Diese Woche liegt der Fokus der Gehaltsverarbeitung auf den Monatsgehältern und Treueprämien März sowie den Einzellektionen mit Eingangsdatum bei der APD bis Ende Februar 2023 für die Gehaltsauszahlung vom 24. März 2023.

Das Supportteam kümmert sich parallel um die Behebung von Kinderkrankheiten und erste Verbesserungen und klärt fortlaufend eintreffende Anfragen und Anliegen von Schulleitungen und Lehrpersonen ab. Die Anzahl zu beantwortender Supportanfragen konnte auf 52 reduziert werden, insgesamt wurden über 3400 Supportanfragen seit Januar 2023 beantwortet.

Hier finden Sie wichtige Hinweise für Schulleiter/-innen und Personalverantwortliche zur Bewirtschaftung der SAP-ePM mit dem Schwerpunktthema «Erfassung und Bewirtschaftung von Abwesenheiten».

Vor zwei Monaten wurde das Lohnsystem PERSISKA durch SAP abgelöst. Die Umstellung eines solch zentralen IT-Systems ist sehr anspruchsvoll. Die ersten Monate sind geprägt vom Beantworten vieler Fragen seitens der Benutzerinnen und Benutzer und dem Beheben von «Kinderkrankheiten» in den betroffenen IT-Systemen.

Für den Monat Februar konnten sämtliche über die SAP-ePM vollständig gemeldeten Mutationen verarbeitet und für die Auszahlung am 10. März 2023 berücksichtigt werden. Nicht verarbeitet wurden Mutationen, die infolge fehlender Unterlagen (z.B. persönliche Meldeblätter) oder zu kurzfristiger Einreichung bei der Abteilung Personaldienstleistungen APD nicht mehr berücksichtigt werden konnten. Im Fokus der Verarbeitung lagen zudem die Auszahlung der Treueprämien für die Monate Januar und Februar und der Kommissionsentschädigungen, die Nachbearbeitung pendenter Ferienanteile Januar/Februar 2023 aus der Migration sowie die Anpassung der Altersentlastung hinsichtlich des Semesterwechsels.
Im Rückstand ist weiterhin die Verarbeitung der zahlreichen Einzellektionen-Abrechnungen. Verarbeitet wurden die bis zum Stichtag vom 15. Februar 2023 bei der APD eingereichten Abrechnungen. Für die Verzögerung bitten wir um Entschuldigung und setzen alles daran, diesen Rückstand mit den März-Auszahlungen aufzuholen. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können. Eine Verbesserung der Situation erhoffen wir uns durch die Einführung des neuen Formulars zur Abrechnung von Entschädigungen und Einzellektionen (vgl. Information vom 1. März 2023), welches die Verarbeitung beschleunigen sollte.

«Kleinere» Einschränkungen mit grossen Auswirkungen wurden gelöst: So können u.a. nach Behebung eines technischen Problems im Zusammenhang mit der Firewall ab sofort auch Dateien in die SAP-ePM hochgeladen werden, die grösser als 10 MB sind. Die technische Restriktion durch die Firewall hatte zur Folge, dass uns bis anhin nicht alle hochgeladenen Dokumente erreichten und Verzögerungen in der Verarbeitung nach sich zog. Die APD klärt ausstehende Dokumente bei den Schulleiterinnen und Schulleitern aktiv ab.

Auf der SAP-Wissensseite Information für Schulleitungen und Personalverantwortliche informieren wir laufend über den aktuellen Stand der System-Umstellung. In der Rubrik Status der Umstellungsarbeiten auf SAP geben wir eine Übersicht über den aktuellen Stand bei den einzelnen Systemkomponenten, Themen im Zusammenhang mit der SAP-ePM werden in den FAQ SAP-ePM nachgeführt und zur Lektüre wärmstens empfohlen.

Wir sehen Licht am Ende des Tunnels. Die Supportanfragen stabilisieren sich auf annehmbarem Niveau und alle Anwenderinnen und Anwender gewinnen weiter Sicherheit im Umgang mit SAP. Die betrieblichen Abläufe nehmen Form an, systembedingte «Kinderkrankheiten» werden fortlaufend behoben. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis für die mit der System-Umstellung verbundenen Unannehmlichkeiten, Ihre Geduld und Ihre Unterstützung und freuen uns auf eine baldige Normalisierung unserer Dienstleistungen.

Die Auszahlung der Februarlöhne ist gemäss Kommunikation vom 22. Februar 2023 erfolgt. Aufgrund von Ihnen erhaltenen Rückmeldungen stellten wir fest, dass einzelne über die SAP-ePM eingereichte Dokumente (z.B. persönliche Meldeblätter, Diplome etc.) nicht übermittelt wurden. Die davon betroffenen Meldungen konnten wegen der fehlenden Unterlagen nicht erfasst werden, da auf die Zustellung der fehlenden Unterlagen durch die Lehrperson gewartet wurde. Weil die verzögerte, separate Zustellung von Unterlagen durch die Lehrperson keine aussergewöhnliche Situation ist, wurde der Fehler der Nicht-Zustellung erst jetzt realisiert. Von der fehlerhaften Übermittlung waren grosse Dokumente betroffen. Bitte achten Sie bis zur Behebung dieses Problems auf die Dateigrösse Ihrer Anhänge: Laden Sie nur Anhänge in der SAP-ePM hoch, die kleiner als 10 MB sind und prüfen Sie, ob das Dokument nach dem Upload in der Übersicht angezeigt wird. Unsererseits werden wir bei fehlenden Unterlagen rascher nachhaken, damit keine unnötigen Verzögerungen in der Verarbeitung entstehen. Die FAQ zur SAP-ePM wurden mit diesem Thema ergänzt.

Nachdem die über die SAP-ePM gemeldeten Pensen weitestgehend verarbeitet werden konnten, beschäftigen uns – nebst dem Beantworten von Fragen zur Lohnzahlung, dem Bearbeiten weiterer laufend eintreffenden Pensenänderungen und diverser Nacharbeiten – die Verarbeitung der eingereichten Papier-Einzellektionenformulare. Diesbezüglich freuen wir uns auf die erwartete Beschleunigung und Vereinfachung mit dem neuen Formular, das wir ab sofort bereitstellen können.

Das neue Formular und die Informationen zum neuen Meldeprozess von Einzellektionen und Entschädigungen für Stellvertretungen, Klassenhilfen und Fachreferierenden sind auf der hier aufgeschaltet.

Mit der Digitalisierung des Meldeprozesses ändert sich das Formular (Excel-Datei statt Papier-Formular) sowie der Versandweg (Dokument-Upload statt physischer Briefversand). Dies dient als Zwischenlösung bis zur vollständigen Integration in SAP (analog der ePM), welche frühestens ab 2024 (SAP Etappe 2) erwartet wird.

Alle Informationen zu den damit verbundenen Änderungen finden Sie im Thema "Abrechnung von Einzellektionen". Dort finden Sie das neue Excel-Formular zur Meldung von Einzellektionen mit einer integrierten Anleitung. Da die auszufüllenden Angaben im Formular sowie der einzuhaltende Melde- bzw. Dienstweg prinzipiell unverändert bleiben, wird auf eine Schulung der Schulleitenden und Lehrpersonen verzichtet. Jedoch bitten wir Sie, die im Excel-Formular enthaltene Anleitung aufmerksam durchzulesen.

Wir bitten Sie, diese Information inkl. Link auf den Wissensartikel an alle Lehrpersonen Ihrer Schulorganisation weiterzuleiten und danken Ihnen für die baldige Umstellung auf das neue Formular mit dem neuen Prozess. Die bisher verwendeten Formulare zur Meldung von Einzellektionen stehen während einer Übergangsphase bis voraussichtlich April 2023 auf der Wissensplattform zur Verfügung und können bis dahin weiterhin auf dem Postweg eingereicht werden.

Hinweis für die Berufsfachschulen: Berufsfachschulen, welche sich für die konsolidierte Meldung der Daten per Excel-Tabelle angemeldet haben, können diese Information als gegenstandlos betrachten.

Nach der abschliessenden Januar-Gehaltsabrechnung vom 10. Februar 2023 haben uns einige Telefone von Lehrpersonen erreicht und gewisse Korrekturen mussten vorgenommen werden. Die Anzahl Anrufe blieb bisher unter den Erwartungen. Dies unter anderem dank Ihnen, liebe Schulleitenden und Personalverantwortlichen, da Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten viele Fragen direkt beantworteten. Herzlichen Dank für diese Unterstützung, welche uns mehr Kapazität für die Umstellungsarbeiten auf SAP, die Verarbeitung der offenen Mutationen (SAP-ePM) und die Beantwortung Ihrer Supportanfragen gewährten.

Die Sicherheit im Umgang mit SAP nimmt laufend zu, sowohl System-Fehler als auch benutzerbedingte Eingabefehler nehmen laufend ab. SAP funktioniert als Lohnsystem grundsätzlich zuverlässig und die erwartete Prozessunterstützung wird immer spürbarer. Im Support konnte die Anzahl offener Anfragen (61) deutlich reduziert werden, was die Antwortzeiten auf Ihre Anfragen verbessern wird. Insgesamt konnten über 2900 Mail-Anfragen beantwortet werden. Komplexere Sachverhalte, welche technische Anpassungen in SAP erfordern, werden fortlaufend mit dem Implementierungspartner abgeklärt.

Mit der Gehaltszahlung vom 24. Februar 2023 werden die ersten Gehälter des neuen Semesters ausbezahlt. Für den Monat Februar 2023 wurden durch die Schulleitungen und Personalverantwortlichen 8400 Pensenanpassungen in der SAP-ePM vorgenommen, davon wurden rund 6300 (75%) direkt in SAP verbucht. Die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) konnte die vollständig eingereichten Mutationsmeldungen für den Monat Februar (Neueintritte, Neuanstellungen, unbezahlte Urlaube, BG-Anpassungen bei Fachpatent, Austritte) verarbeiten. Nicht berücksichtigt werden konnten Mutationen mit fehlendem persönlichem Meldeblatt und einzelne zu kurzfristig eingegange Meldungen. Die Erfassung von Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten ist bis Eingangsdatum vom 06. Februar 2023 erfolgt. Die pendenten Mutationen, Einzellektionen und Honoraren sowie die Auszahlung von Kommissionentschädigungen, Treueprämie für die Monate Januar und Februar werden auf die zweite Gehaltsauszahlung Februar vom 10. März 2023 in Aussicht gestellt.

Weitere Informationen zur Einführung von SAP finden Sie hier.

Letzte Woche wurde mit der Januar-Gehaltsabrechnung der erste Meilenstein der Einführung von SAP erreicht. Die nächsten Tage konzentrieren wir uns auf verbliebene Januar-Mutationen sowie bereits auf die erste Februar-Gehaltsabrechnung vom 20. Februar 2023. Die Arbeitslast bleibt weiterhin sehr hoch und damit auch die Herausforderung der Verarbeitung der noch erwarteten, schwer abschätzbaren Anzahl an Februar-Mutationen.

Unsere Mitarbeitenden im Support sind ebenfalls nach wie vor gefordert: Während «einfache» Supportanfragen in nützlicher Zeit beantwortet werden können, beanspruchen andere mehr Zeit. Teilweise müssen Korrekturen am System abgewartet, manchmal müssen aufgrund des Systemwechsels auch neue Abläufe und Vorgaben – immer abgestimmt mit dem Gesamtsystem – geklärt werden, bis eine Anfrage erledigt werden kann. Trotz der angespannten Lage erhalten wir bei der Beantwortung Ihrer Supportanfragen viele verständnisvolle Rückmeldungen, manchmal gar einen Aufsteller. Herzlichen Dank dafür!

Auf der Wissensplattform der SAP-ePM haben wir die in den letzten von uns versendeten Mails kommunizierten Informationen im Bereich FAQ zusammengefasst. Dort finden Sie alle aktuell gültigen Tipps für die Arbeit mit der SAP-ePM.

Im Fokus der letzten Tage stand die Verarbeitung der SAP-Workflows (Mutationen) – Einstufungen infolge Neueintritt oder neuen Anstellungen – welche durch die Schulleitungen und Personalverantwortlichen über die SAP-ePM zur Verarbeitung freigegeben wurden. Weiter beschäftigten die Fachpersonen Gehaltsverarbeitung der Abteilung für Personaldienstleistungen (APD) fortlaufend eintreffende Abrechnungen für Einzellektionen und Fachreferenten, Fragen zur Lohnabrechnung vom 25. Januar 2023 sowie verspätet gemeldete, noch für das Jahr 2022 gehaltsrelevante Mutationen, die nur mittels Übergangslösung in SAP erfasst werden können.

Das Ziel, die Januarlöhne 2023 vollständig zu verarbeiten, konnte weitgehend auf die zweite Januar-Gehaltsverarbeitung von heute 7. Februar 2023 erreicht werden. Die betroffenen Gehälter werden auf den 10. Februar 2023 den Lehrpersonen und Schulleitungen ausbezahlt und eine entsprechende Gehaltsabrechnung per Post zugestellt. Allfällige Rückforderungen, welche nicht mit der Gehaltsverarbeitung im Februar 2023 verrechnet werden können, werden in Rechnung gestellt.

Wir fordern sämtliche Lehrpersonen und Schulleitungen auf, ab dem 10. Februar 2023 ihre aktuellste Gehaltsabrechnungen vom Monat Januar 2023 auf Vollständigkeit und Korrektheit zu überprüfen. Fragen zu Anstellungen (Anzahl Lektionen, fehlende Anstellungen etc.) können möglicherweise durch die Schulleitung geklärt werden. Für alle übrigen Unstimmigkeiten wenden sich die Betroffenen an die in der Gehaltsabrechnung angegebene Kontaktperson.

In Einzelfällen kann es sein, dass Gehälter oder Mutationen für den Januar 2023 noch nicht verarbeitet werden konnten. Wir bedauern diese Situation. Wir setzen alles daran bis zur Februar-Gehaltsabrechnung diese zu bereinigen. Sollte es in Einzelfällen vorkommen, dass infolge einer ausstehenden Lohnzahlung ein existenzieller Härtefall entsteht, bitten wir, dies über die Telefonnummer 031 633 83 12 oder mittels E-Mail an apd@be.ch vorzubringen.

Die Beantwortung der anhaltend hohen Anzahl an Supportanfragen, die Analyse und Weitergabe gemeldeter Problemstellungen, das Erarbeiten und Kommunizieren von Übergangslösungen beschäftigt die Support- und Projektorganisation der APD sehr stark. Fehler können fortlaufend behoben und Verbesserungen vorgenommen werden, dennoch ist auf dem Weg hin zum Normalbetrieb unsererseits Ausdauer und Ihrerseits Geduld gefragt. Wir danken Ihnen für das bisher entgegengebrachte Verständnis und hoffen, auch weiterhin darauf zählen zu dürfen.

Weitere Informationen finden Sie hier. 

Nach der ersten Gehaltsauszahlung mit SAP per 25. Januar 2023, arbeitet die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) intensiv daran, die pendenten Januar-Mutationen zu verarbeiten. Es wird beabsichtigt, diese mit dem letzten Abrechnungslauf für den Monat Januar (Mutationsschluss: 7. Februar 2023) am 10. Februar 2023 auszuzahlen.

Die Einführung von SAP ist anspruchsvoll. Das Lohnsystem (SAP-HCM), die Meldeprozesse (SAP-ePM) sowie die Umsysteme (Fachapplikationen) sind stabil und – teilweise noch mit Einschränkungen – in Betrieb. Täglich werden bis zu 100 Supportanfragen an die APD gerichtet. Dies hält unser Supportteam auf Trab und bedingt Ihrerseits Geduld und Verständnis.

In den ersten Betriebswochen sind einige Kinderkrankheiten entdeckt worden, welche trotz ausgiebigem Testen vorgängig nicht erkannt werden konnten. Erst mit der Vernetzung sämtlicher Daten traten diese zum Vorschein, müssen nun inhaltlich analysiert und möglichst rasch für den effizienten und effektiven Betrieb geklärt werden. Wir arbeiten daraufhin, dass wir die notwendigen Anpassungen bis März 2023 umsetzen können.

Weitere Informationen zur Einführung von SAP finden Sie hier.

SAP ist eingeführt und nimmt immer mehr Fahrt auf: Am 19. Januar 2023 erfolgte die erste Gehaltsverarbeitung mit SAP planmässig. Diese berücksichtigt alle zu diesem Zeitpunkt in SAP verarbeiteten Daten.

Aufgrund des mit der Systemumstellung verbundenen Zusatzaufwands flossen ca. 15% der eingegangenen Mutationsanträge nicht in die Gehaltsabrechnung Januar 2023 ein. Diese werden in den nächsten Tagen verarbeitet und kommen am 10. Februar 2023 zur Auszahlung. Detaillierte Informationen entnehmen Sie dem Dokument Information zur Gehaltsauszahlung. Erläuterungen zur neu gestalteten Gehaltsabrechnung finden Sie hier. 

Damit die Pendenzen speditiv abgearbeitet werden können, bitten wir Sie, auf das Melden allfälliger Unstimmigkeiten aus der ersten Gehaltsabrechnung zu verzichten. Alle bis am 7. Februar in der ePM korrekt erfassten und vollständig verarbeiteten Januar-Mutationen werden bei der zweiten Gehaltsverarbeitung berücksichtigt.

Die Einführung von SAP ist ein Kraftakt für alle Beteiligten. Wir bedanken uns herzlich bei Ihnen, dass Sie diese Herausforderung mit uns meistern, Verständnis für die Komplexität haben und uns Raum zur Umsetzung zugestehen.

Die Inbetriebnahme von SAP und den Umsystemen war erfolgreich, seit dem 6. Januar 2023 ist die neue SAP-ePM in Betrieb. Die Umstellung bringt viele Änderungen mit sich: Der Zugang zur SAP-ePM musste neu eingerichtet, gewohnte Abläufe neu erlernt werden. Aktuell wird noch an den «Kinderkrankheiten» gearbeitet, wie z.B. Zugang/Berechtigungen, Datenkorrekturen aufgrund der Migration und an Problemen der Datenverarbeitung.

Auch wenn die Umstellung im Grossen und Ganzen erfolgreich gelang, so gibt es Themenbereiche, die momentan Ihnen und uns Mehraufwand generieren. Wir arbeiten intensiv an den gemeldeten Themen und versuchen, diese so rasch wie möglich zu regeln.

Sie unterstützen uns am besten, wenn Sie:

1. Die per e-Mail erhaltenen Informationen sorgfältig durchlesen und die enthaltenen Handlungsanweisungen berücksichtigen;
2. Vor der Kontaktaufnahme mit unseren Supportmitarbeitenden das Handbuch der ePM sowie die auf dieser Seite verfügbaren Information konsultieren;
3. Erst danach unseren Support per E-Mail an personalinformatik.apd@be.ch kontaktieren;
4. Darauf verzichten, uns (oder anderen Empfängern) dieselbe Problemstellung mehrfach zuzustellen.

Infolge der hohen Anzahl an Anfragen beträgt die Reaktionszeit auf eingegangene Anfragen im Moment bis zu vier Arbeitstage. Wir setzen alles daran, diese so schnell wie möglich zu reduzieren. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.