Handlungsfeld 1: Organisation und Governance
Ziele und Ergebnisse |
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- Zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie und zur kontinuierlichen strategischen Abstimmung der Projekte wird ein Steuerungsgremium mit Vertretern GS/Fachämter sowie Vertreterinnen und Vertreter der Schulstufen (LA KBB, KSG, VS) etabliert und regelmässig einberufen.
- Ausgeprägte Ausrichtung der Aufbau- und Ablauforganisation auf das ERP-System und die definierten Umsysteme wird mittels Steuerungsinstrumenten und Quartalsberichterstattung sichergestellt.
- Die Zusammenarbeit, innerhalb der zwischen dem GS/Fachämtern und dem AZD (APD) sowie zwischen dem Personalamt und dem AZD (APD), wird optimiert, indem die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen in erneuerten Leistungsvereinbarungen geregelt sind.
- An den Schulen Sek II ist neu das Modell «zentrales Gehaltswesen» flächendeckend angewandt. Die administrativen HR-Prozesse des Gehaltswesens inkl. Gehaltseinreihung sind auf Januar 2022 in der APD zentralisiert, die HR-Beratung an den Schulen beibehalten und wo nötig weiter professionalisiert. Die organisatorischen Anpassungen (Aufgaben- und Ressourcenverteilung) sind projektbezogen geklärt und bis Dezember 2021 umgesetzt.
- Regelwerk gemäss Lehreranstellungs- und Personalgesetzgebung ist im ERP-System und den definierten Umsystemen hinterlegt. Die benötigten Steuerungs- und Kontrollmechanismen sind definiert und etabliert.
- Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der ISDS-Vorgaben wird mit standardisierten Check-Ups bzw. Audits verifiziert.
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Massnahmen |
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- Steuerungsgremium und –Instrumente definieren und etablieren
- Leistungsvereinbarungen erneuern
- Organisationsmodell Gehaltswesen Sek II definieren und etablieren
- LAG/PG und IKS-Regelwerk in Systemlandschaft integrieren
- ICT-Security Check-Ups und Audits definieren und durchführen
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Erwartete Wirkung | Nutzen |
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- Kontinuierliche strategische Abstimmung
- Verbesserte Zusammenarbeit
- Verbesserte Wirtschaftlichkeit
- Optimierte Leistungserbringung
- Rechtskonforme Gehaltsverarbeitung
| - Verbesserte Steuerung
- Erhöhte Effektivität
- Geförderte Effizienz
- Erhöhte Kundenorientierung
- Stringente Anwendung gesetzl. Bestimmungen und verbesserte Kontrollmöglichkeiten (IKS)
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Roadmap zu Handlungsfeld 1:
Handlungsfeld 2: Prozesse und ICT-Unterstützung
Ziele und Ergebnisse |
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- Die benötigten Geschäftsprozesse sind definiert, dokumentiert und im ERP-System sowie in den definierten Umsystemen abgebildet. Ein hoher Automatisierungsgrad wird angestrebt.
- In der Verbundaufgabe des Personal- und Gehaltswesens Lehrpersonen sind Optimierungspotentiale in den Meldeprozessen mit den Volksschulen und den Schulen Sek II bestimmt, in der Konzeption der ERP-Workflows und weiteren Meldewegen berücksichtigt und umgesetzt.
- Die benötigten Rollen und deren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sowie die erforderlichen Datenzugriffsrechte sind definiert und in den Organisationseinheiten sowohl bei den Leistungsbezügern wie auch bei den Leistungserbringern etabliert.
- Die Evaluation der Prozessmaturität erfolgt nach einer standardisierten, praxiserprobten Methode und die Prozessverbesserung erfolgt systematisch.
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Massnahmen |
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- Geschäftsprozesse projektbezogen optimieren
- Prozessaudits und KVP definieren und durchführen
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Erwartete Wirkung | Nutzen |
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- Standardisierte Geschäftsprozesse
- Erhöhter Automatisierungsgrad
- Definierte Rollen, AKV, Datenzugriffsrechte
- Strukturiertes System- und Applikations-Portfolio
- Verbesserte Planbarkeit
- Transparente Zusammenarbeit
| - Erhöhte Effektivität
- Geförderte Effizienz
- Gesteigerte Kundenzufriedenheit
- Verbesserte Wirtschaftlichkeit
- Erhöhter Investitionsschutz
- Verbesserte Reputation
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Roadmap zu Handlungsfeld 2:
Handlungsfeld 3: Infrastruktur und Technologie
Ziele und Ergebnisse |
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- Die ICT-Infrastruktur im Bereich Personal- und Gehaltswesen ist definiert, dokumentiert und auf die zukünftigen Anforderungen und Entwicklungen ausgerichtet und wird kontinuierlich weiterentwickelt.
- Die involvierten Leistungserbringer müssen die geforderte Serviceerbringung verbindlich und wirtschaftlich, unter Einhaltung der kantonalen Vorgaben, gewährleisten.
- Im Bereich Personal- und Gehaltswesen ist mit den involvierten Leistungserbringern (Partner, Lieferanten) ein Kapazitätsmanagement in Bezug auf die ICT-Infrastruktur definiert und etabliert.
- Der ortsunabhängige Systemzugang über marktübliche Endgeräte via BE-Login und Single-Sign-On auf das entsprechende Kantonsportal im Bereich Personal- und Gehaltswesen ist mit den Leistungserbringern vereinbart und etabliert.
- In Bezug auf die eingesetzten Technologien werden im Bereich Personal- und Gehaltswesen Vorgaben definiert, welche durch die Leistungserbringer eingehalten werden müssen.
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Massnahmen |
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- ICT-Infrastruktur, Standards und Vorgaben definieren und etablieren
- Systemzugang verbessern und virtuellen Schreibtisch (Portallösung) bereitstellen
- Kapazitätenmanagement ist aufgebaut
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Erwartete Wirkung | Nutzen |
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- Moderne, skalierbare ICT-Infrastruktur
- Etabliertes Kapazitätsmanagement
- Verbesserter Systemzugang / virtueller Schreibtisch
- Zeitgemässer Einsatz von Technologien
| - Verbesserte Leistungserbringung
- Garantierte Systemarchitektur/-leistung
- Gesteigerte Kundenzufriedenheit
- Verbesserte Reputation
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Roadmap zu Handlungsfeld 3:
Handlungsfeld 4: Mitarbeitende und Fähigkeiten
Ziele und Ergebnisse |
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- Die Mitarbeitenden APD sind in der Lage, agile Prinzipien im Projektmanagement in der Zusammen mit Leistungserbringern und Leistungsbezügern erfolgreich einzusetzen.
- Die APD verfügt über die benötigte digitale Methoden- und Medienkompetenz mit den entsprechenden Kapazitäten zwecks Aufbaus, Betrieb und Weiterentwicklung der Systemlandschaft.
- Der Aufbau der digitalen Fähigkeiten der Geschäftsleitung APD, der Projektleitenden, der Prozess- und Fachapplikationsverantwortlichen APD ist erfolgt und die Kernkompetenzen sind, wo zwingend nötig, redundant vorhanden.
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Massnahmen |
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- Schlüsselkompetenzen und Ressourcen zur Realisierung des digitalen Geschäfts- und Betriebsmodells sind bestimmt und bereitgestellt
- IT-Projektmanagement nach agilen Prinzipien ist eingeführt und angewandt
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Erwartete Wirkung | Nutzen |
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- Professionalisierung der Projektleitungsfunktion
- Dynamische, projektbezogene Entwicklung
- Motivierte Mitarbeitende
| - Rasche digitale Transformation
- Moderne Arbeitsbedingungen
- Gesteigerte Kundenzufriedenheit
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Roadmap zu Handlungsfeld 4:
Handlungsfeld 5: Partner und Lieferanten
Ziele und Ergebnisse |
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- Partner und Lieferanten werden mittels eines etablierten und standardisierten Lieferantenmanagements systematisch gesteuert.
- Die Professionalität (Effektivität und Effizienz) wird periodisch erfasst, rapportiert und kontinuierlich
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Massnahmen |
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- Strategische Partnerschaften sind vereinbart und etabliert
- Lieferantenmanagement ist aufgebaut und periodische Lieferantenmeetings sind durchgeführt
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Erwartete Wirkung | Nutzen |
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- Vertraglich geregelte Zusammenarbeit
- Optimierte Leistungserbringung (Professionalität)
- Konstante Servicequalität
| - Strategische Partnerschaften (Nachhaltigkeit)
- Verbesserte Wirtschaftlichkeit
- Gesteigerte Kundenzufriedenheit
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Roadmap zu Handlungsfeld 5:
Handlungsfeld 6: Kunden und Dienstleistungen
und Ergebnisse |
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- Die umfassende Wissensplattform als Basis für die Dienstleistungserbringung im Bereich Personal- und Gehaltswesen ist etabliert und steht den Zielgruppen vollumfänglich zur Verfügung.
- Die Wissensplattform ist als digitales Service Portal für die IT-Prozessunterstützung etabliert und wird kontinuierlich den Anforderungen entsprechend weiterentwickelt.
- Die Anwenderschulung und der Kundensupport sind professionell aufgebaut und als integrierender der Wissensplattform etabliert.
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Massnahmen |
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- Wissensplattform und Inhalte sind zur Informations- und Wissensvermittlung im Bereich Personal- und Gehaltswesen etabliert
- Wissensplattform ist als digitales Service Portal für IT-Prozessunterstützung ausgebaut und periodisch weiterentwickelt
- Anwenderschulungen und Kundensupport sind professionell aufgebaut, in die Wissensplattform eingebunden und bereitgestellt
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Erwartete Wirkung | Nutzen |
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- Erhöhte Kundenorientierung
- Gesteigerte Reputation
- Verbesserter Wissenstransfer
| - Nachgefragte Dienstleistungen und Produkte
- Zielgruppenkonforme, kompetente Beratung
- Einheitliche Anwendung der Bestimmungen
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Roadmap zu Handlungsfeld 6:
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