Schulleitungen und Personalverantwortliche finden hier alle wichtigen Informationen zur Umstellung auf SAP, dem neuen Personalinformations- und Lohnsystem für Lehrpersonen im Kanton Bern ab Januar 2023.
Für einen reibungslosen Systemwechsel sind wir auf Ihre Mitwirkung angewiesen: Schliessen Sie bitte alle noch offenen Pensenveränderungen bzw. noch nicht abgerechneten Einzellektionen für das Jahr 2022 ab und besuchen Sie die Schulung für die neue SAP-ePM.
Die Einführung von SAP bringt Veränderungen mit sich. Im November und Dezember 2022 wurden Ihnen die Neuerungen in obligatorischen Online-Schulungen vorgestellt.
Freiwillig können Sie im Januar 2023 ein Zeitfenster für begleitetes Arbeiten am Standort der APD buchen, um die letzten Unsicherheiten auszuräumen. Teilnehmende bringen ihr eigenes Notebook mit und erfassen – betreut durch eine Fachperson der APD – die Pensenveränderungen ihrer Schule direkt in der neuen SAP-ePM.
Anmeldung für begleitetes Arbeiten (vor Ort in Bern)
Unter folgenden Links können Sie sich direkt für einen passenden Termin anmelden. Um die Anwesenden optimal begleiten zu können, ist die Anzahl Teilnehmende auf 12 pro Termin beschränkt.
Während des reservierten Zeitfensters ist eine zeitlich flexible Teilnahme entsprechend Ihrer Bedürfnisse möglich: Sie können etwas später dazu stossen oder das begleitete Arbeiten früher verlassen.
Bitte beachten Sie, dass die Anwendung «Zoom» nur für die Registrierung genutzt wird. Das begleitete Arbeiten findet vor Ort in Bern statt. Die Adresse wird in der Registrierungsbestätigung per E-Mail kommuniziert.
Sprache | Datum, Zeit | Anmeldung |
|---|---|---|
Français | Mercredi, 18.01.2023 | |
Deutsch | Freitag, 20.01.2023 | |
Deutsch | Mittwoch, 25.01.2023 | |
Deutsch | Mittwoch, 25.01.2023 | |
Français | Freitag, 27.01.2023 |
Ab dem 6. Januar 2023 können Sie die neue SAP-ePM nutzen, um die Pensen mit Gültigkeit ab 1. Januar 2023 zu bearbeiten.
Nachfolgend wird die Einrichtung der Zugänge pro Nutzergruppe beschrieben.
Auswirkungen auf das Login für die Applikationen KSML und AZMS LP
Die bisherigen Hauptschulleitenden melden sich im KSML oder im AZMS LP mit ihrem bisherigen, allenfalls angepassten BE-Login Konto an.
Für Delegierte erfolgt der Zugriff auf den KSML und das AZMS LP – unabhängig vom neu eingerichteten persönlichen BE-Login Konto für die SAP-ePM – weiterhin mit dem durch die Hauptschulleitung bereitgestellten Login (z.B. Präfix:vorname.name).
Status vom Dienstag, 17. Januar 08:00 Uhr:
Status | |
Gehaltsverarbeitung APDDie Umstellung auf SAP ist sehr anspruchsvoll. Zahlreiche nach der Migration eingegangene Meldungen für das Jahr 2022 mit Wirkung über den Jahreswechsel hinaus mussten sowohl in PERSISKA als auch in SAP erfasst werden (Parallelbetrieb). Die Verarbeitung der gehaltsrelevanten Mutationen wurde komplett umgestellt und erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit. Situationsabhängige, migrationsbedingte Übergangsregelungen erhöhen die Komplexität und Verzögern die Verarbeitung zusätzlich. Zurzeit werden die verbleibenden, noch nicht in SAP verarbeitete Meldungen des Parallelbetriebs, Austritte und Neueinstellungen prioritär behandelt. | |
SAP-ePMDie SAP-ePM ist in Betrieb. Seitens Volksschulen haben alle rechtzeitig registrierten Benutzer den Zugang erhalten. Es erreichen uns täglich Nachmeldungen für zusätzliche Zugriffe, die so rasch wie möglich bereitgestellt werden. Seitens Schulen Sek II konnten die wichtigsten Zugriffe erteilt werden. | |
SAP HCM Backend (SAP GUI)Nach ursprünglich gutem Start wurden im Laufe der Nutzung einzelne Fehler bei der Migration festgestellt. Diese werden, zusammen mit weiteren Migrations-Nacharbeiten, laufend korrigiert. | BETRIEB MIT EINSCHRÄNKUNGEN |
SAP ePersonaldossierDas SAP ePersonaldossier ist in Betrieb. Die Datenmigration für aktive Anstellungen erfolgt bis 16. Januar 2023. Der Zugang zu Dokumenten inaktiver, nicht migrierter Anstellungen erfolgt zurzeit ausschliesslich über PERSISKA.E-Dossier. Es wird nach Lösungen für eine zeitnahe Nachmigration gesucht. Wie bei der SAP-ePM bestehen teilweise Probleme beim Zugriff durch die Schulen Sek II. | BETRIEB MIT EINSCHRÄNKUNGEN |
KSMLDer Kantonale Stellenmarkts für Lehrpersonen wurde erfolgreich auf den Betrieb mit SAP umgestellt und steht uneingeschränkt zur Verfügung. Zwischenzeitlich hat sich herausgestellt, dass der Zugang für delegierte Benutzer, die sich mit einem Benutzernamen mit Doppelpunkt (z.B. schule:name) anmelden, neu festgelegt werden muss. Vorgehen gemäss Kapitel 4 der Anleitung «Delegationen für BKD-Applikationen verwalten». | BETRIEB MIT EINSCHRÄNKUNGEN |
AZMS LPDas Arbeitszeugnis-Managementsystem für Lehrpersonen wurde erfolgreich auf den Betrieb mit SAP umgestellt und steht uneingeschränkt zur Verfügung. Zwischenzeitlich hat sich herausgestellt, dass der Zugang für delegierte Benutzer, die sich mit einem Benutzernamen mit Doppelpunkt (z.B. schule:name) anmelden, neu festgelegt werden muss. Vorgehen gemäss Kapitel 4 der Anleitung «Delegationen für BKD-Applikationen verwalten». | BETRIEB MIT EINSCHRÄNKUNGEN |
SteZeDie Stellvertretungszentrale wurde erfolgreich auf den Betrieb mit SAP umgestellt und steht uneingeschränkt zur Verfügung. | BETRIEBSBEREIT |
Melde- und Verarbeitungsprozesse bei Krankheit, Unfall und Abwesenheit (UKA)Betriebsaufnahme seitens Personalamt ist erfolgt. Die Datenmigration ist noch im Gange. Die organisatorischen Prozessanpassungen werden laufend umgesetzt. Der Zugang zu den Formularen für meldende Personen der Schulen wird so rasch als möglich bereitgestellt. | BETRIEB IN AUFBAU |
Berechnungshilfe TreueprämieDie Entwicklungsarbeiten für die Aufbereitung der Daten aus PERSISKA und SAP für die Berechnung des durchschnittlichen Beschäftigungsgrads für Lehrpersonen werden mit Verspätung abgeschlossen. Die erste Auszahlung von Treueprämien mit SAP erfolgt im Februar 2023 | BETRIEB IN AUFBAU |
Neues Formular für Entschädigungen und EinzellektionenDas neue Excel-Formular sowie die elektronische Übermittlung für die Meldung von Entschädigungen und Einzellektionen befindet sich im Aufbau. Das neue Excel-Formular wird zusammen mit einer Anleitung und weiteren Informationen sobald verfügbar aufgeschaltet. Bis dahin können die bisherigen Formulare verwendet werden. | BETRIEB IN AUFBAU |
Wichtige Informationen zur Einführung der SAP-ePM (17.01.2023)
Die Inbetriebnahme von SAP und den Umsystemen war erfolgreich, seit dem 6. Januar 2023 ist die neue SAP-ePM in Betrieb. Die Umstellung bringt viele Änderungen mit sich: Der Zugang zur SAP-ePM musste neu eingerichtet, gewohnte Abläufe neu erlernt werden. Aktuell wird noch an den «Kinderkrankheiten» gearbeitet, wie z.B. Zugang/Berechtigungen, Datenkorrekturen aufgrund der Migration und an Problemen der Datenverarbeitung.
Auch wenn die Umstellung im Grossen und Ganzen erfolgreich gelang, so gibt es Themenbereiche, die momentan Ihnen und uns Mehraufwand generieren. Wir arbeiten intensiv an den gemeldeten Themen und versuchen, diese so rasch wie möglich zu regeln.
Sie unterstützen uns am besten, wenn Sie:
- Die per e-Mail erhaltenen Informationen sorgfältig durchlesen und die enthaltenen Handlungsanweisungen berücksichtigen;
- Vor der Kontaktaufnahme mit unseren Supportmitarbeitenden das Handbuch der ePM sowie die auf dieser Seite verfügbaren Information konsultieren;
- Erst danach unseren Support per E-Mail an personalinformatik.apd@be.ch kontaktieren;
- Darauf verzichten, uns (oder anderen Empfängern) dieselbe Problemstellung mehrfach zuzustellen.
Infolge der hohen Anzahl an Anfragen beträgt die Reaktionszeit auf eingegangene Anfragen im Moment bis zu vier Arbeitstage. Wir setzen alles daran, diese so schnell wie möglich zu reduzieren. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.
Informationen für Schulleitungen
| Januar 2023 | Wichtige Informationen zur Einführung der SAP-ePM vom 17.01.2023 und Handlungsanweisungen zu Supportanfragen. |
| Januar 2023 | Zugangslink zur SAP-ePM und letzte Informationen für den erfolgreichen Start mit SAP via Newsletter "e-ducation Flash" vom 6. Januar 2023. |
| Dezember 2022 | Überblick relevanter Termine (Abschaltung ePM, manuelle Nachmeldungen, Unterbruch Systeme) an alle ePM-Verantwortlichen versandt. |
| November 2022 | Persönliches Schreiben an Schulleitungen Volksschulen mit Informationen zur Einrichtung des Zugangs zur neuen SAP-ePM. |
| Oktober 2022 | Schulungstermine, Einsendeschluss Nachmeldungen/Einzellektionen 2022, Übersicht weitere Massnahmen zur Einführung von SAP-ePM. |
| August 2022 | Mit der Beilage zur Gehaltsabrechnung vom August 2022 wurde die Projektkommunikation zur Einführung von SAP für die Volksschulen und Schulen Sek II lanciert. Bis zur Einführung der SAP-ePM per Januar 2023 sind verschiedene Kommunikationsmassnahmen geplant, welche hier aufgelistet werden. |
Informationen für Lehrpersonen
Die Änderungen für Lehrpersonen sind marginal. Durch den Systemwechsel ändert sich das Layout der Gehaltsabrechnung sowie die Prozesse für die Meldung von Abwesenheiten und die Abrechnung von Entschädigungen. Für Lehrpersonen sind folgende Informationen vorgesehen:
| Dezember 2022 | Beilage Gehaltsabrechnung mit Informationen zur Umstellung auf SAP. |
| September 2022 | Artikel im Education 4/22 mit allgemeinen Informationen zur Einführung von SAP. |
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