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Wichtige Links und Formulare

• ERP-Projekt - Teilprojekt Lehrkräfte
• Einführung SAP Lehrpersonen
• FAQ SAP-ePM

Information zum Stand der Gehaltsverarbeitung Lehrpersonen

Monatslöhne Januar

Die Auszahlung der Monatslöhne, Treueprämien und IPB-Saldierungen für den Monat Januar wurde fristgerecht per 25. Januar 2024 sichergestellt.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferierende

Die APD konnte für die zweite Auszahlung (Monat Januar) am 12. Februar 2024 sämtliche vollständig eingegangenen Abrechnungen bis und mit Stichtag vom 2. Januar 2024 verarbeiten. Aufgrund der deutlich erhöhten Anzahl an eingegangen Abrechnungen, konnten wir Verzögerungen in der Auszahlung (momentan rund 6-8 Wochen nach Eingabe durch SL) noch nicht aufholen. Erhaltene Abrechnungen nach genanntem Stichtag werden fortlaufend auf die erste Gehaltsauszahlung Februar (Auszahlung am 23. Februar) verarbeitet. Damit die Abrechnungen wieder fristgerecht innerhalb vier Wochen nach Eingang bei der APD verarbeitet werden können, wurde der Personalbestand per sofort aufgestockt.

Bemerkung: Bei Verzögerungen werden Abrechnungen bei der APD teilweise mehrfach eingereicht, wir bitten Sie dies zu unterlassen, damit keine doppelte Auszahlung erfolgt.

Tipps und Tricks: Sie können massgeblich zu einer schnelleren Auszahlung der gemeldeten Lektionen beitragen, wenn Sie folgendes beachten: Bitte füllen Sie das Einzellektionenformular immer vollständig aus (Sozialversicherungsnummer, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Grund der Abrechnung, Schulstufe). Bei neuen Lehrpersonen ist zwingend das Tabellenblatt «Personaldaten» auszufüllen. Zudem bitten wir Sie nicht nur eine bis zwei Lektionen pro Formular abzurechnen, sondern sogenannte Sammelabrechnungen pro Abrechnungsperiode (i.d.R. monatlich) für die Lehrperson zu machen.

Härtefälle (zur Erinnerung)

In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis, da kein oder kaum Lohn erhalten) bitten wir Sie, die Lehrpersonen an Frau Gräppi, Bereichsleiterin Gehaltsverarbeitung Lehrpersonen (Telefon 031 636 56 76 oder Josianne.Graeppi@be.ch) zu verweisen, damit wir eine Lösung finden können.

Prognose: Gehaltsauszahlung Februar

Mit Priorität werden die Pensen für das zweite Semester des Schuljahres 2023/24 auf den Lohnlauf vom Februar verarbeitet. Nach heutigem Kenntnisstand werden die Monatsgehälter, Treueprämien und IPB-Saldierungen planmässig am 23. Februar ausbezahlt werden können.

Wichtige Informationen zum Lohnsystem SAP-ePM 

Altersentlastung – gültig ab 1. Februar 2024

Ändert sich bei einer Lehrperson die Altersentlastung mit Stichtag 1. Februar 2024, ist dies ab sofort in der SAP-ePM ersichtlich. Alle betroffenen Anstellungen wurden per 2. Februar automatisch angepasst.

Einführungsschulungen SAP-ePM

Diese Schulungen sind obligatorisch für alle Schulleitungen, Personal- und ePM-Verantwortliche, die ab 1. Oktober 2023 neu mit der SAP-ePM arbeiten. Die betroffenen Personen wurden bereits direkt angeschrieben.

Auffrischungsschulungen SAP-ePM

Diese Schulungen richten sich alle Schulleitungen, Personal- und ePM-Verantwortliche, die bereits Erfahrung mit der SAP-ePM gesammelt haben. Die gängigsten Problemstellungen werden zur Auffrischung an diesen Schulungen behandelt.

Sie können sich unter folgendem Link für die Schulungen anmelden: Anmeldung Schulungen SAP-ePM

Haben Sie Fragen zur SAP-ePM? Unser Supportteam unterstützt Sie gerne. Bitte senden Sie eine E-Mail an: personalinformatik.apd@be.ch.

Nebst dem Tagesgeschäft beschäftigen wir uns intensiv mit den Anpassungen aus der LAV-Revision mit Gültigkeit per 1. August 2024. Zwecks Umsetzung finden momentan die Praxisfestlegung und die technischen Anpassungen statt. Per Ende April bzw. Anfang Mai erfolgt die Instruktion aller Schulleitungen, Personal- und ePM-Verantwortliche zwecks korrekter Pensenmeldung für das neu Schuljahr 24/25.

Information zum Stand der Gehaltsverarbeitung Lehrpersonen

Monatslöhne Dezember

Die Auszahlung der Monatslöhne, Treueprämien und IPB-Saldierungen für den Monat Dezember wurde fristgerecht per 19. Dezember 2023 sichergestellt.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferierende

Die APD konnte für die zweite Auszahlung (Monat Dezember) am 12. Januar 2024 sämtliche vollständig eingegangenen Abrechnungen bis und mit Stichtag vom 6. Dezember 2023 verarbeiten. Momentan verzeichnen wir eine deutlich erhöhte Anzahl an eingegangen Abrechnungen, was zu Verzögerungen in der Auszahlung führt (momentan rund 6 Wochen nach Eingabe durch SL). Erhaltene Abrechnungen nach genanntem Stichtag werden fortlaufend auf die erste Gehaltsauszahlung Januar (Auszahlung am 25. Januar) verarbeitet.

Bemerkung: Die Verarbeitung von Abrechnungen erfolgt fortlaufend und dauert in der Regel bis zu vier Wochen nach Eingang bei der APD. Bei Verzögerungen werden Abrechnungen bei der APD teilweise mehrfach eingereicht, wir bitten Sie dies zu unterlassen, damit keine doppelte Auszahlung erfolgt.

Tipps und Tricks: Sie können massgeblich zu einer schnelleren Auszahlung der gemeldeten Lektionen beitragen, wenn Sie folgendes beachten: Bitte füllen Sie das Einzellektionenformular immer vollständig aus (Sozialversicherungsnummer, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Grund der Abrechnung, Schulstufe). Bei neuen Lehrpersonen ist zwingend das Tabellenblatt «Personaldaten» auszufüllen. Zudem bitten wir Sie nicht nur eine bis zwei Lektionen pro Formular abzurechnen, sondern sogenannte Sammelabrechnungen pro Abrechnungsperiode (i.d.R. monatlich) für die Lehrperson zu machen.

Härtefälle (zur Erinnerung)

In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis, da kein oder kaum Lohn erhalten) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Prognose: Erste Gehaltsauszahlung Januar

Nach heutigem Kenntnisstand werden die Monatsgehälter, Treueprämien und IPB-Saldierungen planmässig am 25. Januar ausbezahlt werden können.

Wichtige Informationen zum Lohnsystem SAP

Optimierungen SAP-ePM (per Dezember)

Weitere Optimierungen konnten in der SAP-ePM letztes Jahr noch umgesetzt werden.

• Behebung des Fehlers, dass bei mehreren Anstellungen einer Lehrperson in verschiedenen Schul-Organisationen unter Umständen gewisse Anstellungen nicht bewirtschaftet werden konnten.
• Für Funktionen der Schulleitung kann bereits ab dem 7. Tag Abwesenheit eine Stellvertretungsanstellung vergeben werden. Dies ist neu auch für die Funktion Leitung Spezialunterricht möglich.
• Neu wird auf der Gehaltsabrechnung ein allfälliger Vorstufenabzug angezeigt.

SAP-ePM – Info Pensenverarbeitung 2. Semester (Erinnerung)

Mit unserer Kommunikation vom 28.11.2023 und 11.12.2023 haben wir Sie über verschiedenen Themen, die wichtig für die Bearbeitung des 2. Semesters sind, informiert. Den entsprechenden Link finden Sie angefügt: Infoschreiben SAP-ePM - Bearbeitung Schuljahr 23/24 (2. Semester)

Haben Sie Fragen dazu? Unser Supportteam unterstützt Sie gerne. Bitte senden Sie eine E-Mail an: personalinformatik.apd@be.ch.

Das Einführungsjahr 2023 für das neue Lohnsystem SAP ist beendet, einige Pendenzen bestehen und werden im neuen Geschäftsjahr 2024 abgeschlossen. Der Fokus liegt nun auf der Verstetigung der Abläufe und Strukturen, damit die Arbeiten wieder im Normalbetrieb wahrgenommen werden können. Dies wird im laufenden Geschäftsjahr noch Anpassungen bedingen, welche wir Ihnen jeweils vorgängig transparent kommunizieren und auf Ihr Verständnis hoffend umsetzen werden.

Information zum Stand der Gehaltsverarbeitung Lehrpersonen

Monatslöhne November

Die Auszahlung der Monatslöhne, Treueprämien und IPB-Saldierungen für den Monat November wurde fristgerecht per 24. November sichergestellt.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferierende

Die APD konnte für die zweite Auszahlung (Monat November) am 12. Dezember sämtliche vollständig eingegangenen Abrechnungen bis und mit Stichtag vom 16. November verarbeiten. Momentan verzeichnen wir eine deutlich erhöhte Anzahl an eingegangen Abrechnungen.

Bemerkung: Die Verarbeitung von Abrechnungen erfolgt fortlaufend und dauert in der Regel bis zu vier Wochen nach Eingang bei der APD. Bei Verzögerungen werden Abrechnungen bei der APD teilweise mehrfach eingereicht, wir bitten Sie dies zu unterlassen, damit keine doppelte Auszahlung erfolgt.

Prognose: Erste Gehaltsauszahlung Dezember

Nach heutigem Kenntnisstand werden die Monatsgehälter, Treueprämien und IPB-Saldierungen planmässig am 19. Dezember ausbezahlt werden können.

Jahresabschluss 2023

Das Einführungsjahr SAP neigt sich dem Ende zu und die üblichen Jahresabschlussarbeiten müssen umgesetzt werden. Über die Alt- und Neujahrswoche wird die Gehaltsverarbeitung der Lehrpersonen fortlaufend sichergestellt sein.

Wichtige Informationen zum Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen

Lohnmassnahmen 2024

Gestützt auf die Beschlüsse des Grossen Rates zum Voranschlag 2024 hat der Regierungsrat die konkrete Umsetzung der Lohnmassnahmen per 1. Januar 2024 festgelegt.

Generelle Lohnerhöhung (Teuerungsausgleich)

Für das laufende Jahr erwartet das Bundesamt für Statistik eine Jahresteuerung von 2,2 Prozent. Vor dem Hintergrund dieser erneut hohen Teuerungsprognose hat der Regierungsrat entschieden, 2,0 Prozent der Lohnsumme für einen teilweisen Ausgleich des ansteigenden Preisniveaus einzusetzen. Mit der Gewährung eines Teuerungsausgleichs steigen alle Löhne, auch diejenigen von Mitarbeitenden, die sich bereits im Maximum ihrer Gehaltsklasse befinden und nicht mehr vom individuellen Gehaltsaufstieg profitieren können.

→ Der Teuerungsausgleich wird für Lehrpersonen und Schulleitungen per 1. Januar 2024 gewährt.

Individueller Gehaltsaufstieg

Für den individuellen Gehaltsaufstieg stehen 1,5 Prozent der Lohnsumme bei den Lehrpersonen zur Verfügung. Bei den Lehrpersonen werden Mittel von ca. 1,3 Prozent benötigt, um die Ziellohnkurve zu erreichen. Die restlichen Mittel werden benötigt, um den noch vorhandenen Lohnrückstand auf die Ziellohnkurve zu beheben. Über die Verteilung der Gehaltsstufen werden wir Sie im August 2024 informieren.

→ Der individuelle Lohnaufstieg wird für Lehrpersonen und Schulleitungen per 1. August 2024 gewährt.

Wegfall Abzug für Krankentaggeldversicherung

Ab dem 1. Januar 2024 verzichtet der Kanton Bern auf eine Krankentaggeldversicherung. Der Abzug für das Krankentaggeld von 0.185 Prozent fällt daher weg, was zu einem leicht höheren Nettolohn führt. Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall bleibt jedoch unverändert. Bislang hat sich der Kanton Bern als Arbeitgeber für diese Lohnfortzahlung versichert. Künftig trägt er das Risiko ohne Versicherung.

Anpassung Prämie Unfallversicherung

Im Bereich der Unfallversicherung (Visana) wird es eine geringfügige Senkung der Prämien für die NBU-Versicherung geben. Diese wird von 0.340 auf 0.339 % gesenkt.

Mit der Gehaltsabrechnung vom Monat Januar erhalten sämtliche Gehaltsempfänger/-innen eine Beilage, welche über die eben genannten Sachverhalte informiert.

LAV-Revision 2024

Der Regierungsrat des Kantons Bern will die Schulen weiter stärken: Er hat eine entsprechende Anpassung der Verordnung zur Anstellung der Lehrpersonen beschlossen. Damit können folgende Massnahmen definitiv per 1. August 2024 eingeführt werden:

• Mentorate für Berufseinsteigende, Wiedereinsteigende sowie Studierende auf Volksschulstufe und Sekundarstufe II. Die Möglichkeit von Mentoraten ist zuvor befristet mittels einer Allgemeinverfügung geschaffen worden.
• Funktionsanstellung für die Klassenlehrkräfte von fünf Beschäftigungsgradprozenten und eine pensionskassenberechtigte Funktionszulage von 300 Franken pro Monat.
• Auf Sekundarstufe II wird zudem die Unterscheidung zwischen grossen, kleinen und mittleren Schulen aufgehoben. Diese Unterscheidung war in der Praxis nicht mehr haltbar. Entsprechend wird die Gehaltsklasseneinteilung der Schulleitungen aktualisiert.

Die APD wurde mit den Umsetzungsarbeiten betraut, damit eine fristgerechte Anwendung per 1. August 2024 sichergestellt ist. In Zusammenhang mit der Verarbeitung der Pensen Schuljahr 24/25 wird die APD im Frühjahr (April und Mai) Informationsveranstaltungen für die Schulleitungen, Personal- und ePM-Verantwortlichen der Volksschule und Schulen Sek II durchführen. In diesem Rahmen wird ebenfalls über die konkrete Umsetzung der revidierten LAV-Bestimmungen orientiert.

PV-Revision 2024

Die Personalverordnung wird per 1. Januar 2024 teilrevidiert, was indirekt auch Einfluss auf die Anstellungsverhältnisse der Lehrpersonen hat. Es ändern sich unter anderem folgende Regelungen:

• Der Regierungsrat kann in besonderen Fällen (bspw. Pandemie) durch Beschluss die Frist zur Einreichung eines Arztzeugnisses erstrecken oder ganz davon absehen.
• Stirbt die Mutter unmittelbar nach der Geburt, erhält der andere Elternteil einen Urlaub von 14 Wochen. Stirbt der andere Elternteil, erhält die Mutter neben dem Mutterschaftsurlaub von 14 Wochen zusätzlich 2 Wochen.
• Bei Einsätzen im Rahmen von «Jugend und Sport» während Schulferien oder an arbeitsfreien Tagen steht die Erwerbsausfallentschädigung neu der Lehrperson zu.

Wichtige Informationen zum Lohnsystem SAP

SAP-Releasewechsel

Am 25. November 2023 wurde der SAP-Releasewechsel erfolgreich durchgeführt. Die SAP-ePM ist davon nur am Rande betroffen. Zwei kleinere Änderungen sind vorgenommen worden. Diese sind im Infoschreiben SAP-ePM - Bearbeitung Schuljahr 23/24 (2. Semester) im Detail beschrieben. Betroffen sind die Startseite (neues Einstiegsbild) sowie die Filterfunktionen auf der Plantafel, die nun dem SAP-Standard entsprechen.

Ein Fehler (Neue Anstellungen konnten nicht verbucht werden) wurde am 28.11. rasch behoben. Seit diesem Zeitpunkt funktioniert die SAP-ePM problemlos.

Durch den Releasewechsel kann es vorkommen, dass alte gespeicherte Einstellungen auf Ihrem persönlichen Laptop/PC Loginproblemen verursachen. Sollte dies der Fall sein, bitten wir Sie, unbedingt den Cache des Browsers zu leeren und anschliessend das Login zu wiederholen.

SAP-ePM – Info Pensenverarbeitung 2. Semester (Erinnerung)

Mit unserer Kommunikation vom 28.11.2023 haben wir Sie über verschiedenen Themen, die wichtig für die Bearbeitung des 2. Semesters sind, informiert. Den entsprechenden Link finden Sie angefügt: Infoschreiben SAP-ePM - Bearbeitung Schuljahr 23/24 (2. Semester)

Haben Sie Fragen dazu? Unser Supportteam unterstützt Sie gerne.

Bitte senden Sie eine E-Mail an: personalinformatik.apd@be.ch.

Ein anspruchsvolles und herausforderndes Geschäftsjahr neigt sich dem Ende zu. Während des Einführungsjahres des neuen Lohnsystems SAP musste jede Aufgabe im Jahresverlauf erstmals mit dem neuen System umgesetzt werden. Es gab technische und organisatorische Fragen zu klären, damit alle Aufgaben schlussendlich erfüllt werden konnten. Einige Pendenzen werden wir erst im nächsten Geschäftsjahr abschliessen können. Wir sind jedoch zuversichtlich, dass sich die Abläufe nun immer mehr verstetigen lassen und im Jahr 2024 die Arbeiten wieder im Normalbetrieb wahrgenommen werden können. Auf diesem steinigen Weg zurück zur Normalität durften wir auf Ihr Verständnis, Ihre Unterstützung und gute Zusammenarbeit aufbauen. Seitens APD danken wir Ihnen hierfür herzlich und wünschen Ihnen frohe Festtage und einen guten Rutsch ins neue Jahr.

Information zum Stand der Gehaltsverarbeitung Lehrpersonen

Monatslöhne Oktober

Die Auszahlung der Monatslöhne, Treueprämien und IPB-Saldierungen für den Monat Oktober wurde fristgerecht per 25. Oktober sichergestellt.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Die APD konnte für die zweite Auszahlung (Monat Oktober) am 10. November sämtliche vollständig eingegangenen Abrechnungen bis und mit Stichtag vom 24. Oktober verarbeiten.

Bemerkung: Die Verarbeitung von Abrechnungen erfolgt fortlaufend und dauert in der Regel bis zu vier Wochen nach Eingang bei der APD. Bei Verzögerungen werden Abrechnungen bei der APD teilweise mehrfach eingereicht, wir bitten Sie dies zu unterlassen, damit keine doppelte Auszahlung erfolgt.

 Prognose: Erste Gehaltsauszahlung November

Nach heutigem Kenntnisstand werden die Monatsgehälter, Treueprämien und IPB-Saldierungen planmässig am 24. November ausbezahlt werden können. 

Wichtige Informationen zum Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen

Fristen 2024 - Semesterwechsel

Die APD gewährleistet die fristgerechte Verarbeitung und Auszahlung der Monatsgehälter per
23. Februar 2024 für alle Meldungen, die bis zum 14. Januar 2024 bei der APD per SAP-ePM eingereicht werden. Nachträglich eingereichte Meldungen werden nach Möglichkeit durch die APD verarbeitet, d.h. es kann zu einer verzögerten Auszahlung kommen.

Mit der SAP-ePM können Meldungen für das neue Semester grundsätzlich fortlaufend bis am 19. Februar 2024 (Mutationsschluss) für die Auszahlung am 23. Februar 2024 gemeldet werden.

Die übrigen Fristen 2024 und insbesondere für die Vorbereitung des neuen Schuljahres 2024/25 werden, unter Berücksichtigung der Erfahrungswerte aus der letzten Verarbeitung der Pensen für das Schuljahr 2023/24, noch durch APD festgelegt und im Januar 2024 angekündigt.

 Verrechnung von codierten Anstellungen Volkschule (nicht VZE-Code)

Im Rahmen der Erfassung von codierten Anstellungen fällt auf, dass einerseits nicht die korrekten «nicht VZE-Codes» verwendet werden, andererseits Anstellungen mit korrektem «nicht VZE-Codes» der falschen Schulstufe zugeordnet werden. Diese fehlerhaften Erfassungen können Rückforderungen auslösen, falsche Einstufungen verursachen oder fehlerhafte Verrechnungen generieren.

Mit dem separaten Infoschreiben zum Start des 2. Semesters 23/24, welches Ende November verschickt wird, werden wir eine detaillierte Übersicht zur Verfügung stellen.

Lohnkorrekturen (Nachzahlungen/Rückforderungen)

Durch die Unsicherheiten mit dem neuen System SAP kommt es bei Schulleitungen, Personal- und ePM-Verantwortlichen sowie bei den Gehaltsverarbeitungsstellen vermehrt zu Fehlern, welche korrigiert werden müssen. Entsprechend ist die Anzahl an Korrekturen (Nachzahlungen / Rückforderungen) gegenüber Normalbetrieb erhöht.

Bei der Beratung von Bildung Bern häufen sich Klagen über Gehaltsrückforderungen des Kantons aufgrund zu viel ausbezahlten Löhnen. Diese seien zwar rechtens, bemängelt werden die unklar kommunizierten Vereinbarung betreffend Rückzahlungsmodalitäten oder die kommunizierte Begründung.

Die Abläufe für Rückforderungen sind noch nicht abschliessend festgelegt und angewandt. Die Mitarbeiter/-innen der Gehaltsauszahlungsstellen werden im Dezember dahingehend geschult. Ab 2024 soll die korrekte Anwendung der Abläufe wieder gewährleistet und transparent kommuniziert werden.

Familienzulagen

Die Abklärung der Anspruchsberechtigung auf Kinder- und Ausbildungszulage verläuft immer noch mit einer Verzögerung von rund 2 Monaten. Die Zuständige Ausgleichskasse fürs Staatspersonal hat Massnahmen ergriffen, dass ab 2024 die durchschnittliche Bearbeitungszeit auf einen Monat gesenkt werden kann.

Wichtige Informationen zum Lohnsystem SAP

 ERP-Projekt - Etappe 2

Per Mai 2023, wurde die zweite Etappe «Ausbau SAP» innerhalb der Kantonsverwaltung offiziell gestartet. Die Projektorganisation besteht aus insgesamt fünf Teilprojekten, welche sämtliche Themenbereiche wie z.B. Finanzen, Logistik und auch Personal abdecken. Das Teilprojekt «SAP HCM Lehrpersonen», hat im Anschluss an die Initialisierungs- und Analysephase, nach dem Sommer mit der Durchführung von Konzeptworkshops begonnen. Nachfolgende fünf Arbeitspakete werden derzeit behandelt:

1. Zugriff Self-Service-Portal für Lehrpersonen: Meldung von Personendaten-Änderungen durch die Lehrpersonen, Erweiterung der bestehenden Portallösung für Schulleitende mit Anwendungsfällen für Lehrpersonen, inkl. Zugriffsverfahren und Identitätsnachweis
2. IPB-Konto: Zentrale Bewirtschaftung der IPB-Konti in SAP, Einsicht auf das IPB-Konto für Lehrpersonen via Self-Service-Portal
3. Einzellektionen und Spesen: Anmeldung und Abrechnung von Einzellektionen und Spesen mittels digitalem Workflow via Self-Service-Portal
4. Optimierungen HCM: Optimierungen in den Bereichen Informationsgehalt und Benutzerführung von bestehenden SAP-Lösungen
5. Einstufungsvorschlag: APD-interne Einführung einer applikationsgestützten Lösung zur Erstellung von Einstufungsvorschlägen

Der Einbezug von Anspruchsgruppen seitens der Volksschulen, Berufsfachschulen und Gymnasien, beispielsweise für die Überprüfung der Konzepte, ist geplant. Die Projektleitung wird zum entsprechenden Zeitpunkt auf diese zugehen. Wir freuen uns, mittels zweiter Etappe die SAP-Lösungen weiter optimieren und ausbauen zu können.

SAP – Stand der Einführung

Laufend werden offene Punkte aus der Etappe 1 bearbeitet und erledigt. Auf der Wissensplattform kann in der Rubrik Status der Umstellungsarbeiten auf SAP nachgelesen werden, welche Punkte erledigt und für welche noch keine Lösung implementiert werden konnte. 

SAP Systeme inkl. SAP-ePM steht nicht zur Verfügung

Infolge von Datenmigrationsarbeiten ins SAP-ePersonaldossiers stehen die SAP-Systeme am

Mittwoch 15.11./19.00 Uhr bis Donnerstag 16.11./08.00 Uhr nicht zur Verfügung.

SAP-Releasewechsel

Per 25. November wird SAP auf einen neuen Release migriert. Hierzu finden im Moment umfangreiche Tests statt, um den produktiven Betrieb sicherzustellen. Im Rahmen der Migration kommt es zu einem geplanten Systemunterbruch von SAP (inkl. SAP-ePM) im folgenden Zeitraum: Freitag, 24. November, ab 16.00 Uhr bis Sonntag, 26. November um 23.00 Uhr.

Schulungsangebot: Auffrischungskurse SAP-ePM

Nebst der obligatorischen Grundschulung für den Zugang auf die SAP-ePM bietet die APD neu Auffrischungskurse für Schulleitungen, Personal- und ePM-Verantwortliche an. Die Online-Kurse werden via Zoom in deutscher und französischer Sprache angeboten. Sie sollen praxisnah zur Beantwortung von Fragestellungen rund um die SAP-ePM und die anstehenden Arbeiten im Rahmen des Semesterwechsels dienen. Nutzen Sie die Chance und melden Sie sich an: Online-Refresher-Schulung.

Monatslöhne September

Die Auszahlung der Monatslöhne, Treueprämien und IPB-Saldierungen für den Monat September wurde fristgerecht per 25. September sichergestellt. Die per Mutationsschluss vom 19. September noch pendenten 33 Meldungen, wurden – wie üblich – auf die zweite Gehaltsauszahlung (12. Oktober) verarbeitet. Es bestehen keine Pendenzen hinsichtlich der Gehaltszahlungen September, sofern die Angaben vollständig bei der APD eingegangen sind.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Vollständig eingereichte Abrechnungsformulare (Einzellektionen und Honorarabrechnungen) wurden fortlaufend verarbeitet. Seit Mitte September wurden uns sehr viele Abrechnungen (insgesamt über 2000) zur Auszahlung übermittelt. Die APD konnte bis und mit Stichtag vom 17. September alle vollständig eingegangenen Abrechnungen verarbeiten. Erhaltene Abrechnungen nach genanntem Stichtag werden fortlaufend auf die erste Gehaltsauszahlung Oktober (Auszahlung am 25. Oktober) verarbeitet. Für diese Verzögerung bitten wir um Entschuldigung und verweisen in Härtefallen auf nachfolgende Regelung.

Härtefälle (zur Erinnerung)

In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis, da kein oder kaum Lohn erhalten) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Prognose: Erste Gehaltsauszahlung Oktober

Nach heutigem Kenntnisstand werden die Monatsgehälter, Treueprämien und IPB-Saldierungen planmässig am 25. Oktober ausgezahlt werden können.

Nachkontrollen (zur Erinnerung)

Im Zeitraum September bis November finden nun die alljährlichen Nachkontrollen insbesondere der Augustlöhne sowie vertiefte Prüfungen der Lohnzahlungen seit Betriebsaufnahme des neuen Lohnsystems SAP (ab Januar) statt, damit sichergestellt werden kann, dass alle Lohnauszahlungen korrekt erfolgt sind. Die APD wird hierzu zahlreiche Datenkontrollen durchführen, was zu Korrekturen (Nachzahlungen und Rückforderungen) führen kann.

Beratung bei Einstufungs- und Gehaltsfragen (zur Erinnerung)

Gehaltsempfänger/-innen können Ihre Anliegen telefonisch während den nachfolgenden Telefonzeiten an die zuständige Fachperson (genannt auf der Gehaltsabrechnung) vorbringen.

Selbstverständlich können Gehaltsempfänger/-innen Ihre Anliegen 24/7 per E-Mail an die zuständige Fachperson oder die allgemeine Adresse apd@be.ch zustellen. Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung der E-Mails infolge der zahlreichen Anfragen etwas länger dauert.  

Schulleitungen, Personal- bzw. SAP-ePM-Verantwortliche haben die Möglichkeit unseren Support unter personalinformatik.apd@be.ch zu kontaktieren. Zudem können Sie mit der zuständigen Fachperson Gehaltsverarbeitung einen Termin per E-Mail vereinbaren, um anschliessend im Austausch offene Punkte bzgl. der Verarbeitung und Nachkontrolle zu klären.

In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis, da kein oder kaum Lohn erhalten) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Anpassung Kadenz SAP-ePM News

Die Einführung des Lohnsystems SAP und der neuen SAP-ePM liegt nun bereits 9 Monate zurück. In dieser Zeit haben sämtliche Beteiligten an Sicherheit im Umgang mit dem neuen System dazugewonnen und viele Unklarheiten konnten geklärt werden. Die grösste Herausforderung im Einführungsjahr wurde mit der Verarbeitung der Pensen für das Schuljahr 2023/24 erfolgreich gemeistert. Weiterhin wird intensiv daran gearbeitet, in den Normalbetrieb zurückzukehren. Wir beabsichtigen ab Januar 2024 unsere Dienstleistungen in gewohnter Qualität anbieten zu können.

Dieser zunehmende Fortschritt in punkto Praxis und Vertrautheit ins System hat Einfluss auf den Informationsbedarf. Der Fokus der Kommunikation verlagert sich zusehends weg von der Einführung in Richtung Betrieb des Lohnsystems SAP und der SAP-ePM. Es ist uns ein Anliegen, Sie weiterhin über den aktuellen Stand der Gehaltsverarbeitung, Anpassungen an SAP sowie wichtige Informationen zum Personal- und Gehaltswesen der Lehrpersonen auf dem Laufenden zu halten. Wir passen deshalb per sofort die Kadenz der SAP-ePM News an und kommunizieren künftig einmal monatlich nach Abschluss beider Lohnläufe, d.h. auf das Datum der zweiten Gehaltsauszahlung eines Auszahlungsmonats. So können wir Sie einerseits über den gesamten verarbeiteten Monat informieren sowie jeweils eine Prognose für den Folgemonat abgeben.

Pensen für das neue Schuljahr / Monatslöhne August

Die pendenten Mutationen mit Gültigkeit für den Monat August konnten weiter reduziert werden. Per 19. September(Mutationsschluss) sind noch 180 unvollständigen Meldungen für den Monat August vorhanden, die infolge fehlendem persönlichem Meldeblatt oder fehlenden Angaben zu den unterrichteten Fächern noch nicht verarbeitet werden konnten.
Uns erreichen zudem zahlreiche Nachmeldungen – Kontext Lehrermangel – mit demselben Gültigkeitsdatum, welche fortlaufend verarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden.

Pensionskassen-Abzüge August

Nochmals zur Erinnerung: Die Mehrheit der Pensen wurde nach der Pensionskassen-Schnittstelle verarbeitet, weshalb die Abzüge für den Monat August erst im Hauptlauf per 25. September ausgewiesen und verrechnet werden.

Monatslöhne September

Die Auszahlung der Monatslöhne für den Monat September ist fristgerecht sichergestellt. Per Mutationsschluss (19. September) waren noch 33 Meldungen pendent, welche – wie üblich – auf die zweite Gehaltsauszahlung hin verarbeitet werden. 

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Vollständig eingereichte Abrechnungsformulare (Einzellektionen und Honorarabrechnungen) werden fortlaufend verarbeitet und sollten für den Monat September mit der zweiten Gehaltsauszahlung am 12. Oktober planmässig ausbezahlt werden.

Nachkontrollen

Im Zeitraum September bis November finden nun die alljährlichen Nachkontrollen insbesondere der Augustlöhne sowie vertiefte Prüfungen der Lohnzahlungen seit Betriebsaufnahme des neuen Lohnsystems SAP (ab Januar) statt, damit sichergestellt werden kann, dass alle Lohnauszahlungen korrekt erfolgt sind. Die APD wird hierzu zahlreiche Datenkontrollen durchführen, was zu Korrekturen (Nachzahlungen und Rückforderungen) führen kann.

Beratung und Härtefälle

Gehaltsempfänger/-innen können ihre Anliegen telefonisch während den nachfolgenden Telefonzeiten an die zuständige Fachperson (genannt auf der Gehaltsabrechnung) vorbringen.

Selbstverständlich können Gehaltsempfänger/-innen ihre Anliegen 24/7 per E-Mail an die zuständige Fachperson oder die allgemeine Adresse apd@be.ch zustellen. Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung der E-Mails infolge der zahlreichen Anfragen etwas länger dauert.  

Schulleitungen, Personal- bzw. SAP-ePM-Verantwortliche haben zudem die Möglichkeit unseren Support unter personalinformatik.apd@be.ch zu kontaktieren. Zudem können sie mit der zuständigen Fachperson Gehaltsverarbeitung einen Termin per E-Mail vereinbaren, um anschliessend im Austausch offene Punkte bzgl. der Verarbeitung und Nachkontrolle zu klären.

In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis, da kein oder kaum Lohn erhalten) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Bei rund 900 von 19'000 Lehrpersonen ist die Gehaltszahlung per 25. August leider nicht vollständig erfolgt, was wir sehr bedauern. An den entsprechenden Korrekturen wurde mit Hochdruck gearbeitet, die Auszahlung erfolgt per 12. September (2. Lohnauszahlung August). 
Für den Schuljahresbeginn 2023/24 wurden bis zum 7. September insgesamt 62’231 Meldungen für 19'000 Lehrpersonen per SAP-ePM verbucht. Davon erfordern rund 33 Prozent resp. 19’400 Meldungen im SAP eine Bearbeitung durch die Abteilung Personaldienstleistungen (APD).

Im Hinblick auf die zweite Lohnauszahlung August am 12. September geben wir Ihnen gerne folgenden Überblick:

Pensen für das neue Schuljahr / Monatslöhne August

Die Pensen für das neue Schuljahr sind vollständig verarbeitet, sofern diese bis am 6. September in der SAP-ePM verbucht wurden und die Meldung vollständig und korrekt erfolgt ist. Meldungen für den August, die uns nach Mutationsschluss (7. September) erreichen, werden auf die erste Gehaltsauszahlung September (Auszahlung am 25. September) fortlaufend verarbeitet. Dies gilt ebenfalls für die rund 420 unvollständigen Meldungen für den Monat August, die infolge fehlendem persönlichem Meldeblatt oder fehlenden Angaben zu den unterrichteten Fächern noch nicht verarbeitet werden konnten.

Die Monatslöhne August sind somit ausbezahlt. Die Menge an unvollständigen Meldungen bewegt sich im Vergleich zu den Vorjahren in zu erwartendem Umfang.   

Treueprämien und IPB-Saldierungen

Korrekt berechnete Treueprämien für den Monat August sind vollständig verarbeitet. Alle IPB-Abrechnungen, eingereicht bei der APD bis am 31. August, sind geprüft und sofern korrekt, saldiert.

Familienzulagen

Die Prüfung der Anspruchsberechtigung durch die zuständige Ausgleichskasse Zweigstelle Staatspersonal verläuft weiterhin mit grosser Verzögerung. Es bestehen aktuell Rückstände von 2 – 3 Monaten vom Eingang des Gesuchs bis zum Versand des Anspruchsausweises. Das Personalamt hat Massnahmen zur Verbesserung der Situation bis Ende 2023 in Aussicht gestellt.

Alle vorliegenden Anspruchsausweise für Familienzulagen wurden durch die APD bearbeitet, es bestehen keine Restanzen diesbezüglich seitens APD.

Pensionskassen-Abzüge

Die Mehrheit der Pensen wurde nach der Pensionskassen-Schnittstelle verarbeitet, weshalb die Abzüge für den Monat August erst im Hauptlauf per 25. September ausgewiesen und verrechnet werden.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Die APD konnte alle eingereichten vollständigen Abrechnungsformulare (Einzellektionen und Honorarabrechnungen) bis am 3. September fristgerecht per 12. September zur Auszahlung bringen.

Gehaltsabrechnung

Zahlreiche Lehrpersonen haben gemeldet, dass die Zustellung der Gehaltsabrechnung für die Auszahlung vom 25. August verspätet erfolgt ist. Wir bedauern dies, weshalb die Bildungs- und Kulturdirektion veranlasst hat, dass die Gehaltsabrechnung per sofort und bis auf Weiteres per A-Post zugestellt wird.

Nachkontrollen, Beratung und Härtefälle

In den Monaten September und Oktober finden nun die alljährlichen Nachkontrollen der Augustlöhne statt, damit sichergestellt werden kann, dass alle Lohnauszahlungen korrekt erfolgt sind. Einerseits wird die APD hierzu zahlreiche Datenkontrollen durchführen, was zu Korrekturen (Nachzahlungen und Rückforderungen) führen kann. Andererseits prüfen die Gehaltsempfänger/-innen anhand der erhaltenen Unterlagen (Verfügungen und Gehaltsabrechnungen), ob die Auszahlung korrekt erfolgt ist.

Gehaltempfänger/-innen können Ihre Anliegen telefonisch während den nachfolgenden Telefonzeiten an die zuständige Fachperson (genannt auf der Gehaltsabrechnung) vorbringen.

Selbstverständlich können Gehaltsempfänger/-innen Ihre Anliegen 24/7 per E-Mail an die zuständige Fachperson oder die allgemeine Adresse apd@be.ch zustellen. Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung der E-Mails infolge der zahlreichen Anfragen etwas länger dauert.  

Schulleitungen, Personal- bzw. SAP-ePM-Verantwortliche haben zudem die Möglichkeit unseren Support unter personalinformatik.apd@be.ch zu kontaktieren. Zudem können Sie mit der zuständigen Fachperson Gehaltsverarbeitung einen Termin per E-Mail vereinbaren, um anschliessend im Austausch offene Punkte bzgl. der Verarbeitung und Nachkontrolle zu klären.

In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis, da kein oder kaum Lohn erhalten) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Ausblick

Die Auszahlung der Monatsgehälter September sollte per 25. September (1. Auszahlung Monat September) fristgerecht und vollständig erfolgen. Ebenso die Auszahlung von Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten für den Monat September per 12. Oktober (2. Auszahlung Monat September).

Wir sind daran die Abläufe im Hinblick auf das neue Lohnsystem SAP weiter zu verstetigen mit dem Ziel, ab 2024 wieder die gewohnte Dienstleistungsqualität anbieten zu können.

Mit Beginn des neuen Schuljahres entstehen an den Schulen die meisten Veränderungen bei den Anstellungen der Lehrpersonen. Folge dessen werden uns für die Auszahlung August immer eine sehr hohe Menge an Pensen (Mutationen) gemeldet. Für den Schuljahresbeginn 2023/24 wurden bis zum 21. August insgesamt 58’739 Meldungen für 19'000 Lehrpersonen per SAP-ePM verbucht. Davon erfordern rund 30 Prozent resp. 18’000 Meldungen im SAP eine Bearbeitung durch die Abteilung Personaldienstleistungen (APD).

Im Hinblick auf die beiden Gehaltszahlungsläufe für den Monat August 2023 geben wir Ihnen gerne folgenden Überblick:

Erster Gehaltszahlungslauf August (Auszahlung am 25. August)

85 Prozent oder 15'400 der eingegangenen Meldungen konnten von der APD für den ersten Gehaltsauszahlungslauf vom 25. August 2023 verarbeitet werden. Bei 548 Meldungen war das persönliche Meldeblatt unvollständig oder fehlte, welches für die Verarbeitung zwingend vorhanden sein muss. Der Fokus der Verarbeitung lag auf den Neueintritten und den neuen Anstellungen, damit jede Lehrperson zumindest ein Gehalt ausbezahlt erhält. Dieses Ziel wurde knapp verpasst, da 127 Neueintritte und 1’138 neue Anstellungen noch nicht verarbeitet werden konnten. Die restlichen 769 Meldungen betreffen Neueinreihungen aufgrund Anpassungen des Beschäftigungsgrades. In diesen Fällen wird zwar ein Gehalt den Lehrpersonen ausbezahlt, allerdings noch auf Basis des vergangenen Semesters. Bitte beachten Sie, dass die hier erwähnte Anzahl Meldungen nicht der Anzahl Lehrpersonen entspricht, weil bei einer einzelnen Lehrperson mehrere Meldungen eingehen können.

Für die Verzögerungen in der Gehaltsauszahlung und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten bitten wir Sie und die direkt betroffenen Gehaltsempfänger/-innen um Entschuldigung.

Zweiter Gehaltszahlungslauf August (Auszahlung am 12. September)

Auf den zweiten Gehaltzahlungslauf werden wir mit hoher Priorität die hängigen Meldungen (rund 2’600) abarbeiten.  Im Weiteren werden Familienzulagen, Treueprämien, IPB-Saldierungen, Einzellektionen sowie allfällige Korrekturen (Nachzahlungen und Rückforderungen) verarbeitet. Seitens APD sind wir zuversichtlich, dass mit dem zweiten Gehaltszahlungslauf (Auszahlung am 12. September) sämtliche Gehälter für den Monat August vollständig und korrekt ausbezahlt sind und die Verarbeitung der Pensen für das neue Schuljahr abgeschlossen werden kann.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Die APD konnte die Restanzen bei den im Juli eingereichten Abrechnungsformularen (Einzellektionen und Honorarabrechnungen) abarbeiten und für den 25. August zur Auszahlung bringen.

Pensionskassen-Abzüge

Die Mehrheit der Pensen wurde nach der Pensionskassen-Schnittstelle verarbeitet, weshalb die Abzüge für den Monat August erst im Hauptlauf per 25. September ausgewiesen und verrechnet werden.

Beilage zur Gehaltsabrechnung August

Mit der Gehaltsabrechnung vom 25. August werden die Lehrpersonen per Beilage über den Gehaltsaufstieg sowie weitere Neuerungen im Bereich des Personal- und Gehaltswesens der Lehrpersonen informiert. Dieses Jahr im Fokus stehen Informationen über den Stand der Einführung SAP. Die Beilage finden Sie unter folgendem Link: Beilage zur Gehaltsabrechnung August

Beratung und Härtefälle

Ab Montag 28. August erhöhen wir unsere telefonische Erreichbarkeit für Lohnempfänger/-innen wieder auf das übliche Niveau, damit wir die Anliegen hinsichtlich Einstufung und Gehalt der Lehrpersonen aufnehmen können. Nachfolgend sind unsere Telefonzeiten abgebildet:

Selbstverständlich können Sie Ihre Anliegen 24/7 per E-Mail an die zuständige Fachperson oder die allgemeine Adresse apd@be.ch zustellen. Bitte beachten Sie, dass in dieser Zeit die Bearbeitung der E-Mails etwas länger dauert.  

Schulleitungen, Personal- bzw. SAP-ePM-Verantwortliche haben zudem die Möglichkeit unseren Support unter personalinformatik.apd@be.ch zu kontaktieren. Zudem können Sie mit der zuständigen Fachperson Gehaltsverarbeitung einen Termin per E-Mail vereinbaren, um anschliessend im Austausch offene Punkte bzgl. der Verarbeitung zu klären.

In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Rückblick und Dank

Die letzten Monate und insbesondere die Verarbeitung der Pensen für das neue Schuljahr waren für alle Beteiligten sehr anspruchsvoll, bedingten Zuversicht, Energie und Nerven. Es ist nicht selbstverständlich, dass die Zusammenarbeit zwischen den Schulleitungen, Personal- bzw. SAP-ePM-Verantwortliche und der APD unterstützend, lösungsorientiert und sachlich verläuft. Die neuen Arbeitsinstrumente, Abläufe und Verantwortlichkeiten müssen sich weiter etablieren, damit der operative Aufwand für alle verhältnismässig ist. Daran werden wir auch in den nächsten Monaten arbeiten.

Wir bedanken uns bei Ihnen für Ihren täglichen Einsatz und Ihre Unterstützung, damit wir gemeinsam die Dienste im Bereich Personal- und Gehaltswesen für die Lehrpersonen professionell mit SAP erbringen können. In diesem Sinne bitten wir Sie, diese Information aktiv Ihrem Kollegium zugänglich zu machen. Wir wünschen Ihnen weiterhin einen guten Start ins neue Schuljahr und stehen als Dienstleistungspartnerin an Ihrer Seite.

Der siebte Betriebsmonat mit SAP als Lohnsystem für die Lehrpersonen endet am 11. August 2023 mit der zweiten Gehaltsauszahlung des Monats Juli. Bereits mit der ersten Auszahlung vom 25. Juli 2023 wurden die Monatsgehälter für Lehrpersonen fristgerecht ausgerichtet. Der Fokus der Auszahlung vom 11. August 2023 lag auf den für den Monat Juli rechtzeitig eingereichten Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten sowie IPB-Saldierungen.

Zu einzelnen Themenbereiche haben wir folgende Informationen für Sie:

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Die APD konnte von den 5’100 eingereichten Abrechnungsformularen für den Monat Juli rund 80 Prozent verarbeiten. Alle Abrechnungen, die bis am 06. Juli 2023 vollständig von den Schulleitungen eingereicht wurden, werden am 11. August 2023 ausbezahlt. Die APD konnte Boden gut machen, ist bei der Verarbeitung jedoch noch etwas im Rückstand, wofür wir Sie um Entschuldigung bitten. Die restlichen vollständigen Abrechnungen vom Monat Juli werden mit der Gehaltsauszahlung vom 25. August ausbezahlt. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Gehaltsaufstieg, Altersentlastung und Beilage zur Gehaltsabrechnung

Der Gehaltsaufstieg wurde planmässig und erfolgreich bis am 3. August 2023 umgesetzt. Im Moment finden unsererseits Nachkontrollen statt, um sicherzustellen, dass der Gehaltsaufstieg bei allen Anstellungen korrekt erfolgt ist.

Diese Woche wird die Altersentlastung auf sämtlichen Anstellungen mittels Programm automatisch angepasst, wenn die erforderliche Altersgrenze erreicht wurde.

Mit der Gehaltsabrechnung vom 25. August werden die Lehrpersonen per Beilage über den Gehaltsaufstieg sowie weitere Neuerungen im Bereich des Personal- und Gehaltswesens der Lehrpersonen informiert. Dieses Jahr im Fokus stehen Informationen über den Stand der Einführung SAP.

Vorbereitung neues Schuljahr 2023/24

Die APD befindet sich in Mitten der Verarbeitung der Meldungen im Hinblick auf den Schuljahresbeginn 2023/24. Bis am 15. Juli sind bei uns über 13'000 Meldungen zur Mutation von bestehenden Anstellungen, Neueintritten, Neuanstellungen (weitere Pensen), Abwesenheiten oder Austritten eingegangen. Die fristgerechte Verarbeitung mit dem neuen Lohnsystem SAP gestaltet sich trotz deutlich erhöhter personeller Ressourcen infolge bestehender, systembedingter «Kinderkrankheiten», laufenden Anpassungen im System und der Umstellung auf die neuen Prozesse als sehr anspruchsvoll.

Aufgrund dieser Umstände und der hohen Menge an Mutationsmeldungen wurde die im Schreiben zur Gehaltsauszahlung vom 25. Juli kommunizierte Priorisierung der Verarbeitung vorgenommen. Der Verarbeitungsstand wird täglich ausgewertet und die Prioritätensetzung entsprechend justiert. Im Weiteren mussten wir die telefonische Erreichbarkeit auf 2 Stunden pro Tag reduzieren, damit unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich auf die Verarbeitung der Meldungen konzentrieren können.

Der aktuelle Verarbeitungsstand der eingegangenen Meldungen bis am 15. Juli beträgt rund 42 Prozent, d.h. 7'500 Meldungen sind bis zur Gehaltsauszahlung vom 25. August noch zu verarbeiten. Ab dem 16. Juli bis heute sind bereits 1'500 Meldungen mit Gültigkeit 1. August 2023 eingegangen. Diese Anzahl wird sich in den nächsten Tagen voraussichtlich noch erhöhen bis sämtliche Meldungen seitens der Schulen gemeldet wurden. Alle Meldungen ab dem 16. Juli sind zur Verarbeitung durch die APD auf die zweite Gehaltsauszahlung August vom 12. September geplant. Mit diesem Vorgehen sind wir zuversichtlich, dass sämtliche 19'000 Lehrpersonen ihr Gehalt für den Monat August in der ersten oder zweiten Gehaltsauszahlung korrekt erhalten.

Für die zweite Gehaltsauszahlung des Monats Juli per 11. August liegt der Fokus einerseits auf den im Monat Juli eingereichten Abrechnungen von Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten sowie den Saldierungen der Individuellen Pensenbuchhaltung (IPB). Als Sofortmassnahme mussten die Saldierungen für die erste Gehaltsauszahlung Juli zurückgestellt werden, damit sichergestellt ist, dass alle Lehrpersonen ihre Monatsgehälter fristgerecht erhalten. Für diese Massnahme und die daraus entstandenen Umstände entschuldigen wir uns und hoffen auf Ihr Verständnis.

Vorbereitung neues Schuljahr 2023/24

Die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) steht vor der Herausforderung die zahlreichen Mutationen mit Gültigkeit 1. August 2023 für die Gehaltsauszahlung im August mit dem neuen Lohnsystem SAP fristgerecht und korrekt zu verarbeiten. Über 13'000 Mutationen sind bei der APD eingegangen, welche in den nächsten 3 bis 4 Wochen nebst dem üblichen Tagesgeschäft zu bearbeiten sind. Zusätzlich ist der Gehaltsaufstieg, Kontroll- und Nachbearbeitungsaufträge sowie die Kommunikation zur Gehaltsauszahlung August sicherzustellen. Sämtliche personellen Kapazitäten der APD stehen im Einsatz.

Da wir erstmals mit dem neuen SAP-System die Mutationen für den Schuljahresbeginn verarbeiten, fehlen uns die entsprechenden Erfahrungswerte aus den Vorjahren. Deshalb erhalten in der Bearbeitung alle Meldungen mit Bezug auf das Grundgehalt 1. Priorität (Verhindern von falschen oder fehlenden Gehaltszahlungen, Austritte beenden, Eintritte bearbeiten, Einzellektionen verarbeiten, BG-Mutationen verarbeiten, unbezahlte Urlaube bearbeiten usw.). Alle Mutationen mit Bezug auf zusätzliche Entschädigungen erhalten 2. Priorität (IPB-Saldierungen, Treueprämien auszahlen, Mutterschaftsurlaube verarbeiten, usw.). Der Verarbeitungsstand wird regelmässig ausgewertet und auf Mutationsschluss extrapoliert. Mit dieser Aufgaben- und Ressourcensteuerung sollen die Effizienz erhöht und die Etappenziele erreicht werden.

Priorisierung für die 1. Gehaltsauszahlung im August (25.08.2023)

• Zuerst sollen die gemeldeten unbezahlten Urlaube sowie Austritte verarbeitet werden, damit die Fristen bzgl. Risikoversicherung und Abredeversicherungen sichergestellt sind.
• Anschliessend sollen die gemeldeten Eintritte und neuen Anstellungen verarbeitet werden, damit die jeweiligen Lehrpersonen im August erstmals ihr Gehalt erhalten.
• Parallel wird der Gehaltsaufstieg für alle Anstellungen umgesetzt, geprüft und nachbearbeitet.

Priorisierung für die 2. Gehaltsauszahlung im August (12.09.2023)

• Die Überprüfung von Einstufungen und Anstellungen hinsichtlich einer Anpassung des Beschäftigungsgrades sollen nachfolgend verarbeitet werden, damit die Lohnzahlung August bis spätestens zur zweiten Gehaltsauszahlung korrigiert werden kann. Dies wird Nachzahlungen und Rückforderungen auslösen.
• Ebenfalls sind die Mutterschaftsurlaube zu verarbeiten, damit einerseits die notwendigen Anpassungen der Anstellung sowie die entsprechende Korrespondenz erfolgen kann. Dies kann ebenfalls Nachzahlungen und Rückforderungen auslösen.

Verarbeitung nach Möglichkeit

Familienzulagen, Treueprämien, IPB-Saldierungen, etc. sollen nach Arbeitsfortschritt und Möglichkeit auf die erste oder zweite Gehaltauszahlung August verarbeitet werden. Wir werden Sie in den nächsten Informationsschreiben bzgl. Fortschritt und Auszahlungszeitpunkt in Kenntnis setzen.

Anpassung der telefonischen Erreichbarkeit

Die Verarbeitung der Mutationen für das neue Schuljahr 2023/24 geniesst unsere höchste Priorität, weshalb wir die telefonische Erreichbarkeit bis am 24. August 2023 einschränken müssen. Für Lehrpersonen und Schulleitungen sind wir von Montag bis Freitag täglich von 10.00 Uhr bis 12.00 Uhr erreichbar. Selbstverständlich können Sie Ihre Anliegen 24/7 per E-Mail an die zuständige Fachperson oder die allgemeine Adresse apd@be.ch zustellen. Bitte beachten Sie, dass in dieser Zeit die Bearbeitung der E-Mails etwas länger dauert.

Schulleitungen, Personal- bzw. SAP-ePM-Verantwortliche haben zudem die Möglichkeit unseren Support unter personalinformatik.apd@be.ch zu kontaktieren. Zudem können Sie mit der zuständigen Fachperson Gehaltsverarbeitung einen Termin per Email vereinbaren, um anschliessend im Austausch offene Punkte bzgl. der Verarbeitung zu klären.

Daten Mutationsschluss / Sperrzeiten SAP-ePM

Es erreichen uns immer wieder Anfragen bzgl. Sperrzeiten und Fehlermeldung «AbrKr 10 geschlossen» auf der SAP-ePM. Die beiden monatlichen Lohnläufe sind jeweils mit einer unumgänglichen Systemsperre verbunden. Die Termine der Lohnläufe (Mutationsschluss und Auszahlungstermin) für 2023 können Sie auf unserer Wissensplattform einsehen. Ausserplanmässige Sperrungen zwischen den genannten Terminen sind leider nicht auszuschliessen. Sollten Sie zu einem anderen Zeitpunkt auf den Hinweis «AbrKr 10 geschlossen» stossen, bitten wir Sie, es zu einem späteren Zeitpunkt zwecks Verbuchung und Freigabe der Mutationen nochmals zu versuchen.

Zur Erinnerung: Zugriff auf die SAP- ePM vom 1. bis 3. August 2023 nicht möglich

Aufgrund der Umsetzung des Gehaltsaufstiegs für das neue Schuljahr, wird die SAP- ePM vom 1. bis 3. August 2023 ganztags nicht zur Verfügung stehen. Wir bitten Sie, diesen unumgänglichen Ausfall der SAP-ePM in Ihre bevorstehenden Arbeiten miteinzuplanen und danken Ihnen für das Verständnis.

Information zur Erreichbarkeit APD während der Pensenverarbeitung SJ 2023/2024

Die Pensenverarbeitung für das neue Schuljahr 2023/24 ist sowohl bei Ihnen als auch bei uns in vollem Gange. Es ist uns bewusst, dass die Verarbeitung mit der SAP-ePM eine neue Herausforderung für Sie darstellt und Sie bei offenen Fragestellungen auf zeitnahe Unterstützung angewiesen sind.

Wir haben diesbezüglich festgestellt, dass die eingeschränkte telefonische Erreichbarkeit der Fachpersonen Gehaltsverarbeitung im Zeitraum der Pensenverarbeitung zu Unmut führt. Hierzu halten wir gerne fest, dass die halbtägige Erreichbarkeit der Fachpersonen Gehaltsverarbeitung für sämtliche Kundengruppen (Lehrpersonen und Schulleitungen) sinnvoll ist, damit in der anderen Tageshälfte die Verarbeitung der Gehälter ungestört erfolgen kann. An diesem Modus soll festgehalten werden, da eine korrekte und fristgerechte Verarbeitung der Gehälter ansonsten nicht gewährleistet werden kann.

Zusätzlich bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit der für Ihre Schule zuständigen Fachpersonen Gehaltsverarbeitung, einen Termin zur Klärung von Fragen rund um die Pensenverarbeitung zu vereinbaren. Im Rahmen dieses Termins wird unsere Fachperson Ihre Fragen soweit möglich direkt beantworten. Fragen die nicht direkt beantwortet werden können, werden aufgenommen, geklärt und eine zeitnahe Rückmeldung gemacht. Für die Terminvereinbarung melden Sie sich am besten per E-Mail mit konkreten Terminvorschlägen und bereits bekannten Fragestellungen bei der zuständigen Person. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie nicht mehrmals anrufen müssen, bis Sie unsere Fachperson telefonisch erreichen konnten.

Zudem haben Sie weiterhin die Gelegenheit Ihre Fragen in Bezug auf die SAP-ePM per Mail direkt an unsere Personalinformatik zu senden (personalinformatik.apd@be.ch). Gerne weisen wir Sie auch auf unsere WPGL-Seite zum Thema ePM hin (Elektronische Pensenmeldung (ePM) - WPGL Kanton Bern). Hier finden Sie sowohl das Benutzerhandbuch als auch die FAQs zur neuen SAP-ePM.

Der sechste Betriebsmonat mit SAP als Lohnsystem für die Lehrpersonen endet am 12. Juli 2023 mit der zweiten Gehaltsauszahlung des Monats Juni. Bereits mit der ersten Auszahlung vom 23. Juni 2023 wurden die Monatsgehälter für Lehrpersonen fristgerecht ausgerichtet. Der Fokus der Auszahlung vom 12. Juli 2023 lag auf den Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Die APD konnte von den 3500 im Juni eingereichten Abrechnungsformularen rund die Hälfte verarbeiten. Alle Abrechnungen, die bis am 13. Juni 2023 von der Schulleitung eingereicht wurden, konnten am 12. Juli 2023 ausbezahlt werden. Die APD ist bei der Verarbeitung somit im Rückstand, wofür wir Sie um Entschuldigung bitten. Die pendenten Abrechnungen werden fortlaufend bearbeitet. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Familienzulagen

Mit der Einführung SAP übernahm die Ausgleichskasse «Zweigstelle Staatspersonal» die Abklärung der Anspruchsberechtigung bei Kinder – und Ausbildungszulagen. Konkret bedeutet dies, dass die APD die Unterlagen der Lehrperson an die Ausgleichskasse weiterleitet und auf deren Entscheid warten muss. Sobald die Anspruchsberechtigung bestätigt wurde, können die Kinder- und Ausbildungs- sowie die Betreuungszulagen in SAP zur Auszahlung erfasst werden. Die neuen Prozesse haben sich noch nicht eingespielt, weshalb hier noch Geduld gefragt ist. Wir bedauern diesen Umstand und versuchen im Rahmen unserer Möglichkeiten, Verbesserungen zu erreichen. Lehrpersonen können sich bei Fragen gerne an die zuständige Fachperson Gehaltsverarbeitung – genannt auf der Gehaltsabrechnung - wenden.

Krankheits- und unfallbedingte Absenzen während den Sommerferien

Wir bitten Sie zu beachten, dass für Abwesenheiten (Krankheit/Unfall) während der kommenden unterrichtsfreien Zeit sowie darüber hinaus, die entsprechenden Arztzeugnisse durchgehendausgestellt und eingereicht werden müssen. Danke, dass Sie wenn nötig von der arbeitsunfähigen Lehrperson ein angepasstes, durchgehendes Arztzeugnis einfordern.

Abschluss Einführung SAP – Übersicht Etappe 1

Per Ende Juni 2023 wurde die verlängerte Einführung (Smartcare) von SAP und damit die Etappe 1 offiziell abgeschlossen. Diverse Kinderkrankheiten konnten in dieser Zeit korrigiert und Optimierungen vorgenommen werden. Themen mit höherer technischer Komplexität oder geringerer Priorität konnten noch nicht abgeschlossen werden. Diese werden im Rahmen des ordentlichen Betriebs weiterbearbeitet oder, bei grösserem Umfang, in der eben gestarteten Etappe 2 aufgenommen

Für die Auszahlung der Monatsgehälter vom 23. Juni 2023 konnten sämtliche vollständigen Mutationsmeldungen verarbeitet werden. Die Treueprämien Juni konnten fristgerecht ausbezahlt werde.

Pensenverarbeitung SJ 23/24 - Anfragen Personalinformatik

Aufgrund der laufenden Pensenverarbeitung erreichen uns zahlreiche Supportanfragen. Es ist uns bewusst, dass Sie auf zeitnahe Unterstützung angewiesen sind. Wir haben deshalb das Supportteam vorübergehend verstärkt. Dennoch bitten wir Sie um Verständnis, wenn die Antwortzeiten etwas länger als gewohnt sind.

In diesem Zusammenhang weisen wir noch einmal auf unsere Information vom 13. Juni 2023 hin. Nutzen Sie die Möglichkeit, mit der für Ihre Schule zuständigen Fachperson einen Telefontermin zu vereinbaren.

Gerne weisen wir noch einmal auf unsere Wissensplattform hin, auf welcher Sie sowohl das Benutzerhandbuch zur SAP-ePM finden als auch die bisher aufgenommenen FAQ’s Elektronische Pensenmeldung (ePM) - WPGL Kanton Bern.

Pensenverarbeitung SJ 23/24 - Verlängerung von befristeten Anstellungen

Im Zusammenhang mit den Supportanfragen haben wir festgestellt, dass sich Fragen zur Verlängerung von befristeten Anstellungen häufen. Sind Anstellungen bspw. bis am 31.07.2023 befristet und werden im neuen Schuljahr 23/24 weitergeführt, sind diese zwingend zu verlängern und nicht als neue Anstellung zu erfassen. Zur Verlängerung der Anstellung ändern Sie das Austrittsdatum und verbuchen die Mutation. Danach können Sie eine allfällige Änderung des Beschäftigungsgrades vornehmen und ebenfalls verbuchen.

Ankündigung Treueprämien für das erste Semester SJ 23/24

Die Erstellung der Treueprämienbriefe für das zweite Halbjahr 2023 hat uns einige (technische) Schwierigkeiten bereitet. Die Briefe konnten deshalb erst per 20. Juni mit A-Post versendet werden.

Grundsätzlich gilt, dass ohne Rückmeldung bis spätestens vor dem Jubiläumsmonat, die Treueprämie automatisch ausbezahlt wird. Durch den verspäteten Versand ist die Frist zur Meldung des Bezugs in Urlaubstagen für Lehrpersonen, welche Ihre Treueprämie bereits im Juli oder August erhalten sollen, sehr knapp. Sollte es Fälle geben, bei denen die Treueprämie ausbezahlt wird statt als Urlaub gewährt, bitten wir Sie, die Lehrpersonen darauf hinzuweisen sich möglichst rasch bei uns zu melden. Wir werden die Korrektur umgehend vornehmen.

Vorankündigung - Zugriff auf die SAP- ePM am 2. und 3. August 2023 nicht möglich

Aufgrund der Umsetzung des Gehaltsaufstiegs für das neue Schuljahr, wird die SAP- ePM am Mittwoch, 2. August und Donnerstag, 3. August 2023 nicht zur Verfügung stehen. Wir bitten Sie, diesen unumgänglichen Ausfall der SAP-ePM in Ihre bevorstehenden Arbeiten miteinzuplanen und danken Ihnen für das Verständnis.

Mit der Gehaltsauszahlung vom 12. Juni 2023 schliessen wir den fünften Betriebsmonat mit SAP als Lohnsystem ab. Der Fokus der Auszahlung vom 12. Juni lag auf den Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Es freut uns Ihnen mitteilen zu können, dass sämtliche im Mai bei der APD eingegangenen und vollständig ausgefüllten Abrechnungsformulare für die Gehaltsauszahlung vom 12. Juni 2023 verarbeitet werden konnten. Der kommunizierte Rückstand in der Verarbeitung von rund 3 Wochen konnte dank grossem Einsatz unserer Fachpersonen und der vermehrten Nutzung der digitalen Abrechnungsformulare aufgeholt werden. In Zahlen ausgedrückt wurden rund 3’900 Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten für den Monat Mai verarbeitet.

Unser Ziel ist es, dieses Verarbeitungsniveau halten zu können, d.h. dass die Abrechnungen des jeweiligen Verarbeitungsmonats mit der zweiten Gehaltsauszahlung jeweils vollständig ausbezahlt werden. Lehrpersonen und Schulleitungen können den Stand noch nicht verarbeiteter Abrechnungen, wie gewohnt, bei der APD abklären lassen. Bei den digitalen Abrechnungsformularen wird dazu die sog. Formular-ID Nummer benötigt. Die Formular-ID Nummer erhalten Schulleitungen in einem Bestätigungs-Email beim Upload der Abrechnung via JAX-Forms zugestellt und kann nach Bedarf an die Lehrperson weitergeleitet werden.

Pensenverarbeitung Schuljahr 2023/24

Wir sind Ihnen sehr dankbar, wenn Sie die Mutationen für das neue Schuljahr in der ePM fortlaufend verbuchen. Damit ermöglichen Sie uns eine effiziente und fristgerechte Verarbeitung.

Unterstützung Fallmanagement

Wie bereits kommuniziert, bedingt die Einführung des UKA-Tools für die Administrierung von Abwesenheiten infolge Krankheit und Unfall, dass seitens APD sämtliche pendenten Fälle vollständig aufgenommen werden müssen. Hierzu werden wir temporär durch externen Fachpersonen unterstützt. Die Kontaktaufnahme zur Abklärung von Sachverhalten sowie zur allfälligen Einforderung fehlender Unterlagen erfolgt daher, nebst unseren internen Fachpersonen, Manuela Giger, Sabine Stalder sowie Daniela Tironi, durch weitere externe Fachpersonen, welche sich entsprechend zu erkennen geben. Wir danken Ihnen im Voraus für die kooperative Zusammenarbeit und Unterstützung.

Für die Auszahlung der Monatsgehälter vom 25. Mai 2023 konnten sämtliche vollständigen Mutationsmeldungen verarbeitet werden. Die Treueprämien Mai konnten fristgerecht ausbezahlt werden.

Zweite Gehaltsauszahlung Mai vom 12. Juni 2023

Erneut wird für die zweite Auszahlung vom 12. Juni 2023 der Fokus auf der Verarbeitung von Abrechnungen für Einzellektionen und Honorare von Fachreferenten liegen. Zu verarbeiten gilt es Abrechnungen mit dem Eingangsdatum ab dem 28. April 2023. Für die erneute Verzögerung bitten wir um Entschuldigung und setzen weiter alles daran, diesen Rückstand aufzuholen. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Neues Einzellektionenformular

Seit Ende Februar ist das neue Einzellektionenformular im Einsatz. Heute erreichen uns bereits ca. 95% der Formulare auf digitalem Weg. Die breite Nutzung des elektronischen Formulars freut uns sehr. Gleichzeitig möchten wir an dieser Stelle auch jene Nutzerinnen und Nutzer, die noch das Papierformular verwenden, ermuntern, auf das neue Formular umzusteigen. Die elektronische Abwicklung ermöglicht eine effizientere Verarbeitung seitens Schulinspektorat und Gehaltsverarbeitung der BKD, was schliesslich zu einer schnelleren Auszahlung der Gehälter an die Lehrpersonen führt.

Das Einzellektionen-Formular ist ab sofort in einer optimierten Version verfügbar. Bitte laden Sie dieses von der WPGL herunter und benutzen Sie nur noch das aktuelle Formular für die Meldung von Einzellektionen. Sie erleichtern uns die Abwicklung weiter stark, wenn Sie pro Monat, Person und Schule möglichst nur ein Formular einreichen, z. B. geleistete Stellvertretungslektionen derselben Person (Zahlungsempfänger/in) in einer Meldung erfassen.

Informationen dazu, wie Sie beispielsweise eine Zurückweisung der eingereichten Formulare vermeiden können oder mit welcher Zeitspanne zwischen Einreichung und Auszahlung zu rechnen ist, finden Sie neu auch in einem FAQ auf der Themenseite der Wissensplattform.

Erfassung Austrittsdatum

Es mehren sich die Fälle, in denen das Austrittsdatum bei einem Weggang nicht korrekt erfasst ist. Bitte achten Sie darauf, das Austrittsdatum jeweils auf den letzten Tag des Monats zu setzen. Ein Austritt per Ersten des Folgemonats zieht in SAP eine inkorrekte Lohnzahlung für ebensolchen Tag nach sich.

Schulpoolberechnung (Volksschule)

Wie mit dem Schreiben vom 9. Mai 2023 angekündigt, steht nun die Schulpoolberechnung für die Volksschulen in der SAP-ePM zur Verfügung. Die Berechnung kann mittels folgendem Button ausgeführt werden:

Neu werden zusätzlich alle vakanten BOR-relevanten Lektionen angezeigt. Dieser Wert wird aus der BOR-Prüfung übernommen und ist zu den andern Werten (Lektionen/Lehrpersonen) zu addieren.

In dieser Auflistung nicht berücksichtigt sind alle vakanten Lektionen / Lehrpersonen für Nicht-VZE-relevante (codierte) Anstellungen. Bitte beachten Sie dazu das Berechnungsblatt Schulleitungspool und Pool für Spezialaufgaben für die Pool-Berechnung.

Der vierte Betriebsmonat mit SAP als Lohnsystem für die Lehrpersonen endet am 12. Mai 2023 mit der zweiten Gehaltsauszahlung des Monats April. Bereits mit der ersten Auszahlung vom 25. April wurden die Monatsgehälter für Lehrpersonen fristgerecht ausgerichtet. Der Fokus der Auszahlung vom 12. Mai lag auf den Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten.

Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten

Es galt die eingegangenen Abrechnungen ab dem 13. März zu verarbeiten. Die APD konnte Boden gut machen, indem insgesamt 4'800 Abrechnungen (davon rund zwei Drittel digital) in SAP zur Auszahlung per 12. Mai 2023 erfasst wurden. Dies bedeutet, dass alle vollständig bei der APD eingegangen Abrechnungen bis zum Stichtag vom 24. April 2023 für die Auszahlung berücksichtigt werden konnten. Die APD ist bei der Verarbeitung somit noch eine Woche im Rückstand, wofür wir Sie um Entschuldigung bitten. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Lehrpersonen und Schulleitungen können den Stand noch nicht verarbeiteter Abrechnungen, wie gewohnt, bei der APD abklären lassen. Bei den digitalen Abrechnungsformularen wird dazu die sog. Formular-ID Nummer benötigt. Die Formular-ID Nummer erhalten Schulleitungen in einem Bestätigungs-Email beim Upload der Abrechnung via JAX-Forms zugestellt und kann nach Bedarf an die Lehrperson weitergeleitet werden.

Eine effiziente Abrechnung von Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten ist unser gemeinsames Anliegen. Deshalb appellieren wir seitens APD an sämtliche Schulleiterinnen und Schulleiter sowie Personalverantwortlichen, dass Sie Ihre Lehrpersonen nach Möglichkeit anhalten pro Monat und Schule nur ein digitales Abrechnungsformular mit sämtlichen Abrechnungspositionen einzureichen. Dies mindert bei allen beteiligten den Aufwand und garantiert den Lehrpersonen eine raschere Verarbeitung der abgerechneten Leistungen.

Gehaltsabrechnung vom 12. April 2023

Mit dem zweiten Auszahlungslauf März (Valuta 12.04.2023) wurden die Gehaltsabrechnungen, aufgrund eines Fehlers beim Verarbeitungsablauf, nicht versendet.

Der Fehler wurde erkannt und Massnahmen zur Prozessoptimierung getroffen. Lehrpersonen, welche eine ausgedruckte Gehaltsabrechnung für den zweiten Auszahlungslauf März wünschen, dürfen sich an die zuständige Fachperson Gehaltsverarbeitung wenden. Wissen Sie nicht, wer für Sie zuständig ist, so erreichen Sie die APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch.

Rechnungsstellung bei Forderungen

Seit der Inbetriebnahme von SAP per Januar 2023 erfasst die APD fortlaufend Forderungen, welcheentweder per Verrechnung mit dem nächsten Gehalt oder per Rechnung durch die Lehrpersonen beglichen werden sollten. Seitens der für die Rechnungsstellung zuständigen Stelle wurden wir informiert, dass noch keine entsprechenden Rechnungen ausgestellt wurden, da dies im Rahmen der Einführung SAP noch nicht möglich war. Diese Pendenz soll nun auf Nachdruck der APD bis Ende Mai behoben werden, damit offene Forderungen durch die Lehrpersonen zeitnah per Rechnung bezahlt werden können.

Erfassung von Pensionierungen in der SAP-ePM

Seitens Pensionskassen wurden wir erneut auf Verarbeitungsschwierigkeiten in Bezug auf die Erfassung von Pensionierungen hingewiesen. Ein Austritt infolge Pensionierung muss entsprechend immer auf den letzten Tag eines Monats erfolgen. Gewöhnlich ist dies zu Semesterende der 31. Januar oder der 31. Juli. Wurde mit der Lehrperson explizit eine andere Vereinbarung getroffen, so ist auch hier nur ein Austritt auf Monatsende zu veranlassen. Bezieht die Lehrperson noch den Saldo ihres IPB-Kontos, so müssen die Lektionen in der ePM als «IPB-Bezug» bis zum Austritt erfasst werden.

Refresher-Schulungen für SAP-ePM – Pensen für das Schuljahr 2023/24  

Es sind neue Schulungstermine für die SAP-ePM aufgeschaltet. Gerne dürfen Sie sich als SAP-ePM-Verantwortliche/r Ihrer Schule für eine der drei Refresher-Schulungen anmelden. Vermittelt werden die Basisfunktionen zur Bewirtschaftung der Pensen für das neue Schuljahr 2023/24.

Einführung SAP - Pendenzen

Die Einführung wurde um die sog. SmartCare-Phase bis Ende Juni 2023 verlängert. Die umfangreichen Pendenzen zu den einzelnen SAP-Systemkomponenten finden Sie auf der Wissensplattform Personal- und Gehaltswesen Lehrpersonen unter folgendem Link aufgelistet: Einführung SAP - Information für Schulleitungen und Personalverantwortliche - WPGL Kanton Bern. 

Die Pendenzen werden nach Priorität fortlaufend abgeklärt, erledigt oder für den Ausbau in Etappe 2 des ERP-Projekts vorgemerkt. Der Status der Pendenzen wird zweiwöchentlich aktualisiert.

Für die Auszahlung der Monatsgehälter vom 25. April 2023 konnten sämtliche vollständigen Mutationsmeldungen verarbeitet werden. Die Treueprämien April konnten fristgerecht ausbezahlt werden.

Zweite Gehaltsauszahlung April vom 12. Mai 2023

Der Fokus liegt für die zweite Auszahlung vom 12. Mai 2023 auf der Verarbeitung von Abrechnung für Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten. Diesbezüglich bestehen die bereits im Schreiben vom 12. April dargelegten Pendenzen, d.h. zu verarbeiten gilt es Abrechnungen mit Eingangsdatum ab dem 13. März 2023. Für die Verzögerung bitten wir um Entschuldigung und setzen alles daran, diesen Rückstand aufzuholen. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können.

Vorbereitungen Schuljahr 2023/24

Das neue Schuljahr 2023/2024 wird momentan zur Bearbeitung in SAP-ePM vorbereitet. Dazu müssen die Ressourcen-Vorgaben (BOR-Werte) festgelegt und durch die Schulinspektorate der Volksschule hinterlegt und freigeben werden. Für die Schulen Sek II sowie Sonder- und Tagesschulen ist das Schuljahr 2023/24 bereits zur Planung verfügbar. Relevante Anweisungen für die korrekte und fristgerechte Planung und Eingabe der Pensenmeldungen erfolgen durch die APD bis spätestens am 9. Mai 2023 zuhanden der Schulleitungen und Personalverantwortlichen.

Einführung SAP: Smartcare-Phase bis Ende Juni

Am 12. April haben wir Sie darüber informiert, dass die Einführung SAP um drei Monate verlängert wurde. In dieser sog. Smartcare-Phase sollen die Pendenzen aus der Betriebsaufnahme SAP erledigt und der Betrieb weiter stabilisiert werden. Momentan wird eine Gesamtübersicht sämtlicher Pendenzen aller Teilprojekte (Finanzen, Personal, Lehrkräfte) durch das ERP-Projekt erstellt und priorisiert.

Die dringlichsten Vorhaben wurden zugleich mit entsprechenden Ressourcen angegangen. Dazu gehört bspw. die Bereitstellung der Betriebsfähigkeit der Applikation Unfall, Krankheit und Abwesenheiten (UKA) zur Bewirtschaftung der Leistungsfälle infolge Krankheit und Unfall. In diesem Zusammenhang werden die Mitarbeiterinnen und Verstärkungspersonen des Bereichs Fallmanagement der Abteilung Personaldienstleistungen (APD) bei Ihnen ausstehende Unterlagen zu offenen Leistungsfällen einfordern. Bitte unterstützen Sie diese Einführungsarbeiten, damit wir die korrekte Gehaltsfortzahlung bei Krankheit und Unfall von Lehrpersonen möglichst rasch wieder sicherstellen können.

Mit der Gehaltsauszahlung vom 12. April 2023 schliessen wir die Gehaltsverarbeitung des Monats März 2023 ab und somit den dritten Monat mit SAP im Betrieb. Die wichtigsten Dienstleistungen im Bereich Personal- und Gehaltswesen der Lehrpersonen – Monatsgehälter – konnten für den Monat März für alle Schulstufen durch die APD sichergestellt werden. Weiterhin besteht ein Rückstand bei der Verarbeitung von Abrechnungen von Einzellektionen für Stellvertretungen sowie für Honorare von Fachreferenten. Sämtliche bis am 12. März 2023 vollständig eingegangenen Abrechnungen sind verarbeitet. 

Seit Einführung wurden über 3000 Abrechnungen von Einzellektionen und von Honoraren für Fachreferenten elektronisch eingereicht. Diese werden laufend bearbeitet und jeweils mit der nächsten Gehaltsabrechnung ausbezahlt. Als Faustregel muss mit rund einem Monat zwischen Einreichung und Auszahlung gerechnet werden. Für eine schnellere Verarbeitung sind Ihnen dankbar, wenn Sie pro Monat, Person und Schule möglichst nur ein Formular einreichen.

Rückblick auf drei Monate Betrieb mit SAP

Die letzten drei Monate waren für die Schulleiterinnen und Schulleiter resp. Personalverantwortliche und die APD sehr anspruchsvoll. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der APD waren tagtäglich gefordert, die Gehaltsverarbeitung, die Einführung SAP und den Support aller Schulstufen zu erfüllen.

Die Daten aus PERSISKA konnten erfolgreich ins SAP migriert werden, die Datenbereinigungen aufgrund unterschiedlicher Anforderungen an die Datenstruktur und vereinzelter Fehler sind weitestgehend abgeschlossen.

Die Schulleiterinnen und Schulleiter bzw. die Personalverantwortlichen sämtlicher Schulstufen wurden in der korrekten Anwendung der SAP-ePM geschult. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der APD haben – nach anfänglich radikalem Umstieg auf SAP – eine gewisse Routine in der Anwendung des neuen Lohnsystems (SAP) gewonnen.

Mit Ausnahme einzelner Pensenmutationen, die aufgrund technischer Kinderkrankheiten erst mit Verspätung erfasst und berücksichtigt werden konnten, erfolgte die Auszahlung der Monatsgehälter fristgerecht. Weitere wichtige Dienstleistungen im Bereich Personal- und Gehaltswesen der Lehrpersonen wie die Auszahlung von Treueprämien, Einzellektionen, Honoraren und Kommissionsentschädigungen sowie die automatische Anpassung der Altersentlastung auf Semesterwechsel sind inzwischen für alle Schulstufen sichergestellt.

Aktueller Stand Einführung SAP

Seit der Betriebsaufnahme am 3. Januar 2023 läuft SAP stabil und störungsfrei. Die Performance der SAP-ePM und SAP-HCM (Lohnsystem) ist ohne Beanstandung. Einzelne kritische Rückmeldungen seitens Schulen Sek II zur Performance von SAP-Fiori und dessen Funktionalitäten werden abgeklärt. Das Lohnsystem der Lehrpersonen funktioniert grundsätzlich wie vorgesehen, weshalb die Einführungsphase «Hypercare» per 31. März 2023 formell abgeschlossen wurde.

Weiterhin bestehen aktuell 34 Sachverhalte, welche es im Hinblick auf die Einführung SAP – Etappe 1 abzuklären und zu lösen gilt. Dazu gehören u.a. Verbesserungen bei der SAP-ePM und der Gehaltsabrechnung sowie diverse Nacharbeiten zur effektiven Unterstützung der BKD-internen Abläufe der Gehaltsverarbeitung. Die wichtigsten offenen Punkte haben wir auf der Wissensplattform im Status der Umstellungsarbeiten auf SAP nun aufgelistet. Zudem bedarf die veränderte Arbeitsweise von SAP weitere fachliche und organisatorische Anpassungen um einen stabilen Betrieb sicherstellen zu können. Diese werden in der nun angehängten «Smartcare-Phase» - Verlängerung der Einführung SAP - bis Ende Juni 2023 bearbeitet.

Ausblick Betrieb, Weiterentwicklung und Ausbau SAP

Eintreffenden Anforderungen werden weiterhin gesammelt, im Betrieb umgesetzt oder in Etappe 2 weiterbearbeitet. Nicht unmittelbar umsetzbare oder Einzelanforderungen werden in einen Themenspeicher für die Weiterentwicklung aufgenommen.

Gleichzeitig wird das Projektteam für die anstehende Etappe 2 des ERP-Projekts zusammengestellt. In Etappe 2 – Ausbau SAP - sollen Employee Self Services (z.B. elektronische Gehaltsabrechnung, selbständige Stammdatenmutationen durch die Lehrpersonen), die IPB-Bewirtschaftung sowie die Abrechnung von Einzellektionen als Workflow in SAP umgesetzt werden.

Die Systemumstellung bedingt zudem Anpassungen bei den Prozessen. Aufgrund der bisherigen Auslastung zur Sicherstellung der Systemverfügbarkeit konnte hier lediglich das dringendste geklärt werden. In den nächsten Monaten werden veränderte Verantwortlichkeiten und Fristen laufend konkretisiert, dokumentiert und kommuniziert.

Gleichzeitig sind wir an den Vorbereitungen für den Schuljahreswechsel, welcher die Bereitstellung des nächsten Schuljahres 2023/24 in der SAP-ePM oder den Gehaltsaufstieg per 1. August 2023 beinhaltet.

Die Monatsgehälter der Lehrpersonen konnten für die Hauptauszahlung am 24. März 2023 durch die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) planmässig verarbeitet werden. Rund 200 eingegangen Mutationen für die Periode Januar bis März sind pendent. Einerseits, weil bei ca. 88 Mutationen das Persönliche Meldeblatt fehlte. Andererseits, weil Mutationsmeldungen zu kurzfristig vor Mutationsschluss bei der APD eingetroffen sind. Die im März fälligen Treueprämien werden fristgerecht am 24. März 2023 ausbezahlt. Alle bis Ende Februar bei der APD eingegangen Formulare für Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten wurden für die Hauptauszahlung verarbeitet. Pendente Mutationen und die Abrechnungen von Einzellektionen und Honorare für Fachreferenten für den Monat März werden laufend gemäss Eingangsdatum verarbeitet und für die zweite Gehaltsauszahlung des Monats März am 12. April 2023 berücksichtigt.

Das Meldesystem SAP-ePM sowie das Lohnsystem SAP-HCM laufen zuverlässig und stabil. Die Sicherheit im Umgang mit den neuen Systemen nimmt bei Schulleitungen und Fachpersonen im Personal- und Gehaltswesen fortlaufend zu. Die Supportanfragen zur SAP-ePM nehmen weiterhin ab, die Anzahl offener Anfragen stabilisiert sich auf unter 50, was sich positiv auf die Antwortzeiten auswirkt. In den wesentlichen Themenschwerpunkten des Personal- und Gehaltswesens gewinnen die Fachpersonen zunehmend Erfahrung, was die Abläufe beschleunigt. Laufend werden – unter Berücksichtigung des SAP-Standards – Optimierungen an den Systemen vorgenommen. Als Schulleitungen können Sie bspw. neuerdings in der SAP-ePM Stellvertretungen für die Schulleitungsfunktion bereits ab 7 anstatt 30 Tagen erfassen.

Der Abschluss der Einführungsphase von SAP (Januar bis März 2023) rückt mit dem Auszahlungslauf vom 12. April 2023 immer näher. Wir stellen Ihnen auf diesen Termin eine ausführliche Information über den Systemzustand, relevante Verarbeitungsfristen sowie noch bestehende Pendenzen zur Behebung von Kinderkrankheiten in Aussicht. Geplant ist, die direkte Kommunikation unserseits an Sie in reduzierter Häufigkeit aufrecht zu erhalten. Wir möchten Sie zukünftig jeweils zu den Gehaltsauszahlungen über die wichtigsten Themen und Neuerungen informieren.

Diese Woche liegt der Fokus der Gehaltsverarbeitung auf den Monatsgehältern und Treueprämien März sowie den Einzellektionen mit Eingangsdatum bei der APD bis Ende Februar 2023 für die Gehaltsauszahlung vom 24. März 2023.

Das Supportteam kümmert sich parallel um die Behebung von Kinderkrankheiten und erste Verbesserungen und klärt fortlaufend eintreffende Anfragen und Anliegen von Schulleitungen und Lehrpersonen ab. Die Anzahl zu beantwortender Supportanfragen konnte auf 52 reduziert werden, insgesamt wurden über 3400 Supportanfragen seit Januar 2023 beantwortet.

Hier finden Sie wichtige Hinweise für Schulleiter/-innen und Personalverantwortliche zur Bewirtschaftung der SAP-ePM mit dem Schwerpunktthema «Erfassung und Bewirtschaftung von Abwesenheiten».

Vor zwei Monaten wurde das Lohnsystem PERSISKA durch SAP abgelöst. Die Umstellung eines solch zentralen IT-Systems ist sehr anspruchsvoll. Die ersten Monate sind geprägt vom Beantworten vieler Fragen seitens der Benutzerinnen und Benutzer und dem Beheben von «Kinderkrankheiten» in den betroffenen IT-Systemen.

Für den Monat Februar konnten sämtliche über die SAP-ePM vollständig gemeldeten Mutationen verarbeitet und für die Auszahlung am 10. März 2023 berücksichtigt werden. Nicht verarbeitet wurden Mutationen, die infolge fehlender Unterlagen (z.B. persönliche Meldeblätter) oder zu kurzfristiger Einreichung bei der Abteilung Personaldienstleistungen APD nicht mehr berücksichtigt werden konnten. Im Fokus der Verarbeitung lagen zudem die Auszahlung der Treueprämien für die Monate Januar und Februar und der Kommissionsentschädigungen, die Nachbearbeitung pendenter Ferienanteile Januar/Februar 2023 aus der Migration sowie die Anpassung der Altersentlastung hinsichtlich des Semesterwechsels.
Im Rückstand ist weiterhin die Verarbeitung der zahlreichen Einzellektionen-Abrechnungen. Verarbeitet wurden die bis zum Stichtag vom 15. Februar 2023 bei der APD eingereichten Abrechnungen. Für die Verzögerung bitten wir um Entschuldigung und setzen alles daran, diesen Rückstand mit den März-Auszahlungen aufzuholen. In Härtefällen (existenzielle Bedrängnis) bitten wir die Lehrpersonen mit der APD über 031 633 83 12 oder apd@be.ch Kontakt aufzunehmen, damit wir eine Lösung finden können. Eine Verbesserung der Situation erhoffen wir uns durch die Einführung des neuen Formulars zur Abrechnung von Entschädigungen und Einzellektionen (vgl. Information vom 1. März 2023), welches die Verarbeitung beschleunigen sollte.

«Kleinere» Einschränkungen mit grossen Auswirkungen wurden gelöst: So können u.a. nach Behebung eines technischen Problems im Zusammenhang mit der Firewall ab sofort auch Dateien in die SAP-ePM hochgeladen werden, die grösser als 10 MB sind. Die technische Restriktion durch die Firewall hatte zur Folge, dass uns bis anhin nicht alle hochgeladenen Dokumente erreichten und Verzögerungen in der Verarbeitung nach sich zog. Die APD klärt ausstehende Dokumente bei den Schulleiterinnen und Schulleitern aktiv ab.

Auf der SAP-Wissensseite Information für Schulleitungen und Personalverantwortliche informieren wir laufend über den aktuellen Stand der System-Umstellung. In der Rubrik Status der Umstellungsarbeiten auf SAP geben wir eine Übersicht über den aktuellen Stand bei den einzelnen Systemkomponenten, Themen im Zusammenhang mit der SAP-ePM werden in den FAQ SAP-ePM nachgeführt und zur Lektüre wärmstens empfohlen.

Wir sehen Licht am Ende des Tunnels. Die Supportanfragen stabilisieren sich auf annehmbarem Niveau und alle Anwenderinnen und Anwender gewinnen weiter Sicherheit im Umgang mit SAP. Die betrieblichen Abläufe nehmen Form an, systembedingte «Kinderkrankheiten» werden fortlaufend behoben. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis für die mit der System-Umstellung verbundenen Unannehmlichkeiten, Ihre Geduld und Ihre Unterstützung und freuen uns auf eine baldige Normalisierung unserer Dienstleistungen.

Die Auszahlung der Februarlöhne ist gemäss Kommunikation vom 22. Februar 2023 erfolgt. Aufgrund von Ihnen erhaltenen Rückmeldungen stellten wir fest, dass einzelne über die SAP-ePM eingereichte Dokumente (z.B. persönliche Meldeblätter, Diplome etc.) nicht übermittelt wurden. Die davon betroffenen Meldungen konnten wegen der fehlenden Unterlagen nicht erfasst werden, da auf die Zustellung der fehlenden Unterlagen durch die Lehrperson gewartet wurde. Weil die verzögerte, separate Zustellung von Unterlagen durch die Lehrperson keine aussergewöhnliche Situation ist, wurde der Fehler der Nicht-Zustellung erst jetzt realisiert. Von der fehlerhaften Übermittlung waren grosse Dokumente betroffen. Bitte achten Sie bis zur Behebung dieses Problems auf die Dateigrösse Ihrer Anhänge: Laden Sie nur Anhänge in der SAP-ePM hoch, die kleiner als 10 MB sind und prüfen Sie, ob das Dokument nach dem Upload in der Übersicht angezeigt wird. Unsererseits werden wir bei fehlenden Unterlagen rascher nachhaken, damit keine unnötigen Verzögerungen in der Verarbeitung entstehen. Die FAQ zur SAP-ePM wurden mit diesem Thema ergänzt.

Nachdem die über die SAP-ePM gemeldeten Pensen weitestgehend verarbeitet werden konnten, beschäftigen uns – nebst dem Beantworten von Fragen zur Lohnzahlung, dem Bearbeiten weiterer laufend eintreffenden Pensenänderungen und diverser Nacharbeiten – die Verarbeitung der eingereichten Papier-Einzellektionenformulare. Diesbezüglich freuen wir uns auf die erwartete Beschleunigung und Vereinfachung mit dem neuen Formular, das wir ab sofort bereitstellen können.

Das neue Formular und die Informationen zum neuen Meldeprozess von Einzellektionen und Entschädigungen für Stellvertretungen, Klassenhilfen und Fachreferierenden sind auf der hier aufgeschaltet.

Mit der Digitalisierung des Meldeprozesses ändert sich das Formular (Excel-Datei statt Papier-Formular) sowie der Versandweg (Dokument-Upload statt physischer Briefversand). Dies dient als Zwischenlösung bis zur vollständigen Integration in SAP (analog der ePM), welche frühestens ab 2024 (SAP Etappe 2) erwartet wird.

Alle Informationen zu den damit verbundenen Änderungen finden Sie im Thema "Abrechnung von Einzellektionen". Dort finden Sie das neue Excel-Formular zur Meldung von Einzellektionen mit einer integrierten Anleitung. Da die auszufüllenden Angaben im Formular sowie der einzuhaltende Melde- bzw. Dienstweg prinzipiell unverändert bleiben, wird auf eine Schulung der Schulleitenden und Lehrpersonen verzichtet. Jedoch bitten wir Sie, die im Excel-Formular enthaltene Anleitung aufmerksam durchzulesen.

Wir bitten Sie, diese Information inkl. Link auf den Wissensartikel an alle Lehrpersonen Ihrer Schulorganisation weiterzuleiten und danken Ihnen für die baldige Umstellung auf das neue Formular mit dem neuen Prozess. Die bisher verwendeten Formulare zur Meldung von Einzellektionen stehen während einer Übergangsphase bis voraussichtlich April 2023 auf der Wissensplattform zur Verfügung und können bis dahin weiterhin auf dem Postweg eingereicht werden.

Hinweis für die Berufsfachschulen: Berufsfachschulen, welche sich für die konsolidierte Meldung der Daten per Excel-Tabelle angemeldet haben, können diese Information als gegenstandslos betrachten.

Nach der abschliessenden Januar-Gehaltsabrechnung vom 10. Februar 2023 haben uns einige Telefone von Lehrpersonen erreicht und gewisse Korrekturen mussten vorgenommen werden. Die Anzahl Anrufe blieb bisher unter den Erwartungen. Dies unter anderem dank Ihnen, liebe Schulleitenden und Personalverantwortlichen, da Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten viele Fragen direkt beantworteten. Herzlichen Dank für diese Unterstützung, welche uns mehr Kapazität für die Umstellungsarbeiten auf SAP, die Verarbeitung der offenen Mutationen (SAP-ePM) und die Beantwortung Ihrer Supportanfragen gewährten.

Die Sicherheit im Umgang mit SAP nimmt laufend zu, sowohl System-Fehler als auch benutzerbedingte Eingabefehler nehmen laufend ab. SAP funktioniert als Lohnsystem grundsätzlich zuverlässig und die erwartete Prozessunterstützung wird immer spürbarer. Im Support konnte die Anzahl offener Anfragen (61) deutlich reduziert werden, was die Antwortzeiten auf Ihre Anfragen verbessern wird. Insgesamt konnten über 2900 Mail-Anfragen beantwortet werden. Komplexere Sachverhalte, welche technische Anpassungen in SAP erfordern, werden fortlaufend mit dem Implementierungspartner abgeklärt.

Mit der Gehaltszahlung vom 24. Februar 2023 werden die ersten Gehälter des neuen Semesters ausbezahlt. Für den Monat Februar 2023 wurden durch die Schulleitungen und Personalverantwortlichen 8400 Pensenanpassungen in der SAP-ePM vorgenommen, davon wurden rund 6300 (75%) direkt in SAP verbucht. Die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) konnte die vollständig eingereichten Mutationsmeldungen für den Monat Februar (Neueintritte, Neuanstellungen, unbezahlte Urlaube, BG-Anpassungen bei Fachpatent, Austritte) verarbeiten. Nicht berücksichtigt werden konnten Mutationen mit fehlendem persönlichem Meldeblatt und einzelne zu kurzfristig eingegange Meldungen. Die Erfassung von Einzellektionen und Honoraren für Fachreferenten ist bis Eingangsdatum vom 06. Februar 2023 erfolgt. Die pendenten Mutationen, Einzellektionen und Honoraren sowie die Auszahlung von Kommissionentschädigungen, Treueprämie für die Monate Januar und Februar werden auf die zweite Gehaltsauszahlung Februar vom 10. März 2023 in Aussicht gestellt.

Weitere Informationen zur Einführung von SAP finden Sie hier.

Letzte Woche wurde mit der Januar-Gehaltsabrechnung der erste Meilenstein der Einführung von SAP erreicht. Die nächsten Tage konzentrieren wir uns auf verbliebene Januar-Mutationen sowie bereits auf die erste Februar-Gehaltsabrechnung vom 20. Februar 2023. Die Arbeitslast bleibt weiterhin sehr hoch und damit auch die Herausforderung der Verarbeitung der noch erwarteten, schwer abschätzbaren Anzahl an Februar-Mutationen.

Unsere Mitarbeitenden im Support sind ebenfalls nach wie vor gefordert: Während «einfache» Supportanfragen in nützlicher Zeit beantwortet werden können, beanspruchen andere mehr Zeit. Teilweise müssen Korrekturen am System abgewartet, manchmal müssen aufgrund des Systemwechsels auch neue Abläufe und Vorgaben – immer abgestimmt mit dem Gesamtsystem – geklärt werden, bis eine Anfrage erledigt werden kann. Trotz der angespannten Lage erhalten wir bei der Beantwortung Ihrer Supportanfragen viele verständnisvolle Rückmeldungen, manchmal gar einen Aufsteller. Herzlichen Dank dafür!

Auf der Wissensplattform der SAP-ePM haben wir die in den letzten von uns versendeten Mails kommunizierten Informationen im Bereich FAQ zusammengefasst. Dort finden Sie alle aktuell gültigen Tipps für die Arbeit mit der SAP-ePM.

Im Fokus der letzten Tage stand die Verarbeitung der SAP-Workflows (Mutationen) – Einstufungen infolge Neueintritt oder neuen Anstellungen – welche durch die Schulleitungen und Personalverantwortlichen über die SAP-ePM zur Verarbeitung freigegeben wurden. Weiter beschäftigten die Fachpersonen Gehaltsverarbeitung der Abteilung für Personaldienstleistungen (APD) fortlaufend eintreffende Abrechnungen für Einzellektionen und Fachreferenten, Fragen zur Lohnabrechnung vom 25. Januar 2023 sowie verspätet gemeldete, noch für das Jahr 2022 gehaltsrelevante Mutationen, die nur mittels Übergangslösung in SAP erfasst werden können.

Das Ziel, die Januarlöhne 2023 vollständig zu verarbeiten, konnte weitgehend auf die zweite Januar-Gehaltsverarbeitung von heute 7. Februar 2023 erreicht werden. Die betroffenen Gehälter werden auf den 10. Februar 2023 den Lehrpersonen und Schulleitungen ausbezahlt und eine entsprechende Gehaltsabrechnung per Post zugestellt. Allfällige Rückforderungen, welche nicht mit der Gehaltsverarbeitung im Februar 2023 verrechnet werden können, werden in Rechnung gestellt.

Wir fordern sämtliche Lehrpersonen und Schulleitungen auf, ab dem 10. Februar 2023 ihre aktuellste Gehaltsabrechnungen vom Monat Januar 2023 auf Vollständigkeit und Korrektheit zu überprüfen. Fragen zu Anstellungen (Anzahl Lektionen, fehlende Anstellungen etc.) können möglicherweise durch die Schulleitung geklärt werden. Für alle übrigen Unstimmigkeiten wenden sich die Betroffenen an die in der Gehaltsabrechnung angegebene Kontaktperson.

In Einzelfällen kann es sein, dass Gehälter oder Mutationen für den Januar 2023 noch nicht verarbeitet werden konnten. Wir bedauern diese Situation. Wir setzen alles daran bis zur Februar-Gehaltsabrechnung diese zu bereinigen. Sollte es in Einzelfällen vorkommen, dass infolge einer ausstehenden Lohnzahlung ein existenzieller Härtefall entsteht, bitten wir, dies über die Telefonnummer 031 633 83 12 oder mittels E-Mail an apd@be.ch vorzubringen.

Die Beantwortung der anhaltend hohen Anzahl an Supportanfragen, die Analyse und Weitergabe gemeldeter Problemstellungen, das Erarbeiten und Kommunizieren von Übergangslösungen beschäftigt die Support- und Projektorganisation der APD sehr stark. Fehler können fortlaufend behoben und Verbesserungen vorgenommen werden, dennoch ist auf dem Weg hin zum Normalbetrieb unsererseits Ausdauer und Ihrerseits Geduld gefragt. Wir danken Ihnen für das bisher entgegengebrachte Verständnis und hoffen, auch weiterhin darauf zählen zu dürfen.

Weitere Informationen finden Sie hier. 

Nach der ersten Gehaltsauszahlung mit SAP per 25. Januar 2023, arbeitet die Abteilung Personaldienstleistungen (APD) intensiv daran, die pendenten Januar-Mutationen zu verarbeiten. Es wird beabsichtigt, diese mit dem letzten Abrechnungslauf für den Monat Januar (Mutationsschluss: 7. Februar 2023) am 10. Februar 2023 auszuzahlen.

Die Einführung von SAP ist anspruchsvoll. Das Lohnsystem (SAP-HCM), die Meldeprozesse (SAP-ePM) sowie die Umsysteme (Fachapplikationen) sind stabil und – teilweise noch mit Einschränkungen – in Betrieb. Täglich werden bis zu 100 Supportanfragen an die APD gerichtet. Dies hält unser Supportteam auf Trab und bedingt Ihrerseits Geduld und Verständnis.

In den ersten Betriebswochen sind einige Kinderkrankheiten entdeckt worden, welche trotz ausgiebigem Testen vorgängig nicht erkannt werden konnten. Erst mit der Vernetzung sämtlicher Daten traten diese zum Vorschein, müssen nun inhaltlich analysiert und möglichst rasch für den effizienten und effektiven Betrieb geklärt werden. Wir arbeiten daraufhin, dass wir die notwendigen Anpassungen bis März 2023 umsetzen können.

Weitere Informationen zur Einführung von SAP finden Sie hier.

SAP ist eingeführt und nimmt immer mehr Fahrt auf: Am 19. Januar 2023 erfolgte die erste Gehaltsverarbeitung mit SAP planmässig. Diese berücksichtigt alle zu diesem Zeitpunkt in SAP verarbeiteten Daten.

Aufgrund des mit der Systemumstellung verbundenen Zusatzaufwands flossen ca. 15% der eingegangenen Mutationsanträge nicht in die Gehaltsabrechnung Januar 2023 ein. Diese werden in den nächsten Tagen verarbeitet und kommen am 10. Februar 2023 zur Auszahlung. Detaillierte Informationen entnehmen Sie dem Dokument Information zur Gehaltsauszahlung. Erläuterungen zur neu gestalteten Gehaltsabrechnung finden Sie hier. 

Damit die Pendenzen speditiv abgearbeitet werden können, bitten wir Sie, auf das Melden allfälliger Unstimmigkeiten aus der ersten Gehaltsabrechnung zu verzichten. Alle bis am 7. Februar in der ePM korrekt erfassten und vollständig verarbeiteten Januar-Mutationen werden bei der zweiten Gehaltsverarbeitung berücksichtigt.

Die Einführung von SAP ist ein Kraftakt für alle Beteiligten. Wir bedanken uns herzlich bei Ihnen, dass Sie diese Herausforderung mit uns meistern, Verständnis für die Komplexität haben und uns Raum zur Umsetzung zugestehen.

Die Inbetriebnahme von SAP und den Umsystemen war erfolgreich, seit dem 6. Januar 2023 ist die neue SAP-ePM in Betrieb. Die Umstellung bringt viele Änderungen mit sich: Der Zugang zur SAP-ePM musste neu eingerichtet, gewohnte Abläufe neu erlernt werden. Aktuell wird noch an den «Kinderkrankheiten» gearbeitet, wie z.B. Zugang/Berechtigungen, Datenkorrekturen aufgrund der Migration und an Problemen der Datenverarbeitung.

Auch wenn die Umstellung im Grossen und Ganzen erfolgreich gelang, so gibt es Themenbereiche, die momentan Ihnen und uns Mehraufwand generieren. Wir arbeiten intensiv an den gemeldeten Themen und versuchen, diese so rasch wie möglich zu regeln.

Sie unterstützen uns am besten, wenn Sie:

1. Die per e-Mail erhaltenen Informationen sorgfältig durchlesen und die enthaltenen Handlungsanweisungen berücksichtigen;
2. Vor der Kontaktaufnahme mit unseren Supportmitarbeitenden das Handbuch der ePM sowie die auf dieser Seite verfügbaren Information konsultieren;
3. Erst danach unseren Support per E-Mail an personalinformatik.apd@be.ch kontaktieren;
4. Darauf verzichten, uns (oder anderen Empfängern) dieselbe Problemstellung mehrfach zuzustellen.

Infolge der hohen Anzahl an Anfragen beträgt die Reaktionszeit auf eingegangene Anfragen im Moment bis zu vier Arbeitstage. Wir setzen alles daran, diese so schnell wie möglich zu reduzieren. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis. 

Kontakt

Konkrete Fragen können Sie bei Bedarf über die E-Mailadresse sap.apd@be.ch einbringen. Das Projektteam wird diese so rasch wie möglich beantworten.

Falls Sie nach erfolgter Anmeldung zu einer Schulung den Schulungstermin ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die E-Mail Nachricht mit der Registrierungsbestätigung.
2. Klicken Sie auf den Text «Sie können Ihre Registrierung jederzeit stornieren»
3. Befolgen Sie die Anweisungen.
4. Registrieren Sie sich für einen neuen Termin.

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Liens et formulaires importants

• Introduction SAP Corps enseignant
• FAQ SAP-CdPe

Informations concernant l’état actuel de la gestion des traitements du corps enseignant

Traitements mensuels du mois de janvier

Le premier versement des traitements mensuels, des primes de fidélité et des liquidations des RIH pour le mois de janvier a été assuré dans les délais, le 25 janvier dernier.

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

Pour le deuxième versement du mois de janvier, le 12 février, la SPe a pu traiter tous les décomptes complets reçus jusqu’au 2 janvier. En raison du nombre croissant de décomptes nous parvenant, nous n’avons pas encore pu rattraper les retards dans le paiement (actuellement 6-8 semaines à compter de la saisie par la direction d’école). Les décomptes reçus après le 2 janvier sont traités progressivement en vue du premier versement des traitements de février, qui aura lieu le 23 février. Afin que les décomptes puissent être traités à nouveau dans les temps, soit dans les quatre semaines après réception par la SPe, les effectifs ont été augmentés avec effet immédiat.

Remarque : En cas de retard, il arrive que certaines personnes envoient plusieurs fois leur décompte à la SPe. Nous vous prions de ne pas le faire afin de ne pas entraîner un double versement.

Trucs et astuces : vous pouvez considérablement aider à accélérer le paiement des leçons déclarées en veillant aux points suivants : assurez-vous que le formulaire des leçons ponctuelles est bien complet (numéro de sécurité sociale, prénom, nom, date de naissance, base du décompte, degré scolaire). Pour les nouveaux enseignantes et enseignants, la fiche « Données personnelles » doit absolument être remplie. En outre, nous vous prions de ne pas décompter seulement une ou deux leçons par formulaire mais de procéder à un décompte global par période de décompte (généralement chaque mois) pour chaque enseignant·e.

Situations difficiles (pour rappel)

En cas de situation financière très difficile (car pas ou peu de salaire reçu), nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec Mme Josiane Gräppi, responsable de la gestion des traitements du corps enseignant (tél. 031 636 56 76 ou Josianne.Graeppi@be.ch), afin que nous puissions trouver une solution.

Prévisions : décompte de traitement de février

Les programmes du deuxième semestre de l’année scolaire 2023-2024 seront traités en priorité pour le versement de février. En l’état actuel des choses, les traitements mensuels, les primes de fidélité et les liquidations des RIH pourront être versés comme prévu le 23 février prochain.

Informations importantes concernant le système de gestion des traitements dans SAP-CdPe

Décharge horaire (à compter du 1^er février 2024)

Toute modification de la décharge horaire d’une enseignante ou d’un enseignant au jour de référence (1^er février 2024) est désormais affichée dans SAP-CdPe. Tous les engagements concernés ont été adaptés automatiquement le 2 février.

Cours d’introduction à SAP-CdPe

Les cours d’introduction sont obligatoires pour les membres des directions d’école, les responsables du personnel et les responsables CdPe qui commenceront à travailler avec SAP-CdPe à partir du 1^er octobre 2023. Les personnes concernées ont déjà été informées par écrit directement.  

Cours de remise à niveau SAP-CdPe

Ces cours sont destinés aux membres des directions d’école, aux responsables du personnel et aux responsables CdPe qui travaillent déjà avec SAP-CdPe. Ils portent sur les problèmes les plus fréquents rencontrés lors de l’emploi de SAP-CdPe.

Vous pouvez vous inscrire aux cours en cliquant sur le lien suivant : Inscriptions aux cours SAP-CdPe

En cas de questions concernant SAP-CdPe, n’hésitez pas à contacter notre service d’assistance à l’adresse électronique : personalinformatik.apd@be.ch.

En plus des affaires courantes, nous nous occupons des adaptations découlant de la révision de l’OSE, qui entrera en vigueur au 1^er août 2024. En vue de sa mise en œuvre, nous définissons actuellement la pratique et procédons aux adaptations techniques. Fin avril, voire début mai, nous informerons les directions d'école, les responsables du personnel et les responsables CdPe sur la manière de communiquer correctement les programmes dès l’année scolaire 2024-2025.

Informations concernant l’état actuel de la gestion des traitements du corps enseignant

Traitements mensuels du mois de décembre

Le premier versement des traitements mensuels, des primes de fidélité et des liquidations des RIH pour le mois de décembre a été assuré dans les délais, le 19 décembre dernier.

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

Pour le deuxième versement du mois de décembre, le 12 janvier, la SPe a pu traiter tous les décomptes complets reçus jusqu’au 6 décembre. Nous constatons actuellement un nombre croissant de décomptes nous parvenant, ce qui entraîne des retards dans le paiement (actuellement 6 semaines à compter de la saisie par la direction d’école). Les décomptes reçus après le 6 décembre sont traités progressivement en vue du premier versement des traitements de janvier, qui aura lieu le 25 janvier.

Remarque : le traitement des décomptes se fait en continu et dure généralement jusqu’à quatre semaines après réception du décompte par la SPe. En cas de retard, il arrive que certaines personnes envoient plusieurs fois leur décompte à la SPe. Nous vous prions de ne pas le faire afin de ne pas entraîner un double versement.

Trucs et astuces : vous pouvez considérablement aider à accélérer le paiement des leçons déclarées en veillant aux points suivants : assurez-vous que le formulaire des leçons ponctuelles est bien complet (numéro de sécurité sociale, prénom, nom, date de naissance, base du décompte, degré scolaire). Pour les nouveaux enseignantes et enseignants, la fiche « Données personnelles » doit absolument être remplie. En outre, nous vous prions de ne pas décompter seulement une ou deux leçons par formulaire mais de procéder à un décompte global par période de décompte (généralement chaque mois) pour chaque enseignant·e.

Situations difficiles (pour rappel)

En cas de situation financière très difficile (car pas ou peu de salaire reçu), nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec nous par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution.

Prévisions : premier versement des traitements du mois de janvier

En l’état actuel des choses, les traitements mensuels, les primes de fidélité et les liquidations des RIH pourront être versés comme prévu le 25 janvier prochain.

Informations importantes concernant le système de gestion des traitements dans SAP

Optimisation de SAP-CdPe (état : décembre)

Des améliorations supplémentaires ont pu être mises en œuvre en fin d’année 2023.

• Correction de l’erreur qui empêchait parfois de traiter certains engagements en cas d’engagements multiples d’un·e enseignant·e dans différentes institutions scolaires.
• Pour les fonctions de direction d’école, il est possible d’accorder un engagement de remplacement dès le 7^e jour d’absence d’un·e enseignant·e. Cela est désormais aussi possible pour la fonction relevant du pool de direction de l’enseignement spécialisé.
• À partir de maintenant, toute déduction d’échelons préliminaires apparaît sur le décompte de traitement.

SAP-CdPe – Informations sur le traitement des programmes pour le 2^e semestre (rappel) 

Dans nos communications du 28 novembre 2023 et du 11 décembre 2023, nous vous avons informés de différents sujets importants pour la gestion du 2^e semestre. Vous trouverez ces informations ici : informations sur le traitement des programmes dans SAP-CdPe pour l’année scolaire 2023-2024 (2^e semestre)

En cas de questions, n’hésitez pas à contacter notre service d’assistance à l’adresse électronique : personalinformatik.apd@be.ch.

Si l’année de déploiement du nouveau système SAP a pris fin, certains points restent en suspens ; ils seront traités définitivement lors du nouvel exercice 2024. Nous mettons désormais l’accent sur la pérennisation des processus et des structures afin que les travaux puissent être réalisés dans le cadre d’un fonctionnement normal. Cela entraînera cette année encore des modifications, sur lesquelles nous communiquerons de façon transparente. Nous vous remercions d’avance pour votre compréhension.

Informations concernant l’état actuel de la gestion des traitements du corps enseignant

Traitements mensuels du mois de novembre

Le premier versement des traitements mensuels, des primes de fidélité et des liquidations des RIH pour le mois de novembre a été assuré dans les délais, le 24 novembre dernier.

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

Lors du deuxième versement du mois de novembre, le 12 décembre, la SPe a pu traiter tous les décomptes complets reçus jusqu’au 16 novembre. Nous constatons actuellement un nombre croissant de décomptes nous parvenant.

Remarque : le traitement des décomptes se fait en continu et dure généralement jusqu’à quatre semaines après réception du décompte par la SPe. En cas de retard, il arrive que certaines personnes envoient plusieurs fois leur décompte à la SPe. Nous vous prions de ne pas le faire afin de ne pas entraîner un double versement.

Prévisions : premier versement des traitements du mois de décembre

Selon les connaissances actuelles, les traitements mensuels, les primes de fidélité et les liquidations des RIH pourront être versés comme prévu le 19 décembre prochain.

Clôture de l’exercice 2023

2023, année de l’introduction de SAP, touche à sa fin et les travaux habituels de clôture de l’exercice doivent être réalisés. La gestion des traitements du corps enseignant sera garantie durant la période des fêtes de fin d’année.

Informations importantes concernant la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant

Mesures salariales 2024

Le Conseil-exécutif a arrêté la mise en œuvre concrète des mesures salariales au 1^er janvier 2024 sur la base des décisions du Grand Conseil concernant le budget 2024.

Hausse générale des salaires (compensation du renchérissement)

L’Office fédéral de la statistique prévoit un renchérissement de 2,2 % pour l’année en cours. Le Conseil-exécutif a donc décidé d’allouer 2,0 % de la masse salariale pour compenser partiellement l’augmentation à nouveau élevée du coût de la vie. Grâce à la compensation du renchérissement, tous les salaires augmentent, même ceux des personnes qui ont déjà atteint le plafond de leur classe de traitement et qui ne peuvent donc plus profiter de l’augmentation individuelle.

→ Pour les membres du corps enseignant et des directions d’école, la compensation du renchérissement est octroyée au 1^er janvier 2024.

Progression individuelle des traitements

En ce qui concerne la progression individuelle des traitements, 1,5 % de la masse salariale sera disponible pour le corps enseignant. Un pourcentage d’environ 1,3 % est nécessaire pour permettre au corps enseignant de rejoindre la courbe salariale, auquel vient s’ajouter 0,2 % pour rattraper les retards salariaux. Nous vous informerons en août 2024 de la manière dont les échelons de traitement seront répartis.

→ La progression individuelle des traitements pour le corps enseignant est octroyée au 1^er août 2024.

Suppression de la déduction en faveur de l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie

Le canton de Berne a décidé d’abandonner l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie au 1^er janvier 2024. La déduction de 0,185 % en faveur de cette assurance est donc supprimée, si bien que le salaire net augmente légèrement. Le maintien du paiement du salaire en cas de maladie reste pour autant inchangé. Jusqu’à présent, le canton de Berne s’assurait en tant qu’employeur pour le maintien du paiement du salaire ; à l’avenir, il assumera ce risque sans être assuré.

Modification de la prime d’assurance-accidents

Concernant le domaine de l’assurance-accidents (Visana), les primes seront revues légèrement à la baisse pour l’assurance des accidents non professionnels (passant de 0,340 % à 0,339 %).

Tous les membres du corps enseignant recevront avec le décompte de traitement de janvier une annexe contenant des informations sur les sujets susmentionnés.

Révision de l’OSE 2024

Le Conseil-exécutif du canton de Berne souhaite poursuivre le renforcement des écoles. Il vient de donner son feu vert à la révision partielle de l’ordonnance sur le statut du corps enseignant (OSE). Les mesures suivantes seront donc introduites définitivement à compter du 1^er août 2024 :

• Des mentorats seront mis en place à l’école obligatoire et au degré secondaire II pour les personnes qui débutent dans l’enseignement, pour les enseignantes et les enseignants qui reviennent à ce métier, ainsi que pour les étudiantes et les étudiants. Cette possibilité avait été créée pour une durée déterminée au moyen d’une décision de portée générale.
• Les maîtresses ou les maîtres de classe se voient attribuer un degré d’occupation de 5 % pour l’activité spécifique à cette fonction. Une allocation de 300 francs par mois assujettie à la caisse de pension est également versée à ce titre.
• Au degré secondaire II, la distinction entre écoles de petite, de moyenne ou de grande taille est supprimée car elle était devenue obsolète. Le classement des directions d’école dans les échelons de traitement est mis à jour en conséquence.

La SPe s’est vu confier les travaux de mise en œuvre afin de garantir une application dans les délais, soit au 1^er août 2024. En ce qui concerne la gestion des programmes pour l’année scolaire 2024-2025, la SPe organisera au printemps (avril et mai) des séances d’information pour les directions d’école, les responsables du personnel et les responsables CdPe dans les établissements de la scolarité obligatoire et du degré secondaire II. À cette occasion, des informations concernant la révision de l’OSE seront aussi données.

Révision de l’OPers 2024

La version révisée de l’ordonnance sur le personnel entrera en vigueur le 1^er janvier 2024, ce qui aura indirectement des répercussions sur les conditions d’engagement des enseignantes et enseignants. Les modifications et nouveautés suivantes entreront notamment en vigueur :

• Le Conseil-exécutif peut, dans des circonstances particulières (p. ex. pandémie), par arrêté, allonger le délai prévu pour fournir un certificat médical, voire ne pas en exiger la présentation.
• Si la mère décède immédiatement après la naissance de l’enfant, l’autre parent a droit à un congé de 14 semaines. Si l’autre parent décède, la mère a droit au congé de maternité de 14 semaines et à deux semaines supplémentaires.
• Les enseignantes et enseignants qui suivent ou dispensent des cours Jeunesse et Sport pendant les vacances scolaires ou durant des jours fériés ou chômés ont désormais droit à l’allocation pour perte de gain.

Informations importantes concernant le système de gestion des traitements dans SAP

Mises à jour dans SAP

Le 25 novembre dernier, la mise à jour de SAP a été réalisée avec succès. SAP-CdPe n’est que partiellement concerné par cette mise à jour, deux légères modifications ont été effectuées. Celles-ci sont décrites en détail dans les informations sur le traitement des programmes dans SAP-CdPe pour l'année scolaire 2023-2024 (2^e semestre). Elles concernent la page d’accueil (nouvel écran initial) ainsi que des fonctions de filtres dans le tableau de planification, qui correspondent désormais aux normes SAP.

Une erreur (impossibilité d’enregistrer les nouveaux engagements) a été rapidement corrigée le 28 novembre. Depuis, SAP-CdPe fonctionne sans problème.

En raison de la mise à jour, il se peut que des paramètres enregistrés antérieurement sur votre ordinateur personnel entraînent des problèmes de connexion. Si cela est le cas, nous vous prions de vider le cache du navigateur et de réessayer de vous connecter.

SAP-CdPe – Informations sur le traitement des programmes pour le 2^e semestre (rappel)

Dans notre communication du 28 novembre 2023, nous vous avons informés de différents sujets importants pour la gestion du 2^e semestre : informations sur le traitement des programmes dans SAP-CdPe pour l'année scolaire 2023-2024 (2^e semestre)

En cas de questions, n’hésitez pas à contacter notre service d’assistance à l’adresse électronique : personalinformatik.apd@be.ch.

L’exercice qui touche à sa fin a été exigeant et difficile. Durant cette année d’introduction du nouveau système de gestion des traitements dans SAP, chaque tâche a dû être réalisée dans le nouveau système pour la première fois. Des questions d’ordre technique et organisationnel ont dû être résolues afin que toutes les tâches puissent être accomplies. Certains points en suspens ne pourront être réglés que lors de l’exercice prochain. Toutefois, nous sommes convaincus que les processus vont se stabiliser et que, en 2024, une certaine routine s’installera. Lors de ces premiers pas avec SAP, nous avons pu compter sur votre compréhension, votre soutien et une collaboration fructueuse. La SPe vous remercie, vous souhaite de belles fêtes de fin d’année et une excellente année 2024.

Information concernant l’état de la gestion des traitements du corps enseignant

Traitements mensuels d’octobre

Le premier versement des traitements mensuels, des primes de fidélité et des liquidations des RIH pour le mois d’octobre a été assuré dans les délais, le 25 octobre dernier.

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

Pour le deuxième versement du mois d’octobre, la SPe a pu traiter au 10 novembre tous les décomptes complets reçus jusqu’au 24 octobre, jour de référence.

Remarque : le traitement des décomptes est effectué en continu et peut durer jusqu’à quatre semaines à compter de la réception par la SPe. En cas de retard, certaines personnes envoient les décomptes plusieurs fois à la SPe ; nous vous prions d’éviter cela afin qu’il n’y ait pas de versement en double.

Prévisions : premier versement des traitements du mois de novembre

Selon les connaissances actuelles, les traitements mensuels, les primes de fidélités et les liquidations des RIH pourront être versés comme prévu le 24 novembre prochain. 

Informations importantes sur la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant

Délais 2024, nouveau semestre

La SPe assure la gestion et le versement des traitements mensuels dans les délais, soit au 23 février 2024 pour toutes les annonces qui lui parviennent d’ici le 14 janvier 2024 sur SAP-CdPe. Les annonces envoyées au-delà de ce délai seront traitées par la SPe selon les possibilités, ce qui peut aboutir à un retard dans le versement.

Pour le nouveau semestre, il est en principe possible de saisir des annonces sur SAP-CdPe jusqu’au 19 février 2024 (clôture des modifications) pour le versement le 23 février 2024.

La SPe fixera les autres délais de 2024, en particulier ceux de la préparation de la nouvelle année scolaire 2024-2025, en tenant compte des données empiriques tirées de la gestion des programmes de l’année scolaire 2023-2024, et les annoncera en janvier 2024.

Compensation d’engagements codés à l’école obligatoire (hors UTP)

Dans le cadre de la saisie d’engagements codés, nous avons constaté, d’une part, que le code correct « hors UTP » n’était pas utilisé et, d’autre part, que des engagements comportaient le code correct « hors UTP » mais étaient affectés au mauvais degré scolaire. Ces saisies erronées peuvent engendrer des remboursements, des compensations ou des classements incorrects.

Dans une lettre d’information distincte que nous vous enverrons fin novembre concernant le début du 2^e semestre 2023-2024, nous vous expliquons ce cas de figure en détail.

Correction de traitements (paiements complémentaires/remboursements)

En raison du manque d’expérience avec le nouveau système SAP, les directions d’école, les responsables du personnel et de la CdPe ainsi que les services chargés de la gestion des traitements commettent des erreurs, lesquelles doivent être corrigées. Dès lors, le nombre de corrections (paiements complémentaires/remboursements) est plus élevé qu’en temps normal.

Formation Berne constate, lors de ses séances de conseil, une augmentation du nombre de plaintes concernant les demandes de restitution de salaire de la part du canton en raison de traitements versés en trop. Si elle considère ces remboursements justifiés, c’est plutôt le manque de communication claire par rapport aux modalités de remboursement et les motifs invoqués qu’elle critique.

Les processus de remboursement ne sont pas encore fixés définitivement ni utilisés de manière systématique. Les collaboratrices et collaborateurs des services chargés de la gestion des traitements suivront une formation à ce sujet en décembre. À partir de 2024, l’application correcte des processus sera à nouveau garantie et la communication sera transparente.

Allocations familiales

L’examen du droit à l’allocation pour enfant et à l’allocation de formation accuse toujours un retard d’environ deux mois. La caisse de compensation compétente pour le personnel cantonal a pris des mesures afin que le temps de traitement moyen soit réduit à un mois dès 2024.

Informations importantes sur le système de gestion des traitements SAP   

Projet ERP, étape 2

En mai 2023, la deuxième étape « extension de SAP » a été lancée officiellement au sein de l’administration cantonale. L’organisation du projet comprend cinq sous-projets, lesquels couvrent des domaines tels que les finances, la logistique et le personnel. Dans le cadre du sous-projet « SAP HCM Corps enseignant », la réalisation d’ateliers de conception a débuté à la fin de l’été, après la phase d’initialisation et d’analyse. Les cinq lots de travaux suivants sont actuellement en cours :

1. Accès au portail en libre-service pour les enseignantes et enseignants : annonce de modification des données personnelles par les membres du corps enseignant, extension aux enseignantes et enseignants de la solution actuelle de portail pour les membres des directions d’école avec cas pratiques, y compris la procédure d’octroi des droits d’accès et la procédure d’authentification de l’identité
2. Compte RIH : gestion centrale des compte RIH dans SAP, consultation des comptes RIH par les membres du corps enseignant depuis le portail en libre-service
3. Leçons ponctuelles et frais : annonces et décomptes des leçons ponctuelles et des frais à l’aide d’un flux de travail numérique sur le portail en libre-service
4. Optimisations de HCM : optimisation des solutions SAP existantes dans les domaines de la valeur d’information et de la prise en main par les utilisatrices et utilisateurs
5. Proposition de classement : implémentation en interne à la SPe d’une solution basée sur une application pour générer des propositions de classement

Il est prévu d’impliquer des groupes d’intérêt du côté des établissements de la scolarité obligatoire, des écoles professionnelles et des gymnases, par exemple pour le contrôle des stratégies. La direction de projet les contactera en temps voulu. Nous nous réjouissons de pouvoir continuer à améliorer et à développer les solutions SAP lors de cette deuxième étape.

SAP, état du déploiement

Les points en suspens de la première étape continuent d’être traités et réglés. À la rubrique Statut des travaux de migration vers SAP, sur la plateforme de connaissances, il est possible de voir quels points sont éclaircis et ceux pour lesquels une solution n’a pas encore pu être mise en place. 

Systèmes SAP, y c. SAP-CdPe indisponibles

En raison des travaux de migration des données dans les dossiers personnels électroniques de SAP, les systèmes SAP ne seront pas disponibles entre mercredi 15 novembre à 19 heures et jeudi 16 novembre à 8 heures.

 Nouvelle version SAP

Le 25 novembre, SAP sera migré sur une nouvelle version. À cet effet, de nombreux tests ont lieu actuellement afin de garantir l’exploitation productive du système. Dans le cadre de la migration, une interruption du système (y c. SAP-CdPe) est prévue du vendredi 24 novembre, à partir de 16 heures, à dimanche 26 novembre, à 23 heures.

 Offre de formation : cours de remise à niveau SAP-CdPe

En plus de la formation de base, obligatoire pour pouvoir accéder à SAP-CdPe, la SPe propose désormais des cours de remise à niveau pour les membres des directions d’école ainsi que pour les responsables du personnel et de la CdPe. Les cours en ligne sont dispensés sur Zoom en français et en allemand. Ils ont pour objectifs de répondre de manière pratique aux questions portant sur SAP-CdPe et sur les travaux en vue du nouveau semestre. Profitez de l’occasion et inscrivez-vous : cours de révision en ligne.

Traitements mensuels du mois de septembre

Le premier versement des traitements mensuels, des primes de fidélité et des liquidations des RIH pour le mois de septembre a été assuré dans les délais, le 25 septembre dernier. Les 33 annonces encore en suspens à la clôture des modifications au 19 septembre ont été traitées, comme d’habitude, en vue du deuxième versement des traitements, qui aura lieu le 12 octobre. Il ne reste plus aucun point en suspens concernant les versements des traitements de septembre, pour autant que les données fournies à la SPe étaient complètes.

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

Les formulaires de décompte complets (leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes) ont été traités au fur et à mesure. Depuis la mi-septembre, nous avons reçu un très grand nombre de décomptes (plus de 2000 en tout) en vue des versements. La SPe a pu entièrement traiter tous les décomptes reçus jusqu’au 17 septembre inclus. Les décomptes reçus après cette date sont actuellement traités en vue du premier versement des traitements d’octobre, qui aura lieu le 25 octobre. Nous vous prions de nous excuser pour le retard et vous invitons, en cas de situation très difficile, à nous contacter comme indiqué ci-après.

Situations difficiles (pour rappel)

En cas de situation financière très difficile (car pas ou peu de salaire reçu), nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec nous par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution.

Prévisions : premier versement des traitements du mois d’octobre

Selon les connaissances actuelles, les traitements mensuels, les primes de fidélités et les liquidations des RIH pourront être versés comme prévu le 25 octobre prochain.

Contrôles (pour rappel)

Les contrôles annuels des traitements (en particulier du mois d’août) et un examen approfondi des traitements versés depuis le déploiement du nouveau système de gestion des traitements SAP (janvier) auront lieu de septembre à novembre afin de s’assurer que tous les versements ont été effectués correctement. À cet effet, la SPe contrôlera de nombreuses données, ce qui pourra entraîner des corrections (paiements complémentaires ou demandes de remboursement).

Conseil concernant questions relatives aux traitements et aux classements (pour rappel)

En cas de questions, les enseignantes et enseignants peuvent s’adresser à la personne compétente pour leur dossier, dont le nom figure sur leur décompte de traitement, aux horaires suivants :

Ils peuvent également soumettre leurs questions à tout moment par courriel, en écrivant directement à la personne compétente ou en utilisant l’adresse commune apd@be.ch. Cependant, le traitement des courriels peut prendre du temps, vu le nombre élevé de demandes reçues.

Les directions d’école, les responsables du personnel et les responsables SAP-CdPe peuvent, quant à eux, contacter notre service d’assistance technique à l’adresse personalinformatik.apd@be.ch. En outre, ils peuvent également convenir par courriel d’un rendez-vous avec la personne compétente pour leur dossier, afin de discuter de points en suspens les concernant ou du traitement et du contrôle de leur dossier.

En cas de situation financière très difficile (car pas ou peu de salaire reçu), nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec nous par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution.

Changement de la fréquence des communications sur SAP-CdPe

Le lancement du système salarial SAP et du nouveau SAP-CdPe a eu lieu il y a neuf mois maintenant. Depuis lors, toutes les personnes impliquées ont gagné en assurance dans l’utilisation du nouveau système et beaucoup de questions ont pu être clarifiées. Le défi le plus important durant cette première année d’utilisation a été de réussir à traiter les programmes pour l’année scolaire 2023-2024. Il a pu être relevé avec succès. Cependant, nous continuons à travailler de manière intensive pour revenir à un fonctionnement normal. Nous avons ainsi l’intention de pouvoir offrir nos services avec la qualité habituelle à partir de janvier 2024.

Cette amélioration progressive en termes de pratique et de familiarisation avec le système a une influence sur la fréquence des communications. Celles-ci se concentrent de plus en plus sur l’exploitation du système salarial SAP et de SAP-CdPe plutôt que sur leur lancement. Il nous tient à cœur de vous tenir régulièrement au courant de l’état actuel de la gestion des traitements, des changements dans SAP et des informations importantes sur la gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. C’est pourquoi nous allons changer dès maintenant la fréquence des communications concernant SAP-CdPe : à l’avenir nous vous enverrons une fois par mois les dernières informations sur le système, après les deux versements des traitements mensuels, soit à la date du deuxième versement. Ainsi, nous pourrons, d’une part, vous informer de l’ensemble du mois traité et, d’autre part, vous donner nos prévisions pour le mois suivant.

Programmes pour la nouvelle année scolaire / traitements mensuels du mois d’août

Nous avons pu réduire le nombre de modifications en suspens valides pour le mois d’août. À la date du 19 septembre (clôture des modifications), 180 annonces incomplètes pour le mois d’août n’avaient pas encore pu être traitées, car il manquait la fiche d’identité ou des informations sur les disciplines enseignées.
Par ailleurs, de nombreuses notifications ultérieures portant la même date de validité nous parviennent en raison de la pénurie d’enseignantes et d’enseignants. Celles-ci sont traitées au fur et à mesure puis libérées pour paiement.

Déductions des caisses de pension pour le mois d’août

Pour rappel : la plupart des programmes ont été traités après le traitement des données par les caisses de pension, c’est pourquoi les déductions pour le mois d’août ne seront validées et comptabilisées que dans le cadre du versement principal suivant, à savoir le 25 septembre.

Traitements mensuels du mois de septembre

Le versement des traitements mensuels du mois de septembre est assuré dans les délais. Les 33 annonces qui n’avaient pas encore été traitées le 19 septembre, date de clôture des modifications, seront traitées, comme à l’accoutumée, en vue du deuxième versement de septembre.

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

Les formulaires de décompte complets (leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes) sont traités au fur et à mesure et les montants dus pour le mois de septembre devraient pouvoir être versés à l’occasion du deuxième versement qui aura lieu le 12 octobre.

Contrôles

Les contrôles annuels des traitements (en particulier du mois d’août) et un examen approfondi des traitements versés depuis le déploiement du nouveau système de gestion des traitements SAP (janvier) auront lieu de septembre à novembre afin de s’assurer que tous les versements ont été effectués correctement. À cet effet, la SPe contrôlera de nombreuses données, ce qui pourra entraîner des corrections (paiements complémentaires ou demandes de remboursement).

Conseil et situations financières difficiles

En cas de questions, les enseignantes et enseignants peuvent s’adresser à la personne compétente pour leur dossier, dont le nom figure sur leur décompte de traitement, aux horaires suivants :

Ils peuvent également soumettre leurs questions à tout moment par courriel, en écrivant directement à la personne compétente ou en utilisant l’adresse commune apd@be.ch. Cependant, le traitement des courriels peut prendre du temps, vu le nombre élevé de demandes reçues.  

Les directions d’école, les responsables du personnel et les responsables SAP-CdPe peuvent, quant à eux, contacter notre service d’assistance technique à l’adresse personalinformatik.apd@be.ch. En outre, ils peuvent également convenir par courriel d’un rendez-vous avec la personne compétente pour leur dossier, afin de discuter de points en suspens les concernant ou du traitement et du contrôle de leur dossier.

En cas de situation financière très difficile (car pas ou peu de salaire reçu), nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec nous par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution.

Malheureusement, près de 900 personnes sur les 19 000 enseignantes et enseignants n’ont pas reçu leur traitement complet au 25 août dernier, ce que nous regrettons vivement. Nous avons travaillé d’arrache-pied pour corriger les problèmes et le versement pourra se faire le 12 septembre (2^e versement du traitement d’août).

 Pour la rentrée 2023, un total de 62 231 annonces pour 19 000 enseignantes et enseignants a été saisi dans SAP-CdPe jusqu’au 7 septembre. La Section du personnel (SPe) doit traiter 33 % d’entre elles, soit 19 400 annonces, dans SAP.

Concernant le deuxième versement du traitement d’août, qui aura lieu le 12 septembre, nous vous informons sur les points suivants :

Programmes pour la nouvelle année scolaire / traitements mensuels du mois d’août

Tous les programmes pour la nouvelle année scolaire saisis dans SAP-CdPe jusqu’au 6 septembre et dont l’annonce était complète et correcte ont été traités. Les annonces concernant le mois d’août qui nous sont parvenues après la clôture des modifications (7 septembre) sont traitées au fur et à mesure pour le premier versement du traitement de septembre (versement le 25 septembre). Cela vaut aussi pour les quelque 420 annonces incomplètes pour le mois d’août qui n’ont pas encore pu être traitées, car il manquait la fiche d’identité ou des informations sur les disciplines enseignées.

Les traitements mensuels d’août ont donc été versés. Le nombre d’annonces incomplètes correspond à la quantité attendue par rapport aux années précédentes.   

Primes de fidélité et liquidations de RIH

Les primes de fidélité correctes pour le mois d’août ont été versées. Tous les décomptes RIH que la SPe a reçu jusqu’au 31 août ont été contrôlés et soldés lorsqu’ils étaient corrects.

Allocations familiales

La Caisse de compensation « agence du personnel de l’État » a pris un grand retard et est toujours en train d’examiner le droit aux allocations familiales. Actuellement, le délai entre la réception de la demande et l’envoi de l’autorisation est de deux à trois mois. L’Office du personnel prévoit d’introduire des mesures pour améliorer la situation d’ici fin 2023.

La SPe a traitétoutes les autorisations d’allocations familiales dont elle dispose ; elle n’a pas de retard dans ce domaine.

Déductions des caisses de pension 

La plupart des programmes ont été traités après l’interface dédiée aux caisses de pension, c’est pourquoi les déductions pour le mois d’août ne pourront être validées et comptabilisées que pour la période de versement principale suivante, à savoir au 25 septembre.

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

La SPe a pu tenir compte de tous les formulaires de décompte complets (leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes) reçus jusqu’au 3 septembre pour le versement du 12 septembre.

Décompte de traitement

Beaucoup d’enseignantes et d’enseignants ont signalé que le décompte de traitement pour le versement du 25 août leur était parvenu en retard. Nous regrettons cette situation ; c’est pourquoi la Direction de l’instruction publique et de la culture a décidé que le décompte de traitement serait désormais et jusqu’à nouvel ordre envoyé en courrier A.

Contrôles, conseil et situations financières difficiles

Les contrôles annuels des traitements d’août auront lieu durant les mois de septembre et d’octobre, afin de garantir que les versements ont été effectués correctement. D’un côté, la SPe examinera de nombreuses données, ce qui pourra entraîner des corrections (paiements complémentaires ou demandes de remboursement). De l’autre, les enseignantes et enseignants vérifieront à l’aide des documents reçus (décisions et décomptes de traitement) si le versement est correct.

En cas de questions, les enseignantes et enseignants peuvent s’adresser à la personne compétente pour leur dossier, dont le nom figure sur leur décompte de traitement, aux horaires suivants :

Ils peuvent également soumettre leurs questions à tout moment par courriel, en écrivant directement à la personne compétente ou en utilisant l’adresse commune apd@be.ch. Veuillez toutefois noter que le traitement des courriels peut prendre du temps, vu le nombre élevé de demandes reçues.  

Les directions d’école, les responsables du personnel et les responsables SAP-CdPe peuvent, quant à eux, contacter notre service d’assistance technique à l’adresse personalinformatik.apd@be.ch. En outre, vous pouvez également convenir par courriel d’un rendez-vous avec la personne compétente pour votre dossier, afin de discuter de points en suspens vous concernant ou du traitement et du contrôle de votre dossier.

En cas de situation financière très difficile (car pas ou peu de salaire reçu), nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec nous par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution.

Perspectives

Le versement des traitements du mois de septembre devrait être effectué dans les temps et de manière complète le 25 septembre (1^er versement du mois de septembre). Il en va de même pour le paiement des leçons ponctuelles et des honoraires des intervenantes et intervenants externes pour le mois de septembre, prévu le 12 octobre (2^e versement du mois de septembre).

Nous sommes en train de pérenniser les processus concernant le nouveau système de gestion des traitements SAP afin de pouvoir vous proposer à nouveau, dès 2024, des prestations de qualité habituelle.

Chaque début d’année scolaire est une période riche en changements en ce qui concerne les engagements des membres du corps enseignant. En vue du versement des traitements du mois d’août, nous recevons toujours un très grand nombre d’annonces de modifications en lien avec les programmes. Pour le début de l’année scolaire 2023-2024, un total de 58 739 annonces nous ont été transmises jusqu’au 21 août via SAP-CdPe pour les quelque 19 000 enseignantes et enseignants. Environ 30 % d’entre elles, soit 18 000 annonces dans SAP, requièrent un traitement par la Section du personnel (SPe).

Voici quelques informations relatives aux deux périodes de versement du mois d’août 2023 :

Première période de versement pour le mois d’août (versement le 25 août)

La SPe a pu traiter 85 % soit 15 400 des annonces qui lui sont parvenues pour la première période de versement au 25 août 2023. Dans le cas de 548 annonces, la fiche d’identité, nécessaire pour le traitement des annonces, était incomplète ou faisait défaut. La priorité avait été donnée aux nouvelles entrées et aux nouveaux engagements afin que chaque enseignante et enseignant se voie au moins verser un salaire. Cet objectif n’a pas pu être tout à fait atteint, puisque 127 nouvelles entrées et 1138 nouveaux engagements doivent encore être traitées. Les 769 annonces restantes concernent des évaluations de la classification suite à une modification du degré d’enseignement. Dans ces cas-là, un salaire est effectivement versé à la personne concernée, mais sur la base du semestre précédent. Veuillez noter que le nombre d’annonces mentionné ici ne correspond pas au nombre d’enseignantes et d’enseignants car plusieurs annonces peuvent concerner une seule et même personne.

Nous vous prions, vous ainsi que les bénéficiaires de traitements directement concernés, de nous excuser pour les retards générés dans l’administration des traitements et pour la gêne occasionnée.

Seconde période de versement pour le mois d’août (versement le 12 septembre)

Pour la seconde période de versement, la plus haute priorité sera donnée aux annonces en suspens (env. 2600). Nous traiterons ensuite les allocations familiales, les primes de fidélité, les liquidations de RIH, les leçons ponctuelles ainsi que les éventuelles corrections (paiements complémentaires et remboursements). La SPe est confiante dans le fait que l’ensemble des traitements du mois d’août pourront être versés correctement et en intégralité dans le cadre de la seconde période de versement (versement le 12 septembre) et que la gestion des programmes de la nouvelle année scolaire pourra ainsi être clôturée.

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

La SPe a pu finaliser le traitement des formulaires de décompte (leçons ponctuelles et décomptes d’honoraires) et enclencher les versements correspondants pour le 25 août.

Déductions des caisses de pension

La plupart des programmes ont été traités après l’interface dédiée aux caisses de pension, c’est pourquoi les déductions pour le mois d’août ne pourront être validées et comptabilisées que pour la période de versement principale suivante, à savoir au 25 septembre.

Annexe au décompte de traitement du mois d’août

Le décompte de traitement du 25 août sera accompagné d’une annexe informant les enseignantes et enseignants sur la progression salariale et d’autres nouveautés en matière de gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Cette année, les informations porteront principalement sur l’avancée du déploiement de SAP. L’annexe est disponible sous le lien suivant : Annexe au décompte de traitement du mois d’août

Conseil et cas de rigueur

Nous réaugmentons notre disponibilité téléphonique à compter du lundi 28 août pour les bénéficiaires de salaires, de façon à revenir à la normale. Nous serons ainsi en mesure de traiter les demandes relatives au classement et au traitement des enseignantes et enseignants. Nos périodes de permanence téléphonique seront les suivantes :

Vous pouvez bien entendu aussi envoyer vos demandes par courriel 24 h/24 et 7 j/7 à la personne responsable de votre dossier ou à notre adresse générale apd@be.ch. Veuillez toutefois noter que, pendant cette période, le traitement des courriels prendra un peu plus de temps.  

En outre, les directions d’école, les responsables du personnel et les responsables SAP-CdPe peuvent contacter notre service d’assistance technique à l’adresse personalinformatik.apd@be.ch. Enfin, vous pouvez également convenir par courriel d’un rendez-vous avec la personne responsable de votre dossier, afin de discuter de points en suspens vous concernant.

En cas de situation financière très difficile, nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec nous par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution.

Rétrospective et remerciements

Les mois passés et en particulier la gestion des programmes pour la nouvelle année scolaire ont été exigeants pour l’ensemble des parties prenantes et ont requis de la confiance, de l’énergie et du sang-froid. Il n’est pas si simple d’assurer une collaboration bienveillante, professionnelle et efficace entre les directions d’école, les collaboratrices et collaborateurs et responsables SAP-CdPe et la SPe. Afin que la charge opérationnelle reste raisonnable pour tout le monde, les nouveaux instruments de travails, processus et compétences doivent continuer à se mettre en place. Nous continuerons à y travailler dans les mois qui viennent.

Nous vous remercions de votre engagement quotidien et de votre soutien, qui nous permettent ensemble de fournir de manière professionnelle avec SAP les prestations dans le domaine de la gestion du personnel et des traitements pour le corps enseignant. Dans ce cadre, nous vous prions de rendre ces informations directement disponibles à votre collège d’enseignantes et d’enseignants. Nous vous souhaitons un bon début d’année scolaire et restons à votre disposition en tant que partenaire de prestations.

Le septième mois d’exploitation du système salarial SAP pour les membres du corps enseignant arrive à son terme le 11 août 2023, date du deuxième versement des traitements pour le mois de juillet. Le premier versement pour ce mois avait été effectué dans les délais, le 25 juillet. Le versement du 11 août concerne principalement les indemnités pour les leçons ponctuelles et les honoraires des intervenantes et intervenants externes qui ont été soumis dans les délais pour le mois de juillet ainsi que les liquidations de RIH.

Nous avons le plaisir de vous fournir des informations concernant les thèmes suivants :

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

Nous avons traité environ 80 % des 5100 formulaires de décompte que nous avons reçus en juillet.

Tous les décomptes complets qui nous ont été envoyés par les directions d’école jusqu’au jour de référence du 6 juillet seront pris en compte dans le versement du 11 août 2023. Nous avons pu bien avancer, mais nous avons encore du retard en ce qui concerne le traitement des décomptes, et nous vous prions de nous en excuser. Les décomptes complets restants seront pris en compte lors du prochain versement des traitements, soit le 25 août. En cas de situation financière très difficile, nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec nous par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution.

Progression salariale, décharge horaire liée à l’âge et annexe au décompte de traitement

La progression salariale a été mise en œuvre le 3 août 2023, comme prévu. Nous procédons actuellement à des contrôles afin de veiller à ce que cette progression ait été prise en compte correctement pour tous les engagements.

Cette semaine, la décharge horaire liée à l’âge sera adaptée automatiquement par SAP pour tous les engagements concernés (lorsque la limite d’âge est atteinte).

Le décompte de traitement du 25 août sera accompagné d’une annexe informant les enseignantes et enseignants sur la progression salariale et d’autres nouveautés en matière de gestion du personnel et des traitements du corps enseignant. Cette année, les informations porteront principalement sur l’avancée du déploiement de SAP.

Préparation de l’année scolaire 2023-2024

Nous sommes en train de traiter les annonces en vue de la rentrée scolaire 2023. Au 15 juillet, plus de 13 000 annonces nous étaient parvenues concernant la modification d’engagement existants, des entrées en fonction, des nouveaux engagements (programmes supplémentaires), des absences et des départs. Malgré des ressources en personnel largement renforcées, le traitement des annonces dans les délais avec le nouveau système de gestion des traitements SAP se révèle très difficile en raison de problèmes techniques mineurs, de modifications continues dans le système et du passage aux nouveaux processus.

Dans ce contexte et au vu de la grande quantité d’annonces de modifications, la priorisation des traitements communiquée dans le courrier en annexe au versement du 25 juillet a été appliquée. L’état d’avancement des travaux est évalué au quotidien et l’ordre des priorités est adapté en conséquence. Par ailleurs, nous avons dû réduire notre disponibilité téléphonique à deux heures par jour afin que nos collaboratrices et collaborateurs puissent se concentrer sur le traitement des annonces.

L’état d’avancement du traitement des annonces qui nous sont parvenues jusqu’au 15 juillet est le suivant : environ 42 % des annonces ont été examinées, c’est-à-dire qu’il reste 7500 annonces à traiter d’ici le versement des traitements du 25 août. Entre le 16 juillet et aujourd’hui, 1500 annonces valables à partir du 1^er août 2023 nous sont déjà parvenues. Ce chiffre va probablement augmenter dans les prochains jours jusqu’à ce que les directions d’écoles nous aient transmis la totalité des annonces. Il est prévu que toutes les annonces qui nous sont parvenues après le 16 juillet soient traitées en vue du deuxième versement d’août, à savoir le 12 septembre. Nous sommes convaincus que cette manière de faire nous permettra de verser correctement leur traitement du mois d’août aux 19 000 enseignantes et enseignants lors du premier ou du deuxième versement.

Ainsi, la deuxième série de versement des traitements de juillet, prévue le 11 août, se concentrera sur les décomptes des leçons ponctuelles et des honoraires des intervenantes et intervenants externes envoyés en juillet et sur la liquidation des relevés individuels des heures d’enseignement (RIH). En effet, nous avons dû reporter la liquidation des RIH pour garantir que l’ensemble des enseignantes et enseignants touchent leur salaire mensuel dans les délais. Nous vous présentons nos excuses pour ce report et pour les désagréments qui en découlent, et comptons sur votre compréhension.

Préparation de l’année scolaire 2023-2024

Nous sommes confrontés au défi de traiter correctement et dans les délais, c’est-à-dire avant la date prévue pour le versement des traitements d’août, les nombreuses annonces de modification qui sont valables à partir du 1^er août 2023, et ce avec le nouveau système salarial SAP. Nous avons reçu plus de 13 000 annonces de changement, que nous devons traiter au cours des 3 à 4 prochaines semaines en plus de nos affaires courantes. Nous devons également procéder à la progression salariale, effectuer des tâches de contrôle et de suivi, et assurer la communication au sujet du versement des traitements d’août. Tous les membres de la Section du personnel (SPe) sont mobilisés pour ce faire.

Comme nous traitons pour la première fois avec SAP les annonces de modification pour le début de l’année scolaire, nous ne disposons pas des valeurs empiriques des années précédentes. C’est pourquoi toutes les annonces relatives au traitement de base sont traitées en priorité (éviter les versements de traitement erronés ou manquants, clore les cas de départs, traiter les arrivées, les leçons ponctuelles, les changements de degré d’occupation et les congés non payés, etc.). Toutes les annonces qui concernent des indemnités supplémentaires seront traitées dans un deuxième temps (liquidation des RIH, versement des primes de fidélité, gestion des congés de maternité, etc.). Nous évaluons régulièrement l’état d’avancement des travaux pour estimer si nous atteindrons nos objectifs à la date de clôture des modifications. Cette manière de gérer les tâches et les ressources nous permet de gagner en efficacité et d’atteindre nos objectifs par étapes.

Priorités pour la première série de versement des traitements d’août (25.08.2023)

• Nous traiterons en premier lieu les congés non payés et les départs, afin de garantir les délais en matière d’assurance-risque et d’assurance par convention.
• Nous traiterons ensuite les entrées en fonction et les nouveaux engagements, pour que les enseignantes et enseignants concernés reçoivent leur premier traitement en août.
• Parallèlement, la progression salariale sera mise en œuvre, contrôlée et ajustée pour tous les engagements.

Priorités pour la deuxième série de versement des traitements d’août (12.09.2023)

• Nous contrôlerons ensuite les classements et les engagements concernés par une modification du degré d’occupation, afin de pouvoir corriger les traitements correspondants d’ici à la deuxième série de versement des traitements d’août. Cela entraînera des paiements complémentaires ou des demandes de remboursement.
• Enfin, nous traiterons les congés de maternité, pour pouvoir adapter les engagements concernés et régler la correspondance requise. Cela pourra aussi entraîner des paiements complémentaires ou des demandes de remboursement.

Éléments traités selon nos disponibilités

Nous traiterons les allocations familiales, les primes de fidélité, les liquidations de RIH et autres lors de la première ou de la deuxième série de versement des traitements d’août, selon nos possibilités et l’avancement des travaux susmentionnés. Nous vous informerons de nos progrès et de la date à laquelle ces éléments seront versés dans notre prochaine lettre d’information.

Modification des horaires de notre permanence téléphonique

Le traitement des annonces de changement pour l’année scolaire 2023-2024 est notre priorité absolue, raison pour laquelle nous devons limiter notre disponibilité téléphonique jusqu’au 24 août 2023. Les membres du corps enseignant et des directions d’école peuvent nous joindre du lundi au vendredi, de 10 h 00 à 12 h 00. Vous pouvez bien entendu aussi envoyer vos demandes par courriel 24 h/24 et 7j/7 à la personne compétente pour votre dossier ou à notre adresse générale apd@be.ch. Veuillez toutefois noter que, pendant cette période, le traitement des courriels prendra un peu plus de temps.

En outre, les directions d’école, les responsables du personnel et les responsables SAP-CdPe peuvent contacter notre service d’assistance technique à l’adresse personalinformatik.apd@be.ch. Enfin, vous pouvez également convenir par courriel d’un rendez-vous avec la personne compétente pour votre dossier, afin de discuter de points en suspens vous concernant.

Échéances concernant les modifications / périodes où l’utilisation de SAP-CdPe est bloquée

Nous recevons régulièrement des demandes concernant les périodes de blocage du système et le message d’erreur « La tranche de décompte 10 est bloquée pour la gestion des données de base » dans SAP-CdPe. Les deux séries mensuelles de versement des traitements entraînent inévitablement un blocage du système. Vous trouverez sur notre plateforme de connaissances les dates de ces séries (clôture des modifications et paiement des traitements) pour 2023. On ne peut malheureusement pas exclure que le système soit exceptionnellement bloqué entre ces dates. Si vous rencontrez à un autre moment le message « La tranche de décompte 10 est bloquée pour la gestion des données de base», nous vous prions de vous reconnecter ultérieurement pour saisir et valider vos modifications.

Rappel : accès à SAP-CdPe impossible du 1^er au 3 août 2023

En raison de la mise en œuvre de la progression salariale pour la nouvelle année scolaire, SAP-CdPe sera indisponible du 1^er au 3 août 2023. Nous vous prions de bien vouloir tenir compte de cette indisponibilité inévitable dans le cadre de vos travaux à venir et vous remercions de votre compréhension.

Information concernant la disponibilité de la SPe durant le traitement des programmes 2023-2024 

Le traitement des programmes pour la nouvelle année scolaire 2023-2024 est en cours chez vous comme chez nous. Nous sommes conscients que traiter les données dans SAP-CdPe est nouveau pour vous et qu’il vous faut rapidement de l’aide quand vous avez des questions.

À cet égard, nous avons constaté que la limitation des horaires de disponibilité par téléphone des spécialistes de la gestion des traitements durant la période du traitement des programmes était source de mécontentement. Nous tenons à préciser à ce sujet que la disponibilité des spécialistes pendant une demi-journée est utile pour tous les groupes de clients (membres du corps enseignant et des directions d’école), car elle permet aux spécialistes de gérer les traitements sans interruption durant l’autre moitié de la journée. Ce mode de fonctionnement doit être maintenu pour pouvoir assurer une gestion correcte et dans les temps des traitements.

Par ailleurs, nous vous offrons la possibilité de convenir d’un rendez-vous avec la ou le spécialiste de la gestion des traitements responsable pour votre école dans le but de clarifier vos questions sur le traitement des programmes. Dans le cadre de ce rendez-vous, notre spécialiste répondra directement à vos questions, dans la mesure du possible. Les questions qui ne pourront pas avoir tout de suite de réponses seront notées pour être clarifiées ultérieurement et un retour vous sera fait dans les plus brefs délais. Pour fixer un rendez-vous, nous vous recommandons de nous écrire un courriel avec des propositions de dates et les questions que vous auriez déjà pour la ou le spécialiste pour votre école. L’avantage est que nous n’aurez pas à nous appeler plusieurs fois pour essayer de joindre notre spécialiste.

En outre, vous avez toujours la possibilité d’envoyer vos questions en lien avec SAP-CdPe par courriel à notre service informatique (personalinformatik.apd@be.ch). Nous vous rappelons également que vous pouvez vous rendre sur notre page PCPTE et consulter le sujet CdPe (Communication des programmes électronique (CdPe) – PCPTE du canton de Berne). Vous y trouverez le manuel d’utilisation et la FAQ sur le nouveau système SAP-CdPe.

Le sixième mois d’exploitation du système salarial SAP pour les membres du corps enseignant arrive à son terme le 12 juillet 2023, date du deuxième versement des traitements pour le mois de juin. Le premier versement pour ce mois avait été effectué dans les délais, le 23 juin. Le versement du 12 juillet concerne principalement les indemnités pour les leçons ponctuelles et les honoraires des intervenantes et intervenants externes.

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

Nous avons traité environ la moitié des 3500 formulaires de décompte que nous avons reçus en juin. Tous les décomptes complets qui nous ont été envoyés par les directions d’école jusqu’au 13 juin 2023 ont été versés le 12 juillet 2023. Les décomptes restants seront traités au fur et à mesure. Malgré notre travail efficace, nous avons encore du retard en ce qui concerne le traitement des décomptes, et vous prions de nous en excuser. En cas de situation financière très difficile, nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec nous par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution.

Allocations familiales

Depuis le déploiement de SAP, c’est la Caisse de compensation « agence du personnel de l’État » qui est chargée d’examiner qui a droit aux allocations pour enfants, aux allocations de formation ou aux allocations d’entretien. Concrètement, cela signifie que nous lui transmettons les documents des enseignantes et enseignants concernés et que nous devons ensuite attendre sa décision. Dès que le droit aux allocations est confirmé, celles-ci peuvent être saisies dans SAP en vue de leur versement. Les nouveaux processus ne sont pas encore rodés ; c’est pourquoi nous vous prions de faire encore preuve de patience. Nous regrettons cette situation et essayons de l’améliorer dans la mesure du possible. En cas de questions, les enseignantes et enseignants peuvent s’adresser à leur spécialiste de l’administration des traitements, dont le nom figure sur leur décompte de traitement.

Absences pour cause de maladie ou d’accident pendant les vacances d’été

Veuillez noter que, pour les absences (maladie/accident) pendant les vacances et au-delà, les certificats médicaux correspondants doivent être établis et remis en continu. Merci de demander, si nécessaire, aux enseignantes et enseignants concernés un certificat médical adéquat.

Fin du déploiement de SAP : aperçu de l’étape 1

Le déploiement prolongé (phase smartcare) de SAP, et donc l’étape 1, se sont officiellement achevés fin juin 2023. Durant cette période, divers petits problèmes techniques ont pu être corrigés et des optimisations ont été effectuées. Toutefois, les thèmes présentant une plus grande complexité technique ou une priorité moindre n’ont pas encore pu être clôturés. Ils seront traités dans le cadre de l’exploitation ordinaire de SAP ou, s’ils sont plus conséquents, intégrés à l’étape 2, qui vient de démarrer. 

Toutes les annonces de modification complètes ont pu être traitées en vue du versement des traitements mensuels le 23 juin 2023. En outre, les primes de fidélité de juin ont pu être payées dans les délais.

Traitement des programmes pour l’année scolaire 2023-2024 : questions adressées à notre service informatique

Nous recevons de nombreuses demandes d’assistance en raison du traitement en cours des programmes. Nous savons qu’il vous faut rapidement de l’aide et avons donc renforcé temporairement l’équipe d’assistance. Néanmoins, nous vous remercions de votre compréhension si les délais de réponse sont un peu plus longs que d’habitude.

Dans ce contexte, nous attirons une nouvelle fois votre attention sur notre courriel d’information du 13 juin 2023 : profitez de la possibilité de convenir d’un rendez-vous téléphonique avec la ou le spécialiste compétent pour votre école.

Nous vous invitons également à consulter notre plateforme de connaissances, sur laquelle vous trouverez le manuel d’utilisation de SAP-CdPe ainsi que les FAQ déjà publiées : Communication des programmes électronique (CdPe) - WPGL Canton de Berne.

Traitement des programmes pour l’année scolaire 2023-2024 : prolongation des engagements à durée déterminée

Nous avons constaté que, parmi les demandes d’assistance, il y avait de plus en plus de questions sur la prolongation des engagements à durée déterminée. Les engagements à durée déterminée qui courent, par exemple, jusqu’au 31 juillet 2023 mais qui seront poursuivis lors de l’année scolaire 2023-2024 doivent impérativement être prolongés et non pas saisis en tant que nouveaux engagements. Pour ce faire, modifiez la date de fin de l’engagement et enregistrez la modification. Ensuite, vous pouvez modifier le degré d’occupation si nécessaire, avant d’enregistrer une nouvelle fois la modification.

Annonce des primes de fidélité pour le premier semestre de l’année scolaire 2023-2024

Nous avons rencontré quelques difficultés (techniques) lors de l’élaboration des lettres relatives aux primes de fidélité pour le second semestre 2023. Par conséquent, ces lettres n’ont pu être envoyées par courrier A que le 20 juin dernier.

Le principe suivant s’applique en la matière : sans réponse de l’enseignante ou de l’enseignant avant le mois où la prime est due, celle-ci est versée automatiquement. Or, comme les lettres ont été envoyées tardivement, le délai pour demander la perception de la prime en jours de congé est très court pour les enseignantes et enseignants qui reçoivent une prime en juillet ou en août. S’il y a des cas où la prime de fidélité est versée au lieu d’être accordée sous forme de congé, nous vous prions d’indiquer aux enseignantes et enseignants concernés de nous contacter le plus rapidement possible pour que nous procédions immédiatement à la correction.

Préavis : accès à SAP-CdPe impossible les 2 et 3 août 2023

En raison de la mise en œuvre de la progression salariale pour la nouvelle année scolaire, SAP-CdPe sera indisponible le mercredi 2 août et le jeudi 3 août 2023. Nous vous prions de bien vouloir tenir compte de cette indisponibilité inévitable dans le cadre de vos travaux à venir et vous remercions de votre compréhension.

Le cinquième mois d’exploitation du système salarial SAP arrive à son terme le 12 juin 2023, date du prochain versement des traitements. Ce dernier concerne principalement les indemnités pour les leçons ponctuelles et les honoraires des intervenantes et intervenants externes.

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

Nous avons le plaisir de vous annoncer que tous les formulaires de décompte complétés de manière exhaustive qui nous sont parvenus en mai en vue du versement des traitements le 12 juin 2023 ont pu être traités. Grâce au grand investissement de nos spécialistes et à l’utilisation accrue des formulaires de décompte numériques, nous avons pu rattraper le retard de près de trois semaines que nous vous avions communiqué. Concrètement, quelque 3900 leçons ponctuelles et honoraires d’intervenantes et d’intervenants externes ont été traités pour le mois de mai.

Notre objectif est de garder ce rythme, c’est-à-dire de payer tous les décomptes du mois concerné lors du second versement mensuel des traitements. Comme d’habitude, les enseignantes et enseignants ainsi que les membres des directions d’école peuvent s’adresser à nous pour obtenir des informations sur le statut des décomptes encore non traités. Pour les formulaires de décompte numériques, ils doivent indiquer pour cela le numéro d’identification du formulaire. Ce dernier figure dans le courriel de confirmation envoyé aux directions d’école lorsque celles-ci téléchargent un décompte via JAX-Forms et peut être transféré si nécessaire à l’enseignante ou l’enseignant concerné.

Soutien pour la gestion des cas

Comme déjà annoncé, l’introduction de l’outil permettant de gérer les absences pour cause de maladie ou d’accident implique que nous traitions entièrement tous les cas encore en suspens. Des spécialistes externes viendront temporairement nous prêter main forte dans cette tâche. Ainsi, outre nos spécialistes internes, Manuela Giger, Sabine Stalder et Daniela Tironi, des personnes externes à la SPe pourront vous contacter pour clarifier les situations ou vous demander des documents manquants. Nous vous remercions d’ores et déjà pour votre collaboration et votre soutien.

Préparation des programmes d’enseignement

Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir enregistrer régulièrement dans la CdPe les changements de données en vue de la nouvelle année scolaire, afin que nous puissions les traiter rapidement et dans les délais impartis.

Toutes les annonces de modification complètes ont pu être traitées en vue du versement des traitements mensuels le 25 mai 2023. Les primes de fidélité du mois de mai ont, quant à elles, été payées dans les délais.

Deuxième série de versement des traitements de mai prévue le 12 juin 2023

Une fois de plus, la série de versements prévue le 12 juin 2023 se concentrera sur les décomptes de leçons ponctuelles ou d’honoraires des intervenantes et intervenants externes. Nous traiterons les décomptes qui nous sont parvenus depuis le 28 avril 2023. Nous vous prions de nous excuser pour ce nouveau retard, que nous nous efforçons de rattraper rapidement. En cas de situation financière très difficile, nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à nous contacter par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution.

Nouveau formulaire de décompte des leçons ponctuelles

Le nouveau formulaire de décompte des leçons ponctuelles est disponible depuis fin février. À l’heure actuelle, près de 95 % des formulaires nous parviennent par voie électronique. Nous sommes ravis de constater que le formulaire électronique est largement utilisé et saisissons cette occasion pour encourager les personnes qui utilisent encore la version papier à passer au nouveau fichier Excel. En effet, la gestion électronique des décomptes permet à l’inspection scolaire et à l’équipe de l’INC chargée de la gestion des traitements de traiter ceux-ci plus efficacement, ce qui contribue à accélérer le processus de versement des traitements au corps enseignant.

Une nouvelle version améliorée du formulaire de décompte des leçons ponctuelles est dès à présent disponible sur la PCPTE. Nous vous invitons à la télécharger et à ne plus utiliser que celle-ci. Par ailleurs, vous continuerez de nous faciliter considérablement la tâche si vous ne nous soumettez qu’un seul formulaire par mois, par personne et par école (p. ex. saisie des leçons de remplacement effectuées par la même personne [bénéficiaire du paiement] dans un formulaire).

Vous trouverez, entre autres, des informations sur la manière d’éviter que vos formulaires ne soient rejetés par l’INC ou sur le délai nécessaire au traitement du décompte entre l’envoi des formulaires et le paiement des indemnités dans la rubrique FAQ se trouvant sur la page de la PCPTE consacrée au décompte des leçons ponctuelles.

Saisie de la date de départ

Il arrive qu’en cas de départ, la date de départ ne soit pas correctement saisie. Nous constatons que cette erreur est récurrente. Nous vous prions par conséquent de veiller à ce que la date de départ corresponde au dernier jour du mois. Une date de départ correspondant au premier jour du mois suivant entraîne en effet le versement indu d’un traitement pour ce jour supplémentaire.

Calcul du pool général (établissements de la scolarité obligatoire)

Comme annoncé dans notre courrier du 9 mai dernier, il est désormais possible de calculer le pool général des établissements de la scolarité obligatoire dans le système SAP-CdPe. Ce calcul s’effectue au moyen du bouton suivant :

De plus, il est désormais possible d’afficher le nombre total de leçons disponibles (« nombre de leçons poste vacant ») pertinent pour les valeurs ROA. Cette valeur est reprise du contrôle des valeurs ROA et doit être ajoutée aux autres valeurs (nombre de leçons / d’enseignant·e·s).

Le nombre total de leçons / d’enseignant·e·s disponibles pour les engagements hors UTP (codés) ne sont pas pris en compte dans cette liste. Pour le calcul du pool, veuillez vous référer au formulaire de calcul du pool de direction et du pool destiné aux tâches spéciales.

Le quatrième mois d’exploitation du système salarial SAP pour les membres du corps enseignant arrive à son terme, le 12 mai 2023, date du deuxième versement des traitements pour le mois d’avril. Le premier versement pour ce mois avait été effectué dans les délais, le 25 avril. Le versement du 12 mai concerne principalement les indemnités pour les leçons ponctuelles et les honoraires des intervenantes et intervenants externes.    

Leçons ponctuelles et honoraires des intervenantes et intervenants externes

La SPe a traité les décomptes reçus depuis le 13 mars. Elle a pu avancer rapidement en saisissant dans SAP un total de 4800 décomptes – dont près de deux tiers sous forme électronique – en vue du versement du 12 mai. Cela signifie que tous les décomptes complets envoyés à la SPe jusqu’au jour de référence du 24 avril ont pu être pris en compte. Malgré son travail efficace, la SPe a donc encore une semaine de retard en ce qui concerne le traitement des décomptes, et vous prie de l’en excuser. En cas de situation financière très difficile, nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec la SPe par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution. 

Comme d’habitude, les enseignantes et enseignants ainsi que les membres des directions d’école peuvent s’adresser à la SPe pour obtenir des informations sur le statut des décomptes encore non traités. Pour les formulaires de décompte numériques, ils doivent indiquer pour cela le numéro d’identification du formulaire. Ce dernier figure dans le courriel de confirmation envoyé aux directions d’école lorsque celles-ci téléchargent un décompte via JAX-Forms et peut être transféré si nécessaire à l’enseignante ou l’enseignant concerné.

Le traitement rapide des décomptes des leçons ponctuelles et des honoraires des intervenantes et intervenants externes est dans l’intérêt de toutes les personnes concernées. C’est pourquoi la SPe demande aux directrices et directeurs d’école ainsi qu’aux responsables du personnel de bien vouloir prier les enseignantes et enseignants de ne déposer, si possible, qu’un seul décompte électronique par mois et par école comprenant toutes les positions de décompte. Cela facilite le travail de toutes les personnes impliquées et permet le traitement plus rapide des prestations décomptées. 

Décompte de traitement du 12 avril 2023

Lors du deuxième versement pour le mois de mars (date d’exécution : 12 avril 2023), l’envoi des décomptes de traitement n’a pas fonctionné en raison d’une erreur de processus.

L’erreur a été identifiée et des mesures ont été prises afin d’optimiser le processus. Les enseignantes et enseignants qui souhaitent recevoir sur papier le deuxième décompte de traitement pour le mois de mars peuvent s’adresser à leur spécialiste de l’administration des traitements. Si vous ne savez pas à qui vous adresser, vous pouvez contacter la SPe au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch.

Facturation en cas de créances

Depuis la mise en service de SAP en janvier 2023, la SPe enregistre régulièrement des créances qui doivent être remboursées par les enseignantes et enseignants concernés. Le remboursement se fait soit via une déduction sur le prochain traitement, soit par facturation du montant dû. Le service responsable de la facturation nous a informés qu’aucune facture n’avait été envoyée jusqu’à présent, étant donné que ce n’est pas encore possible avec SAP. Sur demande de la SPe, cette fonction devrait être activée d’ici la fin mai, afin que les personnes concernées puissent bientôt régler leurs créances ouvertes par facture.

Saisie des départs à la retraite dans SAP-CdPe 

Les caisses de pension nous ont à nouveau informés qu’elles rencontraient des problèmes lors de la saisie des départs à la retraite. La date d’un départ à la retraite doit toujours être fixée au dernier jour du mois. En règle générale, les départs à la retraite ont lieu en fin de semestre, soit le 31 janvier ou le 31 juillet. Même si un autre accord a été conclu avec l’enseignante ou l’enseignant concerné, la date du départ doit tout de même être fixée à la fin d’un mois. Si l’enseignante ou l’enseignant partant à la retraite prend encore le solde de ses heures sur son compte RIH, les leçons concernées jusqu’à son départ doivent être comptabilisées dans la CdPe comme « retrait RIH ».

Programmes 2023-2024 : formations de rappel au sujet de la CdPe de SAP

Des nouvelles dates de formation sur la CdPe de SAP sont publiées. Les responsables SAP-CdPe de votre école peuvent s’inscrire à l’une des trois formations de rappel, qui portera sur les fonctions de base de gestion des programmes pour l’année scolaire 2023-2024.

Déploiement de SAP : points en suspens

Le déploiement de SAP a été prolongé jusqu’à la fin juin 2023 (phase « smartcare »). Vous trouverez des informations sur les points en suspens pour chaque composant du système sur la PCPTE. Les points en suspens sont traités par ordre de priorité. S’ils ne peuvent pas être réglés immédiatement, ils sont reportés à l’étape 2 du projet ERP. Le statut des points en suspens est actualisé toutes les deux semaines.

Toutes les annonces de modification complètes ont pu être traitées en vue du versement des traitements mensuels le 25 avril 2023. Les primes de fidélité du mois d’avril ont, quant à elles, été payées dans les délais.

Deuxième série de versement des traitements d’avril prévue le 12 mai 2023

La série de versements prévue le 12 mai 2023 se concentrera sur les décomptes de leçons ponctuelles ou d’honoraires des intervenantes et intervenants externes. Comme indiqué dans notre courrier du 12 avril, nous avons du retard dans ce domaine et devons encore traiter les décomptes qui nous sont parvenus à compter du 13 mars 2023. Nous vous prions de nous excuser pour ce retard. Nous mettons tout en œuvre pour le combler rapidement. En cas de situation financière très difficile, nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec nous par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution.

Préparatifs pour l’année scolaire 2023-2024

Nous préparons actuellement la prochaine année scolaire dans SAP-CdPe. À cet égard, les directives en matière de ressources (valeurs ROA) doivent être définies, puis saisies et validées par les inspections scolaires chargées de la scolarité obligatoire. S’agissant des écoles du degré secondaire II, des établissements particuliers de la scolarité obligatoire et des écoles à journée continue, l’année scolaire 2023-2024 est déjà disponible dans le système ; les écoles peuvent commencer leur planification. D’ici au 9 mai 2023, nous communiquerons aux directions d’école et aux responsables du personnel des instructions concernant la manière de planifier et de soumettre la communication des programmes correctement et dans les délais.

Déploiement de SAP : phase « smartcare » jusqu’à fin juin

Le 12 avril, nous vous avions informés que le déploiement de SAP serait prolongé de trois mois (phase « smartcare »). Lors de cette phase, il s’agira de traiter les points qui sont en suspens depuis la mise en service de SAP ainsi que de stabiliser davantage le système. L’équipe du projet ERP est en train de recenser tous les points en suspens dans les différents sous-projets (finances, personnel, corps enseignant) et d’établir un ordre de priorité.

Les travaux relatifs aux projets les plus urgents ont déjà été entamés et bénéficient des ressources nécessaires. Il s’agit par exemple de garantir la capacité de fonctionnement de l’application qui permet de gérer les cas de prestations résultant d’une maladie ou d’un accident (UKA). Dans ce contexte, les collaboratrices et les auxiliaires du domaine Gestion des cas à la SPe vous contacteront pour vous demander de leur envoyer les éventuels documents manquants concernant des cas en suspens. Nous vous saurions gré de bien vouloir les soutenir dans leur travail, afin que nous puissions rapidement de nouveau garantir le versement des traitements en cas de maladie ou d’accident.

Le versement des traitements au 12 avril 2023 clôt la gestion des traitements du mois de mars, soit le troisième mois d’utilisation de SAP. La SPe est parvenue à fournir les principales prestations relevant du domaine du personnel et des traitements du corps enseignant (traitements mensuels) pour tous les degrés scolaires. Toutefois, elle accuse toujours un retard en ce qui concerne l’administration des décomptes de leçons ponctuelles pour les remplacements et les honoraires des intervenantes et intervenants externes. Tous les décomptes exhaustifs reçus avant le 12 mars 2023 ont été traités.

Depuis l’introduction de SAP, la SPe a reçu, par voie électronique, plus de 3000 décomptes de leçons ponctuelles et décomptes d’honoraires pour les intervenantes et intervenants externes. Elle les traite en continu afin qu’ils soient payés avec le prochain décompte de traitement. En principe, il faut compter un mois entre l’envoi du décompte et le paiement. Afin d’accélérer le processus, nous vous sommes reconnaissants de bien vouloir nous envoyer un seul formulaire par mois, personne et école.

Retour sur trois mois d’utilisation de SAP

Ces trois derniers mois ont demandé un immense travail de la part des directrices et directeurs d’école, des responsables du personnel et de la SPe. Les journées de l’ensemble des collaboratrices et des collaborateurs de la SPe ont été bien occupées par l’administration des traitements, l’introduction de SAP et l’assistance aux écoles de tous les degrés. Par ailleurs, les données enregistrées dans PERSISKA ont pu être migrées vers SAP et la correction des données est pratiquement achevée. Cette dernière était nécessaire, car les données répondaient jusqu’à présent à différentes exigences en matière de structure ou présentaient parfois des erreurs.

Les directrices et directeurs d’école ainsi que les responsables du personnel de tous les degrés scolaires ont été formés à l’utilisation du système SAP-CdPe. Après des débuts mouvementés avec SAP, les collaboratrices et collaborateurs de la SPe ont, quant à eux, développé une certaine routine dans l’utilisation de ce nouveau système.

Exception faite de quelques changements de degré d’occupation qui n’ont pas pu être saisis et pris en compte dans les délais en raison de problèmes techniques mineurs, le versement des traitements mensuels a eu lieu dans les temps. De plus, d’autres prestations importantes relevant du domaine du personnel et des traitements du corps enseignant (p. ex. paiement des primes de fidélité, des leçons ponctuelles, des honoraires et des indemnités pour les membres des commissions, ajustement automatique de la décharge horaire en début de semestre) sont maintenant garanties à tous les degrés scolaires.

État actuel de l’introduction de SAP

Depuis sa mise en service le 3 janvier 2023, SAP fonctionne de manière stable et fiable. Les systèmes SAP-CdPe et SAP-HCM (système salarial) fonctionnent, eux aussi, sans anicroches. Toutefois, des écoles du degré secondaire II se sont plaintes des performances et des fonctionnalités de SAP-Fiori ; leurs critiques sont actuellement à l’étude. Le système salarial du personnel enseignant fonctionnant comme prévu, la phase de déploiement « hypercare » a été formellement close le 31 mars 2023.

Actuellement, 34 points doivent encore être clarifiés et réglés en ce qui concerne la première étape de l’introduction de SAP (p. ex. améliorations à apporter à SAP-CdPe ou au décompte de traitement, divers travaux annexes portant sur le soutien effectif aux processus internes à l’INC en matière de gestion des traitements). Nous avons listé les principaux points en suspens sur la page de la plateforme de connaissances suivante : Introduction de SAP – Informations pour les directions d’école et les responsables RH > Statut des travaux de migration vers SAP. En outre, le nouveau mode de fonctionnement de SAP entraîne encore quelques adaptations d’ordre technique ou organisationnel pour garantir la stabilité du système. Les travaux correspondants seront réalisés d’ici fin juin 2023 dans le cadre de la phase « smartcare », phase de prolongation du déploiement de SAP.

Évolution concernant le fonctionnement et le développement de SAP

Les demandes des utilisatrices et utilisateurs continuent d’être recueillies et sont implémentées dans le système ou seront traitées lors de l’étape 2 du projet ERP (extension de SAP). Les demandes qui ne peuvent pas être satisfaites immédiatement et les demandes particulières sont recensées dans un catalogue de thèmes et seront traitées ultérieurement.

Par ailleurs, l’équipe qui sera en charge de l’étape 2 est en cours de création. Lors de cette étape, il s’agira d’implémenter dans SAP, sous la forme de workflows, les Employee Self-Services (p. ex. décompte de traitement numérique, possibilité pour les membres du corps enseignant de modifier eux-mêmes leurs données de base), la gestion du RIH et le décompte des leçons ponctuelles. 

De plus, le changement de système nécessite de modifier les processus. À cet égard, nous n’avons jusqu’à présent pu clarifier que les points les plus urgents, en raison du travail nécessaire pour garantir la disponibilité du système. Ces prochains mois, nous préciserons, documenterons et communiquerons donc à intervalles réguliers les changements concernant les responsabilités et les délais.

Nous sommes également en train de préparer le changement d’année scolaire, qui implique la mise en place de l’année scolaire 2023-2024 dans SAP-CdPe ou encore la progression des traitements au 1^er août 2023.

Les traitements mensuels des enseignantes et enseignants ont pu être préparés comme prévu par la Section du personnel (SPe) en vue du versement principal du 24 mars 2023. Cependant, près de 200 changements annoncés pour la période de janvier à mars sont encore en suspens. Pour environ 88 changements, il manquait la fiche d’identité correspondante. Les autres changements ont été annoncés trop tardivement à la SPe. Les primes de fidélité dues au mois de mars seront versées comme prévu le 24 mars 2023. Tous les formulaires envoyés jusqu’à la fin février à la SPe concernant les leçons ponctuelles et les honoraires pour les intervenantes et intervenants externes ont été traités en vue du versement principal. Les changements et les décomptes relatifs aux leçons ponctuelles et aux honoraires pour les intervenantes et intervenants externes en suspens pour le mois de mars sont traités au fur et à mesure et seront pris en compte dans le deuxième décompte de traitement du mois de mars, qui sera versé le 12 avril 2023.

Le système d’annonces SAP-CdPe et le système de gestion des traitements SAP-HCM fonctionnent de manière sûre et constante. Les directions d’école et les collaboratrices et collaborateurs qui s’occupent de la gestion du personnel et des traitements sont de plus en plus à l’aise dans l’utilisation des nouveaux systèmes. Le nombre de demandes d’assistance relatives à la CdPe de SAP continue de baisser et le nombre de demandes en cours s’est stabilisé à un niveau relativement bas (< 50), ce qui a un effet positif sur les temps de réponse. Les collaboratrices et collaborateurs qui s’occupent de la gestion du personnel et des traitements gagnent également en expérience, ce qui accélère les processus. Les systèmes sont en outre optimisés en permanence (dans le respect des normes SAP) : désormais, les directrices et directeurs d’école peuvent par exemple enregistrer dans SAP-CdPe leurs remplaçantes et remplaçants pour une durée de sept jours ou plus, et non plus 30 comme auparavant.      

Avec le deuxième décompte de traitement du mois de mars, qui sera versé le 12 avril 2023, la phase d’introduction de SAP touche bientôt à sa fin. Nous vous ferons parvenir à ce moment des informations plus détaillées sur l’état du système, les prochains délais à respecter ainsi que sur l’avancement des travaux pour la résolution des petits problèmes liés au système. Nous souhaitons maintenir la communication directe avec vous, mais à intervalles plus espacés. À l’avenir, nous prévoyons de vous envoyer les informations importantes et les nouveautés relatives au système SAP avec le décompte de salaire.

Cette semaine, l’accent est mis sur la gestion des traitements mensuels, sur les primes de fidélité de mars et sur les annonces de leçons ponctuelles que la SPe a reçues jusqu’à fin février 2023 pour un versement au 24 mars 2023.

L’équipe d’assistance s’occupe en parallèle de corriger les défauts mineurs, d’effectuer les premières améliorations et de clarifier au fur et à mesure les questions et requêtes des directions d’école et des enseignantes et enseignants. Le nombre de demandes d’assistance en cours a pu être réduit à 52, pour un total de plus de 3400 demandes depuis janvier 2023.

Vous trouverez ici les informations principales à l’intention des directrices et directeurs d’école et des responsables du personnel concernant la gestion de SAP-CdPe, sous le thème de la « Saisie et gestion des absences ».

Voilà deux mois que nous sommes passés du système PERSISKA à SAP. Changer de système informatique central demande un immense travail. Les premiers mois sont consacrés à répondre aux nombreuses questions des utilisatrices et utilisateurs et à régler les petits problèmes rencontrés dans les systèmes informatiques concernés.

Tous les changements annoncés pour le mois de février ont pu être entièrement traités via SAP-CdPe et seront pris en compte dans le versement des traitements du 10 mars 2023. Les changements qui n’ont pas encore été traités sont des changements pour lesquels il manque des documents (p. ex. des fiches d’identité) ou qui ont été adressés trop tard à la SPe de l’OSC pour être pris en compte pour le versement du 10 mars. Par ailleurs, nous étions jusqu’à l’heure actuelle principalement occupés par le versement des primes de fidélité pour les mois de janvier et février et des indemnités pour les membres des commissions, par le suivi du calcul des parts des vacances pour janvier et février 2023 découlant de la migration, ainsi que par l’ajustement de la décharge horaire suite au changement de semestre.

Actuellement, il reste encore à traiter les nombreux décomptes des leçons ponctuelles. Pour l’instant, la SPe a traité les décomptes qui lui sont parvenus jusqu’au 15 février 2023. Nous vous prions de nous excuser pour le retard occasionné. Nous mettons tout en œuvre pour combler ce retard avec les versements de mars. En cas de situation difficile (détresse existentielle), nous invitons les enseignantes et enseignants concernés à prendre contact avec la SPe par téléphone au 031 633 83 12 ou par courriel à apd@be.ch afin que nous puissions trouver une solution. Nous espérons que la situation s’améliorera grâce l’introduction du nouveau formulaire de décompte des leçons ponctuelles et autres indemnités (cf. l’information communiquée le 1^er mars), qui devrait grandement réduire les temps de traitement.

Par ailleurs, des petits problèmes causant de grands dérangements ont été résolus : p. ex., après la résolution d’un problème technique en lien avec le pare-feu, il a tout de suite été possible de télécharger des fichiers de plus de 10 Mo dans SAP-CdPe. À cause de la limitation technique imposée par le pare-feu, nous ne recevions pas tous les documents chargés qui nous étaient envoyés, ce qui a occasionné des retards de traitement. La SPe vérifie activement avec les directrices et directeurs d’école quels sont les documents qui manquent encore.

Sur la page de la plateforme où se trouvent les informations à l’intention des directions d’école et des responsables des ressources humaines, nous vous donnons régulièrement un aperçu de l’état général de le mise en place du nouveau système. Sous la rubrique Statut des travaux de migration vers SAP, vous trouverez des informations sur l’état de chaque composant du système. Les thèmes en lien avec SAP-CdPe sont abordés dans la FAQ SAP-CdPE, que nous vous recommandons vivement de consulter.

Nous voyons la lumière au bout du tunnel. Le nombre de demandes d’assistance se stabilise à un niveau gérable et les utilisatrices et utilisateurs sont de plus en plus à l’aise avec l’environnement de SAP. Les processus d’exploitation prennent forme, les problèmes mineurs liés au système sont réglés au fur et à mesure. Nous vous remercions une fois encore pour votre compréhension face aux dérangements découlant de la mise en œuvre du système, pour votre patience et pour votre soutien.

Les traitements de février ont été versés tel qu’indiqué dans notre communication du 22 février 2023. Sur la base de vos retours, nous constatons que quelques documents fournis via SAP-CdPe (p. ex. fiches d’identité, diplômes, etc.) n’ont pas été transmis. Les annonces en question n’ont pas pu être saisies en raison de documents manquants, car nous attendions que les enseignantes et enseignants concernés envoient les fichiers. Étant donné que la transmission différée et séparée de documents n’est pas quelque chose d’inhabituel, nous réalisons seulement maintenant qu’il y a un problème de transmission au niveau de la plateforme. Ce problème concerne des documents volumineux. Nous vous prions donc de faire attention à la taille de vos fichiers en attendant que l’erreur soit réglée : veuillez ne charger dans SAP-CdPe que des documents dont la taille n’excède pas 10 Mo et veillez à ce qu’après le chargement, le document s’affiche dans l’aperçu. De notre côté, s’il manque des documents, nous réagirons rapidement afin qu’aucun retard inutile ne soit pris dans le traitement des annonces. Nous avons complété en ce sens la FAQ sur SAP-CdPe.

Après avoir pu traiter en grande partie les programmes annoncés via SAP-CdPe, nous continuons à répondre aux questions sur le versement des traitements, à traiter les autres modifications de degré d’occupation qui continuent d’affluer et à effectuer divers travaux annexes. En parallèle, nous nous occupons de gérer les formulaires papier pour le décompte des leçons ponctuelles qui nous sont envoyés. À cet égard, nous nous réjouissons du nouveau formulaire, qui devrait être plus simple et rapide à traiter et que nous pouvons mettre dès à présent à disposition.

Le nouveau formulaire et les informations sur le nouveau processus d’annonce de leçons ponctuelles et d’indemnités pour les remplacements, les auxiliaires de classes et les intervenantes et intervenants externes sont disponibles sur la plateforme de connaissances.

Grâce à la numérisation du processus d’annonce, le formulaire (fichier Excel au lieu d’un document papier) et ses modalités d’envoi (charger un fichier en ligne au lieu d’envoyer un courrier postal) changent. Charger le fichier Excel est une solution transitoire en attendant l’intégration complète du processus dans SAP (de manière similaire à la CdPe), qui aura lieu au plus tôt en 2024 (SAP, étape 2).

Toutes les informations sur les changements qui en découlent se trouvent dans l’article concernant le décompte des leçons ponctuelles sur la plateforme de connaissances. Vous y trouverez également le nouveau formulaire Excel à utiliser pour annoncer les leçons ponctuelles, qui comprend la marche à suivre. Comme les données à compléter dans le formulaire et les voies d’annonce et de service ne changent fondamentalement pas, aucune formation ne sera donnée aux directions d’école et au corps enseignant. Cela étant, nous vous prions de lire avec attention la marche à suivre incluse dans le formulaire Excel.

Nous vous prions de transmettre la présente communication, y compris le lien vers l’article susmentionné, à l’ensemble des enseignantes et enseignants de votre école et vous remercions d’avance d’utiliser dès maintenant le nouveau formulaire. Les formulaires papier utilisés jusqu’à présent pourront encore être téléchargés sur la plateforme de connaissances et nous être envoyés par la poste pendant une période transitoire qui devrait durer jusqu’en/à avril prochain.

Remarque pour les écoles professionnelles : les écoles qui se sont inscrites pour l’annonce consolidée des données via un tableau Excel peuvent ignorer ces informations.

Après le dernier décompte de traitement de janvier (10 février 2023), des enseignantes et enseignants nous ont appelés et nous avons dû procéder à certaines corrections. Le nombre d’appels reçu est toutefois inférieur à ce à quoi nous nous attendions, notamment grâce à vous, chers membres des directions d’école et responsables des ressources humaines. En effet, en répondant directement à de nombreuses questions, vous avez réduit notre charge de travail. Nous vous remercions pour votre soutien, qui nous a permis de nous concentrer sur les travaux de migration dans SAP, pour le traitement des modifications pendantes (SAP-CdPe) et pour le traitement de vos demandes d’assistance technique.

Les utilisatrices et utilisateurs de SAP gagnent en assurance, les erreurs de système et de saisie sont en baisse constante. De manière générale, le système de gestion des traitements de SAP est un système fiable et les effets de l’assistance aux processus sont de plus en plus perceptibles. Au niveau de l’assistance technique, le nombre de demandes en cours (61) a nettement pu être réduit, ce qui va raccourcir le temps de réponse à vos demandes. Au total, nous avons pu répondre à plus de 2900 demandes, qui nous sont parvenues par courriel. Les problématiques plus complexes nécessitant des modifications techniques dans SAP sont clarifiées en continu avec notre partenaire chargé du déploiement.

Dans le cadre du décompte de traitement du 24 février 2023, les premiers traitements du nouveau semestre seront versés. Pour le mois de février 2023, les membres des directions d’école et les responsables des ressources humaines ont effectué 8400 modifications des programmes dans SAP-CdPe, dont environ 6300 (75 %) ont été saisies directement dans SAP. La Section du personnel (SPe) est parvenue à traiter la totalité des annonces de modification (entrées en fonction, nouveaux engagements, congés non payés, modifications du degré d’occupation pour des titulaires de brevets de branche, départs) saisies pour le mois de février. Les modifications pour lesquelles il manquait la fiche d’identité et quelques annonces arrivées trop tardivement n’ont pas pu être prises en compte. La saisie des leçons ponctuelles et des honoraires pour les intervenantes et intervenants externes a été réalisée pour les données reçues avant le 6 février 2023. Les modifications pendantes, les leçons ponctuelles et les honoraires, ainsi que le versement des indemnités de commissions et des primes de fidélité pour les mois de janvier et février sont prévus pour le deuxième décompte de traitement de février (10 mars 2023).

Pour plus d'informations sur l'introduction, cliquez ici.

La semaine dernière, la première étape suivant l’introduction de SAP a été franchie avec l’établissement du décompte de traitement de janvier. Au cours des prochains jours, nous allons nous concentrer sur les modifications du mois de janvier qui n’ont pas encore été enregistrées, ainsi que sur le décompte de traitement du 20 février 2023. La charge de travail reste très élevée, et les défis liés au traitement des modifications attendues pour le mois de février (et dont le nombre est difficile à estimer) sont importants.      

Les collaboratrices et collaborateurs du service d’assistance ont également encore beaucoup de travail : alors que les questions d’assistance « simples » peuvent être résolues assez rapidement, les questions plus complexes nécessitent plus de temps. Parfois, il faut attendre que des corrections soient effectuées dans SAP. Ou alors, en raison du changement de système, il faut discuter de nouvelles directives ou procédures, qui doivent toujours être compatibles avec tout le système, et les mettre en place avant qu’un problème puisse être résolu. Malgré la situation tendue, nous recevons beaucoup de retours compréhensifs, et même encourageants. Nous vous en remercions chaleureusement !  

Sous la rubrique FAQ de la plateforme de connaissances SAP-CdPe, nous avons réuni toutes les informations que nous vous avons transmises dans les derniers courriels. Vous y trouverez toutes les informations utiles pour travailler avec la CdPe de SAP.