Wartungsarbeiten am 21.10.2022 von 08.30 bis 18.00 Uhr - Travaux de maintenance le 21.10.2022 de 08:30 h à 18.00 h

Schulleitungen und Personalverantwortliche finden hier alle wichtigen Informationen zur Umstellung auf SAP, dem neuen Personalinformations- und Lohnsystem für Lehrpersonen im Kanton Bern ab Januar 2023.

Für einen reibungslosen Systemwechsel sind wir auf Ihre Mitwirkung angewiesen: Schliessen Sie bitte alle noch offenen Pensenveränderungen bzw. noch nicht abgerechneten Einzellektionen für das Jahr 2022 ab und besuchen Sie die Schulung für die neue SAP-ePM.

Die Einführung von SAP bringt Veränderungen mit sich. Im November und Dezember 2022 wurden Ihnen die Neuerungen in obligatorischen Online-Schulungen vorgestellt. 

Abbildung Zeitleiste Schulungen

Freiwillig können Sie im Januar 2023 ein Zeitfenster für begleitetes Arbeiten am Standort der APD buchen, um die letzten Unsicherheiten auszuräumen. Teilnehmende bringen ihr eigenes Notebook mit und erfassen – betreut durch eine Fachperson der APD – die Pensenveränderungen ihrer Schule direkt in der neuen SAP-ePM.

Anmeldung für begleitetes Arbeiten (vor Ort in Bern)

Unter folgenden Links können Sie sich direkt für einen passenden Termin anmelden. Um die Anwesenden optimal begleiten zu können, ist die Anzahl Teilnehmende auf 12 pro Termin beschränkt.

Während des reservierten Zeitfensters ist eine zeitlich flexible Teilnahme entsprechend Ihrer Bedürfnisse möglich: Sie können etwas später dazu stossen oder das begleitete Arbeiten früher verlassen.

Bitte beachten Sie, dass die Anwendung «Zoom» nur für die Registrierung genutzt wird. Das begleitete Arbeiten findet vor Ort in Bern statt. Die Adresse wird in der Registrierungsbestätigung per E-Mail kommuniziert.

Sprache

Datum, Zeit

Anmeldung

Français

Mercredi, 18.01.2023
13h30 – 17h00

Inscrivez-vous ici.

Deutsch

Freitag, 20.01.2023
13.30 – 17.00 Uhr

Melden Sie sich hier an.

Deutsch

Mittwoch, 25.01.2023
08.30 – 12.00 Uhr

Melden Sie sich hier an.

Deutsch

Mittwoch, 25.01.2023
13.30 – 17.00 Uhr

Melden Sie sich hier an.

Français

Freitag, 27.01.2023
08h30 – 12h00

Inscrivez-vous ici.


Änderung Schulungstermin

Falls Sie nach erfolgter Anmeldung zu einer Schulung den Schulungstermin ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die E-Mail Nachricht mit der Registrierungsbestätigung.
  2. Klicken Sie auf den Text «Sie können Ihre Registrierung jederzeit stornieren»
  3. Befolgen Sie die Anweisungen.
  4. Registrieren Sie sich für einen neuen Termin.

Ab dem 6. Januar 2023 können Sie die neue SAP-ePM nutzen, um die Pensen mit Gültigkeit ab 1. Januar 2023 zu bearbeiten. 

Nachfolgend wird die Einrichtung der Zugänge pro Nutzergruppe beschrieben.

Volksschulen

Der Zugang zur elektronischen Pensenmeldung in SAP (SAP-ePM) erfolgt mit Ihrem persönlichen BE-Login, das mit SAP verknüpft wird. Je nach Rolle bzw. Nutzergruppe verläuft der Registrierungsprozess für ePM-Verantwortliche an Volksschulen unterschiedlich. Bitte lesen Sie die detaillierteren Informationen auf der Seite Zugang zur neuen SAP-ePM einrichten (Volksschulen) aufmerksam durch.

Schulen Sek II

Die Personalverantwortlichen der Schulen Sek II wurden durch das Projektteam ermittelt und automatisch auf die SAP-ePM berechtigt. Der Zugang zur SAP-ePM wird mittels VDI (Virtual Desktop Infrastructure) bzw. M-Konto sichergestellt. Detaillierte Informationen zur Einrichtung des VDI werden im Dezember 2022 per E-Mail kommuniziert.

Der VDI-Zugang zur SAP-ePM gilt ausschliesslich auf die neue SAP-ePM. Die bestehenden Zugänge zu den Applikationen KSML und AZMS LP mit den bisherigen BE-Login Konten (als Hauptschulleitung oder als delegierte Person) bleiben unverändert gültig.

Sie erhalten ähnlich wie bisher mit PERSISKA direkten Zugang zur SAP-ePM und zum SAP-ePersonaldossier. Weitere Informationen zur Einrichtung des Zugangs (via BE-Login oder via VDI) folgen zu einem späteren Zeitpunkt.

Auswirkungen auf das Login für die Applikationen KSML und AZMS LP

Die bisherigen Hauptschulleitenden melden sich im KSML oder im AZMS LP mit ihrem bisherigen, allenfalls angepassten BE-Login Konto an.

Für Delegierte erfolgt der Zugriff auf den KSML und das AZMS LP – unabhängig vom neu eingerichteten persönlichen BE-Login Konto für die SAP-ePM – weiterhin mit dem durch die Hauptschulleitung bereitgestellten Login (z.B. Präfix:vorname.name).

Status vom Dienstag, 31. Januar 14:00 Uhr (Änderungen gegenüber letztem Update):


Status

Gehaltsverarbeitung APD

Die Umstellung auf SAP ist nach wie vor anspruchsvoll, die Einarbeitungszeit dauert an.
Zurzeit werden die für die Januar-Gehaltsauszahlung nicht berücksichtigten Mutationen abgearbeitet.


BETRIEB MIT EINSCHRÄNKUNGEN

SAP-ePM

Die SAP-ePM ist in Betrieb. Fehler beim Upload von Anhängen wurden korrigiert. Der Umgang mit weiteren bekannten Problemen wurde am 17. Januar 2023 kommuniziert. Der Supportaufwand im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung ist nach wie vor hoch. Nachmeldungen bezüglich zusätzlicher Berechtigungen werden laufend verarbeitet.


BETRIEB MIT EINSCHRÄNKUNGEN

SAP HCM Backend (SAP GUI)

Die erste Gehaltsverarbeitung wurde erfolgreich durchgeführt. Das SAP GUI entspricht den Erwartungen, bis auf wenige Einzelfälle läuft der Betrieb ohne Einschränkungen.

BETRIEBSBEREIT

SAP ePersonaldossier

Das SAP ePersonaldossier ist in Betrieb. Die Datenmigration für aktive Anstellungen ist erfolgt. Der Zugang zu Dokumenten inaktiver, nicht migrierter Anstellungen erfolgt zurzeit ausschliesslich über PERSISKA.E-Dossier. Es wird nach Lösungen für eine zeitnahe Nachmigration gesucht.
Der Zugriff seitens der Berufsfachschulen auf das ePersonaldossier wird laufend hinsichtlich der Schulstrukturen angepasst.

BETRIEB MIT EINSCHRÄNKUNGEN

KSML

Der Kantonale Stellenmarkt für Lehrpersonen wurde erfolgreich auf den Betrieb mit SAP umgestellt und steht uneingeschränkt zur Verfügung.

Die Kommunikation, dass der Zugang für delegierte Benutzer neu festgelegt werden muss, erfolgte am 17. Januar 2023 per E-Mail an die ePM-Verantwortlichen (Vorgehen gemäss Kapitel 4 der Anleitung «Delegationen für BKD-Applikationen verwalten»).

BETRIEBSBEREIT

AZMS LP

Das Arbeitszeugnis-Managementsystem für Lehrpersonen wurde erfolgreich auf den Betrieb mit SAP umgestellt und steht uneingeschränkt zur Verfügung.

Die Kommunikation, dass der Zugang für delegierte Benutzer neu festgelegt werden muss, erfolgte am 17. Januar 2023 per E-Mail an die ePM-Verantwortlichen (Vorgehen gemäss Kapitel 4 der Anleitung «Delegationen für BKD-Applikationen verwalten»).

BETRIEBSBEREIT

SteZe

Die Stellvertretungszentrale wurde erfolgreich auf den Betrieb mit SAP umgestellt und steht uneingeschränkt zur Verfügung.  

BETRIEBSBEREIT

Melde- und Verarbeitungsprozesse bei Krankheit, Unfall und Abwesenheit (UKA)

Das Formular für die Unfallmeldung ist auf der Wissensplattform aufgeschaltet und für neue Fälle in Betrieb. Trotz noch nicht vollständig abgeschlossener Einführungsarbeiten können die laufenden Fälle mit entsprechenden Hilfsmitteln bearbeitet werden. 

BETRIEB MIT EINSCHRÄNKUNGEN

Berechnungshilfe Treueprämie 

Die Entwicklungsarbeiten für die Aufbereitung der Daten aus PERSISKA und SAP für die Berechnung des durchschnittlichen Beschäftigungsgrads für Lehrpersonen werden mit Verspätung abgeschlossen. Die erste Auszahlung von Treueprämien mit SAP erfolgt im Februar 2023. 

Betroffene Personen mit einer Treueprämie im Januar 2023 wurden persönlich angeschrieben.

BETRIEB IN AUFBAU

Neues Formular für Entschädigungen und Einzellektionen 

Das neue Excel-Formular sowie die elektronische Übermittlung für die Meldung von Entschädigungen und Einzellektionen befindet sich mit leichter Verzögerung im Aufbau. Das neue Excel-Formular wird zusammen mit einer Anleitung und weiteren Informationen im Februar 2023 allen Schulstufen zur Verfügung gestellt. Während einer Übergangszeit, voraussichtlich bis Ende April 2023, können auch die bisherigen Formulare verwendet werden.

BETRIEB IN AUFBAU


Informationen zur Einführung von SAP vom 31. Januar 2023

Nach der ersten Gehaltsauszahlung mit SAP per 25. Januar 2023, arbeitet die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) intensiv daran, die pendenten Januar-Mutationen zu verarbeiten. Es wird beabsichtigt, diese mit dem letzten Abrechnungslauf für den Monat Januar (Mutationsschluss: 7. Februar 2023) am 10. Februar 2023 auszuzahlen.

Die Einführung von SAP ist anspruchsvoll. Das Lohnsystem (SAP-HCM), die Meldeprozesse (SAP-ePM) sowie die Umsysteme (Fachapplikationen) sind stabil und – teilweise noch mit Einschränkungen – in Betrieb. Täglich werden bis zu 100 Supportanfragen an die APD gerichtet. Dies hält unser Supportteam auf Trab und bedingt Ihrerseits Geduld und Verständnis.

In den ersten Betriebswochen sind einige Kinderkrankheiten entdeckt worden, welche trotz ausgiebigem Testen vorgängig nicht erkannt werden konnten. Erst mit der Vernetzung sämtlicher Daten traten diese zum Vorschein, müssen nun inhaltlich analysiert und möglichst rasch für den effizienten und effektiven Betrieb geklärt werden. Wir arbeiten daraufhin, dass wir die notwendigen Anpassungen bis März 2023 umsetzen können.

Weitere Informationen zur Einführung von SAP finden Sie hier

Informationen zur ersten Gehaltsauszahlung vom 25. Januar 2023 

SAP ist eingeführt und nimmt immer mehr Fahrt auf: Am 19. Januar 2023 erfolgte die erste Gehaltsverarbeitung mit SAP planmässig. Diese berücksichtigt alle zu diesem Zeitpunkt in SAP verarbeiteten Daten.

Aufgrund des mit der Systemumstellung verbundenen Zusatzaufwands flossen ca. 15% der eingegangenen Mutationsanträge nicht in die Gehaltsabrechnung Januar 2023 ein. Diese werden in den nächsten Tagen verarbeitet und kommen am 10. Februar 2023 zur Auszahlung. Detaillierte Informationen entnehmen Sie dem Dokument Information zur Gehaltsauszahlung. Erläuterungen zur neu gestalteten Gehaltsabrechnung finden Sie hier

Damit die Pendenzen speditiv abgearbeitet werden können, bitten wir Sie, auf das Melden allfälliger Unstimmigkeiten aus der ersten Gehaltsabrechnung zu verzichten. Alle bis am 7. Februar in der ePM korrekt erfassten und vollständig verarbeiteten Januar-Mutationen werden bei der zweiten Gehaltsverarbeitung berücksichtigt.

Die Einführung von SAP ist ein Kraftakt für alle Beteiligten. Wir bedanken uns herzlich bei Ihnen, dass Sie diese Herausforderung mit uns meistern, Verständnis für die Komplexität haben und uns Raum zur Umsetzung zugestehen.

Wichtige Informationen zur Einführung der SAP-ePM  vom 17. Januar 2023

Die Inbetriebnahme von SAP und den Umsystemen war erfolgreich, seit dem 6. Januar 2023 ist die neue SAP-ePM in Betrieb. Die Umstellung bringt viele Änderungen mit sich: Der Zugang zur SAP-ePM musste neu eingerichtet, gewohnte Abläufe neu erlernt werden. Aktuell wird noch an den «Kinderkrankheiten» gearbeitet, wie z.B. Zugang/Berechtigungen, Datenkorrekturen aufgrund der Migration und an Problemen der Datenverarbeitung.

Auch wenn die Umstellung im Grossen und Ganzen erfolgreich gelang, so gibt es Themenbereiche, die momentan Ihnen und uns Mehraufwand generieren. Wir arbeiten intensiv an den gemeldeten Themen und versuchen, diese so rasch wie möglich zu regeln.

Sie unterstützen uns am besten, wenn Sie:

  1. Die per e-Mail erhaltenen Informationen sorgfältig durchlesen und die enthaltenen Handlungsanweisungen berücksichtigen;
  2. Vor der Kontaktaufnahme mit unseren Supportmitarbeitenden das Handbuch der ePM sowie die auf dieser Seite verfügbaren Information konsultieren;
  3. Erst danach unseren Support per E-Mail an personalinformatik.apd@be.ch kontaktieren;
  4. Darauf verzichten, uns (oder anderen Empfängern) dieselbe Problemstellung mehrfach zuzustellen.

Infolge der hohen Anzahl an Anfragen beträgt die Reaktionszeit auf eingegangene Anfragen im Moment bis zu vier Arbeitstage. Wir setzen alles daran, diese so schnell wie möglich zu reduzieren. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis. 

Informationen für Schulleitungen

Januar 2023Informationen zur Einführung von SAP vom 31. Januar 2023.
Januar 2023Information zur ersten Gehaltsauszahlung mit SAP vom 25. Januar 2023.
Januar 2023Wichtige Informationen zur Einführung der SAP-ePM vom 17.01.2023 und Handlungsanweisungen zu Supportanfragen. 
Januar 2023 Zugangslink zur SAP-ePM und letzte Informationen für den erfolgreichen Start mit SAP via Newsletter "e-ducation Flash" vom 6. Januar 2023.
Dezember 2022Überblick relevanter Termine (Abschaltung ePM, manuelle Nachmeldungen, Unterbruch Systeme) an alle ePM-Verantwortlichen versandt. 
November 2022

Persönliches Schreiben an Schulleitungen Volksschulen mit Informationen zur Einrichtung des Zugangs zur neuen SAP-ePM.
Information Schulen Sek II zur Einrichtung des Zugangs zur neuen SAP-ePM.

Oktober 2022Schulungstermine, Einsendeschluss Nachmeldungen/Einzellektionen 2022, Übersicht weitere Massnahmen zur Einführung von SAP-ePM via Newsletter "e-ducation Flash".
August 2022Mit der Beilage zur Gehaltsabrechnung vom August 2022 wurde die Projektkommunikation zur Einführung von SAP für die Volksschulen und Schulen Sek II lanciert. Bis zur Einführung der SAP-ePM per Januar 2023 sind verschiedene Kommunikationsmassnahmen geplant, welche hier aufgelistet werden. 

Informationen für Lehrpersonen

Die Änderungen für Lehrpersonen sind marginal. Durch den Systemwechsel ändert sich das Layout der Gehaltsabrechnung sowie die Prozesse für die Meldung von Abwesenheiten und die Abrechnung von Entschädigungen. Für Lehrpersonen sind folgende Informationen vorgesehen:

Januar 2023Information zur ersten Gehaltsauszahlung mit SAP vom 25. Januar 2023.
Dezember 2022   

Beilage Gehaltsabrechnung mit Informationen zur Umstellung auf SAP.

September 2022Artikel im Education 4/22 mit allgemeinen Informationen zur Einführung von SAP.

Kontakt

Konkrete Fragen können Sie bei Bedarf über die E-Mailadresse sap.apd@be.ch einbringen. Das Projektteam wird diese so rasch wie möglich beantworten.

Haben Ihnen diese Informationen weitergeholfen? Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

 

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Hier wird das Kontakt-Formular angezeigt. Sie können sich aber auch per Tel/Mail bei uns melden: +41 31 633 83 12 / wpgl@be.ch

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