Wartungsarbeiten am 28.03.2023 von 08.00 bis 18.00 Uhr - Travaux de maintenance le 28.03.2023 de 08:00 h à 18.00 h

Die elektronische Pensenmeldung (ePM) ist das zentrale Instrument der Datenerhebung im Gehaltswesen der Lehrpersonen. In der ePM werden sämtliche Mutationen (Eintritt, Änderung des Beschäftigungsgrades (BG), Abwesenheit (Abw) und Austritt (Aust) durch die verantwortlichen Personen an den Schulen erfasst.

Die bewilligten ordentlichen Ressourcen (BOR), nur gültig für Volksschulen (VS) und Berufsfachschulen (BFS), werden einerseits durch das Schulinspektorat (SI) für VS, andererseits für die BFS durch das Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) bewirtschaftet. Detaillierte Angaben dazu befinden sich im Benutzerhandbuch für SI. 

Elektronische Pensenmeldung (ePM)

Erfassung von Meldungen in der ePM

Die Erfassung der Meldungen in der ePM erfolgt auf der Plantafel. Alle Mutationen erfolgen auf Live-Daten. Dies bedeutet, dass jederzeit die aktuelle(n) Anstellung(en) ersichtlich sind.

Aufgaben der Schulleitung (SL)
  • Kontrolle der Plantafel und Meldung von falsch erfassten Lehrpersonen
  • Zeitnahe Erfassung aller lohnrelevanten Mutationen, die das laufende oder vorhergehende Semester betreffen
  • Prüfen und rasches Verbuchen der erfassten Mutationen
  • Einhalten der BOR-Werte (nur VS und BFS) und Abstimmung mit SI (VS) oder MBA (BFS) für Anpassungen

Die Bewirtschaftung der BOR-Werte erfolgt für VS durch das SI und für BFS durch das MBA. Meldungen für diese beiden Schulstufen können erst erfasst werden, wenn die BOR-Werte durch SI oder MBA freigegeben sind.

Termine
Ablauf_ePM_DE

Folgende Meldungen sind zwingend in der elektronischen Pensenmeldung (ePM) zu erfassen:

Eintritt
  • Neueintritt einer Lehrperson
    Befristete oder unbefristete Anstellung, Stellvertretung befristet
  • Wiedereintritt einer Lehrperson
  • Neuanstellung ohne Unterbruch / Wechsel des Schulorts
Änderung Anstellungsverhältnis
  • Verlängerung einer befristeten Anstellung als Stellvertretung (ohne Unterbruch)
  • Verlängerung einer befristeten Anstellung als Stelleninhaber/in
  • Umwandlung des Anstellungsverhältnisses von befristet zu unbefristet
  • Zusätzliche Anstellung: Lehrperson wird nebst Unterricht im Bereich Schulleitung/Schuladministration angestellt
  • Zusätzliche Anstellung: Lehrperson wird zusätzlich für eine andere Schulstufe angestellt
  • Pensenänderung (Mutation des Beschäftigungsgrades)
Abwesenheiten
  • Abwesenheit infolge Krankheit
  • Abwesenheit infolge Unfall
  • Abwesenheit aufgrund Schwangerschaftsbeschwerden
  • Abwesenheit wegen Urlaub bei Geburt
  • Abwesenheit infolge Bezug der Treueprämie als bezahlten Urlaub
  • Abwesenheit infolge bezahltem Urlaub
  • Abwesenheit infolge unbezahltem Urlaub
  • Abwesenheit aufgrund Rekrutenschule, Beförderungsdienste, Zivildienst, freiwillige Dienste
Anstellungsende
  • Kündigung durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer
  • Ende der befristeten Anstellung
  • Pensionierung des Stelleninhabers
  • Todesfall


Kontakt

Allgemeine Fragen zur ePM:

Hotline der Gehaltsadministration Kindergarten, Volksschulen und Gymnasien 

epm@be.ch+41 31 633 83 12

Technische Fragen zur ePM (Zugriff, Fehlermeldungen, Anpassungen, etc.):

Hotline für technische Fragen (Zugriff, Fehlermeldungen, Anpassungen, etc.): personalinformatik.apd@be.ch;  +41 31 633 83 20

Keine Inhalte

Bekannte/häufige Probleme 

In der SAP-ePM können Dokumente bis zu einer maximalen Grösse von 10 MB hochgeladen werden. Bitte stellen Sie sicher, dass die von Ihnen hochgeladenen Dokumente dieses Mass nicht überschreiten, da diese nicht übermittelt werden. Behoben sind Einschränkungen durch die kantonale Firewall, welche ebenfalls die Übermittlung von Dokumenten beeinträchtigt haben.

Wir prüfen geeignete Anpassungen zur Sicherstellung des zuverlässigen Uploads in der SAP-ePM.

Aktuell können Anstellungen, die vollständig über die IPB abgerechnet werden und einen besoldeten Beschäftigungsgrad von 0% ergeben, nicht in der SAP-ePM erfasst werden.

Handlungsanweisung: Erfassen Sie mindestens 0,5 Lektionen als besoldete Lektionen oder bilden Sie die IPB-Äufnung über eine andere geeignete Anstellung ab.

Der Zugang zum KSML / AZMS LP und weiteren BKD-Fachapplikationen ist technisch unabhängig von der SAP-ePM: Das bisher verwendete BE-Login Konto für den Zugang zu diesen Anwendungen bleibt weiterhin gültig. Die registrierten «Hauptschulleitenden» können sich weiterhin mit der bisher verwendeten E-Mailadresse bei diesen Anwendungen anmelden.

Handlungsanweisung: Delegationen müssen für alle delegierten Benutzenden, die sich mit einem Benutzernamen mit Doppelpunkt (z.B. schule:name) anmelden, durch die «Hauptschulleitung» einmalig neu festgelegt werden. Gehen Sie dazu gemäss Kapitel 4 der Anleitung «Delegationen für BKD-Applikationen verwalten» vor.

Reichen die BOR-Werte nicht zur Erfassung erforderlicher Anstellungen, so kann dies nebst fehlenden bewilligten ordentlichen Ressourcen auch folgende im Zusammenhang mit der Umstellung auf SAP liegenden Gründe haben, die durch uns korrigiert werden müssen:

  • Anstellungen sind nicht als Stellvertretung gekennzeichnet
  • Anstellungen sind nicht mit einem VZE-Code gekennzeichnet
  • Anstellungen erscheinen doppelt
  • Der BOR-Wert ist falsch hinterlegt

Handlungsanweisung: Melden Sie uns solche Fälle mit entsprechendem Printscreen aus der ePM. Diese werden rasch möglichst korrigiert.

Erscheint bei einer Neuerfassung einer Lehrperson an der Schule die Meldung, dass die SV-Nr. mit einem anderen Namen bereits im SAP vorhanden ist, kann dies folgende Gründe haben:

  • Der Name der Lehrperson ist bei der Erfassung anders als in SAP eingegeben worden
  • Das Geburtsdatum ist fehlerhaft
  • Die eingegebene SV-Nummer ist fehlerhaft

Handlungsanweisung: Prüfen Sie die erfassten Angaben und beachten Sie, dass im Normalfall der Name in SAP gemäss offiziellem Ausweisdokument geführt wird (Beispiel: Vreni -> Verena). Kontaktieren Sie bei Bedarf die für Sie zuständige Fachperson Gehaltsverarbeitung.

Mit dem Start der SAP-ePM sind im 1. Semester alle IPB-Bezüge als BG-Mutation zu erfassen. Während einer Abwesenheit ist im Normalfall eine BG-Mutationen nicht möglich. Ist bei einer solchen Anstellung bereits eine Abwesenheit erfasst, meldet das System, dass der BG nicht mutiert werden darf.

In einem solchen Fall ist wie folgt vorzugehen:

  1. Die Abwesenheit ist zu löschen und zu verbuchen
  2. Die BG-Mutation ist zu erfassen und zu verbuchen
  3. Die gelöschte Abwesenheit ist wieder zu erfassen und zu verbuchen

Hinweise 

Bitte beachten Sie, dass bei Austritten per Ende Schuljahr nicht der letzte Tag vor den Sommerferien (unterrichtsfreie Zeit), sondern der 31. Juli als Austrittdatum erfasst wird. Es erfolgen keine manuellen Anpassungen des Austrittsdatums durch die APD, weshalb in SAP das gemeldete Enddatum einer Anstellung aus der SAP-ePM übernommen und verbucht wird. Dies ist relevant, weil der Versicherungsschutz 30 Tage nach Beendigung der Anstellung erlischt. Der Ferienanteil wird automatisch korrekt berechnet und berücksichtigt.

Anstellungen mit Fachpatent führen zu einer Einstufung im Fach und ausserhalb den Fächern gemäss vorliegendem Fachpatent. Hierzu müssen in SAP separate Anstellungen erzeugt werden, damit die unterschiedlichen Einstufungen pro Fach abgebildet werden können.

Schulleitungen können in der SAP-ePM lediglich eine identische Anstellung pro Schulstufe und Unterrichtsart erfassen (Doublettenprüfung).

Handlungsanweisung: Die Schulleitungen und Personalverantwortlichen erfassen in der SAP-ePM eine Anstellung für Lehrpersonen mit Fachpatent. Pro Fach mit Fachpatent geben sie die Anzahl der erteilten Lektionen an. Die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) wird mit diesen Angaben die Einstufung festlegen und die Anstellungen in SAP abbilden.

Die Aussage in Kap. 5.3.7 und 5.5 der aktuellen Handbuchversion 1.0, solche Anstellungen in der SAP ePM separat zu erfassen, wird in der nächsten Ausgabe korrigiert.

Schulleitungen erfassen und verbuchen Mutterschaftsurlaube ab dem Tag der Geburt wie andere Abwesenheiten in der SAP-ePM.  Anschliessend kann die Stellvertretung erfasst werden.

Die Berechnung des durchschnittlichen Beschäftigungsgrads und damit einhergehende allfällige Anpassung der BOR-Werte erfolgen anschliessend durch die APD in Zusammenarbeit mit den Schulispektoraten.

Die am 7. Februar 2023 kommunizierte Übergangslösung ist damit hinfällig.

Bei Abwesenheiten achten Sie bitte darauf, dass diese – auch während der unterrichtsfreien Zeit - durchgehend in der SAP-ePM erfasst werden. Bei Änderung des Abwesenheitsgrads ist eine neue, direkt anschliessende Abwesenheit zu erfassen. Wir danken Ihnen für die zeitnahe und korrekte Erfassung und Verbuchung Ihrer Mutationen in der SAP-ePM.

Das Erfassen von (Teil-)Abwesenheiten ist mit der SAP-ePM einfacher geworden: (Teil-)Abwesenheiten werden pro Anstellung im entsprechenden Umfang (z.B. 50% auf jeder Anstellung) erfasst. SAP berechnet aufgrund des Abwesenheits-Prozentsatzes den korrekten Beschäftigungsgrad pro Anstellung selbstständig. Eine anteilsmässige Berechnung pro Teilanstellung entfällt, da SAP keine Teilanstellungen führt.

Sie helfen uns bei der Zuordnung der Arztzeugnissen, wenn Sie diese gemäss ePM Handbuch Kapitel 7.3 beschriften:

  • Krankheit → K 01012023 – 31012023
  • Unfall → U 01012023 – 31012023

Prüfen Sie beim Hochladen von Dokumenten, ob das Dokument nach dem Upload in der Übersicht angezeigt wird.

Erforderliche Zugriffe auf die SAP-ePM melden Sie uns bitte mittels Meldeblatt für Berechtigungen SAP-ePM.

Falls infolge Wechsel der Schulleitung per 1. Februar 2023 die für die Zugriffssteuerung hauptverantwortliche Person für die BKD-Anwendungen KSML, AZMS etc. ändert, vermerken Sie dies im Meldeblatt für Berechtigungen SAP-ePM unter Bemerkungen mit «Erfassen als neue hauptverantwortliche Schulleitung für die Zugriffssteuerung KSML/AZMS».

Mutationen, die in der SAP-ePM noch gelb hinterlegt sind, sind nicht verbucht und fliessen nicht in die nächste Gehaltsabrechnung ein. Die Verbuchung muss zwingend über den Prüf- und Verbuchungsprozess ausgelöst werden:

  1. Starten Sie den Verbuchungsprozess über das Symbol
    Alle nicht verbuchen Mutationen werden aufgelistet und zur Prüfung vorgeschlagen.
  2. Starten Sie die Prüfung mit Klick auf das Symbol auf der Seite unten rechts.
  3. Nach der Prüfung wird angezeigt, ob noch Fehler vorhanden sind oder ob die Buchungen freigegeben werden können. Sind Fehler vorhanden, müssen diese entweder korrigiert oder von der Freigabe ausgeschlossen werden, indem bei der fehlerhaften Mutation der Haken entfernt wird.
  4. Bestätigen Sie nach erfolgreicher Prüfung die Verbuchung mit «Freigeben».

Im Benutzerhandbuch der SAP-ePM ist der Verbuchungsprozess unter Kapitel 10 «Mutationen prüfen und verbuchen» im Detail beschrieben.

Während der Durchführung der Gehaltsverarbeitung sind in SAP gewisse Datensätze in SAP gesperrt. In dieser Zeit können keine ePM-Meldungen verbucht werden und es erscheint die Statusmeldung «Im Abrechnungskreis 10 ist die Online-Pflege gesperrt». Die Verbuchung kann nach Abschluss der Gehaltsverarbeitung vorgenommen werden.

An Volksschulen können Stellvertretungen für Lehrpersonen, die wegen IPB-Bezug abwesend sind, neu über den VZE-Code 005033 «Übernahme Lektionen IPB-Kompensation» angestellt werden.

Die für die Anstellung einer Stellvertretung notwendige Erfassung der Abwesenheit mit korrektem Abwesenheitsgrad bei der abwesenden Person entfällt. Allenfalls bereits als Stellvertretung erfasste Anstellungen können selbstverständlich bis zu deren Ablauf so weiterlaufen. 

Schulen der Sekundarstufe II dürfen den oben erwähnten VZE-Code nicht anwenden. Dies gilt auch für Anstellungen am ersten Gymnasialjahr (G1) sowie an Klassen der Sekundarstufe 1 von Mittelschulen. Die Erfassung erfolgt an den Schulen Sek II wie bisher bzw. für G1- und Sek I-Klassen über die oben beschriebene Stellvertretungslösung mit Erfassung der Abwesenheit.

Gelöste Probleme

Die automatische Anpassung der Altersentlastung per Semesterbeginn wurde mit der zweiten Februar-Gehaltsauszahlung per 10. März 2023 vorgenommen.

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