Wartungsarbeiten am 08.04.2024 von 17.00 Uhr bis 19.00 Uhr - Travaux de maintenance le 08.04.2024 de 17h00 à 19h00

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Die angestrebte Digitalisierung des Personal- und Gehaltswesens Lehrpersonen wird in sechs Handlungsfeldern umgesetzt. Es sind dies: "Organisation und Governance", "Prozesse und ICT-Unterstützung", "Infrastruktur und Technologie", "Mitarbeitende und Fähigkeiten", "Partner und Lieferanten" sowie "Kunden und Dienstleistungen". Für jedes Handlungsfeld wurde ein detaillierter Beschrieb der Ziele, Massnahmen und der erwarteten Ergebnisse definiert. Der zeitliche Rahmen der Massnahmen wird zudem in einer Roadmap auf einer Zeitachse abgebildet.   

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nameWichtige Links und Formulare
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Wichtige Links und Formulare

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nameHandlungsfeld 1: Organisation und Governance
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Handlungsfeld 1: Organisation und Governance

Ziele und Ergebnisse
  • Zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie und zur kontinuierlichen strategischen Abstimmung der Projekte wird ein Steuerungsgremium mit Vertretern GS/Fachämter BKD sowie Vertreterinnen und Vertreter der Schulstufen (LA KBB, KSG, VS) etabliert und regelmässig einberufen.
  • Ausgeprägte Ausrichtung der Aufbau- und Ablauforganisation auf das ERP-System und die definierten Umsysteme wird mittels Steuerungsinstrumenten und Quartalsberichterstattung sichergestellt.
  • Die Zusammenarbeit, innerhalb der BKD zwischen dem GS/Fachämtern und dem AZD (APD) sowie zwischen dem Personalamt und dem AZD (APD), wird optimiert, indem die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen in erneuerten Leistungsvereinbarungen geregelt sind.
  • An den Schulen Sek II ist neu das Modell «zentrales Gehaltswesen» flächendeckend angewandt. Die administrativen HR-Prozesse des Gehaltswesens inkl. Gehaltseinreihung sind auf Januar 2022 in der APD zentralisiert, die HR-Beratung an den Schulen beibehalten und wo nötig weiter professionalisiert. Die organisatorischen Anpassungen (Aufgaben- und Ressourcenverteilung) sind projektbezogen geklärt und bis Dezember 2021 umgesetzt.
  • Regelwerk gemäss Lehreranstellungs- und Personalgesetzgebung ist im ERP-System und den definierten Umsystemen hinterlegt. Die benötigten Steuerungs- und Kontrollmechanismen sind definiert und etabliert.
  • Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der ISDS-Vorgaben wird mit standardisierten Check-Ups bzw. Audits verifiziert.
Massnahmen
  • Steuerungsgremium und –Instrumente definieren und etablieren
  • Leistungsvereinbarungen erneuern
  • Organisationsmodell Gehaltswesen Sek II definieren und etablieren
  • LAG/PG und IKS-Regelwerk in Systemlandschaft integrieren
  • ICT-Security Check-Ups und Audits definieren und durchführen
Erwartete WirkungNutzen
  • Kontinuierliche strategische Abstimmung
  • Verbesserte Zusammenarbeit
  • Verbesserte Wirtschaftlichkeit
  • Optimierte Leistungserbringung
  • Rechtskonforme Gehaltsverarbeitung
  • Verbesserte Steuerung
  • Erhöhte Effektivität
  • Geförderte Effizienz
  • Erhöhte Kundenorientierung
  • Stringente Anwendung gesetzl. Bestimmungen und verbesserte Kontrollmöglichkeiten (IKS)

Roadmap zu Handlungsfeld 1:

Abbildung Roadmap Handlungsfeld 1

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nameHandlungsfeld 2: Prozesse und ICT-Unterstützung
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Handlungsfeld 2: Prozesse und ICT-Unterstützung

Ziele und Ergebnisse
  • Die benötigten Geschäftsprozesse sind definiert, dokumentiert und im ERP-System sowie in den definierten Umsystemen abgebildet. Ein hoher Automatisierungsgrad wird angestrebt.
  • In der Verbundaufgabe des Personal- und Gehaltswesens Lehrpersonen sind Optimierungspotentiale in den Meldeprozessen mit den Volksschulen und den Schulen Sek II bestimmt, in der Konzeption der ERP-Workflows und weiteren Meldewegen berücksichtigt und umgesetzt.
  • Die benötigten Rollen und deren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sowie die erforderlichen Datenzugriffsrechte sind definiert und in den Organisationseinheiten sowohl bei den Leistungsbezügern wie auch bei den Leistungserbringern etabliert.
  • Die Evaluation der Prozessmaturität erfolgt nach einer standardisierten, praxiserprobten Methode und die Prozessverbesserung erfolgt systematisch.
Massnahmen
  • Geschäftsprozesse projektbezogen optimieren
  • Prozessaudits und KVP definieren und durchführen
Erwartete WirkungNutzen
  • Standardisierte Geschäftsprozesse 
  • Erhöhter Automatisierungsgrad
  • Definierte Rollen, AKV, Datenzugriffsrechte
  • Strukturiertes System- und Applikations-Portfolio
  • Verbesserte Planbarkeit
  • Transparente Zusammenarbeit
  • Erhöhte Effektivität
  • Geförderte Effizienz
  • Gesteigerte Kundenzufriedenheit
  • Verbesserte Wirtschaftlichkeit
  • Erhöhter Investitionsschutz
  • Verbesserte Reputation

Roadmap zu Handlungsfeld 2:

Abbildung Roadmap Handlungsfeld 2

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nameHandlungsfeld 3: Infrastruktur und Technologie
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Handlungsfeld 3: Infrastruktur und Technologie

Ziele und Ergebnisse
  • Die ICT-Infrastruktur im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen ist definiert, dokumentiert und auf die zukünftigen Anforderungen und Entwicklungen ausgerichtet und wird kontinuierlich weiterentwickelt.
  • Die involvierten Leistungserbringer müssen die geforderte Serviceerbringung verbindlich und wirtschaftlich, unter Einhaltung der kantonalen Vorgaben, gewährleisten.
  • Im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen ist mit den involvierten Leistungserbringern (Partner, Lieferanten) ein Kapazitätsmanagement in Bezug auf die ICT-Infrastruktur definiert und etabliert.
  • Der ortsunabhängige Systemzugang über marktübliche Endgeräte via BE-Login und Single-Sign-On auf das entsprechende Kantonsportal im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen ist mit den Leistungserbringern vereinbart und etabliert.
  • In Bezug auf die eingesetzten Technologien werden im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen Vorgaben definiert, welche durch die Leistungserbringer eingehalten werden müssen.
Massnahmen
  • ICT-Infrastruktur, Standards und Vorgaben definieren und etablieren
  • Systemzugang verbessern und virtuellen Schreibtisch (Portallösung) bereitstellen
  • Kapazitätenmanagement ist aufgebaut
Erwartete WirkungNutzen
  • Moderne, skalierbare ICT-Infrastruktur 
  • Etabliertes Kapazitätsmanagement
  • Verbesserter Systemzugang / virtueller Schreibtisch
  • Zeitgemässer Einsatz von Technologien
  • Verbesserte Leistungserbringung
  • Garantierte Systemarchitektur/-leistung
  • Gesteigerte Kundenzufriedenheit
  • Verbesserte Reputation

Roadmap zu Handlungsfeld 3:

Abbildung Roadmap zu Handlungsfeld 3

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Unterlagen

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nameHandlungsfeld 4: Mitarbeitende und Fähigkeiten
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Handlungsfeld 4: Mitarbeitende und Fähigkeiten

Ziele und Ergebnisse
  • Die Mitarbeitenden APD sind in der Lage, agile Prinzipien im Projektmanagement in der Zusammenarbeit mit Leistungserbringern und Leistungsbezügern erfolgreich einzusetzen.
  • Die APD verfügt über die benötigte digitale Methoden- und Medienkompetenz mit den entsprechenden Kapazitäten zwecks Aufbaus, Betrieb und Weiterentwicklung der Systemlandschaft.
  • Der Aufbau der digitalen Fähigkeiten der Geschäftsleitung APD, der Projektleitenden, der Prozess- und Fachapplikationsverantwortlichen APD ist erfolgt und die Kernkompetenzen sind, wo zwingend nötig, redundant vorhanden.
Massnahmen
  • Schlüsselkompetenzen und Ressourcen zur Realisierung des digitalen Geschäfts- und Betriebsmodells sind bestimmt und bereitgestellt
  • IT-Projektmanagement nach agilen Prinzipien ist eingeführt und angewandt
Erwartete WirkungNutzen
  • Professionalisierung der Projektleitungsfunktion
  • Dynamische, projektbezogene Entwicklung
  • Motivierte Mitarbeitende
  • Rasche digitale Transformation
  • Moderne Arbeitsbedingungen
  • Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Roadmap zu Handlungsfeld 4:

Abbildung Roadmap zu Handlungsfeld 4

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nameHandlungsfeld 5: Partner und Lieferanten
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Handlungsfeld 5: Partner und Lieferanten

Ziele und Ergebnisse
  • Partner und Lieferanten werden mittels eines etablierten und standardisierten Lieferantenmanagements systematisch gesteuert.
  • Die Professionalität (Effektivität und Effizienz) wird periodisch erfasst, rapportiert und kontinuierlich verbessert.
Massnahmen
  • Strategische Partnerschaften sind vereinbart und etabliert
  • Lieferantenmanagement ist aufgebaut und periodische Lieferantenmeetings sind durchgeführt
Erwartete WirkungNutzen
  • Vertraglich geregelte Zusammenarbeit
  • Optimierte Leistungserbringung (Professionalität)
  • Konstante Servicequalität
  • Strategische Partnerschaften (Nachhaltigkeit)
  • Verbesserte Wirtschaftlichkeit
  • Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Roadmap zu Handlungsfeld 5:

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nameHandlungsfeld 6: Kunden und Dienstleistungen
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Handlungsfeld 6: Kunden und Dienstleistungen

Ziele und Ergebnisse
  • Die umfassende Wissensplattform als Basis für die Dienstleistungserbringung im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen ist etabliert und steht den Zielgruppen vollumfänglich zur Verfügung.
  • Die Wissensplattform ist als digitales Service Portal für die IT-Prozessunterstützung etabliert und wird kontinuierlich den Anforderungen entsprechend weiterentwickelt.
  • Die Anwenderschulung und der Kundensupport sind professionell aufgebaut und als integrierender Bestandteil der Wissensplattform etabliert.
Massnahmen
  • Wissensplattform und Inhalte sind zur Informations- und Wissensvermittlung im Bereich Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen etabliert
  • Wissensplattform ist als digitales Service Portal für IT-Prozessunterstützung ausgebaut und periodisch weiterentwickelt
  • Anwenderschulungen und Kundensupport sind professionell aufgebaut, in die Wissensplattform eingebunden und bereitgestellt
Erwartete WirkungNutzen
  • Erhöhte Kundenorientierung 
  • Gesteigerte Reputation
  • Verbesserter Wissenstransfer
  • Nachgefragte Dienstleistungen und Produkte
  • Zielgruppenkonforme, kompetente Beratung
  • Einheitliche Anwendung der Bestimmungen

Roadmap zu Handlungsfeld 6:

Abbildung Roadmap zu Handlungsfeld 6

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La numérisation des processus dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant fait l’objet des six champs d’action suivants : « organisation et gouvernance », « processus et assistance TIC », « infrastructure et technologie », « capacités des collaboratrices et collaborateurs », « partenaires et fournisseurs » et « clients et prestations ». Pour chaque champ d’action, les objectifs, mesures et résultats attendus ont été définis de manière détaillée. Le calendrier des mesures est par ailleurs fixé dans une feuille de route (axe temporel).


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nameChamp d’action 1 : organisation et gouvernance
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Champ d’action 1 : organisation et gouvernance

Objectifs et résultats
  • Un comité de pilotage rassemblant des représentantes et représentants du SG et des offices de l’INC ainsi que des divers degrés d’enseignement (CD CEPB, CDG, école obligatoire) est institué et se réunit régulièrement afin d’assurer la mise en œuvre de la stratégie de numérisation des processus ainsi que la coordination stratégique permanente des projets.
  • Des instruments de pilotage et des comptes rendus trimestriels permettent d’assurer l’alignement de la structure et des processus sur le système ERP et les systèmes périphériques.
  • La collaboration au sein de l’INC entre le SG/les offices et l’OSC (SPe) ainsi qu’entre l’Office du personnel et l’OSC (SPe) est améliorée grâce à des conventions de prestations remaniées redéfinissant les tâches, responsabilités et compétences.
  • Le modèle « Gestion centralisée des traitements » est mis en place de façon généralisée dans les écoles du degré secondaire II. Les processus administratifs de gestion des ressources humaines, y compris l’établissement des classements du corps enseignant, sont centralisés au sein de la SPe à compter de janvier 2022. Le conseil RH reste associé aux écoles et est professionnalisé si nécessaire. Les modifications organisationnelles (répartition des tâches et des ressources) sont décidées dans le cadre d’un projet spécifique et mises en œuvre jusqu’en décembre 2021.
  • La réglementation découlant de la législation sur le corps enseignant et de la législation sur le personnel est intégrée au système ERP et aux systèmes périphériques définis. Les mécanismes de conduite et de contrôle nécessaires sont définis et établis.
  • Le respect des dispositions légales et des instructions SIPD est vérifié par le biais de contrôles et d’audits standardisés.
Mesures
  • Définir et instituer le comité et les instruments de pilotage
  • Renouveler les conventions de prestations
  • Définir et mettre en place le modèle de gestion des traitements au degré secondaire II
  • Intégrer la LSE/LPers et la réglementation relative au SCI au paysage des TIC
  • Définir et réaliser des contrôles et des audits de sécurité TIC
Effets attendusBénéfices
  • Coordination continue de la stratégie
  • Amélioration de la collaboration
  • Amélioration de la rentabilité
  • Amélioration des performances
  • Administration des traitements conforme aux prescriptions légales
  • Meilleure conduite
  • Amélioration de l’efficacité
  • Encouragement de l’efficience
  • Renforcement de l’orientation clients
  • Application cohérente des directives légales et meilleures possibilités de contrôle (SCI)

Feuille de route concernant le champ d’action 1 :

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nameChamp d’action 2 : processus et assistance TIC
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Champ d’action 2 : processus et assistance TIC

Objectifs et résultats
  • Les processus de travail nécessaires sont définis, documentés et intégrés dans le système ERP et les systèmes périphériques avec pour objectif d’atteindre un degré élevé d’automatisation.
  • Les potentiels d’optimisation dans le domaine des processus d’annonce sont identifiés en partenariat avec les représentantes et représentants de la scolarité obligatoire et des écoles du degré secondaire II s’agissant des tâches conjointes liées à la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Ces potentiels sont pris en compte dans la conception des flux de travail ERP et de nouveaux circuits d’annonce. 
  • Les rôles nécessaires et les tâches, compétences et responsabilités qui y sont associées ainsi que les droits d’accès aux données sont définis et établis au sein des unités organisationnelles aussi bien pour les bénéficiaires que pour les fournisseurs des prestations.
  • L’évaluation de la maturité des processus a lieu selon une méthode standardisée et éprouvée et les améliorations sont apportées de manière systématique.
Mesures
  • Optimiser les processus de travail dans le cadre de projets spécifiques
  • Définir et réaliser des audits de processus et engager un processus d’amélioration continue
Effets attendusBénéfices
  • Processus de travail standardisés
  • Degré d’automatisation plus élevé
  • Rôles définis, TCR, droits d’accès aux données
  • Portfolio structuré de systèmes et d’applications
  • Meilleures possibilités de planification
  • Collaboration transparente
  • Amélioration de l’efficacité
  • Encouragement de l’efficience
  • Amélioration de la satisfaction des clients
  • Amélioration de la rentabilité
  • Amélioration de la protection des investissements
  • Amélioration de la réputation

Feuille de route concernant le champ d’action 2 :

Content Block
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nameChamp d’action 3 : infrastructure et technologie
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Champ d’action 3 : infrastructure et technologie

Objectifs et résultats

  • L’infrastructure TIC dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant est définie, documentée et axée sur les besoins et évolutions à venir. Elle est sans cesse développée.
  • Les prestataires impliqués fournissent les prestations convenues de manière fiable et rentable, dans le respect des prescriptions cantonales.
  • Dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant, un système de gestion des capacités relatif à l’infrastructure TIC est défini et mis en place avec les prestataires impliqués (partenaires, fournisseurs).
  • Indépendant du lieu, l’accès au système avec des terminaux usuels via BE-Login et la plateforme à authentification unique depuis le portail cantonal mis en place dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant est déterminé et instauré avec les prestataires.
  • Des directives sont définies dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant en tenant compte des technologies utilisées.

Mesures

  • Définir et instituer une infrastructure TIC, des normes et des directives
  • Améliorer l’accès au système et mettre à disposition un bureau virtuel (solution de portail)
  • Mettre en place un système de gestion des capacités

Effets attendus

Bénéfices

  • Infrastructure TIC moderne et modulable
  • Gestion des capacités établie
  • Accès amélioré au système / bureau virtuel
  • Utilisation moderne des technologies
  • Amélioration des performances
  • Architecture et performance du système garanties
  • Amélioration de la satisfaction des clients
  • Amélioration de la réputation

Feuille de route concernant le champ d’action 3 :


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nameChamp d’action 4 : capacités des collaboratrices et collaborateurs
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Champ d’action 4 : capacités des collaboratrices et collaborateurs

Objectifs et résultats

  • Les collaboratrices et collaborateurs de la SPe sont capables de gérer de façon souple des projets en collaboration avec les prestataires et les bénéficiaires des prestations.
  • La SPe dispose des compétences méthodologiques et médiatiques numériques nécessaires et des capacités correspondantes pour mettre en place, exploiter et développer le paysage des TIC.
  • Les membres du comité directeur, les chefs et cheffes de projet ainsi que les responsables de processus et d’applications de la SPe développent des compétences dans le domaine du numérique et plusieurs personnes disposent des compétences clés dans les secteurs où cela est indispensable.

Mesures

  • Définir et mettre à disposition les compétences-clés et les ressources permettant le déploiement du modèle d’affaires et du modèle d’exploitation numériques
  • Mettre en place et appliquer une gestion de projet TIC souple

Effets attendus

Bénéfices

  • Professionnalisation de la fonction de conduite de projet
  • Développement dynamique en lien avec le projet
  • Collaboratrices et collaborateurs motivés
  • Transformation numérique rapide
  • Conditions de travail modernes
  • Accroissement de la satisfaction de la clientèle

Feuille de route concernant le champ d’action 4 :


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nameChamp d’action 5 : partenaires et fournisseurs
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Champ d’action 5 : partenaires et fournisseurs

Objectifs et résultats

  • La gestion systématique des partenaires et des fournisseurs se fait au moyen d’un système de gestion des fournisseurs éprouvé et normé.
  • Le professionnalisme (efficacité et efficience) est régulièrement documenté et continuellement amélioré.

Mesures

  • Établir et instituer des partenariats stratégiques
  • Mettre en place et établir le système de gestion des fournisseurs ; organiser des rencontres régulières avec les fournisseurs

Effets attendus

Bénéfices

  • Collaboration réglée par contrat
  • Amélioration de la fourniture des prestations (professionnalisme)
  • Qualité de service constante
  • Partenariats stratégiques (durabilité)
  • Amélioration de la rentabilité
  • Amélioration de la rentabilité

Feuille de route concernant le champ d’action 5 :


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nameChamp d’action 6 : clients et prestations
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Champ d’action 6 : clients et prestations

Objectifs et résultats

  • La plateforme de connaissances, qui sert de base pour les prestations dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant, est développée et est entièrement disponible pour les groupes cibles.
  • La plateforme de connaissances constitue aussi un portail de services numériques qui accompagne les processus informatiques.
  • Les supports de formation pour les utilisateurs et utilisatrices ainsi que le soutien à la clientèle sont conçus de manière professionnelle.

Mesures

  • Établir la plateforme de connaissances et ses contenus comme un véritable outil d’information et de transfert du savoir dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant
  • Étendre la plateforme de connaissances pour en faire un portail de services numériques qui accompagne les processus informatiques et la développer en continu pour prendre en compte les nouvelles exigences
  • Concevoir les supports de formation pour les utilisateurs et utilisatrices ainsi que le soutien à la clientèle de manière professionnelle, les intégrer à la plateforme de connaissances et les mettre à disposition

Effets attendus

Bénéfices

  • Amélioration de l’orientation client
  • Amélioration de la réputation
  • Amélioration du transfert de connaissances
  • Prestations et produits demandés
  • Consultation compétente et conforme aux groupes cibles
  • Application uniforme des dispositions

Feuille de route concernant le champ d’action 6


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