Wartungsarbeiten am 08.04.2024 von 17.00 Uhr bis 19.00 Uhr - Travaux de maintenance le 08.04.2024 de 17h00 à 19h00

Reichen die BOR-Werte nicht zur Erfassung erforderlicher Anstellungen, so kann dies nebst fehlenden bewilligten ordentlichen Ressourcen auch folgende im Zusammenhang mit der Umstellung auf SAP liegenden Gründe haben, die durch uns korrigiert werden müssen:

• Anstellungen sind nicht als Stellvertretung gekennzeichnet
• Anstellungen sind nicht mit einem VZE-Code gekennzeichnet
• Anstellungen erscheinen doppelt
• Der BOR-Wert ist falsch hinterlegt

Handlungsanweisung: Melden Sie uns solche Fälle mit entsprechendem Printscreen aus der ePM. Diese werden rasch möglichst korrigiert

Der Zugang zum KSML / AZMS LP und weiteren BKD-Fachapplikationen ist technisch unabhängig von der SAP-ePM: Das bisher verwendete BE-Login Konto für den Zugang zu diesen Anwendungen bleibt weiterhin gültig. Die registrierten «Hauptschulleitenden» können sich weiterhin mit der bisher verwendeten E-Mailadresse bei diesen Anwendungen anmelden.

Handlungsanweisung: Delegationen müssen für alle delegierten Benutzenden, die sich mit einem Benutzernamen mit Doppelpunkt (z.B. schule:name) anmelden, durch die «Hauptschulleitung» einmalig neu festgelegt werden. Gehen Sie dazu gemäss Kapitel 4 der Anleitung «Delegationen für BKD-Applikationen verwalten» vor.

Reichen die BOR-Werte nicht zur Erfassung erforderlicher Anstellungen, so kann dies nebst fehlenden bewilligten ordentlichen Ressourcen auch folgende im Zusammenhang mit der Umstellung auf SAP liegenden Gründe haben, die durch uns korrigiert werden müssen:

• Anstellungen sind nicht als Stellvertretung gekennzeichnet
• Anstellungen sind nicht mit einem VZE-Code gekennzeichnet
• Anstellungen erscheinen doppelt
• Der BOR-Wert ist falsch hinterlegt

Handlungsanweisung: Melden Sie uns solche Fälle mit entsprechendem Printscreen aus der ePM. Diese werden rasch möglichst korrigiert.

Erscheint bei einer Neuerfassung einer Lehrperson an der Schule die Meldung, dass die SV-Nr. mit einem anderen Namen bereits im SAP vorhanden ist, kann dies folgende Gründe haben:

• Der Name der Lehrperson ist bei der Erfassung anders als in SAP eingegeben worden
• Das Geburtsdatum ist fehlerhaft
• Die eingegebene SV-Nummer ist fehlerhaft

Handlungsanweisung: Prüfen Sie die erfassten Angaben und beachten Sie, dass im Normalfall der Name in SAP gemäss offiziellem Ausweisdokument geführt wird (Beispiel: Vreni -> Verena). Kontaktieren Sie bei Bedarf die für Sie zuständige Fachperson Gehaltsverarbeitung.

Bitte beachten Sie, dass bei Austritten per Ende Schuljahr nicht der letzte Tag vor den Sommerferien (unterrichtsfreie Zeit), sondern der 31. Juli als Austrittdatum erfasst wird. Es erfolgen keine manuellen Anpassungen des Austrittsdatums durch die APD, weshalb in SAP das gemeldete Enddatum einer Anstellung aus der SAP-ePM übernommen und verbucht wird. Dies ist relevant, weil der Versicherungsschutz 30 Tage nach Beendigung der Anstellung erlischt. Der Ferienanteil wird automatisch korrekt berechnet und berücksichtigt.

Anstellungen mit Fachpatent führen zu einer Einstufung im Fach und ausserhalb den Fächern gemäss vorliegendem Fachpatent. Hierzu müssen in SAP separate Anstellungen erzeugt werden, damit die unterschiedlichen Einstufungen pro Fach abgebildet werden können.

Schulleitungen können in der SAP-ePM lediglich eine identische Anstellung pro Schulstufe und Unterrichtsart erfassen (Doublettenprüfung).

Handlungsanweisung: Die Schulleitungen und Personalverantwortlichen erfassen in der SAP-ePM eine Anstellung für Lehrpersonen mit Fachpatent. Pro Fach mit Fachpatent geben sie die Anzahl der erteilten Lektionen an. Die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) wird mit diesen Angaben die Einstufung festlegen und die Anstellungen in SAP abbilden.

Die Aussage in Kap. 5.3.7 und 5.5 der aktuellen Handbuchversion 1.0, solche Anstellungen in der SAP ePM separat zu erfassen, wird in der nächsten Ausgabe korrigiert.

Schulleitungen erfassen und verbuchen Mutterschaftsurlaube ab dem Tag der Geburt wie andere Abwesenheiten in der SAP-ePM.  Anschliessend kann die Stellvertretung erfasst werden.

Die Berechnung des durchschnittlichen Beschäftigungsgrads und damit einhergehende allfällige Anpassung der BOR-Werte erfolgen anschliessend durch die APD in Zusammenarbeit mit den Schulinspektoraten.Die am 7. Februar 2023 kommunizierte Übergangslösung ist damit hinfällig.

Bei Abwesenheiten achten Sie bitte darauf, dass diese – auch während der unterrichtsfreien Zeit - durchgehend in der SAP-ePM erfasst werden. Bei Änderung des Abwesenheitsgrads ist eine neue, direkt anschliessende Abwesenheit zu erfassen. Wir danken Ihnen für die zeitnahe und korrekte Erfassung und Verbuchung Ihrer Mutationen in der SAP-ePM.

Das Erfassen von (Teil-)Abwesenheiten ist mit der SAP-ePM einfacher geworden: (Teil-)Abwesenheiten werden pro Anstellung im entsprechenden Umfang (z.B. 50% auf jeder Anstellung) erfasst. SAP berechnet aufgrund des Abwesenheits-Prozentsatzes den korrekten Beschäftigungsgrad pro Anstellung selbstständig. Eine anteilsmässige Berechnung pro Teilanstellung entfällt, da SAP keine Teilanstellungen führt.

Sie helfen uns bei der Zuordnung der Arztzeugnissen, wenn Sie diese gemäss ePM Handbuch Kapitel 7.3 beschriften:

• Krankheit → K 01012023 – 31012023– 31012023
• Krankheit infolge Schwangerschaft → S 14032024 – S 30042024
• Unfall → U 01012023 – 31012023

Prüfen Sie beim Hochladen von Dokumenten, ob das Dokument nach dem Upload in der Übersicht angezeigt wirdHochladen von Dokumenten, ob das Dokument nach dem Upload in der Übersicht angezeigt wird.

Erforderliche Zugriffe auf die SAP-ePM melden Sie uns bitte mittels Meldeblatt für Berechtigungen SAP-ePM.

Falls infolge Wechsel der Schulleitung per 1. Februar 2023 August 2024 die für die Zugriffssteuerung hauptverantwortliche Person für die BKD-Anwendungen KSML, AZMS etc. ändert, vermerken Sie dies im im Meldeblatt für Berechtigungen SAP-ePM unter Bemerkungen mit «Erfassen als neue hauptverantwortliche Schulleitung für die Zugriffssteuerung KSML/AZMS».

Mutationen, die in der SAP-ePM noch gelb hinterlegt sind, sind nicht verbucht und fliessen nicht in die nächste Gehaltsabrechnung ein. Die Verbuchung muss zwingend über den Prüf- und Verbuchungsprozess ausgelöst werden:

1. Starten Sie den Verbuchungsprozess über das Symbol
   Alle nicht verbuchen Mutationen werden aufgelistet und zur Prüfung vorgeschlagen.
2. Starten Sie die Prüfung mit Klick auf das Symbol auf der Seite unten rechts.
3. Nach der Prüfung wird angezeigt, ob noch Fehler vorhanden sind oder ob die Buchungen freigegeben werden können. Sind Fehler vorhanden, müssen diese entweder korrigiert oder von der Freigabe ausgeschlossen werden, indem bei der fehlerhaften Mutation der Haken entfernt wird.
4. Bestätigen Sie nach erfolgreicher Prüfung die Verbuchung mit «Freigeben».

Im Benutzerhandbuch der SAP-ePM ist der Verbuchungsprozess unter Kapitel 10 «Mutationen prüfen und verbuchen» im Detail beschrieben.

Während der Durchführung der Gehaltsverarbeitung sind in SAP gewisse Datensätze in SAP gesperrt. In dieser Zeit können keine ePM-Meldungen verbucht werden und es erscheint die Statusmeldung «Im Abrechnungskreis 10 ist die Online-Pflege gesperrt». Die Verbuchung kann nach Abschluss der Gehaltsverarbeitung vorgenommen werden.

An Volksschulen können Stellvertretungen für Lehrpersonen, die wegen IPB-Bezug abwesend sind, neu über den VZE-Code 005033 «Übernahme Lektionen IPB-Kompensation» angestellt werden.

Die für die Anstellung einer Stellvertretung notwendige Erfassung der Abwesenheit mit korrektem Abwesenheitsgrad bei der abwesenden Person entfällt. Allenfalls bereits als Stellvertretung erfasste Anstellungen können selbstverständlich bis zu deren Ablauf so weiterlaufen. 

Schulen der Sekundarstufe II dürfen den oben erwähnten VZE-Code nicht anwenden. Dies gilt auch für Anstellungen am ersten Gymnasialjahr (G1) sowie an Klassen der Sekundarstufe 1 von Mittelschulen. Die Erfassung erfolgt an den Schulen Sek II wie bisher bzw. für G1- und Sek I-Klassen über die oben beschriebene Stellvertretungslösung mit Erfassung der Abwesenheit.

Il est possible de charger dans SAP-CdPe uniquement des documents d’une taille maximale de 10 Mo. Veillez à ce que les fichiers que vous chargez ne dépassent pas cette taille, sinon ils ne seront pas envoyés. Les restrictions du pare-feu cantonal ont été supprimées, car elles empêchaient également le transfert de fichiers.

Nous examinons actuellement les adaptations appropriées pour garantir le chargement fiable de documents dans SAP-CdPe

À l’heure actuelle, les engagements entièrement comptabilisés via le RIH et donnant un degré d’occupation rémunéré de 0 % ne peuvent pas être saisis dans SAP-CdPe.

Procédure : saisissez au moins 0,5 leçon comme leçon rémunérée ou cumulez-la dans le RIH sur un autre engagement qui convient.

L'accès à la BCEE, au SGCT CE et à d'autres applications spécialisées de l’INC est techniquement indépendant de l'application SAP-CdPe. Le compte BE-Login utilisé jusqu’à présent pour accéder à ces applications valable. Ainsi, les personnes inscrites ayant la responsabilité principale de la direction d’école peuvent continuer à utiliser l’adresse électronique utilisée jusqu’ici pour accéder à ces applications.

Procédure : les personnes ayant la responsabilité principale de la direction d’école doivent une nouvelle fois attribuer les droits d’accès pour l’ensemble des utilisatrices et utilisateurs délégués inscrits avec un nom d’utilisatrice ou d’utilisateur ayant un deux-points (p. ex. école:nom). À cet effet, veuillez consulter le chapitre 4 du manuel d’utilisation « Gestion des délégations pour les plateformes de l’INC »

Si les valeurs ROA ne suffisent pas pour saisir les engagements requis, cela peut être dû au fait que les ressources ordinaires n’ont pas encore été autorisées, mais aussi au fait que les erreurs suivantes liées au passage à SAP, que nous devons encore corriger, peuvent survenir :

• Les engagements ne sont pas indiqués comme des remplacements.
• Les engagements ne comportent pas de code UPT.
• Les engagements apparaissent en double.
• Les valeurs ROA ont été mal saisies.

Procédure : signalez ces cas avec des captures d’écran de la CdPe. Nous règlerons les problèmes rencontrés dans les plus brefs délais.

Lors de la saisie d’une nouvelle enseignante ou d’un nouvel enseignant, si un message indique que le numéros AVS saisi est déjà attribué à une autre personne dans SAP, ce peut être pour les raisons suivantes :

• Le nom de la personne saisi est différent de celui figurant dans SAP.
• La date de naissance donnée est incorrecte.
• Le numéro AVS donné est incorrect.

Procédure : contrôlez les données saisies et vérifiez que le nom figurant dans SAP correspond bien au nom sur la pièce d’identité (p. ex. : Sam -> Samuel). Veuillez contacter si besoin la ou le spécialiste compétent de l’administration des traitements.

Dans le cadre du lancement de SAP-CdPe, lors du premier semestre, tous les retraits RIH doivent être saisis en tant que modifications du degré d’occupation. Durant une absence, il n’est normalement pas possible de modifier le degré d’occupation. Si une absence a déjà été saisie pour un engagement, le système indique qu’il est interdit de modifier le degré d’occupation. Dans un tel cas, il faut procéder comme suit :

1. Supprimer l’absence et enregistrer
2. Saisir la modification du degré d’occupation et enregistrer
3. Saisir à nouveau l’absence supprimée et enregistrer

Veuillez noter qu’en cas de départ à la fin de l’année scolaire, ce n’est pas le jour précédent les vacances d’été (temps non consacré à l’enseignement) qui doit être saisi, mais le 31 juillet. La SPe ne procède à aucune adaptation manuelle de la date de sortie, car la date de fin d’un engagement inscrite dans SAP est reprise de SAP-CdPe. Cela est important, parce que la couverture d’assurance expire 30 jours après la fin de l’engagement. La part des vacances est automatiquement calculée et prise en compte.

Les engagements d’enseignant·e·s possédant un brevet de branche font l’objet d’un classement par branche, pour la branche avec brevet et pour les branches sans brevet. Pour cela, il faut créer des engagements distincts dans SAP afin que les différents classements par branche puissent être représentés.

Dans SAP-CdPe, les directions d’école ne peuvent saisir qu’un engagement identique par degré scolaire et type d’enseignement (contrôle des doublons).

Marche à suivre : les membres des directions d’école et les responsables des ressources humaines saisissent dans SAP-CdPe un engagement pour les enseignant·e·s possédant un brevet de branche. Ils indiquent le nombre de leçons dispensées par branche avec brevet. La Section du personnel (SPe) déterminera le classement au moyen de ces données et reproduira les engagements dans SAP.

Les mentions aux chapitres 5.3.7 et 5.5 du manuel d’utilisation, version 1.0, selon lesquelles ces types d’engagement doivent être saisis séparément dans SAP-CdPe, seront corrigées dans la prochaine version.

Les directions d’école saisissent et décomptent les congés de maternité à compter du jour de la naissance de l’enfant de la même façon que les autres absences dans SAP-CdPe. Ensuite, elles peuvent saisir le/la remplaçant·e.

Le calcul du degré d’occupation moyen et les éventuelles modifications des valeurs ROA en découlant sont effectués ultérieurement par la SPe en collaboration avec l’inspection scolaire correspondante.

La solution provisoire communiquée le 7 février 2023 n’est donc plus nécessaire.

Veuillez veiller à ce que les absences soient saisies en continu dans SAP-CdPe, aussi lorsqu’elles portent sur des périodes hors enseignement. En cas de changement du taux d’incapacité, il convient de saisir immédiatement une nouvelle absence. Nous vous remercions de saisir et d’enregistrer rapidement et correctement vos modifications dans SAP-CdPe.

La saisie d’absences (partielles) est devenue plus facile grâce à SAP-CdPe : la durée des absences (partielles) est saisie par engagement (p. ex. 50 % pour chaque engagement). SAP calcule automatiquement le degré d’occupation correct par engagement sur la base du taux d’absence. Il n’y a plus de calcul au pro rata par engagement partiel, car SAP ne fonctionne pas sur la base d’engagements partiels.

Vous nous aidez grandement à identifier les certificats médicaux si vous les indiquez tel que décrit au chapitre 7.3 du manuel d’utilisation de la CdPe :

• Pour maladie → M 01012023 – 31012023
• Pour accident → A 01012023 – 31012023.

Lorsque vous chargez des documents, veuillez vérifier que chaque document apparaît dans l’aperçu après son chargement.

Veuillez nous adresser les demandes d’accès à SAP-CdPE via le formulaire de demande de droits d’accès pour SAP-CdPe.

Dans le cas où une direction d’école change au 1^er février 2023 et que ce changement implique la nomination d’une nouvelle personne chargée du contrôle des accès pour BCEE, SGCT et toute autre application de l’INC, veuillez l’indiquer dans le champ des motifs et remarques du formulaire de demande de droits d’accès pour SAP-CdPe par la phrase suivante « À inscrire comme nouvelle personne ayant la responsabilité principale de la direction d’école qui est chargée du contrôle des accès BCEE/SGCT ».

Les modifications qui apparaissent en jaune dans SAP-CdPe ne sont pas encore enregistrées et ne sont donc pas prises en compte dans le prochain décompte de traitement. Pour enregistrer les modifications, il faut suivre le processus de vérification et d’enregistrement :

1. Démarrez le processus en cliquant sur le symbole suivant :

Toutes les modifications qui n’ont pas encore été enregistrées s’affichent alors pour le contrôle.

1. Démarrez le processus de vérification en cliquant sur le bouton en bas à droite.
2. À l’issue du processus de vérification, les erreurs éventuelles s’affichent. S’il y a des erreurs, celles-ci doivent d’abord être corrigées ou exclues de la validation en décochant la case à côté de la modification erronée. S’il n’y a pas d’erreurs, les modifications peuvent être enregistrées.
3. Une fois le processus de vérification achevé, confirmez l’enregistrement en cliquant sur « Valider ».

Le processus de vérification et d’enregistrement est décrit de manière détaillée au chapitre 10 « Vérifier et enregistrer les modifications » du Manuel d’utilisation pour la CdPe de SAP.

Durant la période de gestion des traitements dans SAP, certains jeux de données sont bloqués. Alors, il n’est pas possible d’enregistrer des annonces CdPe et l’annonce de statut « La tranche de décompte 10 est bloquée pour la gestion des données de base » s’affiche. Il est de nouveau possible de saisir des données dans SAP une fois la période de gestion des traitements terminée.

Dans les écoles obligatoires, il est désormais possible d’engager des remplaçantes et remplaçants des enseignantes et enseignants absents en raison d’un retrait RIH sous le code UTP 005033 qui concerne le transfert des leçons pour la compensation RIH.

Lors de l’engagement d’une remplaçante ou d’un remplaçant, il n’est plus nécessaire de saisir l’absence en indiquant le taux d’incapacité correct de la personne absente. Les engagements déjà saisis comme un remplacement peuvent bien entendu rester tels quels jusqu’à la fin de la durée de l’engagement.

Les écoles du degré secondaire II ne peuvent pas utiliser le code UTP susmentionné. C’est également le cas pour les engagements dans les classes GYM 1. Les écoles du degré secondaire II continuent de faire comme à leur habitude. Pour les classes GYM 1, il faut saisir l’absence comme indiqué ci-avant.

L’ajustement automatique de la décharge horaire en début de semestre se fera le 10 mars 2023 avec le deuxième versement du traitement de février.