Im Rahmen der zweiten Etappe des ERP-Projekts werden per 19. August 2025 neue digitale Lösungen für Lehrpersonen eingeführt. Im Zentrum steht dabei der Zugang zum Self-Service-Portal (auch als SAP-Portal bezeichnet), mit der Möglichkeit zum selbständigen Anpassen der Wohnadresse, der Zahlungsverbindungen, zum Beantragen und Bearbeiten der Kinder-, Ausbildungs- und Familienzulage oder zum Abruf der digitalen Gehaltsabrechnung.
Für die Abrechnung von Einzellektionen und Honoraren für Stellvertretungen, Klassenhilfen und Fachreferierende, wird zudem ein digitaler Prozess flächendeckend eingeführt.
Nebst der Einführung der Self-Services und der digitalisierten Abrechnung von Einzellektionen, wird zum Zeitpunkt des Schuljahresbeginns 2025/2026 die Pilotphase zur SAP-basierten Bewirtschaftung der Individuellen Pensenbuchhaltung (IPB/AE-Konti) gestartet. An der Pilotierung nehmen insgesamt 18 Schulen sämtlicher Schulstufen teil.
Weitere Informationen, wie z.B. die Zugangslinks für die verschiedenen Schultypen (Volksschulen, Berufsfachschulen und Gymnasien), eine Anleitung für das Login sowie Lernvideos zum Portal und den Self-Services, finden Sie in den folgenden Abschnitten dieses Wissensartikels.
Das Portal ist in Registerkarten und Kacheln organisiert. Die nachfolgende Darstellung dient der Illustration und kann von der tatsächlichen Ansicht abweichen.
Die Registerkarten und Kacheln werden den Benutzern automatisch, basierend auf ihren Berechtigungen, zugewiesen.
Vorgesehene Registerkarten:
- SAP Invoice Management: Beinhaltet eine Kachel für die Abrechnung von Spesen an Schulen der Sekundarstufe II (Kreditorenworkflow).
- Schulen SL/SI: Spezifische Kacheln für Schulleitungen, Personalverantwortliche an Schulen und für die regionalen Schulinspektorate.
- Employee Self-Service (ESS): Die Kacheln stehen grundsätzlich allen Arbeitnehmenden zur Verfügung. Im Sinne einer Selbstbedienung, können Benutzende beispielsweise ihre Wohnadresse oder Bankverbindung aktualisieren.
- Manager Self-Service (MSS): Für Angestellte in einer Vorgesetztenfunktion, die beispielsweise Auswertungen und Personalbestandslisten ihrer Mitarbeitenden oder Lehrpersonen anzeigen lassen möchten.
Seit Dezember 2024 setzt der Kanton Bern die Lösung AGOV, das Behörden-Login der Schweiz, für die E-Services ein. Dieses sichere Anmeldeverfahren, welches beispielsweise auch für den Onlinezugang zur persönlichen Steuererklärung genutzt wird, bildet die Grundlage für den Einstieg in das Self-Service-Portal.
Falls nicht bereits erfolgt, muss für die initiale Bereitstellung des Logins ein BE-Login Konto (bestehend oder neu) mit einem AGOV-Konto (bestehend oder neu) verknüpft werden.
Falls möglich, empfehlen wir für beide Konti die Verwendung der geschäftlichen E-Mail-Adresse (z. B. hans.muster@schule.ch). Personen mit Anstellungen an mehreren Schulen benötigen nur ein AGOV-Konto, um auf das Self-Service-Portal zuzugreifen.
Bitte lesen Sie die nachfolgenden Erläuterungen. Das System wird Sie automatisch durch den Anmelde-/Registrierungsprozess führen.
Anmelde- und Registrierungsprozess Self-Service-Portal (SAP) für BE-Login/AGOV-Benutzer
Schritt 1: Korrekten Link öffnen und mit AGOV-Konto anmelden. Falls noch nicht erfolgt, Konto gemäss Variante 1a - 1c einrichten:
Falls Sie ein bestehendes BE-Login Konto für das Self-Service-Portal nutzen möchten, geben Sie auf der Anmeldeseite die E-Mailadresse des gewünschten BE-Login Kontos ein und wählen «Anmelden».
Anschliessend müssen Sie Ihr BE-Login Konto mit einem AGOV-Konto verknüpfen. Sie werden auf die AGOV-Seite weitergeleitet und wählen zwischen:
- Linke Seite (Registrierung): Neues AGOV-Konto erstellen
- Rechte Seite (Login/Anmeldung): Mit bestehendem AGOV-Konto anmelden
Wählen Sie die gewünschte Option aus.
Das System führt Sie automatisch durch den Prozess und das verknüpfte AGOV-Konto dient zukünftig als Anmeldekonto am Self-Service-Portal.
Hier finden Sie die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umstellung.
Gehen Sie anschliessend zum 2. Schritt auf dieser Seite (Wissensplattform).
Falls Sie ein neues BE-Login-Konto (z. B. mit Ihrer geschäftlichen E-Mailadresse) erstellen möchten, wählen Sie «Neues Konto anlegen».
Bestätigen Sie mit «Registrierung fortsetzen».
Anschliessend werden Sie auf die AGOV-Seite weitergeleitet und wählen zwischen:
- Linke Seite (Registrierung): Neues AGOV-Konto erstellen
- Rechte Seite (Login/Anmeldung): Mit bestehendem AGOV-Konto anmelden
Das System eröffnet automatisch ein neues BE-Login Konto für Sie. Die E-Mailadresse im AGOV-Konto wird für das neue BE-Login-Konto übernommen und die Konti miteinander verknüpft. Das System führt Sie durch den Prozess und das verknüpfte AGOV-Konto dient zukünftig als Anmeldekonto am Self-Service-Portal.
Falls Sie ein bestehendes AGOV-Konto für das SAP-Portal nutzen möchten, geben Sie auf der Anmeldeseite die E-Mailadresse des gewünschten Kontos ein.
Sie werden auf die AGOV-Seite weitergeleitet, wo Sie sich auf der rechten Seite (Login) anmelden.
Falls Sie beim angemeldeten AGOV-Konto noch kein BE-Login-Konto verknüpft haben, wird Sie das System zur Verknüpfung auffordern. Wählen Sie zwischen:
- Neues Konto anlegen: Ein BE-Login Konto mit der gleichen E-Mailadresse wie beim AGOV-Konto wird automatisch durch das System angelegt.
- E-Mail-Adresse / Mitarbeiter-Login nochmal eingeben: Sie wählen ein bestehendes BE-Login Konto aus, das Sie mit dem angemeldeten AGOV-Konto verknüpfen möchten.
Wählen Sie die entsprechende Option und das System führt Sie durch den Prozess. Das verknüpfte AGOV-Konto dient zukünftig als Anmeldekonto am Self-Service-Portal.
Gehen Sie anschliessend zum 2. Schritt auf dieser Seite (Wissensplattform).
Je nach Benutzergruppe und Schultyp erfolgt der Zugriff auf das Self-Service-Portal über einen anderen Kanal und Link. Die nachfolgende Darstellung hilft dabei, die richtige Wahl zu treffen.
Schritt 2: Befolgen Sie die Anweisungen im Anmelde-/Registrierungsprozess
Im Anmelde- oder Registrierungsprozess werden Sie ggf. aufgefordert, Ihre Identität nachzuweisen und AGOV bietet Ihnen hierzu verschiedene Möglichkeiten an.
Wählen Sie die Option «Mit Steuererklärung anfordern» falls Sie im Kanton Bern steuerpflichtig sind, da es die schnellste und einfachste Identifikationsmethode ist. Damit erhalten Sie unmittelbar nach dem Identifikationsprozess den Zugriff auf das SAP-Portal. Alternativ wählen Sie mit "AGOV Anmelden", um Ihre Identität mittels Videoidentifikation zu bestätigen. Hier finden Sie weitere Informationen zum Prozess: Videoidentifikation (IDnow) — agov.ch
Identifizieren Sie sich mit Ihren Daten aus der Steuererklärung (automatische Prüfung):
Für die Abrechnung von Einzellektionen und Honoraren für Stellvertretungen, Klassenhilfen und Fachreferierende, wird ein digitaler Prozess flächendeckend eingeführt.
Ab Mitte August 2025 stehen folgende Portal-Kacheln für die Abrechnung zur Verfügung:
- Einzellektionen Antrag erfassen
- Meine Einzellektionen Anträge anzeigen
- Alle Einzellektionen Anträge anzeigen
- Meine Inbox
Der neue Prozess beinhaltet in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, dass Lehrpersonen vom Portal aus Abrechnungsanträge an den Personaldienst der Schulen einreichen können. Bitte wenden Sie sich an Ihre vorgesetzte Person in Ihrer Schule, um in Erfahrung zu bringen, ob die Einreichung von Abrechnungsanträgen direkt durch Sie gewünscht ist, oder ob Ihre Institution dies zentral über den Personaldienst der Schule handhabt. Die technische Lösung unterstützt beide Varianten.
Die bestehenden auf Excel basierenden Abrechnungsformulare werden bis zum 31.08.2025 akzeptiert.
Falls die Lehrperson keine aktive Anstellung an einer Schule im Kanton Bern hat oder zum ersten Mal im Schuldienst steht, füllt sie das persönliche Meldeblatt Einzellektionen aus und übermittelt dieses an die zuständige Schulleitung/personalverantwortliche Person an der Schule, an der die Einzellektionen erteilt werden. Die weiteren Schritte im Zusammenhang mit der Eintrittsmeldung sind im persönlichen Meldeblatt beschrieben. Hier finden Sie die Anleitungsvideos zur Abrechnung von Einzellektionen in SAP:
SAP-Portal – Antrag Einzellektionen einreichen und prüfen.
SAP-Portal – Neueintritt Einzellektionen via ePM.
Weitere Informationen zum Thema Einzellektionen und Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) in Zusammenhang mit der Abrechnung im Self-Service-Portal finden Sie in diesem Wissensartikel: Abrechnung von Einzellektionen.
Ab Schuljahresbeginn 2025/2026 hat die Pilotphase zur SAP-basierten Bewirtschaftung der Individuellen Pensenbuchhaltung (IPB) gestartet. Die neuen IPB-Konti werden während eines gesamten Schuljahres auf ihre Praxistauglichkeit hin überprüft.
Von den Pilotschulen wird strukturiertes Feedback eingeholt, damit nachfolgend über die geplante flächendeckende Einführung ab Schuljahresstart 2026/2027 entschieden werden kann.
An der Pilotierung nehmen insgesamt nachfolgende 18 Schulen sämtlicher Schulstufen teil:
- Primarschule Bolligen
- Kindergarten und Primarschule Kaufdorf
- Schule Lengnau
- Kindergarten und Primarstufe Neuenegg
- Ecole primaire de Tavannes
- Ecole secondaire de Tavannes
- Kindergarten und Primarstufe Thörishaus
- Zentrum für Sozial- und Heilpädagogik, Landorf Köniz-Schlössli Kehrsatz
- Schule Sumiswald-Wasen
- Ecole Supérieure de Commerce La Neuveville
- bsd - Berufsfachschule des Detailhandels Bern
- bwd Bildungszentrum für Wirtschaft und Dienstleistung Bern
- bfsl - Berufsfachschule Langenthal
- bzemme - Bildungszentrum Emme
- Gymnase de Bienne et du Jura Bernois
- Gymnasium Biel-Seeland
- Gymnasium Lerbermatt
- Gymnasium Neufeld
Ab August 2025 führen die Pilotschulen kein IPB-Excel mehr, sondern nehmen die Buchungen direkt im SAP via Self-Service-Portal vor.
Alle Nicht-Pilotschulen verwenden auch im Schuljahr 2025/2026 das auf der WPGL zur Verfügung gestellte Excel. [LINK]
Im Self-Service-Portal steht neu folgende Kachel im Bereich Employee Self-Service zur Verfügung:
- Mein IPB-Konto
Lehrpersonen wie auch Schulleitungen mit einem eigenen IPB-Konto, können in dieser Kachel auf ihr eigenes IPB-Konto zugreifen.
Das dazugehörige Anleitungsvideo finden Sie hier: Link Video Mein IPB-Konto
Für Schulleitungen/Personalverantwortliche stehen im Self Service Portal weitere Kacheln im Register «Schulen SL/SI» zur Verfügung, in denen die IPB-Konti der Lehrpersonen eingesehen, überwacht und verwaltet werden können.
Es steht zusätzlich ein ausführliches IPB-Konto-Handbuch zur Verfügung: IPB-Konto-Handbuch
Optimierte Darstellung der Altersentlastung (AE)
Die SAP-basierten IPB-Konti der Unterrichtsfunktionen werden für die Pilotschulen neu primär in Lektionen und sekundär in Prozenten geführt. Konkret bedeutet dies, dass die Altersentlastung entsprechend dem prozentualen Anspruch (4, 8 oder 12%) in der elektronischen Pensenmeldung (ePM) als Wert in Lektionen umgewandelt, separat ausgewiesen und berücksichtigt wird. Der Gesamtsaldo einer Lehrperson auf ihrem IPB-Konto entsteht somit neu aus den geäufneten Lektionen ohne Altersentlastungen und des gesondert aufgeführten Altersentlastungsanspruchs ausgewiesen in Lektionen. Dies führt dazu, dass die Anzahl der Lektionen beim Übertrag des Saldos ab 01.08.2025 höher ausfällt, der Saldo in Prozent bleibt unverändert.
Diese neue Handhabung führt zu den gleichen Ansprüchen, ist jedoch transparenter und besser nachvollziehbar. Zum besseren Verständnis ist nachfolgend ein Beispiel in Bezug auf die Pensenmeldung dargestellt.
Szenario: Eine Lehrperson möchte ihre Altersentlastung von 12 % und zusätzlich noch 2 erteilte Lektionen regelmässig dem IPB-Konto gutschreiben.
Bisherige Darstellung im Rahmen der Pensenplanung:
| Lektionen | BG % ohne AE | BG % mit AE | |
|---|---|---|---|
| Soll bei 100 % Beschäftigungsgrad | 28 | 100.00 | 112.00 |
| Lektionen erteilt | 22 | 78.57 | 78.57 |
| Gutschrift IPB | 2 | 7.14 | 8 |
| Altersentlastung | 8.57 | ||
| Total IPB | 2 | 7.14 | 16.57 |
| Total besoldet | 20 | 71.43 | 71.43 |
Neue Darstellung im Rahmen der Pensenplanung:
| Lektionen | BG % | |
|---|---|---|
| Soll bei 100 % Beschäftigungsgrad | 28 | 100.00 |
| Lektionen erteilt | 22 | 78.57 |
| Altersentlastung | 2.64 | 9.43 |
| Total Anspruch zu entschädigen | 24.64 | 88.00 |
| Gutschrift IPB | 4.64 | 16.57 |
| Total besoldet | 20 | 71.43 |
Wichtig: Die Änderung der Darstellung innerhalb der ePM wird bereits ab dem 1. August 2025 auf alle Schulen Anwendung finden (nicht nur Pilotschulen). Dies weil für die einjährige Pilotphase an den Pilotschulen die elektronische Pensenmeldung (ePM) aus technischen Gründen bereits flächendeckend angepasst werden muss.
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| Überschrift | Frage | Antwort |
|---|---|---|
| Wie überprüfe ich, welches BE-Login- und AGOV-Konto verknüpft ist? | Wie überprüfe ich, welches BE-Login- und AGOV-Konto verknüpft ist? |
Falls beim «Username» und «Email» unterschiedliche E-Mailadressen aufgeführt sind: Wir empfehlen Ihnen die Verknüpfung mit der gleichen E-Mailadresse, um Zugriffsprobleme zu vermeiden. Ändern Sie dazu die E-Mailadresse selbständig in AGOV (Direktlink) oder kontaktieren Sie ggf. den Support zur Unterstützung: BE-Login |
Benötigen Sie Unterstützung bei der Nutzung des Self-Service-Portals? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Bitte verwenden Sie dazu den Link www.be.ch/apd-kontakt.
Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit uns entweder schriftlich oder telefonisch zu kontaktieren, ganz wie Sie möchten.
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