Arten von Personalgesprächen

Fontanellaz (2016) unterscheidet zahlreiche Anlässe und Arten von Gesprächen mit Mitarbeitenden. Sich dieser unterschiedlichen Formen und Ziele von Personalgesprächen bewusst zu sein, ermöglicht eine situative Vorbereitung und Rollenklarheit. Beides ist wichtig, damit Gespräche erfolgreich sind.

Im Rahmen der Personalführung werden die folgenden Arten von Gesprächen unterschieden:

• Einstellungs- / Bewerbungsgespräch (vgl. Rekrutierung neuer Lehrpersonen)
• MAG als Standort- und Perspektivengespräch
• Planungs- und Entwicklungsgespräch
• Qualifikationsgespräch (Leistungsbeurteilung)
• Feedbackgespräch, Anerkennungsgespräch
• Delegationsgespräch
• Beratungsgespräch
• Kritikgespräch
• Konfliktgespräch
• Kündigungsgespräch
• Austrittsgespräch

Gesprächsführung

Vorbereitung

Ziel bestimmen
Gespräche im beruflichen Umfeld verfolgen meistens ein Ziel. Es ist wichtig, dass man sich über dieses Ziel bewusst ist, resp. bei Zielen, die schwierig zu erreichen sind, sich Teilziele zu setzen. So kann man auch das Gespräch beenden, sobald ein Teilziel erreicht wurde.

Organisatorische Vorbereitung
Hier ist es wichtig, ein möglichst stimulierendes und störungsfreies Umfeld für ein Gespräch zu schaffen und sich bewusst zu sein, dass neben der Sitzordnung auch die Temperatur, Belüftung, und Beleuchtung den Verlauf beeinflussen können.

Zeitpunkt
Hier gilt es insbesondere darauf zu achten, dass sich das Gegenüber nicht überrumpelt fühlt und sich auf die Besprechung vorbereiten kann und gerade wichtige Gespräche sollten am besten vormittags stattfinden, wenn die meisten Personen in einem Leistungshoch sind.

Gesprächsunterlagen
Notizen, Muster und Entwürfe verdeutlichen die Wichtigkeit einer Besprechung. Komplizierte Sachverhalte sollten möglichst mit Hilfe einer Visualisierung aufgezeigt werden, da sie so einprägsamer und schneller erläutert werden können.

Durchführung

Um ein Gespräch steuern zu können, ist es zweckdienlich, dieses in drei Phasen aufzuteilen:

Eröffnungsphase
In dieser Phase ist der Beziehungsaufbau wichtig und mit einfachen Eröffnungsfragen kann die Situation entkrampft werden. Nachdem der persönliche Kontakt hergestellt ist, nennen Sie den Gesprächsgrund und das -ziel.

Kernphase
In dieser Phase wird das Thema vertieft und wenn möglich eine Einigkeit erzielt. Sie sollten dabei der Gesprächspartnerin oder dem Gesprächspartner die Gelegenheit bieten, die eigene Sichtweise darzustellen und falls möglich kann eine Einigkeit oder zumindest eine Vereinbarung erzielt werden. Die Kernphase ist weniger ritualisiert als die Eröffnungs- und Abschlussphase und offener für individuelle Gestaltungsmöglichkeiten.

Abschlussphase
In dieser Phase ist ein positives Gesprächsklima besonders wichtig, da es entscheidend ist für die weitere Zusammenarbeit. Inhaltlich besteht sie aus den Teilen: Ergebnissicherung, Ausblick und Verabschiedung. Durch Vereinbarungen resp. Massnahmen können die Ergebnisse gezielt gesichert werden. Bei Abschluss können Sie den Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin noch auffordern, Ihre Zusammenfassung zu ergänzen (z.B. mit der Fragen: ‘Möchten Sie weitere Aspekte hinzufügen?’ oder ‘Habe ich etwas Wesentliches vergessen?’). Gut ist bei kontroversen Gesprächen auch, sich für die faire Auseinandersetzung resp. die konstruktive Grundhaltung zu bedanken.

Gesprächsauswertung

Folgende Leitfragen können hier verwendet werden:

• Habe ich mein Gesprächsziel erreicht?
• Wenn nicht: Woran ist es gescheitert?
• Wie habe ich mich verhalten? Habe ich Wertschätzung entgegengebracht und auf die Bedürfnisse des Gegenübers geachtet?
• Wie war das Gesprächsklima?
• Ist mir in den Phasen eine sinnvolle Strukturierung gelungen?
• Welchen Eindruck habe ich von meiner Gesprächspartnerin, meinem Gesprächspartner?
• Was muss ich bei weiteren Gesprächen beachten?
• Auf welche Bedürfnisse muss ich künftig stärker eingehen?

Weitere Informationen

Das Institut für Weiterbildung und Dienstleistungen bietet Kurse zum Thema Mitarbeitergespräche und Gesprächsführung im Allgemeinen an. Sie finden die aktuellen Ausschreibungen unter dem folgenden Link: https://www.phbern.ch/weiterbildung/weiterbildungssuche

Bei Bedarf kann eine Beratung oder ein spezifisches Holangebot zu diesem Führungsthema bei der PHBern angefordert werden. Damit kann spezifisch auf die konkrete Situation an der Schule eingegangen werden. Die Anfrage können Sie per Email oder telefonisch an den folgenden Kontakt richten: Beratung für Schulleitungen, Behörden und Organisationen