Das Projekt in Kürze

Im Teilprojekt Personal und Lehrpersonen werden die Personalprozesse und Prozesse der Lehrpersonen sowie die Organisation umfassend geprüft und optimal in der neuen SAP Lösung entwickelt.
Die Projektziele sind:

• Überführung und Weiterentwicklung der wesentlichen Funktionalitäten aus der bisherigen Lösung PERSISKA in eine neue leistungsfähige, standardisierte IT-Plattform. 
• Optimierung, Vereinheitlichung und Standardisierung der Supportprozesse, Bündelungen von Aufgaben in Dienstleistungszentren.
• Anpassen von Schnittstellen sowie Anbindung von Umsystemen an das neue System.
• Erzielen von Einsparungen von jährlich rund CHF 10 Mio. durch Reduktion der Betriebs- und Wartungskosten der beiden bisherigen Lösungen PERSISKA und FIS.
• Effiziente Organisation durch die Organisation der Supportprozesse in Kompetenzzentren, Konzentration der Verwaltungseinheiten auf Kerngeschäfte.

Nutzen

Die neu definierten Prozesse verhindern repetitive Arbeiten, die Arbeitsabläufe sind effizienter, der Fokus der Mitarbeiter liegt auf dem Kerngeschäft. Durch die effizienteren Prozesse wird eine verbesserte Datenqualität herbeigeführt.

Zielgruppen und Zugang

Das ganze Kantonspersonal ist von der Einführung des neuen Systems SAP betroffen. Die gesamten Arbeitsabläufe erfolgen nicht mehr in der alten Lösung PERSISKA, sondern im neuen ERP System SAP. 

Lehrpersonenspezifisch sind vor allem die BKD und ihre Abteilungen, sowie die Schulleitungen der Volksschule, der Schulen der Sekundarstufe II sowie weitere Schulen mit kantonalem Leistungsauftrag, sowie deren Lehrpersonen betroffen.

Der Zugang zum ERP System SAP erfolgt für das Kantonspersonal über den Standard-Client aus der BE Grundversorgung sowie für die Schulleitungen geschützt über das BE-Login.

Projektorganisation

Die Projektverantwortung für das übergeordnete ERP-Projekt liegt bei der Finanzdirektion. Bereits in der vorgängigen Machbarkeitsstudie wurde festgestellt, dass die Projektorganisation breit und insbesondere auch in der Führungsebene gut abgestützt sein muss und dass alle DIR/STA/JUS eingebunden werden. Dies ist zentral, um verschiedene Projektrisiken zu adressieren.

Die Organisation des gesamten ERP-Projekts wurde daher Mitte 2018 mit dem RRB 772/2018 angepasst, so dass die Projektabwicklung optimiert und professionalisiert wurde. Sie ist in der jetzigen Form seit Juli 2018 in Kraft. Hierbei hat der Regierungsrat die notwendige Entscheidungs- und Durchgriffskompetenz an den Projektausschuss (PAS) delegiert. Dieser nimmt seither die Aufgaben der generellen Projektsteuerung und der konkreten Ausgestaltung des ERP-Systems im Führungs- und Arbeitsalltag wahr und setzt die Vorgaben des Regierungsrates bezüglich des ERP-Projekts um. Darüber hinaus sind alle übrigen DIR/STA/JUS eingeladen, eine Vertretung in einen erweiterten Projektausschuss zu delegieren (ePAS, Sitzungsfrequenz monatlich oder bei Bedarf). Mit Abschluss des Vorprojekts wird der ePAS aufgelöst – sämtliche DIR/STA/JUS können neu je einen Vertreter in den PAS delegieren. Die DIR/STA/JUS werden zudem über einen virtuellen Fachausschuss eingebunden. Die Projektorganisation ist hinsichtlich der Führungs- und Ausführungsebene mit dem Implementierungspartner abgestimmt.

Die Projektleitung stellt den reibungslosen Ablauf des Projekts sicher und ist für die Einhaltung von Zeit, Qualität und Kosten verantwortlich. Sie wird aus Kundenprojektleiter (PL-BE, AWK Group AG) und Projektleitung des Implementierungspartners (PL-IP, Q_PERIOR AG) gebildet. Der PL-IP trägt als Generalunternehmer die Gesamtverantwortung für die Lieferergebnisse und die Erstellung des Werks gemäss dem Werkvertrag. Der PL-BE ist verantwortlich für das Lieferantenmanagement an der Schnittstelle Projekt-Verwaltung und stellt die Einhaltung der Grundsätze des Regierungsrates sicher (insb. die konsequente Orientierung an Standard und Best Practices). In der nachfolgenden Abbildung sind die Namen der leitenden Funktionen aufgeführt.

Aufbauorganisation EINGESCHRÄNKTER ZUGRIFF