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Au 1^er janvier 2023, les systèmes PERSIKA pour les ressources humaines et FIS pour le domaine des finances seront remplacés par le système ERP de la société informatique SAP. Découvrez sur cette page ce que cela signifie pour vous en tant qu’enseignante, enseignant, directrice ou directeur d’école.

Des informations spécifiquement destinées aux directions d’école figurent sur la page Informations à l’intention des directions d’école et des responsables des ressources humaines et des informations détaillées concernant le projet se trouvent sur la page Projet ERP - sous-projet Corps enseignant.

Nouveau système SAP-CdPe 

Comme vous le savez sans doute, le système ERP de SAP a été introduit dans le canton de Berne en tant que nouvelle application de groupe. De manière générale, le changement de système dans le domaine des ressources humaines pour le corps enseignant a bien fonctionné. Le versement des traitements a pu être assuré au cours des sept derniers mois pour les quelque 19 000 enseignantes et enseignants. Quelques retards ont été constatés dans la gestion des traitements à la suite de problèmes techniques mineurs rencontrés avec le nouveau système ou de processus ou compétences peu clairs. Avant le déploiement de SAP, les responsables SAP-CdPe (système d’annonce entièrement intégré dans SAP pour les programmes d’enseignement) ainsi que les collaboratrices et collaborateurs de la Section du personnel ont pu être formés à l’application du module HCM (système salarial SAP). À partir de la mise en service, toutes ces personnes ont été confrontées à de nombreuses questions autour de l’application pratique, qui ont nécessité un accompagnement intense de la part de notre service d’assistance.

En tant que bénéficiaire de traitements, vous avez dû faire preuve de patience et de compréhension face aux dysfonctionnements. De plus, il n’était pas toujours facile de faire valoir vos demandes auprès de la Section du personnel car leur disponibilité était réduite à cause de l’administration des traitements. D’autre part, la gestion de vos demandes prend beaucoup plus de temps à l’heure actuelle car les spécialistes de l’administration des traitements doivent souvent s’informer au préalable. Une fois l’année de déploiement écoulée, l’ensemble des processus devraient avoir été expérimentés au moins une fois, ce qui permettra d’atteindre un rythme de croisière. Pour la préparation de la nouvelle année scolaire 2023-2024, jusqu’au mois d’août, nous avons dû procéder à une priorisation de la gestion en raison des circonstances décrites et du très grand nombre d’annonces de modification.

Vous trouverez de plus amples informations relatives à vos conditions d’engagement et à d’autres thèmes sur notre plateforme de connaissances Gestion du personnel et des traitements du corps enseignant (PCPTE). Une visite vaut le détour !

Pour le début de l’année scolaire 2023-2024, un total de 58 739 annonces nous ont été transmises jusqu’au 21 août via SAP-CdPe pour les quelque 19 000 enseignantes et enseignants. Environ 30 % d’entre elles, soit 18 000 annonces dans SAP, requièrent un traitement par la Section du personnel (SPe).

Voici quelques informations relatives aux deux périodes de versement du mois d’août 2023 :

Première période de versement pour le mois d’août (versement le 25 août)

La SPe a pu traiter 85 % soit 15 400 des annonces qui lui sont parvenues pour la première période de versement au 25 août 2023. Dans le cas de 548 annonces, la fiche d’identité, nécessaire pour le traitement des annonces, était incomplète ou faisait défaut. La priorité avait été donnée aux nouvelles entrées et aux nouveaux engagements afin que chaque enseignante et enseignant se voie au moins verser un salaire. Cet objectif n’a pas pu être tout à fait atteint, puisque 127 nouvelles entrées et 1138 nouveaux engagements doivent encore être traitées. Les 769 annonces restantes concernent des évaluations de la classification suite à une modification du degré d’enseignement. Dans ces cas-là, un salaire est effectivement versé à la personne concernée, mais sur la base du semestre précédent. Veuillez noter que le nombre d’annonces mentionné ici ne correspond pas au nombre d’enseignantes et d’enseignants car plusieurs annonces peuvent concerner une seule et même personne.

Nous vous prions de nous excuser pour les retards générés dans l’administration des traitements et pour la gêne occasionnée.

Seconde période de versement pour le mois d’août (versement le 12 septembre)

Pour la seconde période de versement, la plus haute priorité sera donnée aux annonces en suspens (env. 2600). Nous traiterons ensuite les allocations familiales, les primes de fidélité, les liquidations de RIH, les leçons ponctuelles ainsi que les éventuelles corrections (paiements complémentaires et remboursements). La SPe est confiante dans le fait que l’ensemble des traitements du mois d’août pourront être versés correctement et en intégralité dans le cadre de la seconde période de versement (versement le 12 septembre) et que la gestion des programmes de la nouvelle année scolaire pourra ainsi être clôturée.

Déductions des caisses de pension

La plupart des programmes ont été traités après l’interface dédiée aux caisses de pension, c’est pourquoi les déductions pour le mois d’août ne pourront être validées et comptabilisées que pour la période de versement principale suivante, à savoir au 25 septembre.

Ajustements à la suite du déploiement de SAP  

Dans le décompte de traitement du mois de décembre, vous avez reçu des informations sur les modifications de fond touchant les conditions d’engagement à la suite du déploiement de SAP. Il n’y aura pas d’autres ajustements pour le début de l’année scolaire 2023-2024.

Retards : demandes en lien avec des formations complémentaires

Le déploiement de SAP a aussi eu un impact sur le traitement des demandes d’échelons de traitement supplémentaires en raison d’une formation complémentaire qualifiante et a entraîné des retards. Plus précisément, 200 demandes sont encore en suspens pour le niveau de formation à l’école obligatoire et 20 pour le degré secondaire II. Il s’agit en majorité de demandes qui avaient été déposées au cours du dernier semestre.

Le service compétent au sein de la SPe a pu recruter entretemps afin de pouvoir traiter rapidement les dossiers encore en attente. L’objectif est de revenir à la durée de traitement normal, à savoir deux mois maximum.

Facturations

Le retard accumulé dans les facturations par nos collègues de la FIN suite au déploiement de SAP a pu entretemps être rattrapé. Les éventuelles demandes qui donnent lieu à une facture doivent à l’avenir être transmises rapidement aux enseignantes et enseignants et non plus en deux exemplaires.

Déploiement de SAP 

Le projet ERP progresse déjà puisque la deuxième étape a été lancée en avril 2023. L’accent est placé sur l’extension de SAP, avec d’autres fonctionnalités qui seront introduites jusqu’en 2025. Cela signifie pour les membres du corps enseignant et des directions d’école (point de vue employé·e·e) que l’accès direct aux fonctionnalités front end de SAP devrait être assuré progressivement. Cet accès vous (point de vue employeur) offrira les possibilités suivantes :

• consulter à tout moment les décomptes de traitement et les imprimer au besoin,
• modifier de façon autonome les adresses ou données bancaires,
• consulter en tout temps les soldes sur les comptes RIH/DH,
• saisir et transmettre via un flux de travail dans SAP les leçons ponctuelles et les honoraires pour les intervenantes et intervenants externes,
• obtenir l’accès à votre dossier personnel.

Projets de numérisation

Parallèlement à l’extension de SAP, d’autres projets de numérisation des processus de travail sont mis en œuvre dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Ils sont brièvement décrits ci-après.

Le projet cantonal de boîte aux lettres numérique poursuit l’objectif de faire imprimer à l’avenir la correspondance de manière centralisée et de la transmettre au format numérique aux utilisatrices et utilisateurs ePost enregistrés. La SPe va démarrer un essai pilote dans les prochains mois.

Le projet Portail scolaire bernois doit permettre la création d’une plateforme sur laquelle les applications de l’INC, par exemple la Bourse cantonale des emplois de l’enseignement (BCEE), le système SAP-CdPe et bien d’autres seront disponibles de manière centralisée pour les directions d’école et le corps enseignant. Dans le même temps, les processus d’autorisation, qui diffèrent à l’heure actuelle selon l’application, seront transférés progressivement vers un nouveau système informatique de gestion des personnes autorisées. Enfin, la possibilité sera donnée de se connecter à toutes les applications de l’INC à l’aide d’un BE-Login unique.

Nouveau décompte de traitement

Les décomptes de traitement établis avec SAP sont plus concis, notamment car les déductions sociales ne sont plus indiquées par engagement, mais de manière globale. En outre, il n’y a plus de distinction entre engagements et engagements partiels. Ces derniers sont désormais mentionnés en tant qu’engagements.

Vous trouverez des explications complémentaires concernant la mise en page des décomptes de traitement établis avec SAP sur la page Décompte de traitement.

Nouveaux processus d’annonce pour les absences de longue durée en raison d’une maladie ou d’un accident

Comme à l’accoutumée, toutes les absences pour cause de maladie ou d’accident doivent être saisies dans SAP-CdPe.

• Annonce d’un accident : comme jusqu’à présent, la personne concernée fait une annonce d’accident dans les meilleurs délais en cas d’absence pour cause d’accident. 
  → Procédure et modalités en cas d’accident
• Annonce de maladie : désormais,le service de gestion des cas rattaché à la SPe fait l’annonce de maladie en se basant sur les renseignements communiqués via la CdPe. Pour ce faire, il se procure les informations requises dans SAP ou auprès de la direction d’école concernée.
  → Procédure et modalités en cas de maladie

Désormais, les indemnités journalières en cas d’absence pour cause de maladie ou d’accident sont indiquées dans le décompte de traitement en tant que calcul rétroactif.

Autres changements

Vous trouverez des informations complémentaires concernant les changements apportés dans les domaines suivants sur les pages correspondantes de la plateforme de connaissances :

• → Calcul de la part de vacances
• Calcul des primes de fidélité → Primes de fidélité
• Calcul du degré d’occupation en % par leçon hebdomadaire arrondi à deux décimales au lieu de quatre →  Degré d’occupation et leçons obligatoires

Mécanisme de base du versement des traitements

Le versement des traitements du corps enseignant et des directions d’école qui bénéficient d’un salaire mensuel a lieu en principe au 25 du mois concerné. Pour les corrections ou en cas d’annonce transmise après la date de clôture des modifications, la SPe peut déclencher le versement ou le remboursement du traitement pour le 12^e jour du mois suivant. Les leçons ponctuelles, les honoraires pour les intervenant·e·s externes et les indemnités sont en général payés lors de la seconde opération de traitement (12^e jour du mois suivant).

Compétences générales en lien avec le versement du salaire

Afin que le versement des salaires de l’ensemble des membres du corps enseignant du canton de Berne puisse se dérouler correctement, les étapes suivantes sont nécessaires:

1. L’enseignant·e et la direction d’école définissent le programme individuel pour le nouveau semestre ou un·e enseignant·e est engagé·e par la direction d’école. Les modifications convenues ou le nouvel engagement sont saisis dans SAP-CdPe par la personne responsable (responsable de l’application). Il convient ensuite de saisir, également dans SAP-CdPe, les modifications qui ont un impact sur le programme, par exemple les départs, les absences ou les relevés RIH.
2. Les responsables SAP-CdPe des écoles doivent s’assurer de la saisie correcte de toutes les modifications requises dans SAP-CdPe. Après la saisie et la comptabilisation, les modifications sont transmises. Selon le type, la mutation est intégrée directement dans le système de gestion des traitements SAP (p. ex. modification du degré d’occupation pour un engagement existant). D’autres mutations, telles que les nouveaux engagements ou les congés non payés génèrent un « flux de travail » pour la Section du personnel (SPe), qui doit être traité par la personne compétente.
3. La SPe est responsable du versement correct des traitements des membres du corps enseignant et des directions d’école. C’est pourquoi elle se charge des tâches requises pour le versement correct des traitements. Ainsi, les flux de travail reçus dans SAP-CdPe sont contrôlés et traités par les collaboratrices et collaborateurs de la SPe. Pour les enseignantes et enseignants ou les directrices et directeurs d’école nouvellement engagés, des décisions de classement sont rendues et les modifications correspondantes sont réalisées dans SAP. Parmi ses autres tâches importantes, la SPe est chargée de vérifier les nombreuses analyses de contrôle dans SAP et de procéder aux éventuelles corrections nécessaires.

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