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Die Verwaltung des Kantons Bern befindet sich mit dem ERP-Projekt auf dem Weg zur «Digitalen Verwaltung». Mit dem strategischen Ziel, die Systeme PERSISKA (Lohnsystem) und FIS (Finanzsystem) der Kantonsverwaltung Bern per 1. Januar 2023 durch ein ERP-System (SAP) abzulösen, sollen die Prozesse und Strukturen dahingehend abgestimmt werden.

Fakten

Die Verwaltung des Kantons Bern befindet sich mit dem ERP-Projekt auf dem Weg zur «Digitalen Verwaltung». Mit dem strategischen Ziel, die Systeme PERSISKA (Personalinformationssystem Kanton Bern) und FIS (Finanzinformationssystem Kanton Bern) der Kantonsverwaltung Bern per 1. Januar 2023 durch ein ERP-System (SAP) abzulösen, sollen die Prozesse und Strukturen dahingehend abgestimmt werden. Im Projekt Personal und Lehrkräfte werden die Prozesse Personal und Lehrkräfte sowie die Struktur der Organisation umfassend geprüft und optimal in der neuen SAP Lösung entwickelt.



Hauptziele

  • Überführung und Weiterentwicklung der Funktionalitäten aus der bisherigen Lösung PERSISKA in eine neue leistungsfähige, standardisierte IT-Plattform.
  • Optimierung, Vereinheitlichung und Standardisierung der Supportprozesse, Bündelungen von Aufgaben in Dienstleistungszentren.
  • Anpassen von Schnittstellen sowie Anbindung von Umsystemen an das neue System.
  • Erzielen von Einsparungen von jährlich rund CHF 10 Mio. durch Reduktion der Betriebs- und Wartungskosten der beiden bisherigen Lösungen PERSISKA und FIS.
  • Effiziente Organisation der Supportprozesse in Kompetenzzentren und Konzentration der Verwaltungseinheiten auf Kerngeschäfte

Mit SAP erreichen wir eine bessere Integration verschiedener Anwendungswelten und eine wesentlich höhere Automation. 



Zielgruppen innerhalb TP Lehrkräfte


Projektverantwortung und Teilprojekte



Projektorganisation

Die in HERMES vorgesehenen Rollen wurden bei der Ausgestaltung des Organigramms als Grundlage verwendet. Grundsätzlich orientiert sich die vorgeschlagene Projektorganisation des ERP-Projekts an ähnlich gelagerten Vorhaben im Kanton und der SAP Best Practices (SAP Activate) für die Umsetzung und Einführung von SAP Projekten. Die heutige Form ist seit Juli 2018 in Kraft.

Die Projektleitung stellt den reibungslosen Ablauf des Projekts sicher und ist für die Einhaltung von Zeit, Qualität und Kosten verantwortlich. Sie wird aus Kundenprojektleiter (PL-BE, AWK Group AG) und Projektleitung des Implementierungspartners (PL-IP, Q_PERIOR AG) gebildet.

Erarbeitete Lösungen im TP Lehrkräfte

  • Personalbedarf Lehrkräfte planen
  • Personalkosten Lehrkräfte planen
  • Lektionen planen
  • Personaldaten auswerten und bereitstellen
  • Gehaltskosten simulieren
  • Soll-/Ist-Vergleiche Personalressourcen
  • Anstellung melden und erfassen
  • Stammdaten melden und erfassen
  • Beschäftigungsgrad berechnen
  • Gehaltsaufstieg vornehmen
  • Abwesenheiten melden und erfassen
  • IPB-/AE-Bewirtschaften
  • Entschädigungen/Spesen melden
  • Gehaltsverrechnung und Lastenverteilung
  • Personalaustritt verarbeiten




Zeitplan der verschiedenen Etappen

Etappe 1, Lehrkräfte

Fokus: Basisfunktionalitäten

  • Basisfunktionalität für Finanzen und Personal
  • Ablösung FIS und PERSISKA
  • Reporting HCM
  • Schnittstellen
  • Portal und Workflows für Massenprozesse

Etappe 1: Optimiertes und Erreichtes

Systemzugang:

  • BE-Login für externe
  • Delegation in SAP

System:

  • Web-Applikation
  • Apps zusammengeführt (z.B. ePM, Reporting, Einstufung und so weiter)

IKS:

  • Weitgehende Automatisierung durch systemgesteuerte Reports

Einzellektionen-Formulare:

  • Eine Zwischenlösung mit einem digitalen Abrechnungsformular wird angestrebt.

Strukturen:

  • Zentrale Bewirtschaftung der Schulstrukturen durch APD

Unfall- / Krankheits-Bewirtschaftung:

  • Nur noch 1 System (UKA)
  • Keine Medienbrüche mehr

Etappe 1: Optimiertes und Erreichtes

IPB-Bewirtschaftung:

  • Bleibt wie bisher in Etappe 1

Einstufung:

  • Optimierte Systemunterstützung bei der Festlegung der Einstufung. 

Personaldossier:

  • ePersonaldossier für alle Lehrpersonen
  • Zugriff ausschliesslich für Vorgesetzte

Gehaltsverarbeitung:

  • Zentralisierte Gehaltsverarbeitung für alle LAG-Anstellungen

Pensenmeldungen:

  • Tagesaktuelle Daten
  • Tägliche Workflows
  • Daten- und Mutations-Plausibilisierung durch das System



Projektteam Teilprojekt Lehrkräfte

Das 5-köpfige Spezialistenteam als Vertretung der Bedürfnisse der Lehrkräfte BKD unterstützt sich gegenseitig aktiv und die betroffenen Bereiche in der BKD zu den vielfältigsten Themen.

Ihr Credo 

Für die Lehrpersonen BKD, erarbeiten einheitlicher und standardisierter Prozesse, Bündelung der Aufgaben im Dienstleistungsgedanke, reibungslose Ablösung der bestehenden Systeme FIS und PERSISKA und deren Überführung in eine standardisierte IT-Plattform SAP. 

Kontakt Projektleitung ERP Teilprojekt Lehrkräfte

Renzo Bauen, Projektleiter
renzo.bauen@be.ch 

Bildungs- und Kulturdirektion des Kantons Bern
Amt für zentrale Dienste
Sulgeneckstrasse 70, 3005 Bern

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