Die Einführung von SAP bringt Veränderungen mit sich. Im November und Dezember 2022 wurden Ihnen die Neuerungen in obligatorischen Online-Schulungen vorgestellt. 

Freiwillig können Sie im Januar 2023 ein Zeitfenster für begleitetes Arbeiten am Standort der APD buchen, um die letzten Unsicherheiten auszuräumen. Teilnehmende bringen ihr eigenes Notebook mit und erfassen – betreut durch eine Fachperson der APD – die Pensenveränderungen ihrer Schule direkt in der neuen SAP-ePM.

Anmeldung für begleitetes Arbeiten (vor Ort in Bern)

Unter folgenden Links können Sie sich direkt für einen passenden Termin anmelden. Um die Anwesenden optimal begleiten zu können, ist die Anzahl Teilnehmende auf 12 pro Termin beschränkt.

Während des reservierten Zeitfensters ist eine zeitlich flexible Teilnahme entsprechend Ihrer Bedürfnisse möglich: Sie können etwas später dazu stossen oder das begleitete Arbeiten früher verlassen.

Bitte beachten Sie, dass die Anwendung «Zoom» nur für die Registrierung genutzt wird. Das begleitete Arbeiten findet vor Ort in Bern statt. Die Adresse wird in der Registrierungsbestätigung per E-Mail kommuniziert.

Ab dem 6. Januar 2023 können Sie die neue SAP-ePM nutzen, um die Pensen mit Gültigkeit ab 1. Januar 2023 zu bearbeiten. 

Nachfolgend wird die Einrichtung der Zugänge pro Nutzergruppe beschrieben.

Auswirkungen auf das Login für die Applikationen KSML und AZMS LP

Die bisherigen Hauptschulleitenden melden sich im KSML oder im AZMS LP mit ihrem bisherigen, allenfalls angepassten BE-Login Konto an.

Für Delegierte erfolgt der Zugriff auf den KSML und das AZMS LP – unabhängig vom neu eingerichteten persönlichen BE-Login Konto für die SAP-ePM – weiterhin mit dem durch die Hauptschulleitung bereitgestellten Login (z.B. Präfix:vorname.name).

Status vom Dienstag, 7. Februar 14:00 Uhr (Änderungen gegenüber letztem Update):

Informationen zur Einführung von SAP vom 14. Februar 2023

Letzte Woche wurde mit der Januar-Gehaltsabrechnung der erste Meilenstein der Einführung von SAP erreicht. Die nächsten Tage konzentrieren wir uns auf verbliebene Januar-Mutationen sowie bereits auf die erste Februar-Gehaltsabrechnung vom 20. Februar 2023. Die Arbeitslast bleibt weiterhin sehr hoch und damit auch die Herausforderung der Verarbeitung der noch erwarteten, schwer abschätzbaren Anzahl an Februar-Mutationen.

Unsere Mitarbeitenden im Support sind ebenfalls nach wie vor gefordert: Während «einfache» Supportanfragen in nützlicher Zeit beantwortet werden können, beanspruchen andere mehr Zeit. Teilweise müssen Korrekturen am System abgewartet, manchmal müssen aufgrund des Systemwechsels auch neue Abläufe und Vorgaben – immer abgestimmt mit dem Gesamtsystem – geklärt werden, bis eine Anfrage erledigt werden kann. Trotz der angespannten Lage erhalten wir bei der Beantwortung Ihrer Supportanfragen viele verständnisvolle Rückmeldungen, manchmal gar einen Aufsteller. Herzlichen Dank dafür!

Auf der Wissensplattform der SAP-ePM haben wir die in den letzten von uns versendeten Mails kommunizierten Informationen im Bereich FAQ zusammengefasst. Dort finden Sie alle aktuell gültigen Tipps für die Arbeit mit der SAP-ePM.

Informationen zur Einführung von SAP vom 7. Februar 2023

Im Fokus der letzten Tage stand die Verarbeitung der SAP-Workflows (Mutationen) – Einstufungen infolge Neueintritt oder neuen Anstellungen – welche durch die Schulleitungen und Personalverantwortlichen über die SAP-ePM zur Verarbeitung freigegeben wurden. Weiter beschäftigten die Fachpersonen Gehaltsverarbeitung der Abteilung für Personaldienstleistungen (APD) fortlaufend eintreffende Abrechnungen für Einzellektionen und Fachreferenten, Fragen zur Lohnabrechnung vom 25. Januar 2023 sowie verspätet gemeldete, noch für das Jahr 2022 gehaltsrelevante Mutationen, die nur mittels Übergangslösung in SAP erfasst werden können.

Das Ziel, die Januarlöhne 2023 vollständig zu verarbeiten, konnte weitgehend auf die zweite Januar-Gehaltsverarbeitung von heute 7. Februar 2023 erreicht werden. Die betroffenen Gehälter werden auf den 10. Februar 2023 den Lehrpersonen und Schulleitungen ausbezahlt und eine entsprechende Gehaltsabrechnung per Post zugestellt. Allfällige Rückforderungen, welche nicht mit der Gehaltsverarbeitung im Februar 2023 verrechnet werden können, werden in Rechnung gestellt.

Wir fordern sämtliche Lehrpersonen und Schulleitungen auf, ab dem 10. Februar 2023 ihre aktuellste Gehaltsabrechnungen vom Monat Januar 2023 auf Vollständigkeit und Korrektheit zu überprüfen. Fragen zu Anstellungen (Anzahl Lektionen, fehlende Anstellungen etc.) können möglicherweise durch die Schulleitung geklärt werden. Für alle übrigen Unstimmigkeiten wenden sich die Betroffenen an die in der Gehaltsabrechnung angegebene Kontaktperson.

In Einzelfällen kann es sein, dass Gehälter oder Mutationen für den Januar 2023 noch nicht verarbeitet werden konnten. Wir bedauern diese Situation. Wir setzen alles daran bis zur Februar-Gehaltsabrechnung diese zu bereinigen. Sollte es in Einzelfällen vorkommen, dass infolge einer ausstehenden Lohnzahlung ein existenzieller Härtefall entsteht, bitten wir, dies über die Telefonnummer 031 633 83 12 oder mittels E-Mail an apd@be.ch vorzubringen.

Die Beantwortung der anhaltend hohen Anzahl an Supportanfragen, die Analyse und Weitergabe gemeldeter Problemstellungen, das Erarbeiten und Kommunizieren von Übergangslösungen beschäftigt die Support- und Projektorganisation der APD sehr stark. Fehler können fortlaufend behoben und Verbesserungen vorgenommen werden, dennoch ist auf dem Weg hin zum Normalbetrieb unsererseits Ausdauer und Ihrerseits Geduld gefragt. Wir danken Ihnen für das bisher entgegengebrachte Verständnis und hoffen, auch weiterhin darauf zählen zu dürfen.

Weitere Informationen finden Sie hier. 

Informationen zur Einführung von SAP vom 31. Januar 2023

Nach der ersten Gehaltsauszahlung mit SAP per 25. Januar 2023, arbeitet die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) intensiv daran, die pendenten Januar-Mutationen zu verarbeiten. Es wird beabsichtigt, diese mit dem letzten Abrechnungslauf für den Monat Januar (Mutationsschluss: 7. Februar 2023) am 10. Februar 2023 auszuzahlen.

Die Einführung von SAP ist anspruchsvoll. Das Lohnsystem (SAP-HCM), die Meldeprozesse (SAP-ePM) sowie die Umsysteme (Fachapplikationen) sind stabil und – teilweise noch mit Einschränkungen – in Betrieb. Täglich werden bis zu 100 Supportanfragen an die APD gerichtet. Dies hält unser Supportteam auf Trab und bedingt Ihrerseits Geduld und Verständnis.

In den ersten Betriebswochen sind einige Kinderkrankheiten entdeckt worden, welche trotz ausgiebigem Testen vorgängig nicht erkannt werden konnten. Erst mit der Vernetzung sämtlicher Daten traten diese zum Vorschein, müssen nun inhaltlich analysiert und möglichst rasch für den effizienten und effektiven Betrieb geklärt werden. Wir arbeiten daraufhin, dass wir die notwendigen Anpassungen bis März 2023 umsetzen können.

Weitere Informationen zur Einführung von SAP finden Sie hier. 

Informationen zur ersten Gehaltsauszahlung vom 25. Januar 2023 

SAP ist eingeführt und nimmt immer mehr Fahrt auf: Am 19. Januar 2023 erfolgte die erste Gehaltsverarbeitung mit SAP planmässig. Diese berücksichtigt alle zu diesem Zeitpunkt in SAP verarbeiteten Daten.

Aufgrund des mit der Systemumstellung verbundenen Zusatzaufwands flossen ca. 15% der eingegangenen Mutationsanträge nicht in die Gehaltsabrechnung Januar 2023 ein. Diese werden in den nächsten Tagen verarbeitet und kommen am 10. Februar 2023 zur Auszahlung. Detaillierte Informationen entnehmen Sie dem Dokument Information zur Gehaltsauszahlung. Erläuterungen zur neu gestalteten Gehaltsabrechnung finden Sie hier. 

Damit die Pendenzen speditiv abgearbeitet werden können, bitten wir Sie, auf das Melden allfälliger Unstimmigkeiten aus der ersten Gehaltsabrechnung zu verzichten. Alle bis am 7. Februar in der ePM korrekt erfassten und vollständig verarbeiteten Januar-Mutationen werden bei der zweiten Gehaltsverarbeitung berücksichtigt.

Die Einführung von SAP ist ein Kraftakt für alle Beteiligten. Wir bedanken uns herzlich bei Ihnen, dass Sie diese Herausforderung mit uns meistern, Verständnis für die Komplexität haben und uns Raum zur Umsetzung zugestehen.

Wichtige Informationen zur Einführung der SAP-ePM  vom 17. Januar 2023

Die Inbetriebnahme von SAP und den Umsystemen war erfolgreich, seit dem 6. Januar 2023 ist die neue SAP-ePM in Betrieb. Die Umstellung bringt viele Änderungen mit sich: Der Zugang zur SAP-ePM musste neu eingerichtet, gewohnte Abläufe neu erlernt werden. Aktuell wird noch an den «Kinderkrankheiten» gearbeitet, wie z.B. Zugang/Berechtigungen, Datenkorrekturen aufgrund der Migration und an Problemen der Datenverarbeitung.

Auch wenn die Umstellung im Grossen und Ganzen erfolgreich gelang, so gibt es Themenbereiche, die momentan Ihnen und uns Mehraufwand generieren. Wir arbeiten intensiv an den gemeldeten Themen und versuchen, diese so rasch wie möglich zu regeln.

Sie unterstützen uns am besten, wenn Sie:

1. Die per e-Mail erhaltenen Informationen sorgfältig durchlesen und die enthaltenen Handlungsanweisungen berücksichtigen;
2. Vor der Kontaktaufnahme mit unseren Supportmitarbeitenden das Handbuch der ePM sowie die auf dieser Seite verfügbaren Information konsultieren;
3. Erst danach unseren Support per E-Mail an personalinformatik.apd@be.ch kontaktieren;
4. Darauf verzichten, uns (oder anderen Empfängern) dieselbe Problemstellung mehrfach zuzustellen.

Infolge der hohen Anzahl an Anfragen beträgt die Reaktionszeit auf eingegangene Anfragen im Moment bis zu vier Arbeitstage. Wir setzen alles daran, diese so schnell wie möglich zu reduzieren. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis. 

Informationen für Schulleitungen

Informationen für Lehrpersonen

Die Änderungen für Lehrpersonen sind marginal. Durch den Systemwechsel ändert sich das Layout der Gehaltsabrechnung sowie die Prozesse für die Meldung von Abwesenheiten und die Abrechnung von Entschädigungen. Für Lehrpersonen sind folgende Informationen vorgesehen: