des traitements pour tous les engagements selon la LSE
Communication des programmes :
  • Données mises à jour quotidiennement
  • Flux de travail quotidiens
  • Plausibilisation des données et des opérations par le système



Équipe du sous-projet Corps enseignant

L’équipe de spécialistes (cinq personnes) représente les intérêts du corps enseignant relevant de l’INC et se soutient mutuellement ainsi que les domaines concernés à l’INC sur les sujets les plus divers.

Sa Mission

Élaborer, à l’intention du corps enseignant relevant de l’INC, des processus uniformes et standardisés, regrouper les tâches dans une démarche de service, veiller à ce que le remplacement des systèmes FIS et PERSISKA se déroule sans difficulté et transférer ces systèmes vers une plateforme informatique SAP standardisée. 

SmartBox
titleDirection du sous-projet Corps enseignant :

Renzo Bauen, chef de projet
renzo.bauen@be.ch 

Direction de l’instruction publique et de la culture du canton de Berne
Office des services centralisés
Sulgeneckstrasse 70, 3005 Berne

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Processus (QM-Pilot)Remarques




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