Les engagements entièrement comptabilisés via le RIH et donnant un degré d’occupation rémunéré de 0 % ne peuvent pas être saisis dans SAP-CdPe.

Procédure : saisissez au moins 0,5 leçon comme leçon rémunérée ou cumulez-la dans le RIH sur un autre engagement qui convient.

Si les valeurs ROA ne suffisent pas pour saisir les engagements requis, cela peut être dû au fait que les ressources ordinaires n’ont pas encore été autorisées, mais aussi au fait que les erreurs suivantes liées au passage à SAP, que nous devons encore corriger, peuvent survenir :

• Les engagements ne sont pas indiqués comme des remplacements.
• Les engagements ne comportent pas de code UPT.
• Les engagements apparaissent en double.
• Les valeurs ROA ont été mal saisies.

Procédure : signalez ces cas avec des captures d’écran de la CdPe. Nous règlerons les problèmes rencontrés dans les plus brefs délais.

Lors de la saisie d’une nouvelle enseignante ou d’un nouvel enseignant, si un message indique que le numéros AVS saisi est déjà attribué à une autre personne dans SAP, ce peut être pour les raisons suivantes :

• Le nom de la personne saisi est différent de celui figurant dans SAP.
• La date de naissance donnée est incorrecte.
• Le numéro AVS donné est incorrect.

Procédure : contrôlez les données saisies et vérifiez que le nom figurant dans SAP correspond bien au nom sur la pièce d’identité (p. ex. : Sam -> Samuel). Veuillez contacter si besoin la ou le spécialiste compétent de l’administration des traitements.

Veuillez noter qu’en cas de départ à la fin de l’année scolaire, ce n’est pas le jour précédent les vacances d’été (temps non consacré à l’enseignement) qui doit être saisi, mais le 31 juillet. La SPe ne procède à aucune adaptation manuelle de la date de sortie, car la date de fin d’un engagement inscrite dans SAP est reprise de SAP-CdPe. Cela est important, parce que la couverture d’assurance expire 30 jours après la fin de l’engagement. La part des vacances est automatiquement calculée et prise en compte.

Les engagements d’enseignant·e·s possédant un brevet de branche font l’objet d’un classement par branche, pour la branche avec brevet et pour les branches sans brevet. Pour cela, il faut créer des engagements distincts dans SAP afin que les différents classements par branche puissent être représentés.

Dans SAP-CdPe, les directions d’école ne peuvent saisir qu’un engagement identique par degré scolaire et type d’enseignement (contrôle des doublons).

Marche à suivre : les membres des directions d’école et les responsables des ressources humaines saisissent dans SAP-CdPe un engagement pour les enseignant·e·s possédant un brevet de branche. Ils indiquent le nombre de leçons dispensées par branche avec brevet. La Section du personnel (SPe) déterminera le classement au moyen de ces données et reproduira les engagements dans SAP.

Les directions d’école saisissent et décomptent les congés de maternité à compter du jour de la naissance de l’enfant de la même façon que les autres absences dans SAP-CdPe. Ensuite, elles peuvent saisir le/la remplaçant·e.

Le calcul du degré d’occupation moyen et les éventuelles modifications des valeurs ROA en découlant sont effectués ultérieurement par la SPe en collaboration avec l’inspection scolaire correspondante.

Veuillez veiller à ce que les absences soient saisies en continu dans SAP-CdPe, aussi lorsqu’elles portent sur des périodes hors enseignement. En cas de changement du taux d’incapacité, il convient de saisir immédiatement une nouvelle absence. Nous vous remercions de saisir et d’enregistrer rapidement et correctement vos modifications dans SAP-CdPe.

La saisie d’absences (partielles) est devenue plus facile grâce à SAP-CdPe : la durée des absences (partielles) est saisie par engagement (p. ex. 50 % pour chaque engagement). SAP calcule automatiquement le degré d’occupation correct par engagement sur la base du taux d’absence. Il n’y a plus de calcul au pro rata par engagement partiel, car SAP ne fonctionne pas sur la base d’engagements partiels.

Vous nous aidez grandement à identifier les certificats médicaux si vous les indiquez tel que décrit au chapitre 7.3 du manuel d’utilisation de la CdPe :

• Pour maladie → M 01012023 – 31012023
• Maladie liée à la grossesse → S 14032024 – S 30042024
• Pour accident → A 01012023 – 31012023.

Si une absence est enregistrée mais que le certificat médical n’est pas encore disponible, il convient de le fournir ultérieurement. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’absence saisie et enregistrée. Il est alors possible de la modifier en cliquant sur le symbole du crayon et de télécharger le certificat médical.

Le téléchargement du certificat doit être enregistré, faute de quoi il ne sera pas transmis ni sauvegardé dans le dossier de l’enseignante ou enseignant. Après son enregistrement, il n’apparaît plus dans le CdPe.

Un certificat médical ne doit être fourni qu’une fois et n’être envoyé par courriel à la SPe qu’en cas d’urgence.

Lorsque vous chargez des documents, veuillez vérifier que chaque document apparaît dans l’aperçu après son chargement.

Veuillez nous adresser les demandes d’accès à SAP-CdPE via le formulaire de demande de droits d’accès pour SAP-CdPe.

Dans le cas où une direction d’école change au 1^er août 2024 et que ce changement implique la nomination d’une nouvelle personne chargée du contrôle des accès pour BCEE, SGCT et toute autre application de l’INC, veuillez l’indiquer dans le champ des motifs et remarques du formulaire de demande de droits d’accès pour SAP-CdPe par la phrase suivante « À inscrire comme nouvelle personne ayant la responsabilité principale de la direction d’école qui est chargée du contrôle des accès BCEE/SGCT ».

Les modifications qui apparaissent en jaune dans SAP-CdPe ne sont pas encore enregistrées et ne sont donc pas prises en compte dans le prochain décompte de traitement. Pour enregistrer les modifications, il faut suivre le processus de vérification et d’enregistrement :

1. Démarrez le processus en cliquant sur le symbole suivant :

Toutes les modifications qui n’ont pas encore été enregistrées s’affichent alors pour le contrôle.

1. Démarrez le processus de vérification en cliquant sur le bouton en bas à droite.
2. À l’issue du processus de vérification, les erreurs éventuelles s’affichent. S’il y a des erreurs, celles-ci doivent d’abord être corrigées ou exclues de la validation en décochant la case à côté de la modification erronée. S’il n’y a pas d’erreurs, les modifications peuvent être enregistrées.
3. Une fois le processus de vérification achevé, confirmez l’enregistrement en cliquant sur « Valider ».

Le processus de vérification et d’enregistrement est décrit de manière détaillée au chapitre 10 « Vérifier et enregistrer les modifications » du Manuel d’utilisation pour la CdPe de SAP.

Durant la période de gestion des traitements dans SAP, certains jeux de données sont bloqués. Alors, il n’est pas possible d’enregistrer des annonces CdPe et l’annonce de statut « La tranche de décompte 10 est bloquée pour la gestion des données de base » s’affiche. Il est de nouveau possible de saisir des données dans SAP une fois la période de gestion des traitements terminée.

Dans les écoles obligatoires, il est désormais possible d’engager des remplaçantes et remplaçants des enseignantes et enseignants absents en raison d’un retrait RIH sous le code UTP 005033 qui concerne le transfert des leçons pour la compensation RIH.

Lors de l’engagement d’une remplaçante ou d’un remplaçant, il n’est plus nécessaire de saisir l’absence en indiquant le taux d’incapacité correct de la personne absente. Les engagements déjà saisis comme un remplacement peuvent bien entendu rester tels quels jusqu’à la fin de la durée de l’engagement.

Les écoles du degré secondaire II ne peuvent pas utiliser le code UTP susmentionné. C’est également le cas pour les engagements dans les classes GYM 1. Les écoles du degré secondaire II continuent de faire comme à leur habitude. Pour les classes GYM 1, il faut saisir l’absence comme indiqué ci-avant.