Die Einführung von SAP bringt Veränderungen mit sich. Lernen Sie die neuen Instrumente und angepassten Prozesse für das Personal- und Gehaltswesen der Lehrpersonen kennen. Im November und Dezember 2022 werden Ihnen die Neuerungen in obligatorischen Online-Schulungen vorgestellt. Wer sich danach noch unsicher fühlt, kann für Januar 2023 ein Zeitfenster für begleitetes Arbeiten buchen.

Die Schulungen richten sich an sämtliche Schulleitungen, Personalverantwortliche und Gemeindemitarbeitenden, die bisher mit der elektronischen Pensenmeldung (ePM) gearbeitet und ihre Mutationen der zentralen Gehaltsverarbeitungsstelle der Abteilung Personaldienstleistungen (APD) zugesandt haben.

In der obligatorischen Online-Schulung wird die neue SAP-ePM durch APD-Fachpersonen vorgestellt. Ausserdem werden weitere Änderungen im Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen präsentiert - beispielsweise der Abrechnungsprozess für Einzellektionen. Während der Schulung können die Teilnehmenden konkrete Fragen aus ihrer Praxis stellen.

Freiwillig können dann im Januar 2023 Zeitfenster für begleitetes Arbeiten am Standort der APD gebucht werden - um die letzten Unsicherheiten auszuräumen. Teilnehmende bringen ihr eigenes Notebook mit und erfassen – betreut durch eine Fachperson der APD – die Pensenveränderungen ihrer Schule direkt in der neuen SAP-ePM.

Anmeldung

Unter folgenden Links können Sie sich direkt für einen passenden Schulungstermin anmelden (maximal 300 Teilnehmende pro Termin):

Informationen zur Anmeldung für das begleitete Arbeiten im Januar 2023 erhalten Sie im Anschluss an die Online-Schulung.

Übersicht

Bis Dezember 2022 werden die Gehälter der Lehrpersonen im Kanton Bern mit PERSISKA verarbeitet und ausbezahlt – ab Januar 2023 dann mit SAP.

Das bedeutet: Alle für das Jahr 2022 relevanten Mutationen müssen rechtzeitig in PERSISKA erfasst werden, da SAP keine rückwirkenden Gehaltsberechnungen für das Jahr 2022 zulässt. Für die rechtzeitige Verarbeitung aller Mutationen ist es essenziell, dass alle noch offenen Pensenveränderungen und Einzellektionen möglichst rasch, jedoch bis spätestens 30. November 2022 eingereicht werden. Im Dezember sollen nur noch kurzfristige Veränderungen des laufenden Monats erfasst werden.

ePM-Nachmeldungen für das Jahr 2022 bis 30. November 2022 abschliessen (Nachmeldungen für Dezember 2022 bis 23. Dezember 2022)

• Sämtliche Personalmutationen, die das Jahr 2022 betreffen, müssen bis am 30. November 2022 über die bisherige ePM erfasst werden, damit diese rechtzeitig verarbeitet werden können. 
• Nachmeldungen für kurzfristig auftretende Änderungen im Dezember 2022 sind allerspätestens bis 23. Dezember 2022 einzureichen.

Abrechnungen für Einzellektionen bis 30. November 2022 einreichen (Einzellektionen für Dezember 2022 bis 23. Dezember 2022)

• Abrechnungen für Einzellektionen müssen analog der ePM-Nachmeldungen bis 30. November 2022 eingereicht werden. 
• Abrechnungen für kurzfristige Änderungen im Dezember 2022 sind sofort bzw. allerspätestens bis 23. Dezember 2022 einzureichen und unverzüglich durch das Schulinspektorat freizugeben. Ansonsten können diese für den letzten PERSISKA-Lohnlauf für das Jahr 2022 nicht mehr berücksichtigt werden.

Mutationen mit Gültigkeit ab 1. Januar 2023

Pensenänderungen mit Gültigkeit ab 1. Januar 2023 erfassen Sie ab 6. Januar 2023 selbständig in der neuen SAP-ePM. Abhängig von der Schulstufe wird vorgängig eine Freigabe durch die zuständige Instanz (z. B. Schulinspektorat) erfolgen.

Die bisher im Herbst vorgenommene Semesterpensenmeldung für das 2. Semester wird durch den neuen Prozess abgelöst.

Ab dem 6. Januar 2023 können Sie die neue SAP-ePM nutzen, um die Pensen mit Gültigkeit ab 1. Januar 2023 zu bearbeiten. Abhängig von der Schulstufe wird vorgängig eine Freigabe durch die zuständige Instanz (z. B. Schulinspektorat) erfolgen.

Nachfolgend wird die Einrichtung der Zugänge pro Nutzergruppe beschrieben.

Volksschulen

Der Zugang zur elektronischen Pensenmeldung in SAP (SAP-ePM) erfolgt mit Ihrem persönlichen BE-Login, das mit SAP verknüpft wird. Je nach Rolle bzw. Nutzergruppe verläuft der Registrierungsprozess für ePM-Verantwortliche an Volksschulen unterschiedlich. Bitte lesen Sie die detaillierteren Informationen auf der Seite Zugang zur neuen SAP-ePM einrichten (Volksschulen) aufmerksam durch.

Schulen Sek II

Kantonale Schulen Sek II

Die Personalverantwortlichen der kantonalen Schulen Sek II wurden durch das Projektteam ermittelt und automatisch auf die SAP-ePM berechtigt. Der Zugang zur SAP-ePM wird mittels VDI (Virtual Desktop Infrastructure) bzw. M-Konto sichergestellt. Detaillierte Informationen zur Einrichtung des VDI werden im Dezember 2022 per E-Mail kommuniziert.

Der VDI-Zugang zur SAP-ePM gilt ausschliesslich auf die neue SAP-ePM. Die bestehenden Zugänge zu den Applikationen KSML und AZMS LP mit den bisherigen BE-Login Konten (als Hauptschulleitung oder als delegierte Person) bleiben unverändert gültig.

Sie erhalten ähnlich wie bisher mit PERSISKA direkten Zugang zur SAP-ePM und zum SAP-ePersonaldossier. Weitere Informationen zur Einrichtung des Zugangs (via BE-Login oder via VDI) folgen zu einem späteren Zeitpunkt.

Subventionierte Berufsfachschulen

Die Personalverantwortlichen der subventionierten Berufsfachschulen werden durch das Projektteam ermittelt und werden bis Ende November 2022 über den Registrierungsprozess informiert.

Für den Zugriff auf die SAP-ePM wird ein persönliches BE-Login Konto benötigt. Richten Sie – falls nicht bereits vorhanden - ein persönliches BE-Login Konto ein. Wenn Sie in der bisherigen ePM die Rolle der «Hauptschulleitung» hatten, können Sie dasselbe BE-Login Konto verwenden. Ändern Sie jedoch die allfällige funktionale E-Mail-Adresse eine persönliche E-Mail-Adresse. Dieses BE-Login Konto bleibt mit der neuen E-Mail-Adresse für andere BKD-Applikationen wie z. B. den KSML und AZMS LP gültig und allfällige Delegationen für diese Anwendungen bleiben erhalten.

Zugriff auf die SAP-ePM erhalten nur Personen, die in SAP erfasst sind. Die Stammdaten der Personalverantwortlichen subventionierter Berufsfachschulen werden mittels Meldeblatt für Berechtigungen SAP-ePM erhoben. Die im Meldeblatt für Berechtigungen SAP-ePM angegebene E-Mail-Adresse muss mit dem persönlichen BE-Login Konto übereinstimmen.

Die bestehenden Delegierten-BE-Login Konten für die Applikationen KSML oder AZMS LP bleiben unverändert gültig.

Auswirkungen auf das Login für den KSML und das AZMS LP

Die bisherigen Hauptschulleitenden melden sich im KSML oder im AZMS LP mit ihrem bisherigen, allenfalls angepassten BE-Login Konto an.

Für Delegierte erfolgt der Zugriff auf den KSML und das AZMS LP – unabhängig vom neu eingerichteten persönlichen BE-Login Konto für die SAP-ePM – weiterhin mit dem durch die Hauptschulleitung bereitgestellten Login (z.B. prefix:vorname.name).

Mit der Beilage zur Gehaltsabrechnung vom August 2022 wurde die Projektkommunikation zur Einführung von SAP für die Volksschulen und Schulen Sek II lanciert. Bis zur Einführung der SAP-ePM per Januar 2023 sind verschiedene Kommunikationsmassnahmen geplant, welche nachfolgend aufgelistet werden. 

Informationen für Schulleitungen

Informationen für Lehrpersonen

Die Änderungen für Lehrpersonen sind marginal. Durch den Systemwechsel ändert sich das Layout der Gehaltsabrechnung sowie die Prozesse für die Meldung von Abwesenheiten und die Abrechnung von Entschädigungen. Für Lehrpersonen sind folgende Informationen vorgesehen: