Für die Auszahlung der Monatsgehälter vom Juli konnten sämtliche vollständigen ePM-Mutationen verarbeitet werden. Die im Monat Juni bei der APD eingereichten und noch nicht verarbeiteten Abrechnungen von Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten konnten für die Gehaltsauszahlung vom 25. Juli vollständig verarbeitet werden.

Für die zweite Gehaltsauszahlung des Monats Juli per 11. August liegt der Fokus einerseits auf den im Monat Juli eingereichten Abrechnungen von Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten sowie den Saldierungen der Individuellen Pensenbuchhaltung (IPB). Als Sofortmassnahme mussten die Saldierungen für die erste Gehaltsauszahlung Juli zurückgestellt werden, damit sichergestellt ist, dass alle Lehrpersonen ihre Monatsgehälter fristgerecht erhalten. Für diese Massnahme und die daraus entstandenen Umstände entschuldigen wir uns und hoffen auf Ihr Verständnis.

Vorbereitung neues Schuljahr 2023/24

Die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) steht vor der Herausforderung die zahlreichen Mutationen mit Gültigkeit 1. August 2023 für die Gehaltsauszahlung im August mit dem neuen Lohnsystem SAP fristgerecht und korrekt zu verarbeiten. Über 13'000 Mutationen sind bei der APD eingegangen, welche in den nächsten 3 bis 4 Wochen nebst dem üblichen Tagesgeschäft zu bearbeiten sind. Zusätzlich ist der Gehaltsaufstieg, Kontroll- und Nachbearbeitungsaufträge sowie die Kommunikation zur Gehaltsauszahlung August sicherzustellen. Sämtliche personellen Kapazitäten der APD stehen im Einsatz.

Da wir erstmals mit dem neuen SAP-System die Mutationen für den Schuljahresbeginn verarbeiten, fehlen uns die entsprechenden Erfahrungswerte aus den Vorjahren. Deshalb erhalten in der Bearbeitung alle Meldungen mit Bezug auf das Grundgehalt 1. Priorität (Verhindern von falschen oder fehlenden Gehaltszahlungen, Austritte beenden, Eintritte bearbeiten, Einzellektionen verarbeiten, BG-Mutationen verarbeiten, unbezahlte Urlaube bearbeiten usw.). Alle Mutationen mit Bezug auf zusätzliche Entschädigungen erhalten 2. Priorität (IPB-Saldierungen, Treueprämien auszahlen, Mutterschaftsurlaube verarbeiten, usw.). Der Verarbeitungsstand wird regelmässig ausgewertet und auf Mutationsschluss extrapoliert. Mit dieser Aufgaben- und Ressourcensteuerung sollen die Effizienz erhöht und die Etappenziele erreicht werden.

Priorisierung für die 1. Gehaltsauszahlung im August (25.08.2023)

• Zuerst sollen die gemeldeten unbezahlten Urlaube sowie Austritte verarbeitet werden, damit die Fristen bzgl. Risikoversicherung und Abredeversicherungen sichergestellt sind.
• Anschliessend sollen die gemeldeten Eintritte und neuen Anstellungen verarbeitet werden, damit die jeweiligen Lehrpersonen im August erstmals ihr Gehalt erhalten.
• Parallel wird der Gehaltsaufstieg für alle Anstellungen umgesetzt, geprüft und nachbearbeitet.

Priorisierung für die 2. Gehaltsauszahlung im August (12.09.2023)

• Die Überprüfung von Einstufungen und Anstellungen hinsichtlich einer Anpassung des Beschäftigungsgrades sollen nachfolgend verarbeitet werden, damit die Lohnzahlung August bis spätestens zur zweiten Gehaltsauszahlung korrigiert werden kann. Dies wird Nachzahlungen und Rückforderungen auslösen.
• Ebenfalls sind die Mutterschaftsurlaube zu verarbeiten, damit einerseits die notwendigen Anpassungen der Anstellung sowie die entsprechende Korrespondenz erfolgen kann. Dies kann ebenfalls Nachzahlungen und Rückforderungen auslösen.

Verarbeitung nach Möglichkeit

Familienzulagen, Treueprämien, IPB-Saldierungen, etc. sollen nach Arbeitsfortschritt und Möglichkeit auf die erste oder zweite Gehaltauszahlung August verarbeitet werden. Wir werden Sie in den nächsten Informationsschreiben bzgl. Fortschritt und Auszahlungszeitpunkt in Kenntnis setzen.

Anpassung der telefonischen Erreichbarkeit

Die Verarbeitung der Mutationen für das neue Schuljahr 2023/24 geniesst unsere höchste Priorität, weshalb wir die telefonische Erreichbarkeit bis am 24. August 2023 einschränken müssen. Für Lehrpersonen und Schulleitungen sind wir von Montag bis Freitag täglich von 10.00 Uhr bis 12.00 Uhr erreichbar. Selbstverständlich können Sie Ihre Anliegen 24/7 per E-Mail an die zuständige Fachperson oder die allgemeine Adresse apd@be.ch zustellen. Bitte beachten Sie, dass in dieser Zeit die Bearbeitung der E-Mails etwas länger dauert.

Schulleitungen, Personal- bzw. SAP-ePM-Verantwortliche haben zudem die Möglichkeit unseren Support unter personalinformatik.apd@be.ch zu kontaktieren. Zudem können Sie mit der zuständigen Fachperson Gehaltsverarbeitung einen Termin per Email vereinbaren, um anschliessend im Austausch offene Punkte bzgl. der Verarbeitung zu klären.

Daten Mutationsschluss / Sperrzeiten SAP-ePM

Es erreichen uns immer wieder Anfragen bzgl. Sperrzeiten und Fehlermeldung «AbrKr 10 geschlossen» auf der SAP-ePM. Die beiden monatlichen Lohnläufe sind jeweils mit einer unumgänglichen Systemsperre verbunden. Die Termine der Lohnläufe (Mutationsschluss und Auszahlungstermin) für 2023 können Sie auf unserer Wissensplattform einsehen. Ausserplanmässige Sperrungen zwischen den genannten Terminen sind leider nicht auszuschliessen. Sollten Sie zu einem anderen Zeitpunkt auf den Hinweis «AbrKr 10 geschlossen» stossen, bitten wir Sie, es zu einem späteren Zeitpunkt zwecks Verbuchung und Freigabe der Mutationen nochmals zu versuchen.

Zur Erinnerung: Zugriff auf die SAP- ePM vom 1. bis 3. August 2023 nicht möglich

Aufgrund der Umsetzung des Gehaltsaufstiegs für das neue Schuljahr, wird die SAP- ePM vom 1. bis 3. August 2023 ganztags nicht zur Verfügung stehen. Wir bitten Sie, diesen unumgänglichen Ausfall der SAP-ePM in Ihre bevorstehenden Arbeiten miteinzuplanen und danken Ihnen für das Verständnis.

Information zur Erreichbarkeit APD während der Pensenverarbeitung SJ 2023/2024

Die Pensenverarbeitung für das neue Schuljahr 2023/24 ist sowohl bei Ihnen als auch bei uns in vollem Gange. Es ist uns bewusst, dass die Verarbeitung mit der SAP-ePM eine neue Herausforderung für Sie darstellt und Sie bei offenen Fragestellungen auf zeitnahe Unterstützung angewiesen sind.

Wir haben diesbezüglich festgestellt, dass die eingeschränkte telefonische Erreichbarkeit der Fachpersonen Gehaltsverarbeitung im Zeitraum der Pensenverarbeitung zu Unmut führt. Hierzu halten wir gerne fest, dass die halbtägige Erreichbarkeit der Fachpersonen Gehaltsverarbeitung für sämtliche Kundengruppen (Lehrpersonen und Schulleitungen) sinnvoll ist, damit in der anderen Tageshälfte die Verarbeitung der Gehälter ungestört erfolgen kann. An diesem Modus soll festgehalten werden, da eine korrekte und fristgerechte Verarbeitung der Gehälter ansonsten nicht gewährleistet werden kann.

Zusätzlich bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit der für Ihre Schule zuständigen Fachpersonen Gehaltsverarbeitung, einen Termin zur Klärung von Fragen rund um die Pensenverarbeitung zu vereinbaren. Im Rahmen dieses Termins wird unsere Fachperson Ihre Fragen soweit möglich direkt beantworten. Fragen die nicht direkt beantwortet werden können, werden aufgenommen, geklärt und eine zeitnahe Rückmeldung gemacht. Für die Terminvereinbarung melden Sie sich am besten per E-Mail mit konkreten Terminvorschlägen und bereits bekannten Fragestellungen bei der zuständigen Person. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie nicht mehrmals anrufen müssen, bis Sie unsere Fachperson telefonisch erreichen konnten.

Zudem haben Sie weiterhin die Gelegenheit Ihre Fragen in Bezug auf die SAP-ePM per Mail direkt an unsere Personalinformatik zu senden (personalinformatik.apd@be.ch). Gerne weisen wir Sie auch auf unsere WPGL-Seite zum Thema ePM hin (Elektronische Pensenmeldung (ePM) - WPGL Kanton Bern). Hier finden Sie sowohl das Benutzerhandbuch als auch die FAQs zur neuen SAP-ePM.

Der sechste Betriebsmonat mit SAP als Lohnsystem für die Lehrpersonen endet am 12. Juli 2023 mit der zweiten Gehaltsauszahlung des Monats Juni. Bereits mit der ersten Auszahlung vom 23. Juni 2023 wurden die Monatsgehälter für Lehrpersonen fristgerecht ausgerichtet. Der Fokus der Auszahlung vom 12. Juli 2023 lag auf den Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Die APD konnte von den 3500 im Juni eingereichten Abrechnungsformularen rund die Hälfte verarbeiten. Alle Abrechnungen, die bis am 13. Juni 2023 von der Schulleitung eingereicht wurden, konnten am 12. Juli 2023 ausbezahlt werden. Die APD ist bei der Verarbeitung somit im Rückstand, wofür wir Sie um Entschuldigung bitten. Die pendenten Abrechnungen werden fortlaufend bearbeitet. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Familienzulagen

Mit der Einführung SAP übernahm die Ausgleichskasse «Zweigstelle Staatspersonal» die Abklärung der Anspruchsberechtigung bei Kinder – und Ausbildungszulagen. Konkret bedeutet dies, dass die APD die Unterlagen der Lehrperson an die Ausgleichskasse weiterleitet und auf deren Entscheid warten muss. Sobald die Anspruchsberechtigung bestätigt wurde, können die Kinder- und Ausbildungs- sowie die Betreuungszulagen in SAP zur Auszahlung erfasst werden. Die neuen Prozesse haben sich noch nicht eingespielt, weshalb hier noch Geduld gefragt ist. Wir bedauern diesen Umstand und versuchen im Rahmen unserer Möglichkeiten, Verbesserungen zu erreichen. Lehrpersonen können sich bei Fragen gerne an die zuständige Fachperson Gehaltsverarbeitung – genannt auf der Gehaltsabrechnung - wenden.

Krankheits- und unfallbedingte Absenzen während den Sommerferien

Wir bitten Sie zu beachten, dass für Abwesenheiten (Krankheit/Unfall) während der kommenden unterrichtsfreien Zeit sowie darüber hinaus, die entsprechenden Arztzeugnisse durchgehend ausgestellt und eingereicht werden müssen. Danke, dass Sie wenn nötig von der arbeitsunfähigen Lehrperson ein angepasstes, durchgehendes Arztzeugnis einfordern.

Abschluss Einführung SAP – Übersicht Etappe 1

Per Ende Juni 2023 wurde die verlängerte Einführung (Smartcare) von SAP und damit die Etappe 1 offiziell abgeschlossen. Diverse Kinderkrankheiten konnten in dieser Zeit korrigiert und Optimierungen vorgenommen werden. Themen mit höherer technischer Komplexität oder geringerer Priorität konnten noch nicht abgeschlossen werden. Diese werden im Rahmen des ordentlichen Betriebs weiterbearbeitet oder, bei grösserem Umfang, in der eben gestarteten Etappe 2 aufgenommen

Für die Auszahlung der Monatsgehälter vom 23. Juni 2023 konnten sämtliche vollständigen Mutationsmeldungen verarbeitet werden. Die Treueprämien Juni konnten fristgerecht ausbezahlt werde.

Pensenverarbeitung SJ 23/24 - Anfragen Personalinformatik

Aufgrund der laufenden Pensenverarbeitung erreichen uns zahlreiche Supportanfragen. Es ist uns bewusst, dass Sie auf zeitnahe Unterstützung angewiesen sind. Wir haben deshalb das Supportteam vorübergehend verstärkt. Dennoch bitten wir Sie um Verständnis, wenn die Antwortzeiten etwas länger als gewohnt sind.

In diesem Zusammenhang weisen wir noch einmal auf unsere Information vom 13. Juni 2023 hin. Nutzen Sie die Möglichkeit, mit der für Ihre Schule zuständigen Fachperson einen Telefontermin zu vereinbaren.

Gerne weisen wir noch einmal auf unsere Wissensplattform hin, auf welcher Sie sowohl das Benutzerhandbuch zur SAP-ePM finden als auch die bisher aufgenommenen FAQ’s Elektronische Pensenmeldung (ePM) - WPGL Kanton Bern.

Pensenverarbeitung SJ 23/24 - Verlängerung von befristeten Anstellungen

Im Zusammenhang mit den Supportanfragen haben wir festgestellt, dass sich Fragen zur Verlängerung von befristeten Anstellungen häufen. Sind Anstellungen bspw. bis am 31.07.2023 befristet und werden im neuen Schuljahr 23/24 weitergeführt, sind diese zwingend zu verlängern und nicht als neue Anstellung zu erfassen. Zur Verlängerung der Anstellung ändern Sie das Austrittsdatum und verbuchen die Mutation. Danach können Sie eine allfällige Änderung des Beschäftigungsgrades vornehmen und ebenfalls verbuchen.

Ankündigung Treueprämien für das erste Semester SJ 23/24

Die Erstellung der Treueprämienbriefe für das zweite Halbjahr 2023 hat uns einige (technische) Schwierigkeiten bereitet. Die Briefe konnten deshalb erst per 20. Juni mit A-Post versendet werden.

Grundsätzlich gilt, dass ohne Rückmeldung bis spätestens vor dem Jubiläumsmonat, die Treueprämie automatisch ausbezahlt wird. Durch den verspäteten Versand ist die Frist zur Meldung des Bezugs in Urlaubstagen für Lehrpersonen, welche Ihre Treueprämie bereits im Juli oder August erhalten sollen, sehr knapp. Sollte es Fälle geben, bei denen die Treueprämie ausbezahlt wird statt als Urlaub gewährt, bitten wir Sie, die Lehrpersonen darauf hinzuweisen sich möglichst rasch bei uns zu melden. Wir werden die Korrektur umgehend vornehmen.

Vorankündigung - Zugriff auf die SAP- ePM am 2. und 3. August 2023 nicht möglich

Aufgrund der Umsetzung des Gehaltsaufstiegs für das neue Schuljahr, wird die SAP- ePM am Mittwoch, 2. August und Donnerstag, 3. August 2023 nicht zur Verfügung stehen. Wir bitten Sie, diesen unumgänglichen Ausfall der SAP-ePM in Ihre bevorstehenden Arbeiten miteinzuplanen und danken Ihnen für das Verständnis.

Mit der Gehaltsauszahlung vom 12. Juni 2023 schliessen wir den fünften Betriebsmonat mit SAP als Lohnsystem ab. Der Fokus der Auszahlung vom 12. Juni lag auf den Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Es freut uns Ihnen mitteilen zu können, dass sämtliche im Mai bei der APD eingegangenen und vollständig ausgefüllten Abrechnungsformulare für die Gehaltsauszahlung vom 12. Juni 2023 verarbeitet werden konnten. Der kommunizierte Rückstand in der Verarbeitung von rund 3 Wochen konnte dank grossem Einsatz unserer Fachpersonen und der vermehrten Nutzung der digitalen Abrechnungsformulare aufgeholt werden. In Zahlen ausgedrückt wurden rund 3’900 Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten für den Monat Mai verarbeitet.

Unser Ziel ist es, dieses Verarbeitungsniveau halten zu können, d.h. dass die Abrechnungen des jeweiligen Verarbeitungsmonats mit der zweiten Gehaltsauszahlung jeweils vollständig ausbezahlt werden. Lehrpersonen und Schulleitungen können den Stand noch nicht verarbeiteter Abrechnungen, wie gewohnt, bei der APD abklären lassen. Bei den digitalen Abrechnungsformularen wird dazu die sog. Formular-ID Nummer benötigt. Die Formular-ID Nummer erhalten Schulleitungen in einem Bestätigungs-Email beim Upload der Abrechnung via JAX-Forms zugestellt und kann nach Bedarf an die Lehrperson weitergeleitet werden.

Pensenverarbeitung Schuljahr 2023/24

Wir sind Ihnen sehr dankbar, wenn Sie die Mutationen für das neue Schuljahr in der ePM fortlaufend verbuchen. Damit ermöglichen Sie uns eine effiziente und fristgerechte Verarbeitung.

Unterstützung Fallmanagement

Wie bereits kommuniziert, bedingt die Einführung des UKA-Tools für die Administrierung von Abwesenheiten infolge Krankheit und Unfall, dass seitens APD sämtliche pendenten Fälle vollständig aufgenommen werden müssen. Hierzu werden wir temporär durch externen Fachpersonen unterstützt. Die Kontaktaufnahme zur Abklärung von Sachverhalten sowie zur allfälligen Einforderung fehlender Unterlagen erfolgt daher, nebst unseren internen Fachpersonen, Manuela Giger, Sabine Stalder sowie Daniela Tironi, durch weitere externe Fachpersonen, welche sich entsprechend zu erkennen geben. Wir danken Ihnen im Voraus für die kooperative Zusammenarbeit und Unterstützung.

Für die Auszahlung der Monatsgehälter vom 25. Mai 2023 konnten sämtliche vollständigen Mutationsmeldungen verarbeitet werden. Die Treueprämien Mai konnten fristgerecht ausbezahlt werden.

Zweite Gehaltsauszahlung Mai vom 12. Juni 2023

Erneut wird für die zweite Auszahlung vom 12. Juni 2023 der Fokus auf der Verarbeitung von Abrechnungen für Einzellektionen und Honorare von Fachreferenten liegen. Zu verarbeiten gilt es Abrechnungen mit dem Eingangsdatum ab dem 28. April 2023. Für die erneute Verzögerung bitten wir um Entschuldigung und setzen weiter alles daran, diesen Rückstand aufzuholen. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Neues Einzellektionenformular

Seit Ende Februar ist das neue Einzellektionenformular im Einsatz. Heute erreichen uns bereits ca. 95% der Formulare auf digitalem Weg. Die breite Nutzung des elektronischen Formulars freut uns sehr. Gleichzeitig möchten wir an dieser Stelle auch jene Nutzerinnen und Nutzer, die noch das Papierformular verwenden, ermuntern, auf das neue Formular umzusteigen. Die elektronische Abwicklung ermöglicht eine effizientere Verarbeitung seitens Schulinspektorat und Gehaltsverarbeitung der BKD, was schliesslich zu einer schnelleren Auszahlung der Gehälter an die Lehrpersonen führt.

Das Einzellektionen-Formular ist ab sofort in einer optimierten Version verfügbar. Bitte laden Sie dieses von der WPGL herunter und benutzen Sie nur noch das aktuelle Formular für die Meldung von Einzellektionen. Sie erleichtern uns die Abwicklung weiter stark, wenn Sie pro Monat, Person und Schule möglichst nur ein Formular einreichen, z. B. geleistete Stellvertretungslektionen derselben Person (Zahlungsempfänger/in) in einer Meldung erfassen.

Informationen dazu, wie Sie beispielsweise eine Zurückweisung der eingereichten Formulare vermeiden können oder mit welcher Zeitspanne zwischen Einreichung und Auszahlung zu rechnen ist, finden Sie neu auch in einem FAQ auf der Themenseite der Wissensplattform.

Erfassung Austrittsdatum

Es mehren sich die Fälle, in denen das Austrittsdatum bei einem Weggang nicht korrekt erfasst ist. Bitte achten Sie darauf, das Austrittsdatum jeweils auf den letzten Tag des Monats zu setzen. Ein Austritt per Ersten des Folgemonats zieht in SAP eine inkorrekte Lohnzahlung für ebensolchen Tag nach sich.

Schulpoolberechnung (Volksschule)

Wie mit dem Schreiben vom 9. Mai 2023 angekündigt, steht nun die Schulpoolberechnung für die Volksschulen in der SAP-ePM zur Verfügung. Die Berechnung kann mittels folgendem Button ausgeführt werden:

Neu werden zusätzlich alle vakanten BOR-relevanten Lektionen angezeigt. Dieser Wert wird aus der BOR-Prüfung übernommen und ist zu den andern Werten (Lektionen/Lehrpersonen) zu addieren.

In dieser Auflistung nicht berücksichtig sind alle vakanten Lektionen / Lehrpersonen für Nicht-VZE-relevante (codierte) Anstellungen. Bitte beachten Sie dazu das Berechnungsblatt Schulleitungspool und Pool für Spezialaufgaben für die Pool-Berechnung.

Der vierte Betriebsmonat mit SAP als Lohnsystem für die Lehrpersonen endet am 12. Mai 2023 mit der zweiten Gehaltsauszahlung des Monats April. Bereits mit der ersten Auszahlung vom 25. April wurden die Monatsgehälter für Lehrpersonen fristgerecht ausgerichtet. Der Fokus der Auszahlung vom 12. Mai lag auf den Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Es galt die eingegangenen Abrechnungen ab dem 13. März zu verarbeiten. Die APD konnte Boden gut machen, indem insgesamt 4'800 Abrechnungen (davon rund zwei Drittel digital) in SAP zur Auszahlung per 12. Mai 2023 erfasst wurden. Dies bedeutet, dass alle vollständig bei der APD eingegangen Abrechnungen bis zum Stichtag vom 24. April 2023 für die Auszahlung berücksichtigt werden konnten. Die APD ist bei der Verarbeitung somit noch eine Woche im Rückstand, wofür wir Sie um Entschuldigung bitten. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Lehrpersonen und Schulleitungen können den Stand noch nicht verarbeiteter Abrechnungen, wie gewohnt, bei der APD abklären lassen. Bei den digitalen Abrechnungsformularen wird dazu die sog. Formular-ID Nummer benötigt. Die Formular-ID Nummer erhalten Schulleitungen in einem Bestätigungs-Email beim Upload der Abrechnung via JAX-Forms zugestellt und kann nach Bedarf an die Lehrperson weitergeleitet werden.

Eine effiziente Abrechnung von Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten ist unser gemeinsames Anliegen. Deshalb appellieren wir seitens APD an sämtliche Schulleiterinnen und Schulleiter sowie Personalverantwortlichen, dass Sie Ihre Lehrpersonen nach Möglichkeit anhalten pro Monat und Schule nur ein digitales Abrechnungsformular mit sämtlichen Abrechnungspositionen einzureichen. Dies mindert bei allen beteiligten den Aufwand und garantiert den Lehrpersonen eine raschere Verarbeitung der abgerechneten Leistungen.

Gehaltsabrechnung vom 12. April 2023

Mit dem zweiten Auszahlungslauf März (Valuta 12.04.2023) wurden die Gehaltsabrechnungen, aufgrund eines Fehlers beim Verarbeitungsablauf, nicht versendet.

Der Fehler wurde erkannt und Massnahmen zur Prozessoptimierung getroffen. Lehrpersonen, welche eine ausgedruckte Gehaltsabrechnung für den zweiten Auszahlungslauf März wünschen, dürfen sich an die zuständige Fachperson Gehaltsverarbeitung wenden. Wissen Sie nicht, wer für Sie zuständig ist, so erreichen Sie die APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch.

Rechnungsstellung bei Forderungen

Seit der Inbetriebnahme von SAP per Januar 2023 erfasst die APD fortlaufend Forderungen, welche entweder per Verrechnung mit dem nächsten Gehalt oder per Rechnung durch die Lehrpersonen beglichen werden sollten. Seitens der für die Rechnungsstellung zuständigen Stelle wurden wir informiert, dass noch keine entsprechenden Rechnungen ausgestellt wurden, da dies im Rahmen der Einführung SAP noch nicht möglich war. Diese Pendenz soll nun auf Nachdruck der APD bis Ende Mai behoben werden, damit offene Forderungen durch die Lehrpersonen zeitnah per Rechnung bezahlt werden können.

Erfassung von Pensionierungen in der SAP-ePM

Seitens Pensionskassen wurden wir erneut auf Verarbeitungsschwierigkeiten in Bezug auf die Erfassung von Pensionierungen hingewiesen. Ein Austritt infolge Pensionierung muss entsprechend immer auf den letzten Tag eines Monats erfolgen. Gewöhnlich ist dies zu Semesterende der 31. Januar oder der 31. Juli. Wurde mit der Lehrperson explizit eine andere Vereinbarung getroffen, so ist auch hier nur ein Austritt auf Monatsende zu veranlassen. Bezieht die Lehrperson noch den Saldo ihres IPB-Kontos, so müssen die Lektionen in der ePM als «IPB-Bezug» bis zum Austritt erfasst werden.

Refresher-Schulungen für SAP-ePM – Pensen für das Schuljahr 2023/24  

Es sind neue Schulungstermine für die SAP-ePM aufgeschaltet. Gerne dürfen Sie sich als SAP-ePM-Verantwortliche/r Ihrer Schule für eine der drei Refresher-Schulungen anmelden. Vermittelt werden die Basisfunktionen zur Bewirtschaftung der Pensen für das neue Schuljahr 2023/24.

Einführung SAP - Pendenzen

Die Einführung wurde um die sog. SmartCare-Phase bis Ende Juni 2023 verlängert. Die umfangreichen Pendenzen zu den einzelnen SAP-Systemkomponenten finden Sie auf der Wissensplattform Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen unter folgendem Link aufgelistet: Einführung SAP - Information für Schulleitungen und Personalverantwortliche - WPGL Kanton Bern. 

Die Pendenzen werden nach Priorität fortlaufend abgeklärt, erledigt oder für den Ausbau in Etappe 2 des ERP-Projekts vorgemerkt. Der Status der Pendenzen wird zweiwöchentlich aktualisiert.

Für die Auszahlung der Monatsgehälter vom 25. April 2023 konnten sämtliche vollständigen Mutationsmeldungen verarbeitet werden. Die Treueprämien April konnten fristgerecht ausbezahlt werden.

Zweite Gehaltsauszahlung April vom 12. Mai 2023

Der Fokus liegt für die zweite Auszahlung vom 12. Mai 2023 auf der Verarbeitung von Abrechnung für Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten. Diesbezüglich bestehen die bereits im Schreiben vom 12. April dargelegten Pendenzen, d.h. zu verarbeiten gilt es Abrechnungen mit Eingangsdatum ab dem 13. März 2023. Für die Verzögerung bitten wir um Entschuldigung und setzen alles daran, diesen Rückstand aufzuholen. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Vorbereitungen Schuljahr 2023/24

Das neue Schuljahr 2023/2024 wird momentan zur Bearbeitung in SAP-ePM vorbereitet. Dazu müssen die Ressourcen-Vorgaben (BOR-Werte) festgelegt und durch die Schulinspektorate der Volksschule hinterlegt und freigeben werden. Für die Schulen Sek II sowie Sonder- und Tagesschulen ist das Schuljahr 2023/24 bereits zur Planung verfügbar. Relevante Anweisungen für die korrekte und fristgerechte Planung und Eingabe der Pensenmeldungen erfolgen durch die APD bis spätestens am 9. Mai 2023 zuhanden der Schulleitungen und Personalverantwortlichen.

Einführung SAP: Smartcare-Phase bis Ende Juni

Am 12. April haben wir Sie darüber informiert, dass die Einführung SAP um drei Monate verlängert wurde. In dieser sog. Smartcare-Phase sollen die Pendenzen aus der Betriebsaufnahme SAP erledigt und der Betrieb weiter stabilisiert werden. Momentan wird eine Gesamtübersicht sämtlicher Pendenzen aller Teilprojekte (Finanzen, Personal, Lehrkräfte) durch das ERP-Projekt erstellt und priorisiert.

Die dringlichsten Vorhaben wurden zugleich mit entsprechenden Ressourcen angegangen. Dazu gehört bspw. die Bereitstellung der Betriebsfähigkeit der Applikation Unfall, Krankheit und Abwesenheiten (UKA) zur Bewirtschaftung der Leistungsfälle infolge Krankheit und Unfall. In diesem Zusammenhang werden die Mitarbeiterinnen und Verstärkungspersonen des Bereichs Fallmanagement der Abteilung Personaldienstleistungen (APD) bei Ihnen ausstehende Unterlagen zu offenen Leistungsfällen einfordern. Bitte unterstützen Sie diese Einführungsarbeiten, damit wir die korrekte Gehaltsfortzahlung bei Krankheit und Unfall von Lehrpersonen möglichst rasch wieder sicherstellen können.

Mit der Gehaltsauszahlung vom 12. April 2023 schliessen wir die Gehaltsverarbeitung des Monats März 2023 ab und somit den dritten Monat mit SAP im Betrieb. Die wichtigsten Dienstleistungen im Bereich Personal- und Gehaltswesen der Lehrpersonen – Monatsgehälter – konnten für den Monat März für alle Schulstufen durch die APD sichergestellt werden. Weiterhin besteht ein Rückstand bei der Verarbeitung von Abrechnungen von Einzellektionen für Stellvertretungen sowie für Honorare von Fachreferenten. Sämtliche bis am 12. März 2023 vollständig eingegangenen Abrechnungen sind verarbeitet. 

Seit Einführung wurden über 3000 Abrechnungen von Einzellektionen und von Honoraren für Fachreferenten elektronisch eingereicht. Diese werden laufend bearbeitet und jeweils mit der nächsten Gehaltsabrechnung ausbezahlt. Als Faustregel muss mit rund einem Monat zwischen Einreichung und Auszahlung gerechnet werden. Für eine schnellere Verarbeitung sind Ihnen dankbar, wenn Sie pro Monat, Person und Schule möglichst nur ein Formular einreichen.

Rückblick auf drei Monate Betrieb mit SAP

Die letzten drei Monate waren für die Schulleiterinnen und Schulleiter resp. Personalverantwortliche und die APD sehr anspruchsvoll. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der APD waren tagtäglich gefordert, die Gehaltsverarbeitung, die Einführung SAP und den Support aller Schulstufen zu erfüllen.

Die Daten aus PERSISKA konnten erfolgreich ins SAP migriert werden, die Datenbereinigungen aufgrund unterschiedlicher Anforderungen an die Datenstruktur und vereinzelter Fehler sind weitestgehend abgeschlossen.

Die Schulleiterinnen und Schulleiter bzw. die Personalverantwortlichen sämtlicher Schulstufen wurden in der korrekten Anwendung der SAP-ePM geschult. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der APD haben – nach anfänglich radikalem Umstieg auf SAP – eine gewisse Routine in der Anwendung des neuen Lohnsystems (SAP) gewonnen.

Mit Ausnahme einzelner Pensenmutationen, die aufgrund technischer Kinderkrankheiten erst mit Verspätung erfasst und berücksichtigt werden konnten, erfolgte die Auszahlung der Monatsgehälter fristgerecht. Weitere wichtige Dienstleistungen im Bereich Personal- und Gehaltswesen der Lehrpersonen wie die Auszahlung von Treueprämien, Einzellektionen, Honoraren und Kommissionsentschädigungen sowie die automatische Anpassung der Altersentlastung auf Semesterwechsel sind inzwischen für alle Schulstufen sichergestellt.

Aktueller Stand Einführung SAP

Seit der Betriebsaufnahme am 3. Januar 2023 läuft SAP stabil und störungsfrei. Die Performance der SAP-ePM und SAP-HCM (Lohnsystem) ist ohne Beanstandung. Einzelne kritische Rückmeldungen seitens Schulen Sek II zur Performance von SAP-Fiori und dessen Funktionalitäten werden abgeklärt. Das Lohnsystem der Lehrpersonen funktioniert grundsätzlich wie vorgesehen, weshalb die Einführungsphase «Hypercare» per 31. März 2023 formell abgeschlossen wurde.

Weiterhin bestehen aktuell 34 Sachverhalte, welche es im Hinblick auf die Einführung SAP – Etappe 1 abzuklären und zu lösen gilt. Dazu gehören u.a. Verbesserungen bei der SAP-ePM und der Gehaltsabrechnung sowie diverse Nacharbeiten zur effektiven Unterstützung der BKD-internen Abläufe der Gehaltsverarbeitung. Die wichtigsten offenen Punkte haben wir auf der Wissensplattform im Status der Umstellungsarbeiten auf SAP nun aufgelistet. Zudem bedarf die veränderte Arbeitsweise von SAP weitere fachliche und organisatorische Anpassungen um einen stabilen Betrieb sicherstellen zu können. Diese werden in der nun angehängten «Smartcare-Phase» - Verlängerung der Einführung SAP - bis Ende Juni 2023 bearbeitet.

Ausblick Betrieb, Weiterentwicklung und Ausbau SAP

Eintreffenden Anforderungen werden weiterhin gesammelt, im Betrieb umgesetzt oder in Etappe 2 weiterbearbeitet. Nicht unmittelbar umsetzbare oder Einzelanforderungen werden in einen Themenspeicher für die Weiterentwicklung aufgenommen.

Gleichzeitig wird das Projektteam für die anstehende Etappe 2 des ERP-Projekts zusammengestellt. In Etappe 2 – Ausbau SAP - sollen Employee Self Services (z.B. elektronische Gehaltsabrechnung, selbständige Stammdatenmutationen durch die Lehrpersonen), die IPB-Bewirtschaftung sowie die Abrechnung von Einzellektionen als Workflow in SAP umgesetzt werden.

Die Systemumstellung bedingt zudem Anpassungen bei den Prozessen. Aufgrund der bisherigen Auslastung zur Sicherstellung der Systemverfügbarkeit konnte hier lediglich das dringendste geklärt werden. In den nächsten Monaten werden veränderte Verantwortlichkeiten und Fristen laufend konkretisiert, dokumentiert und kommuniziert.

Gleichzeitig sind wir an den Vorbereitungen für den Schuljahreswechsel, welcher die Bereitstellung des nächsten Schuljahres 2023/24 in der SAP-ePM oder den Gehaltsaufstieg per 1. August 2023 beinhaltet.

Die Monatsgehälter der Lehrpersonen konnten für die Hauptauszahlung am 24. März 2023 durch die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) planmässig verarbeitet werden. Rund 200 eingegangen Mutationen für die Periode Januar bis März sind pendent. Einerseits, weil bei ca. 88 Mutationen das Persönliche Meldeblatt fehlte. Andererseits, weil Mutationsmeldungen zu kurzfristig vor Mutationsschluss bei der APD eingetroffen sind. Die im März fälligen Treueprämien werden fristgerecht am 24. März 2023 ausbezahlt. Alle bis Ende Februar bei der APD eingegangen Formulare für Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten wurden für die Hauptauszahlung verarbeitet. Pendente Mutationen und die Abrechnungen von Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten für den Monat März werden laufend gemäss Eingangsdatum verarbeitet und für die zweite Gehaltsauszahlung des Monats März am 12. April 2023 berücksichtigt.

Das Meldesystem SAP-ePM sowie das Lohnsystem SAP-HCM laufen zuverlässig und stabil. Die Sicherheit im Umgang mit den neuen Systemen nimmt bei Schulleitungen und Fachpersonen im Personal- und Gehaltswesen fortlaufend zu. Die Supportanfragen zur SAP-ePM nehmen weiterhin ab, die Anzahl offener Anfragen stabilisiert sich auf unter 50, was sich positiv auf die Antwortzeiten auswirkt. In den wesentlichen Themenschwerpunkten des Personal- und Gehaltswesens gewinnen die Fachpersonen zunehmend Erfahrung, was die Abläufe beschleunigt. Laufend werden – unter Berücksichtigung des SAP-Standards – Optimierungen an den Systemen vorgenommen. Als Schulleitungen können Sie bspw. neuerdings in der SAP-ePM Stellvertretungen für die Schulleitungsfunktion bereits ab 7 anstatt 30 Tagen erfassen.

Der Abschluss der Einführungsphase von SAP (Januar bis März 2023) rückt mit dem Auszahlungslauf vom 12. April 2023 immer näher. Wir stellen Ihnen auf diesen Termin eine ausführliche Information über den Systemzustand, relevante Verarbeitungsfristen sowie noch bestehende Pendenzen zur Behebung von Kinderkrankheiten in Aussicht. Geplant ist, die direkte Kommunikation unserseits an Sie in reduzierter Häufigkeit aufrecht zu erhalten. Wir möchten Sie zukünftig jeweils zu den Gehaltsauszahlungen über die wichtigsten Themen und Neuerungen informieren.

Diese Woche liegt der Fokus der Gehaltsverarbeitung auf den Monatsgehältern und Treueprämien März sowie den Einzellektionen mit Eingangsdatum bei der APD bis Ende Februar 2023 für die Gehaltsauszahlung vom 24. März 2023.

Das Supportteam kümmert sich parallel um die Behebung von Kinderkrankheiten und erste Verbesserungen und klärt fortlaufend eintreffende Anfragen und Anliegen von Schulleitungen und Lehrpersonen ab. Die Anzahl zu beantwortender Supportanfragen konnte auf 52 reduziert werden, insgesamt wurden über 3400 Supportanfragen seit Januar 2023 beantwortet.

Hier finden Sie wichtige Hinweise für Schulleiter/-innen und Personalverantwortliche zur Bewirtschaftung der SAP-ePM mit dem Schwerpunktthema «Erfassung und Bewirtschaftung von Abwesenheiten».

Vor zwei Monaten wurde das Lohnsystem PERSISKA durch SAP abgelöst. Die Umstellung eines solch zentralen IT-Systems ist sehr anspruchsvoll. Die ersten Monate sind geprägt vom Beantworten vieler Fragen seitens der Benutzerinnen und Benutzer und dem Beheben von «Kinderkrankheiten» in den betroffenen IT-Systemen.

Für den Monat Februar konnten sämtliche über die SAP-ePM vollständig gemeldeten Mutationen verarbeitet und für die Auszahlung am 10. März 2023 berücksichtigt werden. Nicht verarbeitet wurden Mutationen, die infolge fehlender Unterlagen (z.B. persönliche Meldeblätter) oder zu kurzfristiger Einreichung bei der Abteilung Personaldienstleistungen APD nicht mehr berücksichtigt werden konnten. Im Fokus der Verarbeitung lagen zudem die Auszahlung der Treueprämien für die Monate Januar und Februar und der Kommissionsentschädigungen, die Nachbearbeitung pendenter Ferienanteile Januar/Februar 2023 aus der Migration sowie die Anpassung der Altersentlastung hinsichtlich des Semesterwechsels.
Im Rückstand ist weiterhin die Verarbeitung der zahlreichen Einzellektionen-Abrechnungen. Verarbeitet wurden die bis zum Stichtag vom 15. Februar 2023 bei der APD eingereichten Abrechnungen. Für die Verzögerung bitten wir um Entschuldigung und setzen alles daran, diesen Rückstand mit den März-Auszahlungen aufzuholen. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können. Eine Verbesserung der Situation erhoffen wir uns durch die Einführung des neuen Formulars zur Abrechnung von Entschädigungen und Einzellektionen (vgl. Information vom 1. März 2023), welches die Verarbeitung beschleunigen sollte.

«Kleinere» Einschränkungen mit grossen Auswirkungen wurden gelöst: So können u.a. nach Behebung eines technischen Problems im Zusammenhang mit der Firewall ab sofort auch Dateien in die SAP-ePM hochgeladen werden, die grösser als 10 MB sind. Die technische Restriktion durch die Firewall hatte zur Folge, dass uns bis anhin nicht alle hochgeladenen Dokumente erreichten und Verzögerungen in der Verarbeitung nach sich zog. Die APD klärt ausstehende Dokumente bei den Schulleiterinnen und Schulleitern aktiv ab.

Auf der SAP-Wissensseite Information für Schulleitungen und Personalverantwortliche informieren wir laufend über den aktuellen Stand der System-Umstellung. In der Rubrik Status der Umstellungsarbeiten auf SAP geben wir eine Übersicht über den aktuellen Stand bei den einzelnen Systemkomponenten, Themen im Zusammenhang mit der SAP-ePM werden in den FAQ SAP-ePM nachgeführt und zur Lektüre wärmstens empfohlen.

Wir sehen Licht am Ende des Tunnels. Die Supportanfragen stabilisieren sich auf annehmbarem Niveau und alle Anwenderinnen und Anwender gewinnen weiter Sicherheit im Umgang mit SAP. Die betrieblichen Abläufe nehmen Form an, systembedingte «Kinderkrankheiten» werden fortlaufend behoben. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis für die mit der System-Umstellung verbundenen Unannehmlichkeiten, Ihre Geduld und Ihre Unterstützung und freuen uns auf eine baldige Normalisierung unserer Dienstleistungen.

Die Auszahlung der Februarlöhne ist gemäss Kommunikation vom 22. Februar 2023 erfolgt. Aufgrund von Ihnen erhaltenen Rückmeldungen stellten wir fest, dass einzelne über die SAP-ePM eingereichte Dokumente (z.B. persönliche Meldeblätter, Diplome etc.) nicht übermittelt wurden. Die davon betroffenen Meldungen konnten wegen der fehlenden Unterlagen nicht erfasst werden, da auf die Zustellung der fehlenden Unterlagen durch die Lehrperson gewartet wurde. Weil die verzögerte, separate Zustellung von Unterlagen durch die Lehrperson keine aussergewöhnliche Situation ist, wurde der Fehler der Nicht-Zustellung erst jetzt realisiert. Von der fehlerhaften Übermittlung waren grosse Dokumente betroffen. Bitte achten Sie bis zur Behebung dieses Problems auf die Dateigrösse Ihrer Anhänge: Laden Sie nur Anhänge in der SAP-ePM hoch, die kleiner als 10 MB sind und prüfen Sie, ob das Dokument nach dem Upload in der Übersicht angezeigt wird. Unsererseits werden wir bei fehlenden Unterlagen rascher nachhaken, damit keine unnötigen Verzögerungen in der Verarbeitung entstehen. Die FAQ zur SAP-ePM wurden mit diesem Thema ergänzt.

Nachdem die über die SAP-ePM gemeldeten Pensen weitestgehend verarbeitet werden konnten, beschäftigen uns – nebst dem Beantworten von Fragen zur Lohnzahlung, dem Bearbeiten weiterer laufend eintreffenden Pensenänderungen und diverser Nacharbeiten – die Verarbeitung der eingereichten Papier-Einzellektionenformulare. Diesbezüglich freuen wir uns auf die erwartete Beschleunigung und Vereinfachung mit dem neuen Formular, das wir ab sofort bereitstellen können.

Das neue Formular und die Informationen zum neuen Meldeprozess von Einzellektionen und Entschädigungen für Stellvertretungen, Klassenhilfen und Fachreferierenden sind auf der hier aufgeschaltet.

Mit der Digitalisierung des Meldeprozesses ändert sich das Formular (Excel-Datei statt Papier-Formular) sowie der Versandweg (Dokument-Upload statt physischer Briefversand). Dies dient als Zwischenlösung bis zur vollständigen Integration in SAP (analog der ePM), welche frühestens ab 2024 (SAP Etappe 2) erwartet wird.

Alle Informationen zu den damit verbundenen Änderungen finden Sie im Thema "Abrechnung von Einzellektionen". Dort finden Sie das neue Excel-Formular zur Meldung von Einzellektionen mit einer integrierten Anleitung. Da die auszufüllenden Angaben im Formular sowie der einzuhaltende Melde- bzw. Dienstweg prinzipiell unverändert bleiben, wird auf eine Schulung der Schulleitenden und Lehrpersonen verzichtet. Jedoch bitten wir Sie, die im Excel-Formular enthaltene Anleitung aufmerksam durchzulesen.

Wir bitten Sie, diese Information inkl. Link auf den Wissensartikel an alle Lehrpersonen Ihrer Schulorganisation weiterzuleiten und danken Ihnen für die baldige Umstellung auf das neue Formular mit dem neuen Prozess. Die bisher verwendeten Formulare zur Meldung von Einzellektionen stehen während einer Übergangsphase bis voraussichtlich April 2023 auf der Wissensplattform zur Verfügung und können bis dahin weiterhin auf dem Postweg eingereicht werden.

Hinweis für die Berufsfachschulen: Berufsfachschulen, welche sich für die konsolidierte Meldung der Daten per Excel-Tabelle angemeldet haben, können diese Information als gegenstandlos betrachten.

Nach der abschliessenden Januar-Gehaltsabrechnung vom 10. Februar 2023 haben uns einige Telefone von Lehrpersonen erreicht und gewisse Korrekturen mussten vorgenommen werden. Die Anzahl Anrufe blieb bisher unter den Erwartungen. Dies unter anderem dank Ihnen, liebe Schulleitenden und Personalverantwortlichen, da Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten viele Fragen direkt beantworteten. Herzlichen Dank für diese Unterstützung, welche uns mehr Kapazität für die Umstellungsarbeiten auf SAP, die Verarbeitung der offenen Mutationen (SAP-ePM) und die Beantwortung Ihrer Supportanfragen gewährten.

Die Sicherheit im Umgang mit SAP nimmt laufend zu, sowohl System-Fehler als auch benutzerbedingte Eingabefehler nehmen laufend ab. SAP funktioniert als Lohnsystem grundsätzlich zuverlässig und die erwartete Prozessunterstützung wird immer spürbarer. Im Support konnte die Anzahl offener Anfragen (61) deutlich reduziert werden, was die Antwortzeiten auf Ihre Anfragen verbessern wird. Insgesamt konnten über 2900 Mail-Anfragen beantwortet werden. Komplexere Sachverhalte, welche technische Anpassungen in SAP erfordern, werden fortlaufend mit dem Implementierungspartner abgeklärt.

Mit der Gehaltszahlung vom 24. Februar 2023 werden die ersten Gehälter des neuen Semesters ausbezahlt. Für den Monat Februar 2023 wurden durch die Schulleitungen und Personalverantwortlichen 8400 Pensenanpassungen in der SAP-ePM vorgenommen, davon wurden rund 6300 (75%) direkt in SAP verbucht. Die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) konnte die vollständig eingereichten Mutationsmeldungen für den Monat Februar (Neueintritte, Neuanstellungen, unbezahlte Urlaube, BG-Anpassungen bei Fachpatent, Austritte) verarbeiten. Nicht berücksichtigt werden konnten Mutationen mit fehlendem persönlichem Meldeblatt und einzelne zu kurzfristig eingegange Meldungen. Die Erfassung von Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten ist bis Eingangsdatum vom 06. Februar 2023 erfolgt. Die pendenten Mutationen, Einzellektionen und Honoraren sowie die Auszahlung von Kommissionentschädigungen, Treueprämie für die Monate Januar und Februar werden auf die zweite Gehaltsauszahlung Februar vom 10. März 2023 in Aussicht gestellt.

Weitere Informationen zur Einführung von SAP finden Sie hier.

Letzte Woche wurde mit der Januar-Gehaltsabrechnung der erste Meilenstein der Einführung von SAP erreicht. Die nächsten Tage konzentrieren wir uns auf verbliebene Januar-Mutationen sowie bereits auf die erste Februar-Gehaltsabrechnung vom 20. Februar 2023. Die Arbeitslast bleibt weiterhin sehr hoch und damit auch die Herausforderung der Verarbeitung der noch erwarteten, schwer abschätzbaren Anzahl an Februar-Mutationen.

Unsere Mitarbeitenden im Support sind ebenfalls nach wie vor gefordert: Während «einfache» Supportanfragen in nützlicher Zeit beantwortet werden können, beanspruchen andere mehr Zeit. Teilweise müssen Korrekturen am System abgewartet, manchmal müssen aufgrund des Systemwechsels auch neue Abläufe und Vorgaben – immer abgestimmt mit dem Gesamtsystem – geklärt werden, bis eine Anfrage erledigt werden kann. Trotz der angespannten Lage erhalten wir bei der Beantwortung Ihrer Supportanfragen viele verständnisvolle Rückmeldungen, manchmal gar einen Aufsteller. Herzlichen Dank dafür!

Auf der Wissensplattform der SAP-ePM haben wir die in den letzten von uns versendeten Mails kommunizierten Informationen im Bereich FAQ zusammengefasst. Dort finden Sie alle aktuell gültigen Tipps für die Arbeit mit der SAP-ePM.

Im Fokus der letzten Tage stand die Verarbeitung der SAP-Workflows (Mutationen) – Einstufungen infolge Neueintritt oder neuen Anstellungen – welche durch die Schulleitungen und Personalverantwortlichen über die SAP-ePM zur Verarbeitung freigegeben wurden. Weiter beschäftigten die Fachpersonen Gehaltsverarbeitung der Abteilung für Personaldienstleistungen (APD) fortlaufend eintreffende Abrechnungen für Einzellektionen und Fachreferenten, Fragen zur Lohnabrechnung vom 25. Januar 2023 sowie verspätet gemeldete, noch für das Jahr 2022 gehaltsrelevante Mutationen, die nur mittels Übergangslösung in SAP erfasst werden können.

Das Ziel, die Januarlöhne 2023 vollständig zu verarbeiten, konnte weitgehend auf die zweite Januar-Gehaltsverarbeitung von heute 7. Februar 2023 erreicht werden. Die betroffenen Gehälter werden auf den 10. Februar 2023 den Lehrpersonen und Schulleitungen ausbezahlt und eine entsprechende Gehaltsabrechnung per Post zugestellt. Allfällige Rückforderungen, welche nicht mit der Gehaltsverarbeitung im Februar 2023 verrechnet werden können, werden in Rechnung gestellt.

Wir fordern sämtliche Lehrpersonen und Schulleitungen auf, ab dem 10. Februar 2023 ihre aktuellste Gehaltsabrechnungen vom Monat Januar 2023 auf Vollständigkeit und Korrektheit zu überprüfen. Fragen zu Anstellungen (Anzahl Lektionen, fehlende Anstellungen etc.) können möglicherweise durch die Schulleitung geklärt werden. Für alle übrigen Unstimmigkeiten wenden sich die Betroffenen an die in der Gehaltsabrechnung angegebene Kontaktperson.

In Einzelfällen kann es sein, dass Gehälter oder Mutationen für den Januar 2023 noch nicht verarbeitet werden konnten. Wir bedauern diese Situation. Wir setzen alles daran bis zur Februar-Gehaltsabrechnung diese zu bereinigen. Sollte es in Einzelfällen vorkommen, dass infolge einer ausstehenden Lohnzahlung ein existenzieller Härtefall entsteht, bitten wir, dies über die Telefonnummer 031 633 83 12 oder mittels E-Mail an apd@be.ch vorzubringen.

Die Beantwortung der anhaltend hohen Anzahl an Supportanfragen, die Analyse und Weitergabe gemeldeter Problemstellungen, das Erarbeiten und Kommunizieren von Übergangslösungen beschäftigt die Support- und Projektorganisation der APD sehr stark. Fehler können fortlaufend behoben und Verbesserungen vorgenommen werden, dennoch ist auf dem Weg hin zum Normalbetrieb unsererseits Ausdauer und Ihrerseits Geduld gefragt. Wir danken Ihnen für das bisher entgegengebrachte Verständnis und hoffen, auch weiterhin darauf zählen zu dürfen.

Weitere Informationen finden Sie hier. 

Nach der ersten Gehaltsauszahlung mit SAP per 25. Januar 2023, arbeitet die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) intensiv daran, die pendenten Januar-Mutationen zu verarbeiten. Es wird beabsichtigt, diese mit dem letzten Abrechnungslauf für den Monat Januar (Mutationsschluss: 7. Februar 2023) am 10. Februar 2023 auszuzahlen.

Die Einführung von SAP ist anspruchsvoll. Das Lohnsystem (SAP-HCM), die Meldeprozesse (SAP-ePM) sowie die Umsysteme (Fachapplikationen) sind stabil und – teilweise noch mit Einschränkungen – in Betrieb. Täglich werden bis zu 100 Supportanfragen an die APD gerichtet. Dies hält unser Supportteam auf Trab und bedingt Ihrerseits Geduld und Verständnis.

In den ersten Betriebswochen sind einige Kinderkrankheiten entdeckt worden, welche trotz ausgiebigem Testen vorgängig nicht erkannt werden konnten. Erst mit der Vernetzung sämtlicher Daten traten diese zum Vorschein, müssen nun inhaltlich analysiert und möglichst rasch für den effizienten und effektiven Betrieb geklärt werden. Wir arbeiten daraufhin, dass wir die notwendigen Anpassungen bis März 2023 umsetzen können.

Weitere Informationen zur Einführung von SAP finden Sie hier.

SAP ist eingeführt und nimmt immer mehr Fahrt auf: Am 19. Januar 2023 erfolgte die erste Gehaltsverarbeitung mit SAP planmässig. Diese berücksichtigt alle zu diesem Zeitpunkt in SAP verarbeiteten Daten.

Aufgrund des mit der Systemumstellung verbundenen Zusatzaufwands flossen ca. 15% der eingegangenen Mutationsanträge nicht in die Gehaltsabrechnung Januar 2023 ein. Diese werden in den nächsten Tagen verarbeitet und kommen am 10. Februar 2023 zur Auszahlung. Detaillierte Informationen entnehmen Sie dem Dokument Information zur Gehaltsauszahlung. Erläuterungen zur neu gestalteten Gehaltsabrechnung finden Sie hier. 

Damit die Pendenzen speditiv abgearbeitet werden können, bitten wir Sie, auf das Melden allfälliger Unstimmigkeiten aus der ersten Gehaltsabrechnung zu verzichten. Alle bis am 7. Februar in der ePM korrekt erfassten und vollständig verarbeiteten Januar-Mutationen werden bei der zweiten Gehaltsverarbeitung berücksichtigt.

Die Einführung von SAP ist ein Kraftakt für alle Beteiligten. Wir bedanken uns herzlich bei Ihnen, dass Sie diese Herausforderung mit uns meistern, Verständnis für die Komplexität haben und uns Raum zur Umsetzung zugestehen.

Die Inbetriebnahme von SAP und den Umsystemen war erfolgreich, seit dem 6. Januar 2023 ist die neue SAP-ePM in Betrieb. Die Umstellung bringt viele Änderungen mit sich: Der Zugang zur SAP-ePM musste neu eingerichtet, gewohnte Abläufe neu erlernt werden. Aktuell wird noch an den «Kinderkrankheiten» gearbeitet, wie z.B. Zugang/Berechtigungen, Datenkorrekturen aufgrund der Migration und an Problemen der Datenverarbeitung.

Auch wenn die Umstellung im Grossen und Ganzen erfolgreich gelang, so gibt es Themenbereiche, die momentan Ihnen und uns Mehraufwand generieren. Wir arbeiten intensiv an den gemeldeten Themen und versuchen, diese so rasch wie möglich zu regeln.

Sie unterstützen uns am besten, wenn Sie:

1. Die per e-Mail erhaltenen Informationen sorgfältig durchlesen und die enthaltenen Handlungsanweisungen berücksichtigen;
2. Vor der Kontaktaufnahme mit unseren Supportmitarbeitenden das Handbuch der ePM sowie die auf dieser Seite verfügbaren Information konsultieren;
3. Erst danach unseren Support per E-Mail an personalinformatik.apd@be.ch kontaktieren;
4. Darauf verzichten, uns (oder anderen Empfängern) dieselbe Problemstellung mehrfach zuzustellen.

Infolge der hohen Anzahl an Anfragen beträgt die Reaktionszeit auf eingegangene Anfragen im Moment bis zu vier Arbeitstage. Wir setzen alles daran, diese so schnell wie möglich zu reduzieren. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.