Projekt ePersonaldossier

Das Projekt in Kürze

Das Projekt «elektronisches Personaldossier Lehrpersonen» (ePD LP) hat zum Ziel, die physischen Personaldossier der Berufsfachschulen und der Abteilung für Personaldienstleistungen (APD) der Bildungs- und Kulturdirektion des Kantons Bern (BKD) vorbereitend zur Migration in das SAP ERP System zu digitalisieren. Für die Zwischennutzung nach erfolgter Digitalisierung bis zum Go-Live des SAP Personaldossiers ist eine Lösung bereitzustellen.

Für die Gymnasien und Volksschulen soll das ab 1.1.2023 neu verfügbare SAP Personaldossier zur Verfügung gestellt und eingeführt werden.

Planung

Mit dem ERP-Projekt wird per 1.1.2023 das elektronische Personaldossier in SAP (SAP-Personaldossier) eingeführt. Damit die ERP-Prozesse und das elektronische Personaldossier per Einführung nutzbar sind, müssen sämtliche Personal- und Lohndossiers digitalisiert werden.

Die vollständige Umsetzung erfolgt in zeitlich gestaffelten Realisierungseinheiten (RE): 

• RE1:      Digitalisierung physischer Personaldossiers von Berufsfachschulen (BFS) mit bestehendem Zugang zu PERSISKA.
• RE2:      Migration von elektronischen Personaldossiers von BFS mit bestehendem Zugang zu PERSISKA.
• RE3a:    Digitalisierung der physischen Personaldossiers der APD.
• RE3b:    Einführung des elektronischen Personaldossiers (SAP Personaldossier) in den Volksschulen und Gymnasien.

Zielgruppen und Zugang

Zielgruppe der RE1, RE2 und RE3a sind die Personaldienste der Berufsfachschulen und des MBA sowie die Gehaltverarbeitung der APD. Diese Nutzer arbeiten bereits heute mit PERSISKA, sodass bis zur Einführung des SAP Personaldossiers das bestehende System PERSISKA.E-Dossier eingesetzt werden kann.

Der Zugriff auf das elektronische Personaldossier bleibt Personalsachbearbeitenden vorbehalten, weil aus Gründen des Datenschutzes und wegen technischer Rahmenbedingungen eine Ausweitung z. B. auf Vorgesetzte erst mit dem SAP Personaldossier möglich wird.

Die Nutzung des elektronischen Personaldossiers durch die Gymnasien und die Volksschulen wird frühestens mit dem SAP Personaldossier ab 1.1.2023 möglich. Umsetzungsvarianten zur Einführung des elektronischen Personaldossiers in diesen Schulen werden ab Sommer 2022 erarbeitet.

Nutzen

Das elektronische Personaldossier ist die Voraussetzung für zeitgemässe elektronische, medienbruchfreie Prozesse. Es ermöglicht die effiziente, ortsunabhängige, gemeinsame Bewirtschaftung der Personendokumente zwischen den Schulen und der Bildungs- und Kulturdirektion und reduziert die Druckkosten.

Projektorganisation

Die Projektleitung wird von Matthias Kälin wahrgenommen. Er und die Projektmitarbeitenden der BKD werden dabei von Anwendervertretern unterstützt, die ihre Bedürfnisse im Rahmen des Fachausschusses einbringen. Letzterer setzt sich aktuell aus Vertretern der BKD (APD, GS, MBA), der Berufsfachschulen sowie der Bedag als Dienstleistungspartner für die Digitalisierung zusammen.