Die Gesamtorganisation der aktuell laufenden Etappe 2 beinhaltet das Teilprojekt «HCM-Lehrpersonen», welches für die Optimierung bestehender und die Anreicherung neuer SAP-Funktionalitäten für die Schullandschaft zuständig ist. Für das Kalenderjahr 2025 ist Folgendes geplant:
- Die Pilotierung und Einführung des Self Service Portals mit SAP-Fiori-Apps (Adress-Kontoänderungen, Einsicht Gehaltsabrechnung, Familienzulagen, etc.) für Arbeitnehmende (Lehrpersonen, Schulleitungen) sowie Erweiterung der Funktionalität für Arbeitgebende (Schulleitungen, Personalverantwortliche)
- Die Pilotierung und Einführung eines standardisierten digitalen SAP-Prozesses zur Abrechnung von Einzellektionen und Honoraren für Fachreferierende.
- Die Pilotierung der SAP-basierten Bewirtschaftung der Individuellen Pensenbuchhaltung (IPB/AE-Konti).
Bei der Einführung neuer Lösungen gilt für das Teilprojekt der Grundsatz, dass im Vorfeld eines flächendeckenden Rollouts jeweils eine Pilotphase mit eingeschränktem Benutzerkreis durchgeführt wird. Die Pilotphase umfasst vierzehn Schulen der Volksschule und Schulen Sek II. Die Erkenntnisse daraus sollen dazu genutzt werden, dass bei der flächendeckenden Einführung allfällige Kinderkrankheiten auf ein Maximum zu minimieren und die Praxistauglichkeit der neuen Lösungen erwiesen ist.
Die nachfolgenden Informationen adressieren sich somit vorerst an einzelne Schulen, die das SAP-Fiori-Portal im Rahmen einer Pilotphase testen. Die entsprechenden Schulleitungen sind informiert und der Zugriff sowie die korrekte Funktionsweise von Applikationen ist vorerst nur für Pilotschulen gewährleistet.
ERP-Projekt - Teilprojekt Lehrpersonen
Das Portal ist in Registerkarten und Kacheln organisiert. Die nachfolgende Darstellung dient der Illustration und kann von der tatsächlichen Ansicht abweichen.
Die Registerkarten und Kacheln werden den Benutzern automatisch basierend auf ihren Berechtigungen zugewiesen oder während des Einstellungsprozesses eingerichtet.
Vorgesehene Registerkarten:
- SAP Invoice Management: Beinhaltet eine Kachel für die Abrechnung von Spesen an Schulen der Sekundarstufe II (Kreditorenworkflow).
- Schulen SL/SI: Spezifische Kacheln für Schulleitungen, Personalverantwortliche an Schulen und für die regionalen Schulinspektorate. Hier können z. B. Anpassungen in der ePM vorgenommen werden.
- Employee Self-Service (ESS): Die Kacheln stehen grundsätzlich allen Arbeitnehmenden zur Verfügung. Im Sinne einer Selbstbedienung können Benutzer einen Antrag zur Abrechnung von Einzellektionen einreichen und selbständig ihre Personaldaten ändern, z. B. Adresse oder Bankverbindung. Gewisse Anpassungen werden automatisch im System übernommen.
- Manager Self-Service (MSS): Für Angestellte in einer Vorgesetztenfunktion, die beispielsweise Auswertungen und Personalbestandslisten ihrer Mitarbeitenden oder Lehrpersonen anzeigen lassen möchten oder stellvertretend Personaldaten für ihre Teammitglieder ändern möchten.
Anmelde- und Registrierungsprozess SAP-Portal für BE-Login/AGOV-Benutzer
Schritt 1: Link öffnen und Anmelde-Konto auswählen gemäss Variante 1a – 1c
Falls Sie ein bestehendes BE-Login Konto für das SAP-Portal nutzen möchten, geben Sie auf der Anmeldeseite die E-Mailadresse des gewünschten BE-Login Kontos ein und wählen «Anmelden».
Anschliessend müssen Sie Ihr BE-Login Konto zu AGOV migrieren. Falls Ihnen im Anmeldeprozess Auswahloptionen angezeigt werden, wählen Sie die Option «Erneuerung durchführen», um die Migration zu starten. Andernfalls wird der Zugriff nicht funktionieren.
Hier finden Sie die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umstellung.
Gehen Sie zum 2. Schritt.
Falls Sie kein bestehendes BE-Login Konto für das SAP-Portal nutzen, sondern ein neues AGOV-Konto erstellen möchten, wählen Sie die Option «Neues Konto anlegen»
Gehen Sie weiter zu Schritt 2.
Falls Sie ein bestehendes AGOV-Konto für das SAP-Portal nutzen möchten, geben Sie auf der Anmeldeseite die E-Mailadresse des gewünschten Kontos ein.
Falls Ihr AGOV-Konto noch nicht mit BE-Login verknüpft wurde, wird Sie das System ggf. dazu auffordern. Wählen Sie die Option «Neues Konto anlegen», um die Verknüpfung herzustellen.
Gehen Sie weiter zu Schritt 2.
Je nach Benutzergruppe und Schultyp erfolgt der Zugriff auf das SAP-Portal über einen anderen Kanal und Link. Die nachfolgende Darstellung hilft dabei, die richtige Wahl zu treffen.
Schritt 2: Befolgen Sie die Anweisungen im Anmelde-/Registrierungsprozess
Im Anmelde- oder Registrierungsprozess werden Sie ggf. aufgefordert, Ihre Identität nachzuweisen und AGOV bietet Ihnen hierzu verschiedene Möglichkeiten an.
Wählen Sie die Option «Mit Steuererklärung anfordern» falls Sie im Kanton Bern steuerpflichtig sind, da es die schnellste und einfachste Identifikationsmethode ist. Damit erhalten Sie unmittelbar nach dem Identifikationsprozess den Zugriff auf das SAP-Portal.
Identifizieren Sie sich mit Ihren Daten aus der Steuererklärung (automatische Prüfung):
Schritt 3: SAP-Portal Link in neuem Web-Browser Register (Tab) öffnen
Nach erfolgreicher Identifikation können Sie das SAP-Portal aufrufen. Falls die Weiterleitung nicht funktioniert hat, öffnen Sie den Link zum SAP-Portal erneut.
Wenn der Zugriff funktioniert: Im Bereich «Arbeitsunterlagen» finden Sie Anleitungsvideos zu den einzelnen Bereichen im SAP-Portal. Bitte schauen Sie sich die Anleitungsvideos an, bevor Sie die Applikationen nutzen.
Falls nachfolgende Fehlermeldung «SAP NetWeaver» erscheint, könnte ein Berechtigungsproblem vorliegen. Bitte beachten Sie, dass der Zugang zum SAP-Portal nur während der aktiven Anstellungsdauer an einer Schule im Kanton Bern funktioniert (frühestens ab 1. Arbeitstag bis letzter Arbeitstag).
Mit der Einführung von SAP wird der bestehende Prozess zur Abrechnung von Einzellektionen via Excel-Formular durch eine SAP-Applikation abgelöst. Ab Mai 2025 können Pilotschulen keine Anträge mehr via Online-Formular einreichen, um Doppelerfassungen zu vermeiden. Stattdessen stehen folgende Kacheln in SAP zur Verfügung:
- Einzellektionen Antrag erfassen
- Meine Einzellektionen Anträge anzeigen
- Alle Einzellektionen Anträge anzeigen
Jede Lehrperson mit einer aktiven Anstellung an einer Schule im Kanton Bern erhält automatisch Zugriff auf das SAP-Portal und kann an jeder Schule im Kanton Bern einen Antrag zur Abrechnung von Einzellektionen erfassen. Alternativ kann die zuständige Schulleitung/personalverantwortliche Person den Antrag in Namen einer Lehrperson erfassen.
Falls die Lehrperson keine aktive Anstellung an einer Schule im Kanton Bern hat oder zum ersten Mal im Schuldienst steht, füllt sie das persönliche Meldeblatt Einzellektionen für Pilotschulen aus und übermittelt dieses an die zuständige Schulleitung/personalverantwortliche Person an der Schule, an der die Einzellektionen erteilt werden. Die weiteren Schritte im Zusammenhang mit der Eintrittsmeldung sind im persönlichen Meldeblatt beschrieben.
Ab Schuljahresbeginn 2025/2026 sollen die neuen, in SAP-integrierten IPB/AE-Konti in einer Pilotphase mit fünfzehn Schulen der Volksschule und Schulen Sek.-Stufe II erprobt werden. Dies zwecks Vorbereitung der flächendeckenden Einführung in einem Jahr, nämlich per Schuljahresbeginn 2026/2027. Zu gegebener Zeit werden an dieser Stelle zusätzliche Informationen zur Pilotphase veröffentlicht.
Die SAP-basierten IPB/AE-Konti der Unterrichtsfunktionen werden für die Pilotschulen neu primär in Lektionen und sekundär in Prozenten geführt. Konkret bedeutet dies, dass die Altersentlastung entsprechend dem prozentualen Anspruch (4, 8 oder 12%) in der elektronischen Pensenmeldung (ePM) als Wert in Lektionen umgewandelt, separat ausgewiesen und berücksichtigt wird. Der Gesamtsaldo einer Lehrperson auf ihrem IPB/AE-Konto entsteht somit neu aus den geäufneten Lektionen ohne Altersentlastungen und des gesondert aufgeführten Altersentlastungsanspruchs ausgewiesen in Lektionen.
Diese neue Handhabung führt zu den gleichen Ansprüchen, ist jedoch transparenter und besser nachvollziehbar. Zum besseren Verständnis ist nachfolgend ein Beispiel in Bezug auf die Pensenmeldung dargestellt.
Szenario: Eine Lehrperson möchte seine Altersentlastung von 12 % und zusätzlich noch 2 erteilte Lektionen regelmässig dem IPB-Konto gutschreiben.
Bisherige Darstellung im Rahmen der Pensenplanung:
| Lektionen | BG % ohne AE | BG % mit AE | |
|---|---|---|---|
| Soll bei 100 % Beschäftigungsgrad | 28 | 100.00 | 112.00 |
| Lektionen erteilt | 22 | 78.57 | 78.57 |
| Gutschrift IPB | 2 | 7.14 | 8 |
| Altersentlastung | 8.57 | ||
| Total IPB | 2 | 7.14 | 16.57 |
| Total besoldet | 20 | 71.43 | 71.43 |
Neue Darstellung im Rahmen der Pensenplanung:
| Lektionen | BG % | |
|---|---|---|
| Soll bei 100 % Beschäftigungsgrad | 28 | 100.00 |
| Lektionen erteilt | 22 | 78.57 |
| Altersentlastung | 2.64 | 9.43 |
| Total Anspruch zu entschädigen | 24.64 | 88.00 |
| Gutschrift IPB | 4.64 | 16.57 |
| Total besoldet | 20 | 71.43 |
Wichtig: Die Änderung der ePM wird bereits ab dem 1. August 2025 auf alle Schulen Anwendung finden. Dies weil für die einjährige Pilotphase an den Pilotschulen die elektronische Pensenmeldung (ePM) aus technischen Gründen bereits flächendeckend angepasst werden muss. Die Abteilung Personaldienstleistungen der Bildungs- und Kulturdirektion (BKD), wird deshalb im Rahmen der Einführung bis im August 2025 die zahlreichen Schulungs- und Informationsgefässe nutzen, um den Schulleitungen und Personalverantwortlichen die neue Handhabung innerhalb der ePM im Detail zu vermitteln und Fragen zu beantworten.
Unser neues Kontaktformular dient als zentrale Anlaufstelle bei fachlichen und technischen Fragen an die Gehaltsverarbeitungsstelle der Abteilung für Personaldienstleistungen (APD). Bitte nutzen Sie zukünftig ausschliesslich das unten verlinkte Kontaktformular für schriftliche und telefonische Anfragen.
Falls Sie bei der ersten Nutzung unserer neuen Anwendungen auf Schwierigkeiten stossen, sehen Sie sich bitte auch die Anleitungsvideos an.
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