Neue SAP-ePM

Wie Sie bestimmt wissen, wurde per 1. Januar 2023 das ERP-System SAP als neue Konzernapplikation im Kanton Bern eingeführt. Insgesamt hat die Systemumstellung im Personalbereich der Lehrpersonen gut geklappt. Wir konnten in den letzten sieben Monaten die Gehaltsauszahlung an die rund 19'000 Lehrpersonen jeweils sicherstellen. Vereinzelt kam es zu Verzögerungen bei der Gehaltsverarbeitung infolge sog. «Kinderkrankheiten» des neuen Systems, unklaren Prozessabläufen oder Zuständigkeiten. Vorgängig zur Einführung SAP gelang es die Verantwortlichen für SAP-ePM (vollintegriertes Meldesystem für Pensen in SAP) sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Personaldienstleistungen in der Anwendung von SAP HCM (Lohnsystem) zu schulen. Ab Inbetriebnahme stellten sich allen genannten Beteiligten zahlreiche Fragestellungen in der praktischen Anwendung, welche durch unseren Support intensiv begleitet werden mussten.

Als Gehaltsempfänger/-in bedingte dies von Ihnen Geduld und Verständnis dafür, dass nicht jeder Handgriff auf Anhieb sitzt. Ihre Anliegen bei der Abteilung Personaldienstleistungen vorzubringen, war indes auch nicht immer einfach, da wir zugunsten der Gehaltsverarbeitung die Erreichbarkeit reduzieren mussten. Andrerseits nimmt die Bearbeitung Ihrer Anliegen im Moment deutlich mehr Zeit in Anspruch, da die Fachpersonen der Gehaltsverarbeitung sich oftmals zuerst sachkundig machen müssen. Erst nach Abschluss des Einführungsjahres kann damit gerechnet werden, dass sämtlich Abläufe mindestens einmal durchgespielt wurden und sich somit eingespielt haben. Für die Vorbereitung des neuen Schuljahres 2023/24 per August mussten wir aufgrund der beschriebenen Umstände und der sehr hohen Menge an Mutationsmeldungen eine Priorisierung der Verarbeitung vornehmen.

Auf unserer Wissensplattform zum Personal- und Gehaltswesen der Lehrpersonen (WPGL) finden Sie weitere Informationen zu Ihren Anstellungsbedingungen und anderen Themen. Sich umschauen lohnt sich!

Für den Schuljahresbeginn 2023/24 wurden bis zum 21. August insgesamt 58’739 Meldungen für 19'000 Lehrpersonen per SAP-ePM verbucht. Davon erfordern rund 30 Prozent resp. 18’000 Meldungen im SAP eine Bearbeitung durch die Abteilung Personaldienstleistungen (APD).

Im Hinblick auf die beiden Gehaltszahlungsläufe für den Monat August 2023 geben wir Ihnen gerne folgenden Überblick:

Erster Gehaltszahlungslauf August (Auszahlung am 25. August)

85 Prozent oder 15'400 der eingegangenen Meldungen konnten von der APD für den ersten Gehaltsauszahlungslauf vom 25. August 2023 verarbeitet werden. Bei 548 Meldungen war das persönliche Meldeblatt unvollständig oder fehlte, welches für die Verarbeitung zwingend vorhanden sein muss. Der Fokus der Verarbeitung lag auf den Neueintritten und den neuen Anstellungen, damit jede Lehrperson zumindest ein Gehalt ausbezahlt erhält. Dieses Ziel wurde knapp verpasst, da 127 Neueintritte und 1’138 neue Anstellungen noch nicht verarbeitet werden konnten. Die restlichen 769 Meldungen betreffen Neueinreihungen aufgrund Anpassungen des Beschäftigungsgrades. In diesen Fällen wird zwar ein Gehalt den Lehrpersonen ausbezahlt, allerdings noch auf Basis des vergangenen Semesters. Bitte beachten Sie, dass die hier erwähnte Anzahl Meldungen nicht der Anzahl Lehrpersonen entspricht, weil bei einer einzelnen Lehrperson mehrere Meldungen eingehen können.

Für die Verzögerungen in der Gehaltsauszahlung und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten bitten wir Sie um Entschuldigung.

Zweiter Gehaltszahlungslauf August (Auszahlung am 12. September):

Auf den zweiten Gehaltzahlungslauf werden wir mit hoher Priorität die hängigen Meldungen (rund 2’600) abarbeiten.  Im Weiteren werden Familienzulagen, Treueprämien, IPB-Saldierungen, Einzellektionen sowie allfällige Korrekturen (Nachzahlungen und Rückforderungen) verarbeitet. Seitens APD sind wir zuversichtlich, dass mit dem zweiten Gehaltszahlungslauf (Auszahlung am 12. September) sämtliche Gehälter für den Monat August vollständig und korrekt ausbezahlt sind und die Verarbeitung der Pensen für das neue Schuljahr abgeschlossen werden kann.

Pensionskassen-Abzüge

Die Mehrheit der Pensen wurde nach der Pensionskassen-Schnittstelle verarbeitet, weshalb die Abzüge für den Monat August erst im Hauptlauf per 25. September ausgewiesen und verrechnet werden.

Anpassungen infolge Einführung SAP

In der Gehaltsbeilage von Dezember 2022 wurde Sie über die inhaltlichen Anpassungen der Anstellungsbedingungen infolge der Einführung SAP informiert. Für den Schuljahresbeginn 2023/24 ergeben sich keine weiteren Anpassungen.

Verzögerungen: Gesuche Zusatzausbildung

Die Einführung SAP wirkte sich auch auf die Bearbeitung der Gesuche um zusätzliche Gehaltsstufen für qualifizierte Zusatzausbildungen aus und führte zu Verzögerungen. Konkret sind auf der Volksschulstufe rund 200 und auf der Sekundarstufe II 20 Gesuche mehrheitlich aus dem Zeitraum des letzten Halbjahres offen.

Der zuständige Fachbereich in der APD konnte in der Zwischenzeit personell verstärkt werden, damit die offenen Fälle zeitnah abgearbeitet können. Ziel ist es, die Bearbeitungsdauer wieder in den normalen Rahmen von max. zwei Monaten zu bringen.

Rechnungsstellung

Der durch die Einführung SAP entstandene Rückstau bei den Rechnungsstellungen durch unsere Kollegen bei der FIN konnte in der Zwischenzeit aufgearbeitet werden. Allfällige Forderungen, die zu einer Rechnung führen, sollten den Lehrpersonen künftig entsprechend zeitnah und nicht mehr in doppelter Ausführung zugestellt werden.

Einführung SAP

Das ERP-Projekt ist bereits in Fortsetzung mit Start der zweiten Etappe seit April 2023. Im Fokus steht der Ausbau von SAP mit weiteren Funktionalitäten bis 2025. In Bezug auf die Lehrpersonen bedeutet dies, dass Lehrpersonen und Schulleitungen (arbeitnehmerseitig) schrittweise der direkte Zugang zu SAP-Front-End-Funktionalitäten bereitgestellt werden sollen Mit diesem Zugang werden Sie (arbeitgeberseitig) die Möglichkeit haben:

• die Gehaltsabrechnungen jederzeit digital einzusehen und bei Bedarf auszudrucken
• Adressänderungen und Änderung der Bankverbindung selbständig vorzunehmen
• die Saldi der IPB/AE-Konten jederzeit einzusehen
• Einzellektionen und Honorar für Fachreferenten per Workflow in SAP zu erfassen und zu übermitteln
• Einsicht in Ihr Personaldossier zu erlangen.

Projekt Digitalisierung

Nebst dem Ausbau von SAP werden weitere Projekte zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Bereich des Personal- und Gehaltswesens der Lehrpersonen umgesetzt, welche nachfolgend kurz beschrieben sind.

Das kantonale Projekt eBriefkasten verfolgt das Ziel künftig Korrespondenz zentral drucken zu lassen und den registrierten ePost-Benutzenden elektronisch zuzustellen. Die APD wird in den nächsten Monaten einen entsprechenden Pilotversuch starten.

Mit dem Projekt Berner Schulportal soll eine Plattform geschaffen werden, auf welcher BKD-Anwendungen wie bspw. der kantonale Stellenmarkt für Lehrpersonen (KSML), die SAP- ePM und viele weitere für die Schulleitungen und Lehrpersonen zentral zugänglich sein werden. Gleichzeitig sollen die heute pro Anwendung unterschiedlichen Berechtigungsprozesse schrittweise in ein neues IT-System zur Verwaltung der zugriffsberechtigten Personen überführt werden. Schliesslich soll nur noch ein BE-Login für alle Anwendungen der BKD verwendet werden können.

Neue Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung mit SAP ist schlanker. Dies hauptsächlich, weil die Sozialabzüge nicht mehr pro Anstellung, sondern gesamthaft ausgewiesen werden. Zudem gibt es keine Unterscheidung mehr zwischen Anstellungen und Teilanstellungen. Teilanstellungen werden neu ebenfalls als Anstellung ausgewiesen.

Weitere Erläuterungen zur Darstellung der Gehaltsabrechnung mit SAP sind auf der Seite Gehaltsabrechnung ersichtlich.

Neue Meldeprozesse für längere Abwesenheiten infolge Krankheit und Unfall

Unverändert sind alle unfall- oder krankheitsbedingten Abwesenheiten in der SAP-ePM zu erfassen.

• Unfallmeldung: Wie bis anhin füllt bei unfallbedingter Abwesenheit die betroffene Person zeitnah die Unfallmeldung aus. 
  → Vorgehen und Modalitäten bei Unfall
• Krankmeldung: Neu füllt das Fallmanagement als zuständige Stelle der APD aufgrund der über die ePM gemeldeten Abwesenheitsmeldung die Krankmeldung aus. Die dazu benötigten Informationen werden aus SAP entnommen oder bei Bedarf bei der Schulleitung erfragt.
  → Vorgehen und Modalitäten bei Krankheit

Taggeldzahlungen für Krankheits- und Unfallabwesenheiten werden neu in der Gehaltsabrechnung als Rückrechnung ausgewiesen.

Weitere Änderungen

Weiterführende Informationen zu den Veränderungen bei den untenstehenden Themen finden Sie auf der entsprechenden Seite auf der Wissensplattform:

• Berechnung des Ferienanteils
• Berechnung der Treueprämie → Treueprämie
• Berechnung Beschäftigungsgrade in Prozent pro Wochenlektion nicht mehr auf vier, sondern auf zwei Kommastellen: Beschäftigungsgrad und Pflichtlektionen

Grundmechanismus der Gehaltsauszahlung

Die Gehaltsauszahlung für Lehrpersonen und Schulleitungen mit einer Anstellung im Monatslohn erfolgt grundsätzlich am 25. des jeweiligen Monates. Für Korrekturen oder nach dem Mutationsschlussdatum eingegangene Meldungen kann die APD eine Gehaltsauszahlung oder -rückforderung auf den 12. Tag des Folgemonates auslösen. Einzellektionen, Honorare für Fachreferenten/Fachreferentinnen und Entschädigungen werden üblicherweise mit dem zweiten Lohnlauf (12. Tag des Folgemonates) ausbezahlt.

Generelle Zuständigkeiten in Bezug auf die Lohnauszahlung

Damit die Lohnzahlungen aller Lehrpersonen im Kanton Bern korrekt erfolgen können, sind folgende Prozessschritte erforderlich:

1. Die Lehrperson und Schulleitung legen das individuelle Pensum für das neue Semester fest oder eine Lehrperson wird durch die Schulleitung neu eingestellt. Die vereinbarten Änderungen bzw. die Neuanstellung werden in der SAP-ePM durch die verantwortliche Person (Applikationsverantwortliche/Applikationsverantwortlicher) erfasst. Weiter sind Änderungen, welche das Pensum beeinflussen wie bspw. Austritte, Abwesenheiten oder IPB-Buchungen ebenfalls in der SAP-ePM zu erfassen.
2. Die SAP-ePM-Verantwortliche an der Schule ist zuständig für die korrekte Erfassung aller erforderlichen Mutationen in der SAP-ePM. Nach erfolgter Erfassung und Verbuchung werden die Mutationen übermittelt. Je nach Art der Mutation wird diese direkt in das Gehaltssystem SAP übermittelt (bspw. Beschäftigungsgradänderung auf bestehender Anstellung). Andere Mutationen wie Neuanstellungen, unbezahlte Urlaube etc. lösen bei der Abteilung Personaldienstleistungen (APD) einen sog. Workflow aus, der durch die zuständige Fachperson zu verarbeiten ist.
3. Die APD ist grundsätzlich zuständig für die korrekte Auszahlung der Gehälter der Lehrpersonen und Schulleitungen. Sie nimmt deshalb sämtliche für die korrekte Gehaltszahlung notwendigen Arbeiten vor. So werden die in der SAP-ePM eingegangenen Workflows durch die Mitarbeitenden der APD geprüft und verarbeitet. Für neueintretende Lehrpersonen oder Schulleitungen bspw. werden Einstufungsverfügungen erlassen und die entsprechenden Mutationen im SAP vorgenommen. Zu den weiteren wichtigen Aufgaben der APD gehört, die Prüfung der zahlreichen Kontrollauswertungen im SAP und die Vornahme der allenfalls notwendigen Korrekturen.