Types d’entretiens avec le personnelFontanellaz (2016) définit différents types d’entretien avec le personnel. Prendre conscience des différentes formes et objectifs des entretiens avec les collaborateurs et collaboratrices permet une préparation spécifique à la situation et une répartition claire des rôles, deux aspects importants pour garantir le succès de l’entretien. Dans le cadre de la conduite du personnel, on distingue les types d’entretien suivants : - Entretien d’embauche (cf. Recrutement de nouveaux enseignants et enseignantes)
- EEP (entretien de bilan et convention d’objectifs)
- Entretien de planification et de développement personnel
- Entretien de qualification (évaluation des prestations)
- Entretien de feed-back, entretien de reconnaissance
- Entretien de délégation de tâche
- Entretien de conseil
- Entretien de critique
- Entretien de gestion d’un conflit
- Entretien de licenciement
- Entretien de départ
EntretiensPréparationDéfinir l’objectif
Dans l’environnement professionnel, les entretiens ont généralement un objectif. Il est important que les objectifs soient clairs et que, s’ils s’annoncent difficiles à atteindre, des objectifs intermédiaires soient fixés. L’entretien peut alors prendre fin dès qu’un objectif intermédiaire a été atteint. Organisation
Il est important que l’entretien ait lieu dans un environnement stimulant, loin de toute perturbation. Il convient de garder à l’esprit que tant l’emplacement des sièges que la température, l’aération et l’éclairage de la salle peuvent avoir une influence sur le déroulement de l’entretien. Moment
Il convient de veiller à ce que l’interlocuteur ou interlocutrice ne se sente pas prise au dépourvu et ait la possibilité de se préparer à l’entretien. Les entretiens importants doivent de préférence être prévus le matin, lorsque la plupart des personnes atteignent leur pic de performance. Documents pour l’entretien
Des notes, modèles et ébauches illustrent l’importance d’un entretien. Les contenus compliqués doivent idéalement être présentés au moyen d’une aide visuelle. L’information peut alors être mieux expliquée et reçue de façon plus durable. DéroulementPour mener un entretien, il peut être utile de le diviser en trois parties : Phase d’introduction
Durant cette phase, établir de bons rapports est important. Des questions d’introduction simples peuvent permettre de détendre la situation. Une fois le contact personnel établi, décrivez la raison de l’entretien et son objectif. Cœur de l’entretien
Durant cette phase, l’objet de l’entretien est approfondi et, si possible, un accord est trouvé. Vous devez donner à votre interlocuteur ou interlocutrice la possibilité de présenter son point de vue. S’il n’est pas possible de trouver un accord, vous tâcherez de parvenir à un compromis. Le cœur de l’entretien est moins figé que les phases d’introduction et de conclusion et il peut être organisé de façon individuelle. Phase de conclusion
Durant cette phase, un esprit d’ouverture est particulièrement décisif car il détermine la collaboration future. La phase de conclusion comprend trois parties : garantie des résultats, perspectives et remerciements. Les accords ou les mesures convenues permettent de garantir de façon ciblée que les résultats soient atteints. En conclusion, vous pouvez inviter votre interlocuteur ou interlocutrice à compléter votre résumé (p. ex. en posant la question « Souhaitez-vous ajouter autre chose ? » ou « Ai-je oublié quelque chose d’important ? »). Il est en outre positif, à l’issue d’entretiens difficiles, de remercier l’interlocuteur ou interlocutrice pour le débat franc ou pour son approche constructive. | Info |
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| title | Bon à savoir : techniques favorisant la discussion |
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| Faire preuve d’estime de l’autre
Une main de fer dans un gant de velours – le comportement face à son interlocuteur ou interlocutrice doit être marqué de respect et de tolérance. Il se peut que vous réalisiez que votre opinion et comportement en tant que supérieur-e diverge de ceux de votre collaborateur ou collaboratrice. Essayez toutefois de comprendre le point de vue, les raisons et les besoins de votre interlocuteur ou interlocutrice et, si possible, de proposer des solutions acceptables pour les deux parties. Communiquer avec « je » et non « on » Il convient d’éviter les formules neutres car elles semblent impersonnelles et souvent hautaines. Les formulations avec « je » permettent en revanche de transmettre un point de vue personnel ou une réaction personnelle à un comportement. L’interlocuteur ou interlocutrice a alors la possibilité de corriger cette impression. Etant donné que l’utilisation du « je » exprime des impressions et des émotions personnelles, la confiance s’installe entre les interlocuteurs et interlocutrices. Autres techniques favorisant la discussion - poser des questions ciblées
- écouter activement votre interlocuteur/trice
- reformuler/répéter par ses propres mots ce qu’on vient d’entendre
- donner un retour
- éviter les mots à connotation négative (p. ex. « mauvais », « non professionnel », « blessant », etc.)
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| title | Bon à savoir : communication non verbale |
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| Albert Mehrabian a analysé la part d’information transmise via les différents canaux de communication. En effet l’information n’est pas transportée uniquement verbalement, mais aussi par le son de la voix, la mimique, l’expression corporelle et les gestes. Il a prouvé que le ton de la voix et les mimiques représentent une grande – voire plus grande – partie de l’information perçue par l’interlocuteur ou interlocutrice. |
Evaluation de l’entretienLes questions suivantes peuvent être utilisées pour évaluer l’entretien : - Ai-je atteint l’objectif de l’entretien ?
- Si non : pourquoi ?
- Comment me suis-je comporté-e ? Ai-je fait preuve d’estime envers mon interlocuteur ou interlocutrice et ai-je pris en compte ses besoins ?
- Dans quelle ambiance l’entretien s’est-il déroulé ?
- Suis-je parvenu-e à structurer les phases de l’entretien de façon pertinente ?
- Quelle impression ai-je de mon interlocuteur ou interlocutrice ?
- A quoi dois-je faire attention lors des prochains entretiens ?
- Quels besoins dois-je prendre davantage en compte à l’avenir ?
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